Jan Olav Vadseth (Frp) Hilde Anita Furland Frostad (H)

KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: 24.2.2015 Tid: kl 13.00 kl 15.55 Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 01/15 08/15 Møteleiar: Øyvind Uren, leiar (A) Møtande medlemmer: Gro Ødegård (H) Birger Lilleheim, nestleiar (Ap), frå kl. 14.00 Forfall: Jan Olav Vadseth (Frp) Hilde Anita Furland Frostad (H) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Frank Ove Belsvik (Frp) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Tone Roaldsnes, administrasjonssjef (sak 04/15 og 07/15) Gisela Stene Smith-Nilsen, kommunalsjef for oppvekst (sak 07/15) Arild Hustad, rektor/driftsleiar Tomrefjord skule (sak 07/15) Håvard Siem, inspektør Tomrefjord skule (sak 07/15) Greta Bjerke, driftsleiar Vestnes sjukeheim/tresfjord trygdeheim (sak 04/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Det vart meldt inn ei ekstra orienteringssak OS 07/15 Kontrollrapport 2014 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Vestnes kommune. Det vart fremma ei ny sak i møtet, sak PS 08/15 Eventuelt Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 3. DESEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 03/15 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2014 PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPORT «KVALITET I SYKEHJEMSTJENESTEN I VESTNES KOMMUNE» PS 05/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 06/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 07/14 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 9

PS 08/14 EVENTUELT PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 3. DESEMBER 2014 Protokollen frå møte 3. desember 2014 vert godkjent. PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 01/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte 17.11.2014 RS 02/15 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 10.12.2014 RS 03/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte 28.1.2015 Sekretær orienterte om den vidare framdrifta i arbeidet med ny revisjonsordning. Orienteringssaker: OS 01/15 Resultat frå elevundersøkinga Mobbing ved Tomrefjord skule Kommunalsjef for oppvekst, Gisela Stene Smith-Nilsen orienterte kontrollutvalet om Vestnes kommune sitt arbeid med å følgje opp elevundersøkingane, og då spesielt med fokus på mobbing. Kommunalsjefen seier at det er eit krav om at system for rapportering til skuleeigar minimum skal innehalde informasjon om læringsmiljø, læringsresultat og fråfall. Det er etablert system på kommune- og skulenivå for oppfølging av læringsmiljøet, m.a. så er dette tema for skulebesøk på skulane frå fagsjef og administrasjonssjef i vårsemesteret. Kommunalsjefen seier at resultata frå elevundersøkinga kan variere frå år til år, og at når resultata vert vist for små klassar og skular, så kan få elevar utgjere mykje i prosent. Det vert også vist til at elevundersøkinga i 2013 vart omgjort og at resultat frå perioden 2009-2012 difor ikkje kan direkte samanliknast med nyare resultat. Driftsleiar/rektor Arild Hustad ved Tomrefjord gjorde greie for situasjonen ved Tomrefjord skule, og vart supplert av inspektør Håvard Siem. Rektor seier at visjonen for skulen er «Alle skal trivast og lære på Tomrefjord skule». Skulen har vore kjent for å vere ein skule med god trivsel. Skulen vil ikkje vekkforklare tala. Etter oppslaget i media i november vart det gjennomført møter med personalgruppene, elevar og FAU. Skulen har arbeidd med betring av læringsmiljø i fleire fellesøkter og ein har kome fram til ein del nye tiltak; forsterka morgonvakt lærar på plass i klasserommet før timen ringer inn Side 2 av 9

krav til elevane om å møte presis 1 vaksen i kvart klasserom til matpausen er avslutta, også på mellom- og ungdomstrinn heva innsats i trivselsleiarprogrammet fysisk omorganisering av klasserom renovere toalett og gangar i kjellaren Rektor legg vekt på at dei kontinuerleg må arbeide med skulemiljø og at dei er avhengig av eit godt samarbeid med foreldra. Fagsjef for oppvekst Gisela Stene Smith-Nilsen, rektor Arild Hustad og inspektør Håvard Siem svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Leiar takka for orienteringa og fagsjef og rektor seier at dei var glade for at dei fekk kome å orientere. OS 02/15 OS 03/15 OS 04/15 OS 05/15 OS 06/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 21.11.2014 Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R Sekretæren gjekk gjennom rapporten. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug utdjupa og svarte på spørsmål fra utvalets medlemmer. Årsrapport og rekneskap for 2014 Skatteoppkreveren i Vestnes kommune Sekretær orienterte. Distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalets medlemmer. Tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Vestnes kommune avslutning av tilsyn Brev fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal til Vestnes kommune datert 08.12.2014 Fylkesmannen har vurdert dei tiltak som er sett i verk som tilstrekkeleg, tilsynet er difor avslutta. Endringer i Kommuneloven og Offentleglova Mulig å utsette innsyn Brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet datert 19.12.2014 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte Artikkel fra nkrf.no, publisert 9.1.2015 Sekretær refererte til funna i rapporten og vil sende utvalet sine medlemmer link til rapporten. PS 03/15 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalet vedtek årsmelding for 2014. Saka vert lagt fram for kommunestyret med følgjande innstilling: Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teke til etterretning. Utvalet hadde ein gjennomgang av årsmeldinga. Side 3 av 9

