Gjerstad kommune Møteinnkalling

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: frivilligsentralen, Gjerstadsenteret Dato: 06.06.2017 Tid: 18:30 Eventuelle lovlige forfall meldes her: http://www.gjerstad.kommune.no/politikk/melding-omforfall/ Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Inger Haldis Løite Ordfører AP Knut Erik Ulltveit Varaordfører SP Egil Nicolay Haugland Medlem AP Marie Bakka Medlem SP Gro Eskeland Medlem SP Rune Hagestrand Medlem H May Yvonne Hjellvik Medlem H

2 Saksliste Saksnr Innhold PS 17/42 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 17/43 Referatsaker PS 17/44 Tertialrapport 1. tertial 2017 PS 17/45 Årsmelding for 2016 PS 17/46 Årsregnskap 2016 PS 17/47 Forskrift om rett til langtidsopphold i sykehjem - endelig behandling PS 17/48 Trekke tilbake konsesjon for Bakken gnr 20 bnr 1 og 7

PS 17/42 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 17/43 Referatsaker 3

4 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: 10.05.2017 2017/706-1 / 153 Espen Grimsland 37 11 97 34 espen.grimsland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/44 Formannskapet 06.06.2017 Kommunestyret 22.06.2017 Tertialrapport 1. tertial 2017 Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar tertialrapport for 1. tertial 2017 til orientering. Vedlegg: Tertialrapport 1. tertial 2017 Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen registrerer til sin tilfredshet at samtlige enheter har vist særdeles god budsjettdisiplin gjennom årets 4 første måneder. Det minnes likevel om at marginene er små, og at det vil være nødvendig med en stram budsjettstyring også resten av året om man skal få et resultat i henhold til budsjett.

5 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 30.03.2017 2017/248-4 / 004 Kai Høgbråt 37 11 97 50 kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/15 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 18.04.2017 17/16 Eldreråd 24.04.2017 17/12 Administrasjonsutvalg 18.04.2017 17/7 Arbeidsmiljøutvalg 18.04.2017 17/45 Formannskapet 06.06.2017 Kommunestyret 22.06.2017 Årsmelding for 2016 Rådmannens innstilling: Årsmeldingen for 2016 tas til etterretning. Saksprotokoll i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - 18.04.2017 Rådet konkluderte med at det hadde vært ønskelig med en oversikt og noen kommentarer knyttet til alle fagområdene ved Familiehuset. Rådmannens innstilling med den merknad som kom fram i møtet, ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Eldreråd- 24.04.2017 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg- 18.04.2017 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt.

6 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg - 18.04.2017 Det ble stilt spørsmål ved om tillatelse til bruk av bildene som er brukt i årsmeldingen 2016 er sjekket ut? Kommunens ledelse viser her til at det er enhetslederne som har sendt bildene og bekrefter at det er gode rutiner rundt «bildebruk» både i trykk og digitalt. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Kommunens samlede årsmelding for 2016 Saksdokumenter: Saksopplysninger: Årsmeldingen er en rapportering på de målsettinger som kommunestyret har vedtatt i handlingsprogram og årsplan. Meldingen gir oss en vurdering av måloppnåelse og aktivitet, og beskriver status for året som er lagt bak oss. Årsmeldingen er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogrammet for 2016-2019, og den er formelt sett rådmannens årsmelding. Nytt av året er «glimt fra virksomheten», der enhetene presenterer en historie, eller bilder, fra driften. Dette innebærer i praksis at den ikke skal vedta av kommunestyret, men tas til etterretning. Kontrollutvalget og de politiske organer som meldingen blir sendt til på høring, kan komme med kommentarer og merknader til årsmeldinga. Rådmannens vurdering/merknader: Måloppnåelsen i 2016 har stort sett vært god når det gjelder kommunens virksomhet, og det har vært arbeidet bevisst med overordnede felles mål. I den forbindelse viser rådmannen til kapitlene for de enkelte enhetene i årsmeldingen når det gjelder tjenesteyting og drift. Gjerstad kommunes regnskap for 2016 er gjort opp med et underskudd (netto driftsresultat) på kr 4.417.000 som utgjør ca. 1,7 % av sum driftsinntekter. Tar man hensyn til bruk av tidligere avsatte fondsmidler og fondsavsetninger gjort i 2016, er resultatet likevel kr 394.000 bedre enn budsjettert. Flere av enhetene hadde mindreforbruk i 2016, deriblant skole, barnehage og Samfunnsenheten. Gledelig er det at det i det første driftsåret for Barneverntjenesten Øst i Agder (Gjerstad er vertskommune) var et samlet mindreforbruk på 3,8 mill. Dette beløpet skal fordeles på deltakende kommuner. Enkelte enheter hadde et merforbruk på drifta. Dette har politikerne vært kjent med gjennom løpende økonomirapportering. Tiltak ble satt i verk, og det bidro til å redusere overforbruket for disse, men av ulike årsaker som vi ikke fullt ut er herre over, var det ikke mulig å rette opp alt.

