TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 14.5.2013 12.00 15.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou (tilstede f.o.m. sak 27/13) Kari Workinn (tilstede t.o.m. sak 37/13) Åshild Fause Andre Fra Tromsø Parkering KF: Styreleder Peter Reinholdtsen (tilstede i sak 27/13) Direktør Tore Harry Paulsen (d.s.) Økonomikonsulent Anita Johansen (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 24-37/13 Underskrifter Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Frid Fossbakk (tilstede i sak 29/13) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 32/13) Konst. fagsjef regnskap Ann-Karin Dimmen (d.s.) Regnskapsrådgiver Fredrik Nybø (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andrè Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Lill Martinsen Edmund Kristoffersen sign.
Blad 2 Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Åshild Fause sign Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 7.5.2013 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 24/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.4.2013 25/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.4.2013 (etatsbesøk) 26/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø Parkering KF 27/13 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2012 28/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø Havn KF X 29/13 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2012 30/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø kommune X 31/13 Revisjonsbrev nr. 18 Tromsø kommune bundne driftsfond per 31.12.2012 32/13 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2012 33/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet og ressursbruk i grunnskolene med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning overordnet prosjektskisse 34/13 Godtgjørelse i forbindelse med kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter 35/13 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamling - orientering 36/13 Sak unntatt offentlighet oppfølging sak 2/13 Offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1. ledd 37/13 Referatsaker nr. 1 X X
Blad 3 24/13 Godkjenning av protokollen fra møtet 9.4.2013 Protokollen fra møtet 9.4.2013 godkjennes. Protokollen fra møtet 9.4.2013 godkjennes. 25/13 Godkjenning av protokollen fra møtet 9.4.2013 (etatsbesøk) Protokollen fra møtet 9.4.2013 (etatsbesøk) godkjennes. Protokollen fra møtet 9.4.2013 (etatsbesøk) godkjennes. 26/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 4 27/13 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2012 til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Direktøren og styrelederen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Parkering KF v/ styret 28/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 5 29/13 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2012 til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektøren og styrelederen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Havn KF v/ styret 30/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 6 31/13 Revisjonsbrev nr. 18 (2012) Tromsø kommune bundne driftsfond per 31.12.2012 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 18, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2013, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om når arbeidet med etablering av tilfredsstillende rutiner, samt gjennomgang av tidligere års avsetninger, antas å være ferdigstilt. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 18, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2013, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om når arbeidet med etablering av tilfredsstillende rutiner, samt gjennomgang av tidligere års avsetninger, antas å være ferdigstilt. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 32/13 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2012 til Tromsø kommunes årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.
Blad 7 Byrådsleder og fagsjef regnskap orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2012 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø kommunes årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. - Tromsø kommune v/ ordfører 33/12 Forvaltningsevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen med særlig fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i grunnskolen, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 8 34/13 Godtgjørelse i forbindelse med kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter Kontrollutvalget anmoder byrådet å foranledige at det blir gjort endringer i godtgjørelsesreglementet som innbefatter at utvalgets medlemmer også får vanlig godtgjørelse og utgiftsdekning for utøvelse av tilsynet iht. kommunelovens 80, 3. ledd. Kontrollutvalget anmoder byrådet å foranledige at det blir gjort endringer i godtgjørelsesreglementet som innbefatter at utvalgets medlemmer også får vanlig godtgjørelse og utgiftsdekning for utøvelse av tilsynet iht. kommunelovens 80, 3. ledd. - Tromsø kommune v/ byrådet med gjenpart til ordfører 35/13 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamling - orientering Edmund Kristoffersen orienterte fra bedriftsforsamlingen i Troms Kraft AS den 23.4.2013. Kari Workinn orienterte fra generalforsamlingen i Tromsø Veg AS den 14.5.2013. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering.
Blad 9 36/13 Sak unntatt offentlighet oppfølging av kontrollutvalgssak 2/13 Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte (fastsatt til 18. juni). Kommunaldirektøren innkalles til møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte (fastsatt til 18. juni). Kommunaldirektøren innkalles til møtet. 37/13 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 4.4.2013 b) Byrådsmøtet 11.4.2013 c) Byrådsmøtet 18.4.2013 d) Byrådsmøtet 25.4.2013 e) Byrådsmøtet 2.5.2013 f) Byrådsmøtet 8.5.2013 B. GENERALFORSAMLING I TROMSØ ASVO AS - DATO a) E-post av 15.4.2013 fra Tromsø Asvo AS b) Innkalling av 2.5.2013 til generalforsamling den 24.5.2013 (levert ut i møtet) C. KONTROLLUTVALGSSAK 18/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KVALITET I ELDREOMSORGEN a) Brev av 3.5.2013 fra Tromsø kommune D. RAPPORT FRA TILSYN MED KOMMUNENS ARBEID MED OPPFØLGING AV BARN I FOSTERHJEM VED BARNEVERNTJENESTEN I TROMSØ KOMMUNE 2012 a) Rapport datert 3.5.2013 fra Fylkesmannen i Troms
Blad 10 E. GENERALFORSAMLINGER I REMIKS MILJØPARK AS OG DATTER- SELSKAPENE TIL REMIKS MILJØPARK AS a) Innkalling til generalforsamling den 21.5.2013 i Remiks Miljøpark AS datert 18.4.2013 (levert ut i møtet oppdatert innkalling datert 7.5.2013) b) Innkalling til generalforsamlingen den 7.5.2013 i datterselskapene til Remiks Miljøpark AS datert 30.4.2013 Felles forslag til vedtak: Referatsakene A E tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A E tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 14. mai 2013 Inger Johansen