MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. Kontrollutvalget innkalles til møte: Torsdag 29. januar 2015 kl Møtested: Kommunehuset, Ålen Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 01/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra /2015 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i /2015 Vurdering av selskapskontroll i 2015 i Holtålen kommune 05/2015 Orienteringssaker 06/2015 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Tirsdag, 20. januar 2015 For Dag Knudsen, leder i kontrollutvalget Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Holtålen kommune og Coop Haltdalen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 01/15 Kontrollutvalget Godkjenning av saksliste og innkalling Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er satt opp i samråd med leder. Saksliste og innkalling til møte godkjennes.

3 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 02/15 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Møteprotokoll ble utsendt pr. e-post. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til korrigeringer på den utsendte protokollen. Møteprotokoll fra møte godkjennes.

4 Holtålen kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Kommunehuset Møtedato: Torsdag 4. desember 2014 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Dag Knudsen Eli Johanne Gundersen Forfall: Berit Grønli Ole Roger Gundersen Ole Anders Holden Varamedlemmer: Marit Stene Bjørg Helene Skjerdingstad Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Torill Bakken Merete Lykken Møtet ble avsluttet kl. 14:30 Torsdag 4. desember 2014 Torill Bakken T. Bakken, møtesekretær Neste ordinære møte: torsdag 29. januar kl. 13:00

5 Sak nr. 24/2014 Godkjenning av saksliste og innkalling Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sak nr. 25/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra møte Møteprotokoll fra møte godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Møteprotokoll fra møte godkjennes. Sak nr. 26/2014 Egenvurdering av revisors uavhengighet i henhold til forskrift om revisjon Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring. Utvalget har ingen merknader til revisors egenerklæring. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring.

6 Sak nr. 27/2014 Møteplan 2015 for kontrollutvalget i Holtålen kommune Sekretariatet legger saken fram for avgjørelse i kontrollutvalget med slik tilrådning for møter i 2015: Møtene starter til vanlig kl 13:00 Møtestedet er til vanlig Holtålen Kommunehus. Møtedatoene er: o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag Utvalget gikk igjennom saken. Sekretariatets forslag vedtas enstemmig. Møtene starter til vanlig kl 13:00 Møtestedet er til vanlig Holtålen Kommunehus. Møtedatoene er: o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag o Torsdag Sak nr. 28/2014 Benchmarking av revisjonskostnader 2013 Revisjon Fjell s gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2013 tas til orientering og oversendes kommunestyret til orientering. Revisor gikk kort igjennom de vedlagte oversiktene. Revisjon Fjell s gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2013 tas til orientering. Sak nr. 29/2014 Orienteringssaker

7 Sakene tas til orientering. Utvalget gikk igjennom sakene. Sakene tas til orientering. Sak nr. 30/2014 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Utvalget ønsker orientering om/status for kommunens utlånsvirksomhet i fra de ulike fond, og øvrige utlån. Utvalget ønsker i tillegg en redegjørelse for kommunens rentebetingelser og rutiner for beregning. Saken settes på sakslisten til førstkommende møte.

8 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 03/15 Kontrollutvalget Årsmelding for kontrollutvalget 2014 Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2014 (eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig redskap. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet for 2014 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering.

9 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 04/15 Kontrollutvalget Vurdering av selskapskontroll i 2015 Saksdokumenter: 1. Plan for selskapskontroll (ikke vedlagt) Saksframlegg: Kontrollutvalget behandlet i møte sak 30/12- Plan for håndtering av selskapskontroll. Planen ble vedtatt i kommunestyret , k-sak 78/12. I planen heter det at kontrollutvalget minst én gang i året må vurdere aktuelle selskap med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Det er ikke krav i loven til at selskapskontroll årlig skal gjennomføres, kun vurderes. Saksvurdering: Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Prioriteringskriterier for selskapskontrollen vil være: Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen

