Del 5 - Aktivitetstabell (oppdatert versjon av tabell vedtatt i IH 06-09) Aktivitet Beskrivelse Status Ferdig dato Ansvarlig Utarbeidelse av aktivitetsplan Uke 6 Fak.dir / Ann- /ledelsen Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet 28.01.09 og 04 02 09 Fak.dir ORGANISASJON/ BEMANNING Prosess for org.- og bemanningsplan Sentraladministrasjon AFH Flytting av fagmiljø Oppstartseminar for seksjonsledere og kontorsjefer 02.02.09 Fak.dir Behandling i interimsstyret av plandokumentet: På vei mot det 10.02.09 Fak.dir/ helsevitenskaplige fakultet Interimsstyret Avklare om stillinger/oppgaver skal overføres til sentraladministrasjon, f. eks. arkiv. sende brev til univ.dir Avklaring fra sentraladministrasjonen 28.02.09 Ann- ref brev Univ.dir av 270309 (09/358-36) Kontinuerli Kontinuerlig Dekan/adm. leder g AFH 04.02.08 Stig Sammen med Avdeling for helsefag (AFH) avklare ny rolle som institutt og overføring av personell Prosess avklares i lederteamet: Arbeidsgruppe for nytt forvaltningsnivå: Stig Ørje (fak dir), Ann- Rydningen (seks.leder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Arnfinn Andersen (dekan AFH). Oppnevnt innen 6.2 Frist for arbeidsgruppens levering 16.02.09 Arbeidsgruppen Koordinering av prosess mellom seksjonene og AFH og Uke 18 Trond sluttpunkt Informere og avklare flytting av fagmiljø mellom institutt: 28.02.09 Instituttleder på -Tannpleier: IKO ansvar nytt institutt og 1
RBUP / BUS Psykologi Indre organisering pr enhet -Bioingeniør: IMB ansvar -AAB: avventer inntil videre -ASH : Avdeling for helsefag ansvar -RBUP/BUS: universitetsdirektøren ansvar - deler bioteknologi: avventer inntil videre Overføring av AAB og deler av biologien Etter univ. styrevedtak 7.5 Arbeidsgruppe oppnevnes av universitetsdirektøren. Gruppens sammensetning blir fastsatt 04.02.09. instituttleder på gammelt institutt Koordineres med fak.adm IMB i samråd med fakultetsledelsen 04.02.09 Univ. dir Rapport fra arbeidsgruppen Univ. dir Overføring av psykologi til Det helsevitenskaplige fakultet. 28.02.09 POA Egen arbeidsgruppe oppnevnes sentralt Rapport fra sentral arbeidsgruppe På høring POA Endelig avklaring av økonomisk oppgjør ved overføring av IPS Univ.dir Arbeidsgruppe ved fakultetet: Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Magne Arve Flaten (Inst.leder IPS), Stig Ørje (fak.dir), Trond (ass.fak.dir) Avventer sentral arbeidsgruppe Arbeidsgruppen Etablere dialog med SV fakultetet om overføring av IPS og koordinering med Helsefak Hver seksjon og institutt må ha egen prosess for å utarbeide forslag til indre organisering. Etablering av gode prosesser og informasjon ved de enkelte enheter Medbestemmelse Møter med tillitsvalgte / vernetjenesten i prosessen 05.02. 24.02 05.03 April / mai Rapport som for bemanningsplan Kontinuerlig 05.02.09 24.02.09 kl 10 05.03.09 kl 10 15.05.09 kl 09 12.06.09 kl 09 Svein Are Tjeldnes / Magne A. Flaten Enhetslederne Enhetsledere Fak.dir og Ann- 2
Faglige fellesavdelinger Fellesressurs adm/tek Rolledeling fakultet og institutt Plan for overføring av faglige fellesavdelinger til instituttene. 04.02.08 Stig Etablering av prosess med forankring i lederteamet. Arbeidsgruppe: Arnfinn Sundsfjord (prodekan forskning DMF), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Roy Bremnes (nestleder IKM), Thrina Loennechen (inst.leder IFA), Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Stig Ørje (fak.dir), Anders Ågmo (IPS) og Bjørn Straume (inst.leder ISM) Oppnevnt innen 6.2 Frist for rapport fra arbeidsgruppen 16.02.09 Arbeidsgruppen Overføring av enheter Mai /juni Mottakende enhet Arbeidsgruppe for å se på løsninger / forvaltning av adm og tek 04.02.09 ressurser på inst. Deltagere: Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Arvid I. Paulsen (kontorsjef IKM) og Eli Berg, IMB (Wenche H. Bakkelund, IMB er vara) Oppnevnt innen 6.2 Frist