HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 51/17 Program K2- videre med SAP (HMN LØ fase 2) Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe 2017/6 Anne Trine Kjeldstad Anne Marie Barane Dato for styremøte 22. juni 2017 Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF ser viktigheten av å oppnå bedre effekt av ny økonomiog logistikksystem og godkjenner igangsettelse av programmet «K2 videre med SAP», med oppstart av prosjekt Legemiddelforsyning høsten 2017 og konseptvurderinger av de øvrige forsyningskjedene i programmet. Finansiering av programmet ligger innenfor IKT porteføljen i HMN. 2. Bruk av ramme utover P70 skal forankres i styret hos Helse Midt-Norge RHF. Stjørdal 15. juni 2017 Stig A. Slørdahl administrerende direktør 1
Nummererte vedlegg som følger saken Det følger ingen vedlegg med saken. SAKENS HENSIKT Styret i Helse Midt-Norge vedtok i sak 24/16 at prosjekter med kostnadsramme utover 50 millioner kroner skal forelegges styret i Helse Midt-Norge. Med dette som bakgrunn legges programmet «K2-videre med SAP» fram for styret for Helse Midt-Norge RHF for godkjenning og igangsettelse. HOVEDPUNKTER OG HELHETLIG DRØFTING Programmets omfang Gjennom programmet HMN LØ er SAP innført som systemstøtte for alle økonomiprosesser samt 4 av til sammen 15 logistikkprosesser i Helse Midt-Norge. Etablering av programmet «K2-videre med SAP» skal vurdere og eventuelt ferdigstille innføring av gjenstående forsyningskjeder inn i logistikk- og økonomiløsningen (SAP). Forsyningskjedene er; Legemidler Tøy Utstyr Eiendom, bygg og Anlegg Mat og næringsmidler (Mat) Sterilt sirkulasjonsutstyr (Steril) Behandlingshjelpemidler (BHM) Medisinsk teknisk utstyr, forvaltning drift og vedlikehold (MTU FDV) Blod Innføringen av forsyningskjedene skal dekke Helse Midt-Norge sitt behov for systemstøtte innenfor økonomi og logistikk. Målet er å hente ut gevinster gjennom økt avtalelojalitet og avtaledekning, effektivisering, bedre kvalitet på data, reduksjon av antall system og økt kompetanse i organisasjonen. Programmet er planlagt gjennomført som prosjekter, ett for innføring av forsyningskjede Legemidler (prosjekt Legemiddelforsyning) og ett for vurdering og eventuell innføring av forsyningskjedene Tøy, Utstyr og Eiendom, Bygg og Anlegg (prosjekt TUEBA). Forsyningskjeden blod gjennomføres ikke som en del av programmet etter klare signaler fra foretakene i HMN om høy grad av prosess-kompleksitet i eksisterende systemstøtte. For resterende 4 forsyningskjeder (Mat, Steril, BHM og MTU FDV) skal det som en del av programmet gjøres konseptvurderinger av hvorvidt og hvordan disse eventuelt skal innføres med logistikk i SAP. Prosjekt legemiddelforsyning Farmapro er i dag et helt nødvendig IKT-system for både produksjon, legemiddelforsyning til sykehusene og for drift av publikumsapotek. Når FarmaPro erstattes av DIFA (Digital Fornyelse I Apotek) bransjeløsning vil svært mye funksjonalitet bli borte. Det er helt nødvendig å supplere dette gapet med en kompletterende løsning for å kunne fortsette virksomheten i sykehusapotekene. Uten dette vil det ikke være mulig å forsyne sykehusene med legemidler, drive egenproduksjon eller publikumsapotek. 2
Prosjekt TUEBA Prosjekt TUEBA omfatter foretakenes innkjøp og leveranser av personal- og pasienttøy fra eksternt vaskeri, innkjøp/salg og evt. oppfølging av ulike typer utstyr (f.eks. inventar, kunst mm) samt innkjøp, lagerhold og forbruk av varer, forbruksvarer og tjenester til bruk i FDV av foretakenes eiendommer/bygningsmasser mm. Etter at konseptfasen for prosjektet er gjennomført skal en prosjektbegrunnelse med en kost/nytte-analyse fremlegges for styringsgruppe ehelse før eventuell igangsetting av planleggingsfasen. Øvrige forsyningskjeder For forsyningskjedene Mat og næringsmidler, Sterilt sirkulasjonsutstyr, MTU og Behandlingsmidler gjennomfører K2-programmet en konseptfase som skal resultere i et beslutningsgrunnlag med alternative vurderinger knyttet til løsningsomfang, tid og kostnader. Det skal utføres en detaljert beskrivelse av nå-situasjonene for forsyningskjedene, med spesielt fokus på å få frem særegenhetene ved forsyningskjedene, herunder