NOTAT TIL: STYRET I HMN FRA: ANNE GRETE VALBEKMO EMNE: FORPROSJEKT; TETTERE ORGANISATORISK INTEGRERING AV RUSBEHANDLING MIDT-NORGE HF I ØVRIG SPESIALISTHELSETJENESTE DATO: 7. MARS 2013 KOPI: Oppsummering Gjennomføring Forprosjektet har hatt seks møter. Det har vært godt oppmøte og mye engasjement. Møteplan for forprosjektet har vært fulgt som planlagt: På første møte ble det foretatt en kartlegging av kritiske suksessfaktorer, noe som har skjerpet forprosjektet i forhold til evt faktorer som kan føre til at sluttrapporten ikke blir ferdig innen tidsfristen. En kritisk faktor som ble identifiserte var mangel på tid, både mangel på tid blant forprosjektgruppa i forhold til å kunne prioritere prosjektmøtene og mangel på tid blant ressurser utenfor forprosjektgruppa som det er behov for å involvere. Noen andre kritisk faktorer var at forprosjektet ikke setter fokus på de viktigste punktene i aktivitetsplanen, at gruppa går utenfor mandatet eller at det blir for høyt detaljnivå/ambisjonsnivå. Som et tiltak i forhold til noen av de kritiske faktorene som ble kartlagt, ble det lagd en oversikt med prioritering av de ulike aktivitetene, se figur 1. Dette har vært til hjelp i forhold til å styre tidsbruken riktig i forhold til aktivitetene.
Behov for mye diskusjon Ikke omfattende, noe diskusjon Ikke behov for mye diskusjon Organisering av vurd.arb - TSB Prinsipper, innplassering av personell IKT-systemer Avklare formelle forhold Pas.flyt på tvers av HF enes opptaksområde Tjenesteavtaler m/ kommunene Avtaler m/ priv. institusjoner Avklare forhold omkring arkiv Finansieringssystem Reg. fagledernettverk - TSB Kommunikasjon Verdivurdering bygningsmasse Innpassing av TSB i det enkelte HF Integrerte pas.- forløp rus, somatikk, psyk KoRus FoU LMS Avtaler (leasing, leieforhold etc) Kartlegge når en Integrering bør gjennomføres Videreføring av felles Integreringstiltak m/ kommunene IKT-strategi Brukerutvalg Rapport Figur 1: Oversikt over prioritering av aktivitetene i forprosjektet De store utfordringen som forprosjektet ser i forhold til fusjonen er; Organisering Pasientflyt Finansiering IKT-systemer Organisering Forprosjektet ser at det kan være flere alternative måter å løse dette på innenfor HF ene. Tre alternativ er: Organisert som en egen klinikk for rus og avhengighet Organisert som avdeling for rus og avhengighet inn under en somatisk klinikk Organisert som Avdeling for rus og avhengighet inn under Psykisk helsevern Det vil være fordeler og ulemper med alle alternativer, og en modell passer kanskje ikke alle HF ene. Uavhengig av hvordan TSB organiseres, så er det viktig å skape arenaer for samarbeid på tvers slik at en unngår bås-tenkning. Samorganisering kan gi bedre samarbeid, men er verken nødvendig eller tilstrekkelig for å få til samarbeid. Det må legges til rette både i forhold til ledelse, kulturarbeid og møtepunkter. 2
Det blir en egen legespesialitet innen rusfaget i nær fremtid. Det er nasjonale og regionale føringer for at rusfaget skal styrkes. Det blir viktig at dette understøttes også etter fusjon. Rusfaget har tradisjonelt hatt lav status, og det må sørges for synlighet. Dette kan gjøres for eksempel ved en egen klinikk og/eller ledelsesmessig fokus. Det må legges til rette for videreutvikling av faget. Pasientflyt i regionen Det er brukt mye tid på diskusjon omkring hvordan det skal legges til rette for fortsatt god pasientflyt på tvers i regionen etter fusjon, samt