MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TYNSET KOMMUNE MØTEDATO: Onsdag 22. juni 2016 (utsatt møte fra 02.06.16) KL.: 13:00 STED: Møterom Formannskapssalen i Tynset rådhus Kontrollutvalget i Tynset avholder sine møter for åpne dører. SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 18/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 19/2016 Protokoll fra møte 26.04.16 20/2016 Forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten i Tynset kommune 21/2016 Orienteringssaker 22/2016 Åpen post Varamedlemmer mottar innkallingen kun til orientering, og møter ikke uten særskilt innkalling Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 6. juni 2016 Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær For Christian F. Steenland, leder i kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tynset kommune KPMG v/ingunn Strand Olsson Til offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Christian F. Steenland, tlf. 480 48 212 eller Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland, tlf. 450 11 047
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 22.06.16 18/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/16 Kontrollutvalget 22.06.16 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 22.06.16 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 22.06.16 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 18/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 22.06.16 19/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/16 Kontrollutvalget 22.06.16 Møteprotokoll fra møte 26.04.16 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 26.04.16 (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post 28.04.16. Sekretariatet har mottatt endringer som er inntatt i endelig protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.04.16 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 19/2016
vedlegg Tynset kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Møtested: Møterom Formannskapssalen, Tynset Rådhus Møtedato: Torsdag 26. april 2016 Tid: Kl. 13:00 Saknr. 12-17 Til stede på møtet: Medlemmer: Forfall: Christian Fr. Steenland Odd Erik Resell Ingrid Lium Ketil Leteng Rune Storli (vara for Inger Lise S Martinsen) Merknader: Vara for Resell, Kamilla Jakubecz, var innkalt, tiltrådte ikke. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra administrasjonen: Frå revisjon KPMG: Norvald Veland Barbro Storruste Røe, Per Østigård og Mona Roos Dølmo Thore Kleppen. Kari Hesjedal var med på telefon. Møtet ble avsluttet kl. 16.00 Tynset, 26. april 2016 Norvald Veland Norvald Veland møtesekretær Neste møte: torsdag 2. juni 2016 Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte 26.04.16 Side 1 av 4
12/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 26.04.16 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte 26.04.16 godkjennes. 13/2016 Protokoll fra møte 11.02.16 Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.02.16 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.02.16 godkjennes. 14/2016 Årsoppgjøret 2015 Tynset kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tynset kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Økonomisjef, regnskapsleder og økonomikonsulent gjennomgikk hovedtall fra årsregnskapet for 2015 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor kommenterte regnskap og kommenterte nærmere revisors beretning. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tynset kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte 26.04.16 Side 2 av 4
15/2016 Forvaltningsrevisjon omorganisering helse og omsorg i Tynset kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering med følgende forslag til vedtak og legges fram for kommunestyret. Rapporten fra KPMG tas til etterretning med følgende anbefaling: Tiltak på kort sikt: I det videre arbeidet med omstillingen anbefaler revisjon følgende:! Samler berørte parter og gjør en egen evaluering, på grunnlag av denne rapporten. Formålet er å få en omforent forståelse for hva som har skjedd og hva som gikk galt! Får etabler og kommunisert en status på hvor man står i omstillingen og bestemmer seg for om behovet for omstilling/besparelser fremdeles er til stede. Klargjøre eventuelle målsettinger som må nås og forankrer dette hos hoved interessenter! Gjennomføre en ny prosess iht. beste praksis beskrevet i rapporten. Det er viktig å være tydelig på prosess, styring og involvering/kommunikasjon. Tiltak på lang sikt: For fremtidige endring- og