Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent.

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 21/15 29/15 Møteleiar: Møtande medlemmer: Øyvind Uren (Ap) Birger Lilleheim, nestleiar (Ap) Hilde Anita Furland Frostad (H) Gro Ødegåd (H) Forfall: Jan Olav Vadseth (Frp) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Frank Ove Belsvik (Frp) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Anne Oterhals, oppdragsansvarleg revisor Av øvrige møtte: Tone Roaldset, adm.sjef (under sak 27/15-28/15) Magne Værholm, kommunalsjef (under sak 27/15) Mona Johansen, einingsleiar Eigedomsdrift (under sak 28/15) Rune Håseth, kommunalsjef (under sak 28/15) Frank Skorgenes, driftsansvarleg Risk Manager (under sak 28/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. JUNI 2015 PS 22/15 PS 23/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN PS 24/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 PS 25/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 PS 26/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 27/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2015 PS 28/15 PS 29/15 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

2 PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. JUNI 2015 Protokollen frå møte 24. juni 2015 vert godkjent. PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 11/15 Reglement for kontrollutvalet i Vestnes revisjon 2015 saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre , sak 66/2015. RS 12/15 Forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreforma i Vestnes kommune» - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre , sak 67/2015. RS 13/15 RS 14/15 Referat frå møte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS». Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert RS 15/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Sekretær refererte referatsakene Orienteringssaker: OS 17/15 OS 18/15 OS 19/15 Årsmelding 2014 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Møte- og forklaringsplikt - Bernt svarer: «Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Det står att å utbetre 2 A-feil ved Tresfjord Oppvekstsenter, som vil bli retta snarast mogeleg. Dei fleste B feil er også utbetra. Einingsleiar eigedomsdrift, Mona Johansen, seier at ein av årsakene til at det har teke så lang tid å utbetre feila er at kommunen har vore oppteken av å skaffe seg kompetanse til å kunne utbetre feil utan å skap nye feil. I april vart det arrangert kurs, slik at dei tilsette har fått kompetanse til å kunne utbetre feila korrekt og for å få kompetanse til å sjølv kunne gjennomføre kontrollar. Kommunen legg no opp til å ha ein grundig kontroll av alle leikeapparata 2 gonge i året; ein gang på hausten og ein gang på våren. Det er driftsleiar og vaktmeister som har ansvaret for å gjennomføre kontroll. Det skal også dokumenterast at det har vore gjennomført kontroll og ettersyn. Side 2 av 7

3 Når det gjeld tilsyn med leikeplassar i regi av velforeiningar så ynskjer kommune å få på plass avtalar om ansvarsfordeling mellom kommune og velforeining. I første omgang så treng kommunen å skaffe oversikt over leikeområder med leikeapparat. Einingsleiar Mona Johansen og administrasjonssjef Tone Roaldsnes svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet konkluderte med at dei ønska at utvalet får ei ny orientering om dette arbeidet om 1 år. OS 20/15 Internkontroll i Vestnes kommune Systemansvarleg for Risk Manager Frank Skorgenes orienterte utvalet, supplert av kommunalsjef Rune Håseth. Skorgenes viste på skjerm korleis systemet no ser ut. Ein har måtta begynt heilt på nytt med oppbygging av systemet, men det er no på plass. Systemet er bygd opp etter organisasjonsplanen, slik at alle skal finne si eining/avdeling i systemet. Både sjølve internkontrollsystemet og avvikshandteringssystemet er bygd opp på denne måten. Det er først no ein er klar for å ta systemet i bruk. Ein vil ta det i bruk gradvis, og ikkje alle på ein gang. Ein skal starte med eigedomsdrift, Skorgen barnehage og sentraladministrasjonen. Administrasjonssjef Tone Roaldsnes seier at sidan kommunen er ein så kompleks organisasjon, så er det mange ulike kvaltetsikringssystem i bruk. Kommunalsjef Rune Håseth seier at ein er usikker på kor ressurskrevjande det er å bygge opp og vedlikehalde dette systemet. Kontrollutvalet konkluderer med at dei ønskjer ei ny orientering om 1 år, for å sjå korleis systemet er tatt i bruk i organisasjonen. PS 23/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN Kontrollutvalet godkjenner vedlagte rapport om utvalet si verksemd i valperioden som vert sendt over til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret tek framlagt rapport om kontrollutvalet si verksemd i valperioden til vitande. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Det framkom i møte forslag til at i tillegg til teksten som ligg i avsnitt 3.1 Møter, ønskjer utvalet at det skal kome ei oversikt over kva verksemdsbesøk/orienteringar som alternativ til verksemdsbesøk utvalet har hatt i denne perioden. Dette kan vere nyttig informasjon til det nye kontrollutvalet. I avsnitt 3.1 Møter vert det ført inn følgjande tillegg: Utvalet har i valperioden hatt følgjande verksemdsbesøk/orienteringar som alternativ til verksemdbesøk: Vestnes sjukeheim (2012) Helland skule (2013) Orientering om Vestnes kommune si flyktningteneste (2014) Side 3 av 7