spesielt aktuelle lovkrav/prosesskrav, kost/nyttevurderinger, produksjonsprosesser og integrasjoner. Beskrivelsene skal danne grunnlag for oppdatert prosjektplan og estimat for eventuelt videre arbeid med den enkelte forsyningskjede. Overordnet tidsplan Programmets varighet går fra august 2017 til og med september 2019. Figur 1.1 viser de ulike fasene i prosjektene fordelt på de ulike forsyningskjedene. Det legges opp til aktivitet på alle prosjektene og konseptutredingen i 2018, men TUEBA-prosjektet (Tøy, Utstyr og Eiendom, Bygg og Anlegg) antas å være relativt uavhengig fra øvrige prosjekt som inngår i programmet. Med tre prosjekt i parallell i deler av perioden er det viktig å fokusere på ressursavklaringer og synliggjøring av behov for prioriteringer etter hvert som fremdriftsplan og ressursbehov konkretiseres. 3
Figur 1.1 Fasene i prosjektene fordelt på ulike forsyningskjeder Økonomi Programmets kostnader er i stor grad drevet av bemanningskostnader. Tilgang på riktig kompetanse og tilstrekkelig kapasitet er derfor avgjørende for at programmet klarer å gjennomføre prosjektet innen fastsatt tids- og kostnads. Programmet vil fokusere på gode ressursavklaringer og synliggjøring av behov for prioriteringer etter hvert som framdriftsplan og ressursbehov blir mer konkretisert. Programmets kostnadsramme er utarbeidet med utgangspunkt i et omfang bestående av prosjekt Legemiddelforsyning, prosjekt TUEBA samt konseptfasen for øvrige forsyningskjeder. Kostnader ut over konseptfasen for de øvrige forsyningskjedene inngår ikke i K2. Kostnadsrammen for programmet er fastsatt med basis i en finansiell usikkerhetsanalyse utført i samsvar med «Finansiell usikkerhetsstyring av investeringer i HMN». Det understrekes at analysen er gjort i en tidlig fase, med de usikkerheter dette medfører for estimatene. Usikkerhetsanalysen har konkludert med at det bør settes en styringsramme (P70) på 99 millioner 2017-kroner og en kostnadsramme (P85) på 105 millioner 2017-kroner for gjennomføring av program «K2 videre med SAP». Det legges til grunn at disponering av ramme utover P70 skal forankres i styret i Helse Midt-Norge RHF. I langtidsbudsjett for 2017-2022 er det budsjettert med totalt 100 millioner kroner i perioden 2017-2019 for implementering av program K2-videre med SAP. Langtidsbudsjettet vil i all hovedsak dekke behovet for programmets kostnadsramme. I tillegg til kostnadsrammen på 105 millioner 2017-kroner inkluderer programmet Helse Midt-Norges deltakelse i to nasjonale prosjekter som anslås å utgjøre ca. 8 10 millioner kroner. Midler til dette er ikke estimert i kostnadsrammen for programmet. Det er avsatt midler i IKT-budsjettet for 2017 og 2018 til legemiddelkjeden og nye initiativer/usikkerhet som overføres til programmet. 4
ADMINISTRERENDE DIREKTØRS ANBEFALING Det er vedtatt at sykehusapotekenes system FarmaPro skal fases ut og erstattes av en ny løsning (DIFA) som ikke dekker sykehusapotekenes behov. Implementering av forsyningskjede legemidler er derfor helt nødvendig for at sykehusapotekene skal være i stand til å levere legemidler til sykehusene når dagens system FarmaPro fases ut. Implementering av TUEBA er planlagt å gi Helse Midt-Norge økning av avtalelojalitet/dekning og derigjennom økonomiske gevinster via reduserte innkjøpskostnader. Administrerende direktør anbefaler derfor oppstart av program «K2 videre med SAP» i det omfang som er skissert i saksgrunnlaget. Finansiering av programmet ligger innenfor IKT porteføljen i HMN. Estimert kostnadsramme (P85) på 105 millioner 2017-kroner omfatter kun konseptutredning for de siste fire forsyningskjedene, og ikke en eventuell gjennomføring/implementering. Beslutning vedrørende gjennomføring av de siste forsyningskjedene vil måtte tas etter en nærmere vurdering og vil i tilfelle medføre behov for budsjettmidler til gjennomføringen og prioriteres innen rammen til IKT porteføljen. Helse Midt-Norge har fokus på styring av usikkerhet i store prosjekter jf. styresak 24/16. Administrerende direktør understreker at programstyrets styringsramme er P70 og det vurderes som viktig at bruk av ramme utover P70 blir lagt frem for det regionale styret. 5