omstillingsprosesser i kommunen anbefaler revisjon:! En gjennomføring iht. beste praksis beskrevet i rapporten. I tillegg mener kontrollutvalget at øverste administrasjon i Tynset kommune ved rådmann bør prioritere involvering og medvirke til at løsninger snarest mulig blir avklart. vedlegg Behandling: I forkant av behandling av saken ble det reist spørsmål om Odd Erik Resell skal erklæres inhabil. Leder ba om at møtet ble lukket, noe kontrollutvalget sa seg enig i. Resell fratrådte møte under behandlingen. Vara ble ikke innkalt da utvalget var vedtaksført. Saken ble grundig debattert opp mot Forvaltningslovens 6 habilitetskrav og inhabilitet. Kari Hesjedal deltok i møte på konferansetelefon samt at revisor Tore Kleppen som var til stede gikk igjennom rapporten og svarte på spørsmål underveis. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget lukket møtet i behandlingen av Odd Erik Resell sin habilitet. Kontrollutvalget erklærte enstemmig Odd Erik Resell habil til å være med i behandlingen av saken. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Rapporten tas til orientering med følgende innstilling til kommunestyret. Rapporten fra KPMG tas til etterretning med følgende anbefaling: Tiltak på kort sikt: I det videre arbeidet med omstillingen anbefaler revisjon følgende:! Samler berørte parter og gjør en egen evaluering, på grunnlag av denne rapporten. Formålet er å få en omforent forståelse for hva som har skjedd og hva som gikk galt! Får etablert og kommunisert en status på hvor man står i omstillingen og bestemmer seg for om behovet for omstilling/besparelser fremdeles er til stede. Klargjøre eventuelle målsettinger som må nås og forankrer dette hos hovedinteressenter! Gjennomføre en ny prosess iht. beste praksis beskrevet i rapporten. Det er viktig å være tydelig på prosess, styring og involvering/kommunikasjon. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte 26.04.16 Side 3 av 4
Tiltak på lang sikt: For fremtidige endring- og omstillingsprosesser i kommunen anbefaler revisjon:! En gjennomføring iht. beste praksis beskrevet i rapporten vedlegg I tillegg mener kontrollutvalget at øverste administrasjon i Tynset kommune ved rådmann bør prioritere involvering og medvirke til at løsninger snarest mulig blir avklart og dermed avklare ståsted og skape en felles forståelse og aksept for den videre prosessen. Odd Erik Resell og Rune Storli ba om følgende protokolltilførsel: KPMG har levert en solid rapport ut i fra kravspesifikasjonen for sitt oppdrag. Det er imidlertid sterkt beklagelig at kravspesifikasjonen ikke ønsket å høre hvordan "menige" pleiepersonell, brukere eller pårørende har opplevd omorganiseringen. 16/2016 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: 1 Ny møteplan godkjennes. 2 2-5 i saksfremstilling tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalget tok de nevnte saker til orientering. Kontrollutvalgets vedtak: Sekretariats forslag ble enstemmig vedtatt. 17/2016 Åpen post Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget diskuterte endring om hvordan åpen post videre fremover skal skje. Kontrollutvalgets medlemmer får utsendt forslag til møteprotokoll 2-4 dager etter møte. Protokoll blir ikke lagt ut på kommunens hjemmeside før etter neste møte når endelig godkjent. Kontrollutvalgets vedtak: Innhold i åpen post vurderes nærmere i neste møte. Medlemmer skal bekrefte innen 10 dager etter mottakelse protokoll om den godkjennes, eventuelt forslag til endring. Sekretariatet sender deretter til kommunen for dermed å bli lagt ut på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte 26.04.16 Side 4 av 4
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 22.06.16 20/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/16 Kontrollutvalget 22.06.16 Kommunestyret Forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten i Tynset kommune Saksdokumenter: Kontrollutvalgets vedtak i sak 14/15 Ikke vedlagt Kontrollutvalgets vedtak i sak 20/15 Ikke vedlagt BDOs tilbudsbrev og avtale inngått 23.11.15 Ikke vedlagt Forvaltningsrapport fra BDO datert.31.05.16 Eget vedlegg Rådmanns uttalelse til forvaltningsrapporten fra BDO datert 27.05.16 Saksframlegg: Kontrollutvalget i Tynset fattet i sak 25/15 slikt vedtak: 1. BDO AS velges som leverandør på forvaltningsprosjekt om barnevern. 