Det dreier seg hovedsakelig om kostnader til særlig ressurskrevende tjenester, og høyere personalkostnader for å holde nødvendig tjenestetilbud i gang. Rådmannen viser ellers til årsmeldingen og til regnskapet for 2016 og finner ikke grunn til å gi ytterligere kommentarer i saksutredningen. Melding om vedtak sendes til: 7

8 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: 10.05.2017 2016/1793-7 / 210 Espen Grimsland 37 11 97 34 espen.grimsland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/46 Formannskapet 06.06.2017 Kommunestyret 22.06.2017 Årsregnskap 2016 Rådmannens innstilling: 1. Det fremlagte driftsregnskapet for 2016, som viser et negativt netto driftsresultat på kr 4.415.924,83 og et positivt budsjettavvik (tidligere kalt regnskapsmessig mindreforbruk) på kr 394.545,10 fastsettes som Gjerstad kommunes driftsregnskap for 2016. 2. Det positive budsjettavviket avsettes til fond for amortisering av premieavvik, som etter dette vil utgjøre kr 29.004.251,42. Akkumulert premieavvik per 31.12.2016 utgjør kr 31.815.832,95, og fondet har følgelig en underdekning på kr 2.811.581,53 som må dekkes inn i senere budsjettår. 3. Det fremlagte investeringsregnskapet for 2016 fastsettes som Gjerstad kommunes investeringsregnskap for 2016. Vedlegg: Regnskap 2016 Revisors beretning 2016 Revisors oppsummering 2016 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2016 Saksopplysninger: Regnskapet for 2016 ble avsluttet 27.02.2017 og oversendt Aust-Agder Revisjon IKS samme dag. Regnskapet viste seg imidlertid å inneholde feil, og korrigert utgave ble utarbeidet og oversendt revisjonen 24.04.2017. Revisor avga sin beretning uten merknader 09.05.2017. Kontrollutvalget behandlet saken i møte 24.05.2017 i sak 9/17, og anbefaler at Gjerstad kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes.

Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen viser til revisors oppsummering, og ønsker å trekke frem et par momenter fra denne. Om driftsresultatet for 2016 isolert sett sier revisjonen: 9 «Regnskapsført netto driftsresultat for regnskapsåret 2016 er negativt og utgjør kr 4,4 mill, mot negativt beløp i revidert budsjett på kr 5,7 mill. KMD anbefaler at netto driftsresultat minst utgjør 1,75 % av sum driftsinntekter. Anbefalingen tilsier at kommunen minst skulle hatt et positivt netto driftsresultat på kr 4,6 mill, dvs. et negativt avvik på kr 9 mill.» Rådmannen mener det for fremtiden bør tilstrebes et resultat minst i tråd med KMD sin anbefaling, for å sikre stabilitet i kommunens tjenestetilbud. Om kommunens økonomiske stilling heter det videre: «Ved utgangen av 2016 utgjør netto balanseført premieavvik i balansen kr 31,8 mill, mens kommunens frie driftsfond og mindreforbruk utgjør til sammen kr 30,2 mill. Som tidligere omtalt er inntektsføringen av premieavviket i strid med de grunnleggende prinsippene for kommuneregnskapet, men i tråd med regnskapsforskriften. Resultatet av den årlige netto inntektsføringen er at kommunens driftsresultat blir tilsvarende høyere, til tross for at pengene allerede er benyttet til pensjonspremiebetaling. Akkumulert premieavvik i balansen utgjør derfor ikke en pengefordring, men en utsatt utgiftsføring i regnskapet som trenger finansiering. Amortiseringstiden for akkumulert premieavvik i balansen har blitt redusert fra opprinnelig 15 år til 7 år (f.o.m. 2015). Dette betyr at utgiftsføringen (amortisering/tilbakeføring) av akkumulert premieavvik i balansen vil skje over kortere tid, og med dertil høyere beløp pr år. Konsekvensen er økt årlig belastning i kommunens driftsregnskap de kommende årene.» Det er verd å merke seg at av de frie driftsfond revisjonen refererer til, utgjør premieavviksfondet kun 29 mill av de 30,2 mill. De øvrige 1,2 mill utgjøres av fondsmidler som kommunestyret tidligere har avsatt til markedsføring av Lindeberga, kompetanseutvikling og kommuneplan, samt driftsfond til bruk i Samfunnsenheten og Visedal barnehage. Det generelle disposisjonsfondet utgjorde kr 4,1 mill ved inngangen til 2016, men ble tømt i løpet av året. Status per 31.12.2016 er altså at kun 29 mill av en premieavviksforpliktelse på kr 31,8 mill er finansiert, og det vil måtte finnes inndekking for de resterende kr 2,8 mill i kommende budsjettår.