10 Selskap som er heleid av kommunen Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen Kriteriene er fastsatt ut fra to hensyn: Fokus på brukerperspektivet og fokus på økonomiske interesser. Disse hensynene er i samsvar med kommunaldepartementets merknader. Selskaper som først og fremst vil kunne være aktuelle for selskapskontroll: Aksjeselskaper der kommunen selv eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene Interkommunale selskaper opprettet iht. lov om interkommunale selskap Selskaper der kommunen har gitt tilskudd eller lign. næringsstøtte Til å utføre selskapskontrollen kan Kontrollutvalg Fjell IKS benyttes ved eierskapskontroll og Revisjon Fjell IKS kan benyttes ved eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll i de to største IKS ene må kontrollutvalget innhente bistand fra andre og da sikre at leverandøren er habil. Oversikt over selskaper som er mulige kontrollobjekt for kontrollutvalget i Holtålen: **Optimus AS Kapital: Holtålen kommune: 25 % Røros kommune: 75 % Hessjøgruva AS Kapital: Holtålen kommune: 100 % Gauldal Energi AS Aksjekapital: Holtålen kommune: 33,3 % Midtre Gauldal kommune: % Gauldal Consult AS Kapital: Holtålen kommune: 5,60% Gauldal IKT AS Kapital: % eid av Gauldal Energi AS Gauldal Installasjon AS Kapital % eid av Gauldal Energi AS Gauldal Elektromarked AS Kapital: % eid av Gauldal Energi AS Gauldal Nett AS Kapital: % eid av Gauldal Energi AS ***Trønderenergi AS Kapital: Holtålen kommune: 1,4 % Trønderenergi Kraft AS Kapital: Heleid av Trønderenergi AS Trønderenergi Invest AS Kapital: Heleid av Trønderenergi AS Trønderenergi Service AS Kapital: Heleid av Trønderenergi AS Trønderenergi Marked AS Kapital: Heleid av Trønderenergi AS Loqal AS Kapital: Heleid av Trønderenergi AS

11 Gaula Natursenter AS *FIAS AS Fylkets Fellesvaskeri AS Revisjon Fjell IKS Kontrollutvalg Fjell IKS Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Aksjekapital: Holtålen kommune: 20 % Midtre Gauldal kommune 40 % Melhus kommune 40 % Kapital: Holtålen kommune: 8,0 % 9 andre kommuner: Kapital: Holtålen kommune: 1,2 % Kapital: Holtålen kommune: 8,7 % 7 andre kommuner: 91,3 % Kapital: Holtålen kommune: 8,7 % 7 andre kommuner: 91,3 % Kapital: 0 Holtålen kommune: 1,21 %. 27 andre eierkommuner * Kontroll i 2008, oppfølging 2009, signaler fra noen eiere om ønsket ny kontroll ** Kontroll 2014 *** Kontroll 2014 Revisjonen vil under behandling av saken informere om tilgjengelige ressurser for eventuell gjennomføring av selskapskontroll i Kontrollutvalget må selv ta stilling til om de ønsker å prioritere noen selskapskontroll i løpet av Saken legges fram for vurdering, og uten innstilling fra sekretariatet. Saken legges fram uten forslag til vedtak.

12 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 05/15 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 1 E-info 14/10 hvilken revisor er utelukket fra valg til kommunestyret?: E-info er vedlagt saken i sin helhet. Orienteringssak 2 kontrollutvalgets vedtak i sak 30/14: "Utvalget ønsker orientering om/status for kommunens utlånsvirksomhet i fra de ulike fond, og øvrige utlån. Utvalget ønsker i tillegg en redegjørelse for kommunens rentebetingelser og rutiner for beregning. Saken settes på sakslisten til førstkommende møte." Rådmann hadde ikke anledning til å stille på dette møtet, men skulle sende en skriftlig redegjørelse til utvalget. Den er ikke mottatt ved utsendelse av sakspapirene, så den vil bli lagt fram for utvalget under behandlingen. Saken foreslås i tillegg å settes opp til neste møte. Orienteringssak 3 møteplan 2015: Møteplanen for politiske utvalg i Holtålen kommune for 1. halvår 2015 følger vedlagt. Sakene tas til orientering.

13 einfo 14/10 Hvilken revisor er utelukket fra valg til kommunestyret? I følge valgloven (lov 28. juni 2002 nr. 57) 3-3 bokstav c) er den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune utelukket fra valg til fylkestinget eller kommunestyret. Denne ordlyden gir inntrykk av at en kommunerevisor uansett hvilken kommune hun/han er revisor for - er utelukket fra å stille til valg for et hvilket som helst kommunestyre. Dette ville i så fall stå i skarp kontrast til bokstav b) i samme paragraf, som utelukker kontrollutvalgssekretær og visse andre fra valg i vedkommende (understreket av oss) kommune eller fylkeskommune. Vi har tatt spørsmålet opp med Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I sitt svar peker departementet på at etter den tidligere valgloven av 1985 var den som foretar revisjon for kommunen utelukket fra valg til kommunestyret i vedkommende (understreket av departementet) kommune. Någjeldende lovbestemmelse må forstås på samme måte, da den er ment å videreføre daværende rett. Oslo, 3. desember 2014 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

14

15 ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 06/15 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: