Notat Fra Politidirektoratet Dato 20.1.2015 Vår referanse Til Tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombudet Saksbehandler Telefon Telefaks Kopi til Sak 01/2015. Behandles i sentralt IDF møte 27. januar 2015 Drøfting i henhold til Hovedavtalen 12. Organisasjonene inviteres til å drøfte følgende saker: 1. Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT tjenester, (PIT) iht. hovedavtalen 12. 2. Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra avdeling for politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet til IKT-avdelingen i Politidirektoratet, iht. hovedavtalen 12. 3. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. 4. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i Politiets fellestjenester (PFT) til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. INNLEDNING Forslag til drøfting legges frem som en del av prosessen og arbeidet med helhetlig styring og organisering av IKT i politiet. Prosjektet gjennomføres i regi av IKT-avdelingen i Politidirektoratet. Det vises til vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet dokumentversjon 1.0». BAKGRUNN Anbefalt konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet inngår som en del av de forbedringer politianalysen anbefaler for teknologiområdet. Konseptet vurderes videre som et nødvendig fundament for å oppnå kontroll over det samlede IKT-området i politiet. I politianalysen anbefales det at arbeidet med å reorganisere IKT-styringen kan igangsettes raskt og uavhengig av strukturreformen. Dersom ny struktur for politidistrikt fremlegges i
2 løpet av våren 2015 vil det videre arbeidet med å planlegge og forberede selve implementeringen ta hensyn til dette og eventuelle avhengigheter. Det antas at implementering kan starte senest ved utgangen av 2015, nærmere tidspunkt avklares i forbindelse med detaljert planlegging i fase 2 av prosjektet. Forankringsprosess for konseptarbeidet Det har vært høyt fokus på forankringsaktiviteter og man har mottatt mange nyttige tilbakemeldinger, spesielt fra Samarbeidsmøte IKT. Prosjektet har gjennomført forankring i de forskjellige fora som vist i figuren under. 26.5 10.6 19.6 23.6 25.6 8.9 22.09 24.9 7.10 15.10 7.11 21.11 1.12 12.12 17.12 28.1 9.2 Politidirektørens Ledermøte Beslutte Beslutte Politisjefmøte IDF sentralt Informere Informere Informere Drøfte Informere Samarbeidsmøte IKT (EDB stabsledd) Involvere Involvere Involvere Administrasjonsjefsmøte Mandat Driftskonsept og organisering Informasjonspakker til Administrasjonssjefer og lokalt IDF Figur: Forankringsplan Politidirektørens ledermøte Mandatet ble besluttet i politidirektørens ledermøte 23. juni 2014. Det har vært orientert om prosjektets arbeid i to møter i løpet av høsten. Forslag til konsept fremlegges til beslutning 9. februar 2015. Politisjefmøte IKT-direktør Cato Rindal har presentert saken på tre politisjefmøter i løpet av prosjektperioden. IDF sentralt Cato Rindal har orientert om prosjektet og status for konseptarbeidet fire ganger i løpet av perioden. Prosjektleder har deltatt på to av disse. Sentralt IDF ble informert om anbefalt konsept 17. desember, og videre at drøfting av anbefalt konsept gjennomføres i sentralt IDF 28. januar 2015. Samarbeidsmøte IKT (EDB stabsledd) Det har vært avholdt tre møter med IKT-lederne i etaten hvor prosjektet har vært ett av hovedtemaene. Alle møtene har vært dagssamlinger og siste møte ble avhold over to dager. Møtene har vært lagt opp slik at det har vært en kombinasjon av presentasjon av status fra prosjektet og workshop hvor mulige fremtidige løsninger og aktuelle problemstillinger ble diskutert.
3 Administrasjonssjefsmøte Prosjektleder har presentert saken på to administrasjonssjefsmøter i løpet av prosjektperioden. Videre har det vært sendt ut informasjon til administrasjonssjefene slik at de har kunnet informere lokalt IDF og medarbeidere som kan bli berørt av anbefalt konsept. Innspillsrunde Som en avsluttende forankring av konseptarbeidet er rapporten sendt til politisjefene i alle politidistrikt og særorgan slik at de kan gi innspill og kommentere anbefalt konsept. Rapporten ble sendt ut 22. desember 2014 og seneste frist for innspill var satt til 15. januar 2015. Vedlagt saken følger de innspill til konseptet som er mottatt fra politidistrikt og særorgan. Forankring og informasjon samband og telefoni PFT Behovet for å se samband og telefoni sammen med IKT i dette prosjektet ble først klart i løpet av Q4 2014. Direktør PFT er gjennom møter og presentasjoner informert om prosjektet og har fått tilsendt anbefalt konsept. Det ble gjennomført et møte mellom IKTdirektør i Politidirektoratet, direktør PFT og avdelingsdirektør Knut Henriksen PFT VO Sambandstjenester den 20. januar. Man er enige om videre prosess for å informere de ansatte, med informasjonsmøte på Jaren 21. januar og møte i Oslo der IKT-direktør deltar 10. februar. Avdeling for beredskap og krisehåndtering i Politidirektoratet Avdelingsdirektør er involvert i prosessen og det er avtalt et møte den 22. januar for å informere de ansatte som berøres. PIT Direktør for PIT, Erik Hasle, har oppdatert lokalt IDF i PIT om saken gjennom deres faste møter. Saken er ikke formelt behandlet. OPPSUMMERING AV KONSEPT Nedenfor gjengis en kortfattet oppsummering av «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet» relatert til foreslåtte drøftinger. For en mer detaljert gjennomgang vises det til vedlagte dokument, «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet dokumentversjon 1.0».. Følgende er lagt i begrepet «IKT-oppgaver»: Alle oppgaver som utførers tilknyttet nasjonale systemer, slik som brukerstøtte, oppfølging og veiledning. Alle oppgaver knyttet til oppfølgingen av lokale systemer. Verdikjeden av oppgaver knyttet til innkjøp, drift og vedlikehold av alt lokalt IKT-utstyr som ikke står i politinettet. Alle oppgaver knyttet til lokalt IKT-utstyr som står i politinettet.
4 I rapporten pekes det på en rekke utfordringer ved nåsituasjonen (kapittel 6.7 side 26) og med basis i disse fremhever prosjektet følgende prinsipper (kapittel 7 side 28) som viktige for valg av konsept: Etablere sentral styring med tydelige styringsprinsipper og roller. Gjennomgående og kompetent IKT-faglig styring inkludert sentral styring av teknologiområdet med sentrale krav til lokale nett og systemer, herunder krav til blant annet sikkerhet, lisenser og arkitektur. Legge til rette for standardisering av hele teknologiområdet, og innføre sentral beslutning av lokal funksjonalitet. Utnytte strukturreformen til å starte konsolidering av systemer og infrastruktur. Sikre høy gjennomføringskraft. Gjennomføringskraft må prioriteres slik at IKT hurtigst mulig kan utvikles og profesjonaliseres og raskt tilpasses etatens behov. Legge til rette for felles brukerservice. Gitt etatens karakter og behov for støtte utenfor vanlig arbeidstid, bør det være en målsetting å etablere felles og døgnåpen brukerservice - 24/7/365. Utvikle sentral innkjøpsfunksjon slik at innkjøp kan benyttes til å støtte standardisering, sikre gode rammeavtaler samt overholde lover og pålegg. Som en del av arbeidet med å foreslå ett konsept for helhetlig organisering og styring av IKT i politiet er det vurdert to mulige alternativer for ansvarsdeling mellom sentrale organisasjoner og lokale organisasjoner. Eventuelle hybride modeller og kombinasjoner av disse er ikke vurdert som realistiske alternativer, fordi de vil