4 Rutinar for risikohandtering innafor barnehageområdet (2015) PS 24/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 til vitande. PS 25/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Kontrollutvalet tek revisjonsplana for revisjonsåret 2015, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til vitande. Sekretær orienterte om dei risikoforhold revisjonen har konstatert i revisjonsplanen. PS 26/15 BUDSJETTFORSLAG FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Sekretæren gjorde greie for budsjettforslaget for Det framkom ingen forslag til korrigeringar til sekretariatet sitt budsjettforslag. Budsjettforslaget kan spesifiserast som følgjer: Konto Tekst Budsjett Godtgjersle utvalsleiar Godtgjersle folkevalte (649,- x 4 x 5) Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgjevaravgift Faglitteratur, aviser, abonnement Side 4 av 7

5 1115 Bevertning Opplæring og kursutgifter Bilgodtgjersle + diett (oppg.pl.) Utgiftsdekning reise Kontingentar Sum kontrollutvalet si eiga verksemd Kjøp tenester Revisjon Kjøp tenester KU-sekretariatet Sum kontrollutval, sekretariat og revisjon PS 27/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalet tek Vestnes kommune sin driftsrapport for 1. halvår 2015, saman med administrasjonen si munnlege informasjon, til vitande. Kommunalsjef Magne Værholm orienterte om driftssituasjonen pr. 1. halvår 2015 og kommenterte prognosane for driftsresultatet for Værholm opplyser om at ein del inntekter ikkje er bokført enda. Det er også forseinkingar i utbetalingar frå Udi. Skatteinngangen så langt har vore bra. Kommunen håper også å få skjønnsmidlar frå fylkesmannen i år. Ikkje alle sparetiltaka gjev full effekt, det er difor forventa meirforbruk på drifta. Det er antyda eit underskot år på 4,0-6,0 mill.kr. Vidare orienterte Værholm om dei høge pensjonsforpliktingane Vestnes kommune har knytt til ansvarsreforma. No prøver kommunen, saman med andre vertskommunar, å få ein avtale med staten om å dekke ekstrakostnadane. Kommunalsjef Værholm og administrasjonssjef Roaldsnes svarte på spørsmål frå utvalets medlemmer. PS 28/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Internkontroll i Vestnes kommune Kontrollutvalet ønskjer orientering om administrasjonssjefen sin internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, tilvisningsmynde etc.) i kommunen. I tilsynsrapporten frå Helsetilsynet v/ Fylkesmannen i Møre og Romsdal som vart lagt fram i møtet kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenesteområda som omfattast av tilsynet. Det vart òg peika på, og vist til tidlegare tilsyn, at Side 5 av 7

6 kommunen ikkje hadde tilfredstillande system for behandling av avvik. Kontrollutvalet ønskjer orientering om Vestnes kommune har starta arbeidet med å etablere eit heilskapleg system for internkontroll og avviksrapportering : Orientering gitt av administrasjonen i dagens møte, jf. Orienteringssak OS 20/15. Kontrollutvalet konkluderer med at dei ønskjer ei ny orientering om 1 år, for å sjå korleis systemet er tatt i bruk i organisasjonen. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten vart handsama av kontrollutvalet i møte , sak PS 24/13 og i kommunestyret i k-sak 3/14. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapporten i dagens møte ( ) revisjonen tilrår at kontrollutvalet held seg orientert om utviklinga innafor desse to områda: Ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar : Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om status i 1. møte i Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Kontrollutvalet forventar at kommunen har rutinar på straks å fjerne/utbetre leikeapparat med A-feil. Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering om oppfølging av tilstandsrapporten i neste møte, samt orientering om ansvaret til kommunen knytt til andre leikeapparat i kommunen t.d. i regi av velforeiningar : Orientering gitt av administrasjonen i dagens møte, jf. Orienteringssak OS 19/15. Kontrollutvalet ønskjer ny orientering om status om 1 år. Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakene som var ført i oppfølgingslista. Det vart ikkje fremma forslag om nye saker til oppfølgingslista I dette møtet var det lagt opp til følgjande orienteringar frå administrasjonen knytt til oppfølgingslista. Internkontroll i Vestnes kommune Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) PS 29/15 EVENTUELT Innan utgangen av 2016 skal Vestnes kommune vedta ein plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Revisjonen vil leie prosessen med å utarbeide ei overordna analyse av risikofaktorar i kommunen si verksemd som skal ligge til grunn for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Revisjonen ønska å hente inn innspel frå det avtroppande kontrollutvalet til denne prosessen. Utvalet sine medlemmer var bedne om å tenke gjennom aktuelle risikoområder før møtet. Kontrollutvalgets behandling Det kom fram følgjande innspel til planarbeidet: Forvaltningsrevisjon: Offentlege anskaffingar Oppfølging av flyktningar og innvandrarar Elevane sitt læringsmiljø Side 6 av 7

7 Avslutning Då dette var det siste møtet for det sittande kontrollutvalet, takka utvalet sin leiar utvalsmedlemmene, sekretariatet og revisjonen for godt samarbeid gjennom denne valperioden. Birger Lilleheim Øyvind Uren Hilde Anita F. Frostad nestleiar leiar Gro Ødegård Frank Ove Belsvik Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7