finansieringsmodeller. Det har vært en del diskusjon omkring vurderingsarbeidet TSB, og denne diskusjonen har vært sett i sammenheng med pasientflyten forøvrig. Behovet for et regionalt fagledernettverk har også vært drøftet, samt at gruppen mener at det er behov for en koordinerende enhet for TSB. En slik enhet vil være limet i forhold til TSB i et regionalt perspektiv. Ved integrering av TSB i foretakene kan fagfeltet blir mer fragmentert ut fra et helhetlig og regionalt perspektiv. Dette kan motvirkes ved å ha en slik koordinerende enhet. En koordinerende enhet bør ha nærhet til operativ virksomhet, men samtidig nok avstand. Det må avklares grensesnittet opp mot RHF et og HF ene. En må være tydelig på mandat, beskrive innhold og ressurser. Forprosjektet har jobbet frem prosesskart med ulike alternativ for pasientflyt, vurderingsarbeidet og en koordinerende enhet. De ulike alternativene vil bli belyst i rapporten med både fordeler og ulempet, samt at evt. ulike problemstillinger vil bli løftet frem. IKT-systemer Tidlig i prosjektet ble integrasjon av IKT-systemer pekt på som en kritisk faktor i fusjonsprosessen. I den forbindelse bestilte forprosjekt en rapport fra Hemit som skal redegjøre for hvilke IKT-forhold som blir berørt i forbindelse med at RUS-foretaket fisjoneres inn i øvrige sykehusforetak. Formålet er å gjennomgå dagens IT-løsninger i RUS-foretaket og foreslå mulige alternativer knyttet til IT når RUS-foretaket er integrert inn i sykehusforetakene. Utredningen fra Hemit skal etablere et beslutningsgrunnlag som skal angi: Hvilke IKT-systemer som bør utfases, og hvilke som bør beholdes, dette basert på krav til funksjonalitet. Når en integrering i øvrige spesialisthelsetjeneste bør gjennomføres ut fra IKTsystemer og IKT-strategien. Hvilke formelle forhold som må avklares (juridiske, økonomiske, ressursmessige forhold) Vurdere hvor lang tid som må brukes på selve gjennomføringen av fusjon i forhold til IKT-systemer, både med tanke på opplæring av ansatte, konvertering av data og andre tilpasninger som må gjøres. Gi en IKT-faglig konsekvensvurdering av en eventuell gjennomføring av fusjonen uten at systemene er fullt ut integrert, og hvordan negative konsekvenser kan reduseres. Hvilke rammebetingelser som må være på plass for å få en vellykket overgang i forhold til IKT-systemer, herunder estimere ressursbehovet i HEMIT. RUS-foretaket benytter i all hovedsak de samme IT-verktøy som øvrige foretak i Helse Midt-Norge med unntak av journalsystem og PAS. RUS-foretaket bruker RUSdata. Dette er ikke et fullelektronisk journalsystem. Det betyr at alle journaler i dag også er på papir. RUS-foretaket har fire separate RUS-databaser som ikke kommuniserer med hverandre. Det er 158 brukere av RUS-data. 3
Ved valg av løsning når det gjelder pasientadministrativ system, mener forprosjektet at tre overordnede mål må være styrende (krav i forhold til funksjonalitet). Det system som velges må: Overholde myndighetskrav Overholde rapporteringskrav Legge til rette for integrering rus, psykiatri og somatikk. Ved valg av pasientadministrativt system, er det også viktig at en tenker gjennom hvilken løsning som belaster Helseforetakene minst, inkl Hemit. Ansatte og arbeidsavtaler Prinsippet om virksomhetsoverdragelse skal legges til grunn. Dette gir en god oppskrift på selve gjennomføringen. Ansattes rettigheter i forbindelse med omdanningen reguleres etter Arbeidsmiljøloven