medføre økt kompleksitet og risiko for redusert styringsevne. Alternativ 1: lokalt ansvar I alternativ 1 eies lokal infrastruktur og lokale systemer lokalt av politidistrikt og særorgan, og ansvaret for drift, utvikling, forvaltning og brukerstøtte ligger lokalt. Dette gjelder ansvaret for lokale systemer med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt lokalt klient- og periferiutstyr. Alternativ 2: sentralt ansvar I alternativ 2 eies lokal infrastruktur og lokale systemer sentralt og ansvaret for drift, utvikling, forvaltning og brukerstøtte sentraliseres. Dette gjelder ansvaret for lokale systemer med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt lokalt klient- og periferiutstyr En vurdering av de to alternativene opp mot de viktige prinsippene er oppsummert i tabellen nedenfor:
5 Prioriteringskriterier Alternativ 1 Lokalt ansvar Alternativ 2 Sentralt ansvar Etablere sentral styring 0 ++ Gjennomgående IKT-faglig styring 0 ++ Legge til rette for standardisering 0 ++ Sikre høy gjennomføringskraft 0 ++ Legge til rette for felles brukerstøtte 0 ++ Utvikle sentral innkjøpsfunksjon + ++ Basert på en helthetlig vurdering og som diskutert i kapittel 8 anbefales alternativ 2, sentralt ansvar. Organisering av medarbeiderne Med utgangspunkt i anbefalingen av alternativ 2, anbefaler prosjektet at medarbeiderne følger ansvaret for arbeidsoppgavene, og ansettes sentralt hos PIT. Arbeidsoppgavene skal fortsatt utføres lokalt som i dag, men noen endringer i dette må påregnes som følge av strukturreformen og på sikt økende grad av standardisering av teknologi og prosesser. Lokale IKT-medarbeidere må være tilstede der politiet er lokalisert. Endring av ansettelsesforholdet, fra lokalt til sentralt, anbefales for å sikre at den som har ansvar for oppgavene, har kontroll på de ressurser og medarbeidere som er nødvendig for å levere på tildelt ansvar. I tillegg mener prosjektet at et sentralt ansettelsesforhold vil øke verdien i alternativ 2 for flere av prioriteringskriteriene i tabellen over. Det er også slik at når ansvaret for arbeidsoppgavene overføres fra politidistrikt og særorgan til PIT, så vil medarbeiderne ha plikt og rett til å følge arbeidsoppgavene. I de tilfeller der medarbeidere jobber deltid utenfor det ansvar som besluttes overført til PIT, vil man i enkelte tilfeller komme i en situasjon der ansvar overføres uten ressurser, eller der ansvar blir liggende igjen mens ressurser overføres. Dette er en typisk utfordring som må løses og avtales spesifikt for hvert tilfelle. Problemstillingen vil reduseres hvis man ser samband og telefoni sammen med IKT, se neste avsnitt. Særskilt om telefoni og samband Som beskrevet i kapittel 6.4, side 20, har de kartlagte IKT-medarbeiderne ofte arbeidsoppgaver innen samband eller telefoni. Som en bekreftelse på dette viser kartleggingen at når disse fagområdene inkluderes så medfører det en økning i antall fulltidsressurser, for IKT, samband og telefoni, fra 71 til 141. For de tre fagområdene samlet gir dette flere medarbeidere med over 50 % arbeidsinnsats og færre ressurser totalt med under 50 % arbeidsinnsats. Et helhetlig konsept for styring og organisering av IKT er som følge av dette praktisk best gjennomførbart dersom disse tre fagområdene ses samlet. Dette fordi man da får en løsning der deltidsressursene blir færrest mulig og ulempen med at arbeidsoppgavene ikke følger medarbeidere som har kompetanse til å utføre arbeidsoppgavene blir minst mulig. Kostnadsmessig virker dette å være den rimeligste løsningen da det i liten grad vil medføre behov for å ansette nye medarbeider for å dekke utførelse av gjenværende arbeidsoppgaver, enten sentralt i PIT eller lokalt i politidistrikt eller særorgan, fordi arbeidstaker har fulgt de arbeidsoppgavene som utgjør størst prosentvis innsats.