2. Begrunnelsen er lavest prist. Når det gjelder arbeidsmetodikk og rapportering vurderes de to mottatte tilbudene som likeverdige. Kontrollutvalget i Tynset fattet i sak 34/15 slikt vedtak: Kontrollutvalget har ingen merknader til den igangsatte forvaltningsprosjekt om om barnevern. Sekretariatet tar kontakt med BDO ang. problemstillingen diskutert i møte. Tynset kommunestyre har i vedtak i forbindelse med Plan for forvaltningsrevisjon (sak 89/12) vedtatt at barneverntjenesten i Tynset kommune skal være et prioritert prosjekt i perioden. I den overordnede analysen i forbindelse med plan forvaltningsrevisjon vedrørende barnevern er det inntatt følgende: I følge økonomiplanen øker kompleksiteten i sakene barneverntjenesten jobber med. I tillegg møter de ansatte språklige utfordringer da flere av sakene omhandler barn og foreldre som snakker dårlig norsk. En forvaltningsrevisjon kan undersøke om kommunen har gode rutiner for å etterleve barneloven, og om barn og unge får hjelp som de har behov for og krav på. Hovedproblemstillingen med prosjektet er: Har barnevernet i Tynset kommune forutsetninger for å ute tjenester av tilstrekkelig kvalitet i forhold til gjeldende lovverk og forskrifter? Prosjektet skal ha fokus på flg. problemstillinger for årene 2012, 2013 og 2014. 1. I hvilken grad er organiseringen og bemanning innenfor barnevernet i Tynset kommune tilstrekkelig for å ute tjeneste av tilstrekkelig kvalitet? Og er denne bemanningen tilstrekkelig for et økende antall barn med barneverntiltak? Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 20/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Har den interkommunale organisasjonen noen betydning for tjenesteutøvelsen i Tynset kommune? 3. Er kompetansen og kapasiteten innenfor barnevernet tilfredsstillende? 4. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 5. Overholdes tidsfristene i hht barnevenloven? 6. I hvilken grad påvirker arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten i Tynset kommune? Nytt kontrollutvalg fattet i sak 34/15 følgende vedtak: Kontrollutvalget har ingen merknader til det igangsatte forvaltningsprosjektet om barnevern. Sekretariatet tar kontakt med BDO ang. problemstillinger diskutert i møte. Oppdragsavtalen med BDO ble signert den 23.11.15. med en samlet fastpris for oppdraget på kr. 129.000. Rapporten fra revisjon beskriver i sammendrag og forslag til tiltak som følger: Vår hovedkonklusjon er at barnevernet i Tynset kommune i all hovedsak har tilfredsstillende kvalitet i tjenesten og etterlever gjeldende lovverk. Organiseringen i team etter spesialist-prinsippet virker å være hensiktsmessig med tanke på å sikre tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen av barnevernssaker. Rutiner og internkontroll er i stor grad tilpasset aktuelt lovverk og retningslinjer, selv om det med fordel kan klargjøres bedre hvordan systemet for internkontrollen håndteres og hvordan det arbeides med dette i det daglige. Bemanningen virker også å være tilstrekkelig dimensjonert, all den tid barnevernet i Tynset er en del av et større interkommunalt samarbeid og således drar fordel av en større arbeidsstab enn om kommunen skulle vært ansvarlig for barnevernet alene. Samarbeidet bidrar til en større fleksibilitet i bemanningssituasjonen og et større faglig miljø, noe som gjør barnevernstjenesten bedre rustet til å håndtere det utfordrende faglige arbeidet enn om kommunen hadde hatt ansvaret for tjenesten alene. Vi (revisor) vurderer at kompetansen i barneverntjenesten per i dag synes å være hensiktsmessig tilpasset med tanke på å håndtere den daglige saksbehandlingen. Samtidig er det en økende kompleksitetsgrad på en del av saken som gjøre at barnevernet stadig får mer utfordrende oppgaver. Revisjon konkluderer med at barnevernet har etablert gode rutiner for samarbeid med relevant instanser i kommunen, og med det lagt godt til rette for forebyggende arbeid. Hver kommune, og hver skole, helsestasjon og barnehage i disse kommunene, har faste kontaktpersoner hos barnevernstjenesten, fordeling som er hensiktsmessig bidrar til en tydelig struktur. På generelt grunnlag er revisjons oppfatning at barnevernet har gode rutiner for saksbehandlingen og at tidsfrister i stor grad overholdes. Tynset kommune har organisert mottak og bosetting av mindreårige asylsøkere på en måte som gjør at det er veldig liten grad påvirker arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten for øvrige. Om noe, virker det å være et potensiale for positiv påvirkning gjennom bruk av ansatte i avdeling EM som ressurser inn mot barnevernstjenestens oppfølging av barn i tiltak. Revisjonens forslag til tiltak: Revisjonen anbefaler kommunen gjør en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprette tilstrekkelig kvalitet i tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 20/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Revisjon anbefaler at barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet kan håndters. Saksvurdering: Etter sekretariatets vurdering har BDO revisjon gjort en grundig og godt gjennomført forvaltningsrevisjon rettet mot barnevernstjenesten i Tynset kommune. Rapporten beskriver og får frem, etter sekretariatets vurdering, samlet sett at barnevernstjenesten i Tynset kommune fungerer tilfredsstillende med god kvalitet i tjenesten og etterlever gjeldende regelverk. Revisjon har undersøkt nærmere på følgende hovedområder: Har kommunen er beskrivelse av intern organisering og arbeidsdeling, hovedaktivitet og målsettinger samt et system for oppfølging av aktiviteter og målsetninger? Har kommunen et system for internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgaven sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov? I hvilken grad anser de ansatte bemanningen i barnevernstjenesten som tilstrekkelig i dag? I hvilken grad anser de ansatte bemanningen i barnevernstjenesten som tilstrekkelig for å håndtere et økende antall barn med barnevernstiltak i fremtiden? I hvilken grad mener brukerne at barnevernstjenesten at den der av tilstrekkelig kvalitet? Rapporten bygger på analyser, vurderinger, konklusjoner og forslag til tiltak basert på stikkprøvekontroller, innhentet dokumentasjon og intervju av følgende:! Leder Barnevernet! Fagleder (nestleder)! Daglig leder enslige mindreårige asylsøkere! Koordinator Undersøkelse! Koordinator Tiltak! Teamleder Bofellesskap (enslige mindreårige asylsøkere) I rådmanns uttalelse til rapporten uttaler rådmann at han tar rapporten til etterretning og har ingen ytterligere kommentarer. En representant fra BDO vil delta under behandlingen av rapporten, gjennomgå rapporten og kunne svare på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Sekretariatets forslag til innstilling: Rapporten fra BDO tas til etterretning med følgende anbefaling som foreslått fra revisjonen: " Det gjøres en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprettholde tilstrekkelig kvalitet på tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. " Barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet skal håndteres. Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 20/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 20/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 22.06.16 21/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/16 Kontrollutvalget 22.06.16 Orienteringssaker Saksdokumenter: Kontrollrapport 2015 skatteoppkreverfunksjonen til Tynset kommunestyre, brev fra Skatteetaten datert 15.02.16 Melding om politisk vedtak sak 47/16 kommunestyret Nyvalg kontrollutvalget 2015-2015 Saksframlegg: Skatteetaten har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldene lovverk på følgende områder: Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap - Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet - Skatte- og avgiftsinnkreving - Arbeidsgiverkontroll Rapporten er sendt til kommunestyret i Tynset kommune med kopi til kontrollutvalget. Tynset kommunestyre har i møte den 26.04.2016 valgt Marit Motrøen som nytt medlem til kontrollutvalget etter Mahnaz Moayeri som ble valgt i møte 1. mars, men som er ansatt i kommunen og således ikke kan være medlem i kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollrapport 2015 vedørende skatteoppkreverfunksjonen for Tynset kommunestyre tas til orientering. Melding om politisk vedtak nyvalgt medlem til kontrollutvalget, Marit Motrøen, for resten av perioden 2015-2017 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 21/2016
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET SD 22.06.16 22/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/16 Kontrollutvalget 22.06.16 Åpen post Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Hensikten med åpen post er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. Pga sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes pga behandling av taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Det ligger i sakens natur at det ikke kan fattes enkeltvedtak i saken, bare drøfte aktuelle oppfølgingssaker og temaer. Det er ikke meldt inn noen temaer i skrivende stund. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 22/2016