for rapport fra arbeidsgruppen Høst 2009 Arbeidsgruppen Delrapport fra arbeidsgruppen som knyttes til bemanningsplan 20.02.09 Arbeidsgruppen Arbeidsgrupper oppnevnes i lederteamet: 04.02.08 - Personal / økonomi inkl HMS: Ann- Rydningen (seksj.leder pers/øk), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Kirsten P. Amundsen (rådgiver IMB), Vibeke Guddingsmo (adm.leder AFH) - Utdanning: Elin Skog (seksjonsleder utdanning), Nils- Erik Huseby (prodekan utdanning), Stig Ørje (fak.dir), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Kristin Lagesen (kontorsjef ISM), Susanne Wiking (førsteam. IPS), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Kirsten Amundsen (rådgiver IMB), Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Hermansen (rådgiver 3
Servicetorg Møter med instituttene IKM), Arne Eek (AFH) - Forskning: Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Magne Arve Flaten (inst.leder IPS) og Toril Agnete Larsen (prodekan AFH) Oppnevnt innen 6.2 Felles koordineringsmøte mellom arbeidsgruppene Ikke behov Uke 7 Stig / Ann- Frist for rapportering fra arbeidsgruppene Personal- og økonomi Utdanning Forskning 16.02.09 Arbeidsgruppene Iverksetting av matriseorganisering Høst 09 Fakultetsdirektør Egen arbeidsgruppe senere for implementering August / Torgunn Fra Inst. for psykologi kan Hege Elise Tønsberg delta september 09 Oppstartsmøte med de enkelte instituttene: kontorsjef, Uke 7 Fak.dir/ Anninstituttleder, fakultetsdirektør og seksjonsleder personal/øk IKO IFA IMB IKM ISM Oppfølgingsmøter med de enkelte instituttene (etter behov) Ikke behov Uke 8-10 Fak.dir/ Ann- og det enkelte institutt Adm lederteam Oppfølgingsmøte(-r) med adm. lederteam for avklaring av roller og ansvarsfordeling mellom nivåene o.a Foreløpig plan Instituttene oversender foreløpig plan til fakultetet. IKO ISM IFA IKM IMB IPS IHO Seksjonene oversender foreløpig plan fakultetet. PØ FORM Uke 8 (fra Fak.dir / Annons-) 20.02.09 20.02.09 Institutt leder og Ann- 20.02.09 Seksjonslederne / Ann- 4
UTD FORSK IKT Stillingsbeskrivelser Utarbeide stillingsbeskrivelser der det er behov Kontinuerli g under innplasserin g AFH / IPS og seksjonene Endelig plan Omstillingssamtaler og innplassering Oppstart Administrativ leder ved AFH og kontorsjef IPS inviteres til hver seksjon for dialog om fremtidige tjenester/rollefordeling. IPS: Svein Are Tjeldnes og Frode Svartdal Februar Instituttene / seksjonene / Ann- Den enkelte seksjonsleder i samråd med fak. dir / Ann- Instituttene oversender forslag til org.- og bemanningsplan til fakultetsadministrasjonen. 04.03.09 Instituttleder / Ann- Seksjonene oversender forslag org.- og bemanningsplan til fakultetsadministrasjonen. 04.03.09 Fak. dir. / Ann- Saksframlegg til IH utarbeides 05.03.09 Ann- / Eilif Interimsstyret behandler ny organisasjon og bemanningsplan 09.03.09 Fak. dir./eilif Oversendelse til POA 10.03.09 Fak.dir/Eilif Informasjonsmøte med berørte grupper Kontinuerlig Enhetsledere - enhetsvis Lage detaljert plan for omstillingssamtaler og innplasseringsarbeidet Mars Trond / Ann- / Stig Brev til enhetene med info om organisasjons- og bemanningsplan og informasjon om omstillingssamtaler / Etter 10.03 Uke 11/12 Trond / Ann- innplasseringsarbeidet legge ved detaljert plan Oppstartsmøte med institutter og seksjoner: framgangsmåte og Uke 12 Trond tidsplan for omstillingssamtaler fellesmøte Allmøte for teknisk og administrativt ansatte Uke 13 Stig / Trond / Ann- Møte med de enkelte institutt om omstillingsarbeidet, Ved behov Instituttene / 5
