Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 23 2016 Idrettsbygget Gløshaugen, 27.09.2016, kl. 19:15-21:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 22. Vedtak: Referat fra HSM 22 godkjennes Referat: Referatet kom sent ut og vi venter derfor en uke med å godkjenne det. Sak 2: Ukentlig oppdatering (10 min) Emilie: Møte med idrettsrådet i VT og hatt et møte med diverse angående medlemsregistreringen. Hatt HSK-møte i dag, snakket med Tore Gulli angående stafetten i 1977. Har også fått unna en del mail. Thomas: Gruppeledersamling og diverse småting. Mathias: Gruppeledersamling. Vilde Q: Gruppeledersamling og standard økonomioppgaver. Gard: Rydda opp i Dødens Dal, kanskje kvitt målene til amerikansk fotball, gruppeledersamling. Trond Jørgen: Gruppeledersamling og sendt ut purringer på betaling av leie i Dødens Dal. Martine: Gruppeledersamling - ferdig. Forberedt HSK-møte og svart på mail. Kristian: Gruppeledersamling og mail. Vilde A: Gruppeledersamling, forberedt HSK-møte, kontaktet Trondheim maraton og svart på mail. Katrine: Gruppeledersamling og skrevet referat fra den ekstraordinære generalforsamlingen. 1
Sak 3: Toppsjiktet fysioterapi (20 min) Saksfremlegger: Gard Innstilling: Diskusjon Gard har laget et utkast til en avtale med Toppsjiktet fysioterapi. Avtale ligger vedlagt. Vi diskuterer rundt avtalen. Referat: Det er en ganske enkel avtale, vi binder oss til 4 poster om tilbudet på Facebook og et KA-innlegg. I høst vil det bli et innlegg på Facebook i tillegg til KA. I tillegg skal eventuelle NTNUI-spørsmål som besvares på Toppsjiktets blogg deles på Facebook. Mulig dette er litt mye med tanke på at Facebook er mer oppdatering på hva vi gjør, kanskje nettsiden er bedre egnet for reklame? Gruppene velger selv om de vil promotere henne på arrangementer, men avtalene gruppene gjør med Toppsjiktet skal godkjennes av hovedstyret før de inngås. Avtalen varer til juni og det bør innføres en revurderingsperiode i mai/juni. Viktig at vi er nøye med hva og hvem vi inngår avtaler med, er dette noe som gagner medlemmene våre? Tror absolutt dette er noe medlemmene kan ha nytte av, men vi kan fremme et ønske for å få vite hvor mange NTNUI-medlemmer som benytter seg av tilbudet. Dette kan være interessant å vite. Ønsker ikke NTNUI-logoen på nettsiden til Toppsjiktet, da dette vil ha liten hensikt for oss. Forslag til noen småendringer på ordlyden i avtalen. Gard foreslår endringer i avtalen med Toppsjiktet. Tar saken opp igjen neste uke Sak 4: Evaluering av gruppeledersamlingen (20 min) Innstilling: Diskusjon Vi tar en evaluering av gruppeledersamlingen, hva gikk bra? Hva kan vi gjøre bedre? Kan vi sende ut en anonym evaluering? Referat: Oppsummert en vellykket samling. Har fått mange positive kommentarer på at folk har vært fornøyd med opplegget og hatt det bra. Rebusløpet var veldig gøy, men kunne kanskje vært litt lengre? Workshopen og foredraget gikk også fint, virket som alle syntes det var ålreit med litt faglig også. Salsakurs var en suksess! Skulle man startet fredagen for å få mer faglig? Tror dette blir litt lenge. I tillegg vil folk bli slitne av lite søvn og dermed få lite ut av lørdagen. Det er også en gammel tradisjon at gamle og nye HS reiser opp på fredagen for erfaringsoverføring, dette har vi lyst til å innføre igjen. Bør lage en grov plan på hvilke underholdningsinnslag, sanger og taler som skal inn når under middagen. I tillegg kan mange i dagens hovedstyre lite om en del tradisjoner. Viktig at de mer erfarne informer om dette slik at vi kan sørge for at tradisjoner opprettholdes framover. Kan også bli klarer retningslinjer på hva som er hovedstyret sin jobb og hva det er hytta skal gjøre. Martine lager en evaluering som hun sender ut til gruppene for å få svar på hva de syntes. Lager også et skikkelig erfaringsskriv, Mathias hjelper til her med tanke på tradisjoner. 2
