Rapport fra tilsyn med Ullensaker kommunes arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven Kommunens adresse: Postboks 470, 2050 Jessheim Tidsrom for tilsynet: 30. juni 2014-2. desember 2014 Kontaktperson i kommunen: Trine Knobel, Samhandlings- og folkehelsekoordinator Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte 2. og 3. september 2014 tilsyn med Ullensaker kommune. Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette. Fylkesmennene fikk videre i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet. Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet: Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. Hovedpunkter fra Fylkesmannens samlende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet rundt tema folkehelse. Det er etablert strukturer for å ivareta arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet og kommunen har kommet i gang med arbeidet. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det mangler imidlertid en tilstrekkelig forankring i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversiktsarbeidet på tidspunktet for tilsynet. Kommunen er imidlertid i en prosess med å vurdere hvilke tiltak som er nødvendig for å forbedre dette arbeidet. Dato: 2.desember 2014 Helge Worren revisjonsleder Stein Jøssang revisor
Side 2 av 8 Innhold Sammendrag...1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av kommunen...3 3. Gjennomføringen av tilsynet... 4 4. Hva tilsynet omfattet...4 5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen... 5 6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid...5 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag...6 9. Deltakere ved tilsynet...7
Side 3 av 8 1.Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 30. juni 2014-2. desember 2014 med Ullensaker kommune. Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av 4 9 og 27 30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven). Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven 31, jf. kommuneloven 10A. Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning: 1. Lovlighetskontroll Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet. 2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid: I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering. 3.Beskrivelse av kommunen Ullensaker kommune har 32 438 innbyggere pr. 1. januar 2014 og folketallet er økende, bl.a. med stor andel av innvandrere og personer med liten utdanning. Kommunen er organisert med tre ledernivå der folkehelsekoordinator og kommuneoverlegen er i stab under kommunaldirektør for helse- og sosial. Kommunen fikk ansatt folkehelse /samhandlingskoordinator fra 2012 med en fordeling 30/70 % på henholdsvis folkehelsearbeid og arbeid med samhandling/samhandlingsreformen. Folkehelseplan 2012-2016 ble vedtatt i kommunestyret 5. desember 2011 og blir en del av kommuneplanen, som er under revidering. Kommunen har opprettet tverretatlig folkehelseforum og dette skal bl.a. sette tiltakene i folkehelseplanen ut i livet. Kommunaldirektøren for helse og sosial er ansvarlig for forumet, mens folkehelsekoordinator er den daglige leder. Forumet rapporterer til referansegruppen, som trekker de store linjene og rapporterer til rådmann. Kommunen deltar i partnerskap om folkehelsearbeid med Akershus fylkeskommune og arbeider interkommunalt i et folkehelsenettverk for Øvre Romerike. De samme kommunene har også et interkommunalt samarbeid om miljørettet helsevern. Kommunen har inngått en partnerskapsavtale med Høyskolen i Oslo og Akershus der forskning på folkehelsearbeid er tema. Jessheim er valgt ut til å være en av fire sykkelbyer i Akershus. Det er utarbeidet hovedsykkelplaner for Jessheim og Kløfta, og det samarbeides med Statens vegvesen for å gjennomføre planene. Dette antas å ha både en miljømessig og helsemessig gevinst. Ullensaker kommune var en av 16 pilotkommuner for universell utforming i perioden 2005-2008 og var
Side 4 av 8 ressurskommune for universell utforming fra 2009-2013, og dette er nå forankret i kommuneplanen for Ullensaker 2008-2020. 3.Gjennomføringen av tilsynet Varsel om tilsyn ble sendt ut 30. juni 2014. Formøte: Fylkesmannen inviterte til formøte med kommunen den 5. juni 2014. Åpningsmøte ble avholdt 2. september 2014. Intervjuer 10 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt 3. september 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag (kap. 8). 4.Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen 3 og 4). Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid. Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid. Lovlighetskontrollen ved tilsynet Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området. Det ble herunder undersøkt om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
Side 5 av 8 om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid. Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt. Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende): kommunens tilrettelegging/styring hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger 5.Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. 6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status i kommunens løpende oversiktsarbeid Folkehelseforumet er som nevnt i kap. 2 et tverretatlig forum som jobber med forankring av folkehelsearbeidet i kommunen. Forumet skal bidra til å sette strategiene i folkehelseplan ut i livet, synliggjøre det som foregår både av statistikk og tiltak og utarbeider handlingsplan, kompetanseoversikt m.m. I tillegg har kommunen opprettet en arbeidsgruppe som består av kommuneoverlege, folkehelsekoordinator og kommuneplanlegger. Gruppa skal systematisere oversikt over helsetilstanden, samt den løpende oversikten. Miljørettet helsevern ivaretas i dag av kommuneoverlegen i et interkommunalt samarbeid på Øvre Romerike. Kommunen er i gang med å utarbeide et oversiktsdokument som finnes kun i en foreløpig utgave og ble fremlagt ved tilsynet. Dokumentet er en forberedelse til det fireårige oversiktsdokumentet som skal foreligge høsten 2016 som grunnlag for neste planstrategi.