kapittel 16: Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Dette gir alle ansatte rett til å videreføre sitt arbeidsforhold med samme personlige betingelser og som hovedregel med samme stillingsinnhold. Det er etablert en HF-gruppe bestående av representanter fra HF ene og RMN. Arbeidet koordineres av RHF et. Gruppa etableres både for å forberede mottakende organisasjon, gi ensartet informasjon til ansatte i RUS og nye kolleger, samt bidra til gode prosesser med hensyn til fremtidige organisatoriske tilpasning av virksomheten. Det er viktig å være tydelig på at gruppen kun skal gi råd, og ikke ta over arbeidsgiveransvaret. Informasjonsarbeidet God og løpende kommunikasjon ut fra forprosjektet har vært svært viktig for å sikre informasjon om utvikling av forprosjektet. Rusforetakets kommunikasjonsrådgiver, Trine Nordgård Stensaas, har deltatt i alle møter og jobbet tett opp mot prosjektleder for å bistå i prosessen. Det ble laget en kommunikasjonsplan tidlig i forprosjektet. Den ble utarbeidet etter innspill fra forprosjektsgruppa hvor viktige målgrupper, hovedbudskap og kanaler ble kartlagt. Integreringen av rus inn i øvrig spesialisthelsetjeneste har naturlig nok vakt størst interesse internt i rusforetaket. Utfordringen er å nå ut til alle målgruppene. I forhold til mottakende helseforetak er det vanskeligere å få informasjonen spredt nedover i organisasjonen. Daglig drift er det som opptar ansatte, og endringer som ligger noe fram i tid engasjerer ikke i samme grad. Det har blitt opprettet områder for integreringsprosessen både på www.rus-midt.no, intranettet til rusforetaket, hvor alle ansatte i Helse Midt-Norge kan gå inn, samt at det ble opprettet et åpent ekstranett som et arbeidsområde for forprosjektet. Forprosjektet har også laget informasjonsbrev med hva som har vært tematisert og diskutert i møtene. Brevene har blitt sendt ut kort tid etter møteslutt til alle definerte målgrupper. Kommunal representasjon i forprosjektet Det har kommet spørsmål fra enkelte kommuner på hvorfor kommunene ikke er representert i forprosjektet. Det har da blitt påpekt at integrasjonsprosessen handler mest om en intern organisering som i utgangspunktet ikke skal påvirke pasientbehandling eller samhandling vesentlig. Det er informert om forprosjektet i helseforetakene sine administrative samarbeidsutvalg (ASU). 4
Videre behandling av saken Dato Aktivitet Ansvarlig 15.03.2013 Ferdigstille rapporten Prosjektleder 15.03.2013 Videre behandling av rapporten i RHF et herunder orientering/informasjon til eksterne 12.04.2013 Behandling i koordineringsgruppen for Strategi 2020 17.04.2013 Diskusjon i vårmøtet til RMN. HF-direktørene er innbedt til møtet og utfordret på å si noe om hvordan de tenker seg organisering inn i eget HF Drøfting med tillitsvalgte i RMN Dag Hårstad Adm. dir, RMN 13.05.2013 Styrebehandling RMN HF Adm. dir, RMN 15.05.2013 Felles styreseminar; Orientering om fusjonsprosessen Drøfting med tillitsvalgte HNT HF Adm. dir, HNT 23.05.2013 Styrebehandling HNT Adm. dir, HNT Drøfting med tillitsvalgte HMR HF Adm. dir, HMR 29.05.2013 Styrebehandling HMR Adm. dir, HMR Drøfting med tillitsvalgte St.Olav Adm. dir, St.Olav 30.05.2013 Styrebehandling St.Olav Adm. dir, St.Olav 01.06.2013 Frist ekstern høringsrunde Drøfting AU (KTV) 20.06.2013 Styrebehandling HMN Adm. dir, HMN Etter styrebehandling i HMN Legges frem for departementet, jfr, helseforetaksloven 30 Styret for HMN 5