Det framkom ingen merknader eller forslag til endring av utkast til årsmelding. Årsmeldinga vert sendt over til kommunestyret med følgjande tilråding: Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teke til etterretning. PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPORT «KVALITET I SYKEHJEMSTJENESTEN I VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet tek administrasjonen si utgreiing av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester i Vestnes kommune», datert 10. januar 2015, samt revisjonen si vurdering av kommunen si oppfølging til vitande. Ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar vert ført opp på oppfølgingslista. Administrasjonssjef Tone Roaldsnes seier at det er ei stor utfordring når dei no skal redusere ramma til sjukeheimstenesta med 2 millionar og må legge ned ei avdeling. Då blir det som vert påpeika at kontrollutvalet skal følgje med på berre små forhold. Administrasjonssjefen seier at ho bryr seg om det som kontrollutvalet meiner og ønskjer å følgje opp det som ligg på oppfølgingslista, men at det i dette tilfellet vil bli uråd med dei nedskjeringane som ligg føre. Dei har også store utfordringar med gamle sjukeheimsbygningar, og med dette dårlege fysiske forhold for bebuarar og tilsette. Sekretær uttrykker at oppfølgingslista er eit viktig verktøyet for kontrollutvalet, for at dei skal hugse på kva dei skal følgje opp. I dette tilfellet så har revisjonen rådd til at kontrollutvalet held seg orientert om utviklinga innafor desse to områda, då er det naturleg at det vert ført opp på oppfølgingslista. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug seier at det revisjonen kjem med er tilrådingar og ikkje pålegg. Slik det står i oppfølgingsnotatet frå forvaltningsrevisor så skal det gjennomførast ei overordna prioritering. Den prioriteringa er det administrasjonssjefen og politikarane i Vestnes som må gjere. Driftsleiar Greta Bjerke seier at dei legg vekt på kvalitetsforskrifta og det å utnytte ressursane ein har best mogeleg. Administrasjonssjef og driftsleiar svarte på spørsmål frå utvalet. PS 04/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2014 Side 4 av 9

Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for til kontrollutvalet for 2. halvår 2014 til vitande. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug gjorde greie for innhaldet i rapporten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. PS 06/15 MØTEPLAN FOR 2015 Følgjande møteplan for 2015 vert godkjend: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 9 24.02. 1/15 Kontrollutvalet si årsmelding for 2015 Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 2. halvår 2014 Møteplan for 2015 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt 19 06.05. 2/15 Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 2014 for Vestnes kommune Resultat av forvaltningsrevisjon Revisjonsberetning Økonomirapport for 1. kvartal 2015 26 24.06. 3/15 Verksemdsbesøk / alt. Orientering frå einingsleiar? Revidering av kontrollutvalet sitt reglement Oppfølging av politiske vedtak 40 01.10. 4/15 Økonomirapport for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 Kontrollutvalet sin rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden 2011-2015 50 10.12. 5/14 Økonomirapport for 3. kvartal 2015 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalets leiar i samråd med sekretariatet vert gjeve fullmakt til å foreta endringar av møtedatoar dersom det vert naudsynt. Sekretær gjorde greie for møteplana. Leiar informerte om at han trudde det var gjort endringar i møtedagar for formannskap og kommunestyre i mai månad, som kunne få følgjer for møteplanen. Sekretariatet undersøker dette med kommunen. Side 5 av 9