10 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: 30.05.2017 2017/431-6 / H31 Torill Neset 37119731 torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/47 Formannskapet 06.06.2017 Kommunestyret Forskrift om rett til langtidsopphold i sykehjem - endelig behandling Rådmannens innstilling: Gjerstad kommunestyre fastsetter forskrift om rett til langtidsopphold i sykehjem kriterier og venteliste i Gjerstad kommune. Vedlegg: Forslag til forskrift om rett til langtidsopphold i sykehjem kriterier og venteliste i Gjerstad kommune_endelig Saksdokumenter: Saksframlegg til formannskapet 18.4.17 (PS 17/28) Saksopplysninger: Formannskapet vedtok 18.4.17 i sak PS 17/28 at forslag til forskrift legges ut på kommunen sine hjemmesider og sendes Eldrerådet og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne til behandling. Høringsfrist var satt til 26.5.17. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne hadde saken til behandling i sitt møte 16.5.17 (sak PS 17/20), det samme hadde Eldrerådet i sitt møte 22.5.17 (sak PS 17/23). Utover behandlingen i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldreråd, som er referert nedenfor, er det ikke innkommet andre høringsuttalelser. Saksprotokoll i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - 16.05.2017 (PS 17/20) Rådet samlet seg om følgende omforente forslag til høringsuttalelse: 4, 2. setning, endres slik:

11 «Følgende forhold skal utredes når det søkes om langtidsopphold:» 4, siste setning («Tilleggsvilkår for langtidsopphold i skjermet avdeling») endres til to punkter med slik tekst: Søkeren må ha en fastsatt demensdiagnose stilt av lege Søkere med langt fremskreden demenssykdom, som er engstelige, utagerende, urolige og lignende. Dette ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Eldreråd - 22.05.2017 (PS 17/23) Behandlingen i råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne ble referert. Eldrerådet sluttet seg til denne endringen. 4, 2. setning, endres slik: «Følgende forhold skal utredes når det søkes om langtidsopphold:» 4, siste setning («Tilleggsvilkår for langtidsopphold i skjermet avdeling») endres til to punkter med slik tekst: Søkeren må ha en fastsatt demensdiagnose stilt av lege Søkere med langt fremskreden demenssykdom, som er engstelige, utagerende, urolige og lignende. Det ble foreslått følgende endring av 4, 5. kulepunkt: Familieforhold og nettverk, herunder nære pårørendes helsesituasjon. Rådmannens vurdering/merknader Rådmannen har innarbeidet endringsforslagene fra råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldrerådet i det endelige forslaget til forskrift som med dette legges frem til endelig behandling og fastsetting i formannskap og kommunestyre. Melding om vedtak sendes til:

12 Gjerstad kommune Samfunnsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 31.05.2017 2010/842-68 / 20/1 Liv Kirsten Eide 900 94 961 liv.kirsten.eide@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/48 Formannskapet 06.06.2017 Vurdering om å trekke tilbake konsesjon og å sette frist for videresalg for Bakken gnr 20 bnr 1 og 7 Rådmannens innstilling: I samsvar med konsesjonsloven 18 trekker Gjerstad kommune, Formannskapet, tilbake konsesjonen Knut Hartveit ble innvilget for Bakken, gnr 20 bnr 1 og 7 i Gjerstad kommune, jf. Formannskapets sak 15/51 og fylkesmannens klagebehandling. Det settes en frist på 3 måneder etter stadfestet vedtak, til frivillig å overdra eiendommen til noen som kan få konsesjon eller som ikke trenger konsesjon. Dersom fristen ikke overholdes oversendes saken fylkesmannen for tvangssalg, jf. konsesjonsloven 19. Vedlegg: Ettersendte merknad/oppsummering etter møtet 30,05. 2017 Dokumenter fremlagt i møte med rådmannen 30.05. 2017 Svar på forhåndsvarsel dat. 26.04. 2017 Forhåndsvarsel dat. 06.04. 2017 Fylkesmannens vedtak dat. 16.03. 2017 Formannskapet sak 15/51 dat. 08.09. 2015 Saksdokumenter (nye): Ettersendte merknad/oppsummering etter møtet 30,05. 2017 Dokumenter fremlagt i møte med rådmannen 30.05. 2017 Svar på forhåndsvarsel dat. 26.04. 2017

13 Forhåndsvarsel dat. 06.04. 2017 Fylkesmannens vedtak dat. 16.03. 2017 Formannskap sak 15/51 dat. 08.09. 2015 Saksopplysninger: Hartveit søkte og fikk konsesjon på Bakken i 2005. Siden det den gang var lengre frist for å (løse) ta eiendommen på odel, som sammenfalt med normal tilflyttingsfrist på 1 år, samt at huset hadde behov for oppgradering/renovering fikk søker en 3-års frist med å flytte til eiendommen noe som var i samsvar med søknaden. Det ble reis odelsløsningssak, men da tilflyttingsfristen gikk ut var ennå ikke denne saken avgjort. Når løsningssaken var avgjort i 2010 varslet kommunen om at de vurderte å trekke konsesjonen tilbake siden vilkåret om bosetting av eier ikke var oppfylt. Slik sak ble deretter fremmet. Saken endte i 2015 i Landbruksdirektoratet etter at Fylkesmannen fattet vedtak om tvangssalg med bakgrunn i kommunale vedtak. Saken ble av direktoratet sendt tilbake til kommunen fordi den, i første omgang, ikke hadde sannsynliggjort godt nok at noen andre ville bosette seg på eiendommen. Saken om vilkår om personlig boplikt ble behandlet på nytt i juni 2015 i kommunen, klagebehandling i september 2015 og deretter oversendt Fylkesmannen for endelig klagebehandling, jf. vedlegg. Beklageligvis brukte Fylkesmannen svært lang tid på denne og først i mars 2017 stadfestet de kommunens vedtak om personlig boplikt. Kommunen har i brev av 06.04. 2017 forhåndsvarslet at en vurderer å trekke konsesjonen tilbake fordi vilkåret om bosetting, som er et vesentlig vilkår, er misligholdt. Det ble satt en frist på 1 måned til å komme med merknader til dette. Hartveit har i brev av 26.04. 2017, jf. vedlegg, besvart forhåndsvarselet. Han ber om et møte der han ønsker å diskutere: 1. Konsesjonsvilkårene/krav om tilbaketrekking av konsesjon (tidsperspektivet) 2. er det alternativer til personlig boplikt? 3. Tidspunkt for salg av eiendommen 4. Frivillig salg av eiendommen og tidsavgjørelse før krav om tvangsauksjon 5. Salg av regulert områder (skiskytteranlegg på Vestøl) til Gjerstad kommune? Hvordan skl dette eventuelt utføres samtidig med brudd på konsesjonsvilkår 6. Plan for oppstart utbygging av regulert hytteområde på Kvenåsen Som prinsipp nekter ikke rådmannen slike møter, og møte fant sted tirsdag 30.05. 2017 med rådmann, jordbrukssjef og ingeniør/byggesaksbehandler til stede. Hartveit møtte alene og la frem sine synspunkter. Han la også frem en dokumentmappe bestående av sitt brev dat. 26.04. 2017 samt ny driftsplan, verditakst i for bindelse med odel-løsningssaken, familiens skogbrukshistorie, avtaler om skiskytteranlegg og områdekart over hyttefeltet. For å unngå at saken ligger til over sommeren hadde rådmannen avklart med ordfører at dette saksfremlegget kunne ettersendes torsdag 01.06. 2017 for å komme med i formannskapet sitt møte 06.06. 2017. For at Hartveit skulle få frem sitt syn, uten rådmannens tolkning, på spørsmålene ovenfor fikk han mulighet til også å sende det inn skriftlig senest torsdag morgen, jf. vedlegg. Hartveit bemerker at det er uforståelig at Fylkesmannen har brukt så lang tid på en slik klagesak. Grunnet den lange tiden trodde Hartveit at saken var over og startet igjen planlegging og drift av skogen. Grunnet drift av eiendom og firma fra landbrukseiendom i Sandefjord godtar ikke Skatteetaten at Hartveit flytter til Vestøl med Sandefjord som pendlerbolig fordi dette er en stor bolig. Ut fra dette ønsker Hartveit at formannskapet ser på muligheten for å leie ut Bakken og på den måten

