Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 27.09.2013 Kl.: 09:00 12:20 Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 19/13 26/13 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad (gjekk 11.15) FORFALL DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Sakliste: Saknr. Sak 19/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 20/13 Godkjenning av protokoll frå møte 08.05.2013 21/13 Budsjett for kontroll tilsyn og revisjonsarbeidet i Ullensvang herad 2014 22/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad 23/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 24/13 Tinging av prosjektplan forvaltningsrevisjon etter plan 25/13 Meldingar 26/13 Orienteringssaker Ymse 1
19/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Det framkom ikkje merknader til sakliste. VEDTAK: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. 20/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 08.05.2013 Det framkom ikkje merknader til møtebok VEDTAK: Protokollen frå møtet 08.05.2013 vart samrøystes vedteken 21/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYNS OG REVISJONSARBEIDET I ULLENSVANG HERAD 2014. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. 22/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KOMMUNALT VEDLIKEHALD I ULLENSVANG HERAD Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport, Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad Rapport. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt, IHR rapport nr 5/2013 FORSLAG TIL INNSTILLING Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: 2
Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov Odd Storebø frå IHR orienterte kort om rapporten. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 framsett: Heradsstyret viser til rådmannen sin uttale til rapporten og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplanen. Forslag til innstilling inkludert nytt punkt 2 vart samrøystes vedteke. INNSTILLING 1. Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 2. Heradsstyret viser og til rådmannen sin uttale til rapporten, og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplanen. 3
23/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR. FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som heradet har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber heradsadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. Odd Storebø frå IHR orienterte om at det er ikkje kome innkallingar til generalforsamlingar i Hardanger Energi. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som heradet har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber heradsadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde offentlege selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. 24/13 TINGING AV PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER PLAN. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. 4
Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane/momenta: A Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgsektoren B Leiarstruktur C Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. D Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet 3. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan 30.10.2013 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 15.11.2013 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane/momenta: A Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgsektoren B Leiarstruktur C Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. D Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet 3. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan 30.10.2013 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 15.11.2013 25/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 7 IHM Protokoll frå møte i representantskapet 8 Ullensvang herad Vedtak i HST rekneskap 2012 9 Ullensvang herad Vedtak i HST Standard atterhald 10 Ullensvang herad Vedtak i HST Tertialrapport 1-2013 11 Ullensvang herad Vedtak i HST Samanslåing IHR Sogn og Fjordane revisjon IKS FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering 5
Meldingane vert tekne til orientering 26/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 2 IHR Revisjonsstrategi for Ullensvang herad 3 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon 4 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering 1 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 6. og 7. mars på Solstrand. Invitasjon vert sendt ut i neste veke. Alle kontrollutval, revisjonar og sekretariat i Hordaland vert invitert. 2 IHR Revisjonsstrategi for Ullensvang herad Odd Storebø frå IHR orienterte. 3 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon Odd Storebø frå IHR orienterte og svarte på spørsmål. - Selskapsavtale er no til kvalitetssikring hjå KS - Styreleiar skriv pt. saksførebuing til kommunane - Det vart spurt om tidshorisont for samanslåinga i høve vedtaket i heradsstyret i Ullensvang sak 033/13 Odd Storebø frå IHR svara slik: Samanslåing frå og med 01.01.2014 Rekneskapsrevisjon i eksisterande selskap ferdig 01.07.2014 Siste frist for endeleg samanslåing: 01.07.2014 Atterhalda i sak 033/12: 1) Berre ein kommune i Sogn har handsama dette. 2) kontakt med ein person, ikkje formell avtale 3) pensjonsordning i høve tidlegare tilsette er på plass. Det vart og spurt om selskapsavtalen kjem til kontrollutvalet for innstilling til heradsstyret Odd Storebø frå IHR svara slik: Dette er tenkt direkte til heradsstyret IHR undersøker og gjev attendemelding på om dette må til kontrollutvalet først. 6
4 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m Orienteringssakene vart tekne til orientering YMSE Ingen saker meldt. 7