PS 07/15 OPPFØLGINGSLISTE Følgjande saker vert ført opp på oppfølgingslista: Internkontroll i Vestnes kommune Kontrollutvalet ønskjer orientering om administrasjonssjefen sin internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, tilvisningsmynde etc.) i kommunen. I tilsynsrapporten frå Helsetilsynet v/ Fylkesmannen i Møre og Romsdal som vart lagt fram i møtet 13.03.2013 kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenesteområda som omfattast av tilsynet. Det vart òg peika på, og vist til tidlegare tilsyn, at kommunen ikkje hadde tilfredstillande system for behandling av avvik. Kontrollutvalet fekk ei orientering i møte 10.12.2013 om det nye internkontrollsystemet. Kontrollutvalet ønskjer å få ein ny rapport om bruken av internkontrollsystemet Risk Manager om eit år. Kommunalsjef Rune Håseth informerte i møte 03.12.14 om at ein ikkje var kome så mykje lengre, enn når ein orienterte for eitt år sidan. Frank Skorgenes har nyleg blitt systemansvarleg for internkontroll systemet og HMS. Ein startar no med innføring av Risk Manager. Ein føresetnad for å ta i bruk dette er at alle tilsette har same type e-postadresse, det vert no samkjørt. Det er ikkje avklart kva dokument som skal ligge i dette systemet eller kva som skal definerast som eit avvik. Alle driftsleiarane må få ny opplæring. Kontrollutvalet ønskjer stausrapport om eit halvår. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2013, 2014 og til 2015. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskap, kommunestyret og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Utvalet meiner at dette skal være ei prioritert oppgåve å få ei slik årleg rapportering. Saka vert sett på oppfølgingslista for 2015. Styrevervregisteret Kontrollutvalet hadde i møte 03.12.14, sak 28/14 referat og orienteringar - OS 14/14, ei orientering om korleis styrevervregistrering vert praktisert i kommunane i distriktet omkring. Styrevervregistert er eit verktøy som KS tilbyr kommunar, fylkeskommunar og kommunalt eigde selskap å ta i bruk. Her kan personar i kommunal sektor registrer ulike roller som blant anna folkevalt, tilsett, styreleiar, styremedlem, oppdragstakar og innehavar av andre næringsinteresser. I dei etiske retningslinene til Vestnes kommune står det «For å styrke openheit og tillit tilrår Vestnes kommune at medlemmar i kommunestyre, formannskap og faste utval registrerer sine interesser i databasen www.styrevervregisteret.no.». Kontrollutvalet viser til dei etiske retningslinene til Vestnes kommune og oppmodar administrasjonen til å på nytt oppmode om å registrere sine interesser i styrevervregisteret. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2014 til 2015. 24.02.15: Administrasjonssjefen har i brev datert 02.02.15 informert om at det vart sendt ut oppmoding om registrering til alle leiarar og ein del saksbehandlarar i Vestnes kommune den 15.januar 2015. Dei har også brukt tid på å oppgradere registeret, m.a. med å sikre oppdaterte e-postadresser til alle politikarar. Kommunestyremedlemmane har fått melding den 2.februar med oppmoding om å registrere sine styreverv. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Resultat frå elevundersøkinga Mobbing ved Tomrefjord skule Med utgangspunkt i spørsmål om mobbing i dei årlege elevundersøkingane har NTNU Samfunnsforskning peika ut skular med vedvarande høge mobbetall. På denne lista kjem Tomrefjord skule. Av 79 svar frå elevar ved skulen så opplevde 19,5 % å ha blitt mobba. Kontrollutvalet ønskjer i møte 24.02.15 orientering frå Rektor ved Tomrefjord skule om korleis dette vert følgt opp og kva tiltak som vert gjort. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2014 til 2015. Side 6 av 9