14 oppfylle boplikten. Ved utleie kan huset oppgraderes og en kan legge inn bad/toalett. Dersom eiendommen kreves solgt kan de arealene som naboen i dag bruker vederlagsfritt i sin storfedrift bli brukt av ny eier og dermed mister dagens driver ca. 100 daa. Rådmannens vurdering/merknader: Kommunen har vedtatt å opprettholde vilkåret om personlig boplikt på Bakken som også er klagebehandlet hos Fylkesmannen. Kommunen skal etter konsesjonsloven 17 første ledd tredje punktum føre kontroll med at vilkår satt for konsesjon blir overholdt. Det er konstatert at vilkåret om personlig boplikt ikke er oppfylt da eier ikke er bosatt på eiendommen etter reglene i folkeregisterloven. Siden vilkåret for å gi konsesjon, personlig bosetting, ikke er tilstede er det neste steget å vurdere å trekke konsesjonen tilbake. Dersom konsesjonen trekkes tilbake må eier selge eiendommen til noen som kan oppfylle vilkåret om boplikt innen 3 måneder, jf. konsesjonsloven 18. Dersom fristen oversittes kan kommunen oversende saken til fylkesmannen som kan selge eiendommen etter reglene om tvangssalg, jf. konsesjonsloven 19. Rådmannens hovedinntrykk etter møtet med Hartveit er at han mener han tilført eiendommen, og området, næringsaktivitet i form av regulering til hytteområde som han også har kontakter med for å kunne bygge ut. I tillegg har han skjøttet kulturlandskap og skog samt tilrettelagt for løypetraseer på eiendommen. Han har selvsagt drevet skogen som er hans hovedinteresse, selv om det ikke har vært godt nok i egne øyner den siste tiden. Det har vært fordi denne saken har dratt ut og fordi han var ganske sikker på ikke å få igjen investeringene ved et salg enten det er vedd frivillig salg eller tvangssalg. I møte, og i tilbakemeldingen etter møtet, ble det sagt at for Hartveit er utleie en mulighet, og han mener at dette vil være en like god løsning som personlig boplikt. Han vil uansett bare ha bebodd eiendommen i 5 år slik lovens vilkår er og etterpå ville eiendommen stått tom. Han hevder at utleie vil sikre mer/lengre fast bosetting en personlig boplikt. Når det gjelder bosetting i bare 5 år fremgår det av konsesjonsloven 5 2 ledd. Det heter her at for eiendomsoverdragelser av eiendommer med over 25 daa jord eller over 500 daa produktiv skog er det vilkår om at ny eier selv flytter til eiendommen innen 1 år og selv bebor den i minst 5 år (lovbestemt boplikt). Samme vilkår kan settes for eiendommen som krever konsesjonsbehandling, som for Bakken. Det er ikke etter loven mulighet for å sette vilkår om bosetting utover 5 år, og heller ikke for eiendommer som konsesjonbehandles. Utleie har ikke tidligere vært behandlet særskilt. Etter vår vurdering ligger det (upersonlig boplikt) implisitt i alle tidligere vurderingene om personlig boplikt. Det er som regel slik at en eier legger mye mer ressurser ned i eget hus enn en leietaker gjør i sin leide bolig. Et annet moment som forvaltningen hører i saker med upersonlig boplikt (utleie) i stedet for personlig boplikt er at det er hevdes vanskelig å få leid ut eiendommen. Dermed vil det stadig være saker knyttet til mislighold av boplikten, og slett ikke sikkert at det sikrer bosetting utover 5 års fristen nevnt ovenfor. Så langt som denne saken har gått mener rådmannen at det riktige for kommunen vil være å trekke konsesjonen tilbake og kreve eiendommen solgt, eventuelt ved tvangssalg. Melding om vedtak sendes til: Knut Hartveit, Kodalsveien 136, 3220 Sandefjord

Vedlegg 1 Forhåndsvarsel - Brudd på konsesjonsvilkår, gnr 20 bnr 1 m.fl. i Gjerstad kommune 2 Svar på forhåndsvarsel om brudd på konsesjonsvilkår 3 Tilleggsdokumenter til brev datert 26.4.17 4 Kommentarer i forbindelse med møte den 30. mai 2017 5 Svar på klage på lemping av vilkår om boplikt 6 Særutskrift Behandling av klage vedrørende avslag p? søknad om lemping av vilkår om boplikt på eiendommen Bakken, gnr. 20 bnr. 1 m.fl. 15