6 I tillegg kan det føres argumenter for sterke faglige og tekniske sammenhenger mellom IKT, samband og telefoni, der også sikkerhet og kompetanse typisk vil være viktige faktorer. For medarbeiderne i politidistrikt og særorgan vil dette bety at de får med seg arbeidsoppgaver innen samband og telefoni til PIT. Anbefalt konsept oppsummert Prosjektet anbefaler følgende konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet: Sentralisert styring, som beskrevet i vedlagt anbefaling, kapittel 8.1. Sentralt ansvar for lokal infrastruktur og lokale systemer og sentralt ansvar for drift, utvikling, forvaltning og brukerstøtte. Dette gjelder ansvaret for lokale systemer med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt lokalt klient- og periferiutstyr. Premissgiveransvaret for samband og telefoni overføres fra avdeling for politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet, til IKT-avdelingen i Politidirektoratet. Felles-tjenesteleverandør-ansvaret for samband og telefoni overføres fra PFT til PIT. Dette for å sikre at fag, oppgaver og ressurser styres fra samme sted og i samme styringslinje. Sentral ansettelse i PIT. Medarbeidere følger sine arbeidsoppgaver. Arbeidsoppgavene skal utføres lokalt og IKT-medarbeidere skal være tilstede der politiet til enhver tid er lokalisert. Risiko for manglende måloppnåelse med forslag til tiltak er vist i kapittel 9 i dokumentet. De påpekte risiki vurderes som godt håndterbare, og tiltak skal inngå som en del av planleggingen og implementeringen av konseptet. DRØFTING 1. Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. Vurdering Med bakgrunn i vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet», og dette dokument, foreslås det å overføre IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til PIT. Dette er en forutsetning for konseptet og er blant annet nødvendig for å sikre sammenheng mellom det ansvar som legges sentralt og styring og kontroll av de innsatsfaktorer som er nødvendig for å utøve og levere på dette ansvaret. Det understøtter videre de viktige styringsprinsippene; Ansvar skal klargjøres og entydig plasseres og Myndighet må følge ansvar. 2. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12.
7 Vurdering Med bakgrunn i vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet», og dette dokument, foreslås det å overføre arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt og særorgan til PIT. Som vist i vedlagte dokument er det stor grad av overlapp for den enkelte medarbeider i forhold til hvilke arbeidsoppgaver de utfører og har ansvaret for og at disse ofte er sammenfallende mellom IKT, samband og telefoni. Som man ser fra kartleggingen av medarbeiderne sine arbeidsoppgaver, vil det i praksis være driftsmessig utfordrende og fordyrende å trekke ut kun IKT-arbeidsoppgaver og la ansvaret for arbeidsoppgaver innen samband og telefoni ligge igjen i politidistrikt og særorgan. Videre er det gitt tydelig tilbakemelding fra samarbeidsmøte IKT i løpet av prosjektperioden og fra innspillsrunden hos politidistrikt og særorgan. 19 politidistrikt og 5 særorgan har gitt innspill til konseptet. 16 politidistrikt og 5 særorgan har gitt innspill til organiseringen av samband og telefoni. Av disse er 12 politidistrikt og 5 særorgan enige i anbefalingen om å organisere IKT, samband og telefoni samlet. De resterende fire politidistriktene har ikke konkludert i sitt syn, men ingen av disse fire er direkte uenige. 3. Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra avdeling for politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet, til IKT-avdelingen i Politidirektoratet, iht. hovedavtalen 12. Vurdering Som en konsekvens av at ansvaret for samband og telefoni i politidistrikt og særorgan forslås flyttet til PIT er det nødvendig å flytte premissgiveransvaret til den styringslinjen der PIT styres IKT-avdelingen i Politidirektoratet. Nåværende premissgiver for samband og telefoni i Politidirektoratet, avdeling for politiberedskap og krisehåndtering, vurderer det i tillegg slik at det er vesentlig større faglige synergier og nærhet mellom IKT og samband og telefoni og derfor også av denne grunn er mest hensiktsmessig at premissgiveransvaret for IKT, samband og telefoni samles hos IKT-direktøren i Politidirektoratet. 4. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i Politiets fellestjenester til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. Vurdering For å sikre enhetlig styring og gjennomgående styringslinjer foreslås det at fellesleverandøransvaret for samband og telefoni flyttes fra politiets fellestjenester til politiets IKT-tjenester. Dette er nødvendig for å sikre praktisk gjennomgående styringslinjer og at premissgiveransvaret, ansvaret for PFT og ansvaret for å levere tjenestene innen samband og telefoni i politidistrikt og særorgan ligger i samme ansvarslinje. Det anses som lite ønskelig dersom det må gjennomføres møter mellom forskjellige ledere sentralt for å kunne gi styringssignaler og fatte beslutninger vedrørende levering og drift av tjenester lokalt. Det legges til grunn at lokaliseringen av sambandsavdelingen i PFT ikke skal endres som følge av denne beslutningen. Det er videre en forutsetning at ansvarsoverføringen gjøres etter at nødnettprosjektet er ferdigstilt, eller senest 1. januar 2016.
8 Videre prosess for punktene 1-4 Ledelsen i politidistrikt og særorgan er informert om arbeidet med å utvikle et konsept for helhetlig organisering av IKT i politiet gjennom politisjefmøter, administrasjonssjefsmøter, tilsendt informasjon fra IKT-samarbeidsmøter og ved at de er gitt anledning til å gi innspill til anbefalt konsept. Saken skal fremleggelse for beslutning i politidirektørens ledermøte den 9. februar 2015. Implementeringsstrategi vil bestemme hvilke enheter konseptet skal implementeres for, og i hvilken rekkefølge. Slik IKT-direktøren nå ser det vil det anbefales at det legges opp til å implementere konseptet fullt ut for politidistriktene først. Særorgan og andre enheter vil underlegges samme styring, mens ansvaret for driften beholdes lokalt inntil IKT-direktøren ser det som hensiktsmessig å legge dette sentralt. Behandlingene i sentralt IDF er en drøfting av prinsippet for en hensiktsmessig ansvarsdeling for IKT-oppgaver i politiet. Konsekvensene av dette for den enkelte medarbeidere som berøres av en flytting av arbeidsoppgaver vil bli drøftet i de lokale IDF, i politidistrikt, særorgan og Politidirektoratet. Det vil bli gjennomført omforent omstillingsprosess for medarbeidere som blir berørt jf, Omstillingsavtalen for politi og lensmannsetaten. Alle medarbeidere skal ha en-til-en samtaler med nærmeste leder, arbeidsoppgaver skal kartlegges og kompetansen til den enkelte gjennomgås. Som en del av det forberedende arbeidet i PIT vil det opprettes en mottagende enhet direkte underlagt direktør PIT. I denne enheten vil det etableres en ledelsesstruktur som skal forestå daglig lokal ledelse av de medarbeidere som overføres til PIT. Oppsummert Sentralt IDF inviteres til å drøfte følgende saker: 1. Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. 2. Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra avdeling for politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet til IKT-avdelingen i Politidirektoratet, iht. hovedavtalen 12. 3. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. 4. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i Politiets fellestjenester til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen 12. Endringen gjennomføres fra xx. Før og under gjennomføringen, må det gjennomføres gode omstillingsprosesser i tråd med omstillingsavtalens formål, i hvert enkelt berørt politidistrikt, POD og PIT. Med hilsen Odd Reidar Humlegård
Politidirektør 9