24.02.15: Adm.sjef Tone Roaldsnes, fagsjef for oppvekst Gisela Stene Smith-Nilsen, rektor Arild Hustad og inspektør Håvard Siem ved Tomrefjord var tilstade i dagens møte og orienterte, OS 01/15. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sjukeheimstjenesten i Vestnes kommune ny sak Forvaltningsrevisjonsrapporten vart handsama av kontrollutvalet i møte 10.12.13, sak PS 24/13 og i kommunestyret 06.02.14 i k-sak 3/14. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapporten i dagens møte (24.02.15) revisjonen tilrår at kontrollutvalet held seg orientert om utviklinga innafor desse to områda: Ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Samhandlingsreformen i Vestnes kommune ny sak Kontrollutvalet vedtok i møte 13.12.13 å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet «Samhandlingsreformen i Vestnes kommune». Prosjektplanen vart handsama i møte 08.09.14 sak 26/14. Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakene som var foreslått til oppfølgingslista i saksframlegget. Til dette møtet var det lagt opp til orientering frå administrasjonen til sak: Resultat frå elevundersøkinga Mobbing ved Tomrefjord skule Fagsjef for oppvekst, rektor/driftsleiar og inspektør ved Tomrefjord skule orienterte og svarte på spørsmål Det vart fremma forslag om å føre opp ytterlegere to saker på oppfølgingslista: 1. Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i sykehjemtjenesten i Vestnes kommune» 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Samhandlingsreformen i Vestnes kommune Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmer. (4 voterande) Sekretariatet si tilråding Internkontroll i Vestnes kommune Kontrollutvalet ønskjer orientering om administrasjonssjefen sin internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, tilvisningsmynde etc.) i kommunen. I tilsynsrapporten frå Helsetilsynet v/ Fylkesmannen i Møre og Romsdal som vart lagt fram i møtet 13.03.2013 kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenesteområda som omfattast av tilsynet. Det vart òg peika på, og vist til tidlegare tilsyn, at kommunen ikkje hadde tilfredstillande system for behandling av avvik. Kontrollutvalet fekk ei orientering i møte 10.12.2013 om det nye internkontrollsystemet. Kontrollutvalet ønskjer å få ein ny rapport om bruken av internkontrollsystemet Risk Manager om eit år. Kommunalsjef Rune Håseth informerte i møte 03.12.14 om at ein ikkje var kome så mykje lengre, enn når ein orienterte for eitt år sidan. Frank Skorgenes har nyleg blitt systemansvarleg for internkontroll systemet og HMS. Ein startar no med innføring av Risk Manager. Ein føresetnad for å ta i bruk dette er at alle tilsette har same type e-postadresse, det vert no samkjørt. Det er ikkje Side 7 av 9

avklart kva dokument som skal ligge i dette systemet eller kva som skal definerast som eit avvik. Alle driftsleiarane må få ny opplæring. Kontrollutvalet ønskjer stausrapport om eit halvår. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2013, 2014 og til 2015. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskap, kommunestyret og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Utvalet meiner at dette skal være ei prioritert oppgåve å få ei slik årleg rapportering. Saka vert sett på oppfølgingslista for 2015. Styrevervregisteret Kontrollutvalet hadde i møte 03.12.14, sak 28/14 referat og orienteringar - OS 14/14, ei orientering om korleis styrevervregistrering vert praktisert i kommunane i distriktet omkring. Styrevervregistert er eit verktøy som KS tilbyr kommunar, fylkeskommunar og kommunalt eigde selskap å ta i bruk. Her kan personar i kommunal sektor registrer ulike roller som blant anna folkevalt, tilsett, styreleiar, styremedlem, oppdragstakar og innehavar av andre næringsinteresser. I dei etiske retningslinene til Vestnes kommune står det «For å styrke openheit og tillit tilrår Vestnes kommune at medlemmar i kommunestyre, formannskap og faste utval registrerer sine interesser i databasen www.styrevervregisteret.no.». Kontrollutvalet viser til dei etiske retningslinene til Vestnes kommune og oppmodar administrasjonen til å på nytt oppmode om å registrere sine interesser i styrevervregisteret. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2014 til 2015. Resultat frå elevundersøkinga Mobbing ved Tomrefjord skule Med utgangspunkt i spørsmål om mobbing i dei årlege elevundersøkingane har NTNU Samfunnsforskning peika ut skular med vedvarande høge mobbetall. På denne lista kjem Tomrefjord skule. Av 79 svar frå elevar ved skulen så opplevde 19,5 % å ha blitt mobba. Kontrollutvalet ønskjer i møte 24.02.15 orientering frå Rektor ved Tomrefjord skule om korleis dette vert følgt opp og kva tiltak som vert gjort. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2014 til 2015. PS 08/15 EVENTUELT Sjukefråvær Utvalet har merka seg at sjukefråværet i Vestnes og elles i Noreg er høgt. Redusert sjukefråvær kan spare kommunen for utgifter. Utvalet ønskjer ei orientering frå administrasjonssjefen om; kva vert gjort i kommunen for å reduser sjukefråværet Kva vert gjort for å førebygge sjukefråvær kva rutinar er det for oppfølging av sjukemeldte kva rutinar er det for medarbeidarsamtalar Øyvind Uren leiar Birger Lilleheim nestleiar Gro Ødegård Frank O. Belsvik Jane Anita Aspen sekretær Side 8 av 9

Side 9 av 9