Omstillingssamtaler (innplasseringssamtaler) omstillingssamtaler, rettskravvurderinger, innplasseringer, tilbud fakultetsadm. om stilling osv Omstillingssamtaler med instituttlederne Mars/April Dekan Omstillingssamtaler med kontorsjefene Mars/April Instituttledere Omstillingssamtaler med seksjonslederne Mars/ April Fak.dir Omstillingssamtaler med øvrige ledere Mars / April Nærmeste leder Identifisere hvilke ansatte som blir berørt av fusjonen, dvs hvem som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområdet Mars/ April Senest uke 14 Instituttleder, kontorsjef, seksjonsleder i samarbeid med Identifisere ansatte som ikke er direkte berørt av omstillingen Mars/ April Senest uke 14 fakdir / dekan Instituttleder, kontorsjef, seksjonsleder i samarbeid med fakdir / dekan Lage plan for omstillingssamtaler og gjennomføre samtaler. Institutt/fak. adm. sender lister til Trond. Mars/April Trond Oppfølgingsmøte med kontorsjefer 29.04.09 Stig / Trond / Ann- Innplassering Bistå enhetene med rettskravvurderinger og innplassering Prosess som Ann- / avsluttes i mai Trond / Stig Sende info til alle ansatte om innplassering. Viktig også å gi April / mai informasjon til de som ikke er direkte berørt av omstillingen om videreføring av arbeids- og ansvarsområdet i informasjonsmøter eller i direkte kontakt Oppfølgingssamtaler Andre stillinger Instituttlederstillinger Gjennomføring av oppfølgingssamtaler med de som foreløpig står uten tilbud om innplassering i ønsket stilling Mai Enhetsleder/ Ann- Nærmeste leder Prolongering av instituttlederstillingene Under 20.04.09 Ny dekan / Stig / arbeid Ann- Utarbeidelse av utlysingstekst for instituttlederstillingene og 08.05.09 Ny dekan / Ann- 6
godkjenning av leder for interimsstyret Innstilling i instituttlederstillingene Ny dekan / Ann- Tilsetting i instituttlederstillingene Univ. styret Dekan Utlysing og tilsetting i stilling som dekan 07.05.09 Univ. styre Prodekaner Utpeke prodekaner og fastsette betingelser for disse Mai Ny dekan Lederteam Opprette lederteam ved instituttene Høst Ny inst. led ØKONOMI Fremme Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet 28.01.09 Fak.dir økonomiprosesser for Interimsstyret igangsetter prosess for ny 19.03.09 Trond interimsstyret og fastsetting av budsjett budsjettfordelingsmodell Berede grunnen for felles regnskap ved å utarbeide ny Mai Trond for 2009 kontostruktur med mer Budsjettvedtak knyttet til overføring av enheter til / fra institutt Juni Aug Trond internt på fakultetet Budsjettvedtak knyttet til overføring av enheter til / fra fakultetet Juni Aug Trond Interimsstyret skal fastsette budsjett for det nye fakultet for 16.06.09 Trond perioden 01.08.09 og ut året (IH møte 16.06.09) FORMELLE ORGAN/FULLMAKT ER Interimsstyret Fullmakter Innspill til medlemmer til interimsstyret 23.01.09 Dekan Opprettelse av interimsstyret 05.02.09 Universitetsstyret Konstituering av interimsstyret 10.02.09 Dekan / fak.dir Behandling av plandokument prosessen mot Det helsevitenskaplige fakultet Fullmaktsstruktur og fullmaktsdelegering August Ann- Stillingsinstrukser Ved behov 20.05.09 Stig / Ann- ved innplasserin g Fakultetsstyre valg / Interimsstyret oppnevner valgstyre for FS og de institutt som 20.04.09 Eilif 7
oppnevning skal ha instituttstyre (se valgregler 200900429) Valg til nytt fakultetsstyre Under 30.05.09 Eilif arbeid Fastsetting av valgregler 05.02.09 Universitetsstyret Oppnevning av eksterne styremedlemmer i univ. styremøte 07.05.09 Univ.dir. Interimsstyret foreslår eksterne styremedlemmer 09.03/10.03 Eilif Frist for tilbakemelding til univ.dir er 10.03 FS sekretariat Endringer i FS rolle og sakfremlegg knyttet til enhetlig ledelse IP 30.06.09 Eilif Seminar nytt FS Ny dekan og ny styreleder Instituttstyrer Interimsstyret / fakultetsstyret fastsetter prinsippvedtak om Høst 09 Eilif institutt skal ha styre eller ikke Interimsstyret oppnevner valgstyrer ved de institutt som skal ha et styre 20.04.09 Eilif Prolongering av instituttstyrene sak til IH 16.06 Eilif Programstyrer Forskningsutvalg Det nye fakultetet og UNN, operativt fra august Arnfinn/Ståle Ph. D. utvalg Arnfinn/Ståle Tilsettingsråd/ utvalg Opprettelse av nye råd / utvalg og fastsetting av rutiner, Mai Ann-/ Lise / reglement for disse interimsstyret Sak til IH om opprettelse av tilsettingsutvalg IH møte i mai Lise Oversende sak om tilsettingsutvalg til universitetsstyret Etter IH møte Lise i mai Oppnevne arbeidsgiverrepresentanter til tilsettingsråd IH møte i mai Lise Avklare oppnevning av tjenestemannsrepresentanter med udir. Mai Lise UTDANNING Styring og ledelse av utdanningsprogrammene Interimsstyret vedtar modell for styring og ledelse av studieprogrammene ihht vedtak i universitetsstyret Under arbeid 19.05 / 16.06 Elin Studieprogramporteføljen Interimsstyret skal starte arbeidet med gjennomgang av studieprogramporteføljen, herunder gjennomgang av emneporteføljen med hensyn til nedleggelse og evt opprettelse av emner, jf SG 28-08 Fase II Nytt dekanat / Elin 8
HMS Oppnevning av arbeidsgruppe for å gjennomgå ansvars- og oppgavefordelingen i det nye fakultetet, frist og mandat 19.03.09 Ann- / Thale Frist for arbeidsgruppen HMS og behandling i nytt fakultetsstyre August / sept Thale / Ann- Stoffkartoteksystem i det nye helsevitenskaplige fakultet: rapport fra deltakere i prøveprosjekt og anbefaling fra interimsstyret 19.03.09 Anne-Karin / Thale og Ann- Oversende anbefaling til stoffkartoteksystem til POA 20.03.09 Thale AREAL Ombyggingsbehov Knyttet til fusjonen 15. mars Eilif FASE II PROSESS Iverksette egen prosess for utviklingsområdene, Pkt. 6 i univ. 20. mars Dekan DMF Styrevedtaket Sak i interimsstyret om sammensetning av prosjektgruppe for 19.03.09 Dekan / Eilif fase II INFORMASJON Allmøter, alle enheter Hver enhet avholder minst ett informasjonsmøte, gjerne flere. 1. mai Leder ved hver enhet Møter med studentorganisasjoner Fortløpende Elin Skog/Nils- Erik Huseby Eksisterende møter Diverse etablerte møteforum på ulike nivå i organisasjonen videreføres, endres evt. ved nye føringer fra ny dekan. Fortløpende Respektive ledere/ansvarlige Lokale nettsider fusjon Lokale nettsider tilknyttet fakultetsstyrets sider, viktige Fortløpende Eilif dokumenter, lenker til nyhetssaker m.m. Nyhetsstoff om fusjonen Nyhetsartikler m.m. til fakultetets nyhetssider. Alle kan sende inn/skrive aktuelt stoff. Torgunn = redaktør. Fortløpende Torgunn (og alle andre) Profilmateriell m.m. Profilmateriell, presentasjoner, brosjyrer for Med.fak. (Ny Juni Torgunn grafisk profil UiT er under utarbeidelse sentralt) Info forskning Relevant og oppdatert info om forskning og om vitenskapelig + brukerrettet forskningsformidling via nettsidene (Tavla, enhetenes sider på nett, sidene om forskning m.m.). Fortløpende Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer 9
Info utdanning Info formidling Info personal Info støttefunksjoner Seminarserie - tiltak for forskning på tvers Festmarkering høst 2009 Relevant og oppdatert info til studenter (via Classfronter primært + Tavla) og til potensielle studenter (via fakultetets nettsider + Tavla m.m.). Allmennrettet forskningsformidling og annen formidling via fakultetets nettsider, uit.no, Labyrint, forskning.no m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Seminarserie for å berede grunnen for forskning på tvers ved Det helsevitenskapelige fakultet. Gjennomføres fra og med høstsemesteret 2009. Markering av Det helsevitenskapelige fakultet som et bidrag til å bygge felles kultur m.m. Fortløpende Fortløpende Fortløpende Fortløpende Planlegges vår 2009 for gjennomføres høst 2009 Høst 2009 Sentre: Faglig/adm.leder Elin Skog/Nils- Erik Huseby Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer Sentre: Faglig/adm.leder Torgunn Wærås Enhetslederne (og alle andre) Ann- Rydningen Ann- Rydningen Enhetslederne Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord Fakultetsdirektør/ dekan Arbeidsmiljøtiltak, gjennomgang felles velferdstiltak m.m. August Ann- Rydningen Julefest 2009 Julefestkomiteen Oktober Trond Nylund m.flere 10