Side 6 av 8 I ovennevnte arbeidsgruppe samles også den løpende oversikten, og denne er ikke dokumentert på en slik måte at den er tilgjengelig for andre enn arbeidsgruppen. Kommunen har identifisert folkehelseutfordringer ved å benytte blant annet den årlige folkehelseprofilen fra Folkehelseinstituttet (FHI) og data fra Akershus fylkeskommune m.m. I årsmeldinger fra 2013 er det vist at Ullensaker kommune har utfordringer med KOLS, flere krefttyper som lungekreft og lymfekreft, og bruk av legemidler som medisiner mot smerter, angst og søvnproblemer. Prioriterte satsingsområder har vært tiltak som handler om å være mer fysisk aktiv, spise sunn mat og ha gode sosiale nettverk og møteplasser. Kommunen har en folkehelseplan som beskriver hvilke temaer kommunen vil arbeide med. Folkehelseuka som arrangeres hver høst er et eksempel på gode folkehelsetiltak. Når det gjelder den løpende oversikten, kunne det kommet tydeligere frem på hvilket grunnlag og hvilke områder kommunen vil arbeide med i henhold til temaene i forskrift om oversikt over folkehelsen 3. Ved intervjuer kom det frem at kildene for informasjonsinnhenting som fremgår av folkehelseloven 5 bokstav b, kunnskap fra de kommunale helse- og omsorgstjenester, og 5 bokstav c, kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn ikke ble meldt og vurdert systematisk for alle tjenesteområdene. Dette bør forankres og styres bedre av kommunens øverste ledelse. Kommunen fremstår med god kompetanse innenfor folkehelsearbeidet. Kommunen har samfunnsmedisinsk kompetanse (kommuneoverlegen er spesialist i samfunnsmedisin) og folkehelsekoordinator har tatt studiet folkehelse og omsorg i plan som tilsvarer 30 studiepoeng. Kommunen har også betydelig plankompetanse. Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet rundt folkehelse. Det er etablert strukturer for å ivareta arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet og kommunen har kommet i gang med arbeidet. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det mangler imidlertid en tilstrekkelig forankring i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversiktsarbeidet på tidspunktet for tilsynet Kommunen er imidlertid allerede i en prosess med å vurdere hvilke tiltak som er nødvendig for å forbedre dette arbeidet. 7.Regelverk Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/2011-06-24-29) Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (http://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2012-06-28-692) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommune og fylkeskommune (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/1992-09-25-107) Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/2008-06-27-71 ) 8.Dokumentunderlag Tilsendt dokumentasjon i forbindelse med tilsynet:
Side 7 av 8 - Gjeldende kommuneplan- samfunnsdel (2008) og arealdel med bestemmelser/retningslinjer ( 2009) - Folkehelseplan 2012-2016 - Planstrategi for Ullensaker 2012-2016 - Planprogrammet vedtatt 10. juni 2013 - Strategidokument friluftsliv 2014-2016 - Byplan Jessheim (kommunedelplan), vedtatt juni 2014 - Kommunedelplan for Kløfta- vedtatt 2012 - Kommunedelplan Gystamarka sluttbehandling høsten 2014 - Kommunedelplan Jessheim sørøst- ny høring høsten 2014 - Kommunedelplan for Borgen vedtatt 2011 - Kommunedleplan for Nordkisa vedtatt 2010 - Kommunedelplan for Klima- og energi- vedtatt 2010 - Forslag mandat for Folkehelsenettverk Øvre Romerike - Referat fra styremøte i Øvre Romerike utvikling (ØRU) - Folkehelseforum mandat ( ikke vedtatt) - Handlingsplan for folkehelse Ullensaker kommune 2014-2015 (ikke vedtatt) - Årsmelding 2013 for Ullensaker kommune - Akershus fylkeskommune - Akershusstatistikk 1/2014 - Organisasjonskart Dokumentasjon som ble gjennomgått og sett på under tilsynsbesøket - Statistikkgrunnlag Dokumentasjon innhentet av Fylkesmannen - Folkehelseprofilen 2012-2014 for Ullensaker kommune fra Nasjonal folkehelseinstitutt 9.Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Mette Gro Iversen Kommunaldirektør, Helse og sosial Gry Sjødin Neander Kommunaldirektør, Skole og barnehage x x Haakon S. Fjane Rådgiver, Park og idrett x Linda Müller Unni-Berit Skjerveheim Turi Berg Bente Joten Skog Kirsten Abild Jensen Avd. leder, Fysio- og ergoterapitjenesten Kommuneoverlege Avd. leder, Allergot ungdomskole Enhetsleder, Rehab/utredning, forebygging Avdelingsleder, Helsestasjon Kløfta x x Elisabet Frøyland Enhetsleder, Plan og næring x x
Anne Catherine Ekroll Kommuneplanlegger Trine Knobel Samhandlings- og folkehelsekoordinator Sylvia Aastad Enhetsleder, Pro. Jessheim Øst Dorte Brodersen Enhetsleder, Helsevern x x Fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus deltok: Revisjonsleder: Helge Worren, tidl. stedfortredende fylkeslege, Helseavdelingen Revisorer: Jorunn Hunderi, seniorrådgiver/sykepleier, Helseavdelingen Stein Jøssang, seniorrådgiver/jurist, Helseavdelingen Marit Lillesveen, Overingeniør, Miljøvernavdelingen Observatører: Heidi Fugli, seniorrådgiver/sykepleier, Helseavdelingen Tone Løken, seniorrådgiver/sykepleier, Helseavdelingen Side 8 av 8