Sak 5: Godkjenning av Rugby- drakter (10 min) Saksfremlegger: Vilde D Innstilling: Vedtak Rugby har snakket med leverandør og kunne etterfølge de fleste punktene våre. Farge ble dog en utfordring da prisene på draktene dobles. Henviser til statuttene: «fargene skal visuelt ligge nærmest mulig oppgitte PMS-fargekoder». De har snakket med denne leverandøren om å starte opp en nettbutikk med dem, slik at medlemmene kan gå inn det og bestille seg eks shorts og treningstrøye personlig uten at rugbystyret må stå å selge til hver enkel. Av den grunn ønsker de ikke å kjøpe spillertrøyene fra andre da hele idéen med webshop vil bort. Referat: Rugby har endret størrelsen på logoen og sjekket størrelsen på stripene, slik vi ønsket. Prøvde også å ha NTNUI - Rugby foran, men innså selv at dette ble stygt. Er ikke en gul stripe på sokkene, men de skal være sånn. Det eneste problemet er fargene. Spillertrøya er bra, men den andre gulfargen er nesten oransje og denne bør de prøve å endre. Vedtak: Draktene med fargeendring godkjennes ved akklamasjon. Sak 6: KA og økonomi (10 min) Saksfremlegger: Katrine Innstilling: Da vi i år hadde en veldig innholdsrik Velkommen-utgave som i tillegg ble trykket opp i engelske versjoner, er vi allerede over budsjettert pris på KA. Kan vi ta noen penger fra prosjekt-potten til å få trykket en 3. utgave av KA dette semesteret? Planen er å ikke trykke opp så mange eksemplarer, men jeg syntes vi bør utgi noe for å holde tradisjonen. I tillegg har vi allerede en del bra saker jeg syntes det er viktig å få med. Jeg jobber med å finne et billigere trykkeri eller lage bedre avtale hos de vi trykker hos idag, men rekker ikke dette før en eventuell 3. utgave. Har fått priser fra Fagtrykk, som er det vi bruker i dag: Priser basert på trykkeklar pdf: 32 sider a 100 eks kr 4.025,- 32 sider a 200 eks kr 7.975,- 40 sider a 100 eks kr 5.290,- 40 sider a 200 eks kr 9.300,- Oppgitte priser er ekskl. mva og frakt. NB! Dere betaler ikke mva på klubbavisa Referat: Har du sjekket NTNUI Trykk? Har ikke det, men setter det på lista over trykkerier som kan sjekkes ut. Har vært en del eksemplarer igjen fra de vanlige utgavene, så det gjør ingenting å trykke opp færre eksemplarer. Mathias skal skaffe en skikkelig oversikt over prosjektpotten, men vi har råd til dette her. Alle er enige om at dette er noe vi ønsker å bruke penger på. 3
Sak 7: Informasjon om medlemsregistreringen (10 min) Emilie hadde møte med NIF IT, Sit, STIK og Exceline i forrige uke. Det ser ut til at det ikke skal være noe større problem å få laget et integrasjonsprogram som overføre dirkete fra Sit til Klubbadmin. Det er mer et kostnadsspørsmål, og vi venter på tilbudet fra Exceline. Vi skal få en test-import og første import av medlemmer gratis fra NIF. Det vil bli at gruppelederne må sortere navn selv inn i undergruppene, men dette arbeidet kan ikke starte før NTNUIstrukturen er rett i Klubbadmin. Dette arbeidet er startet. Mer informasjon kommer på møtet. Referat: Det er et krav fra NIF om at alle idrettsklubber skal bruke et godkjent digitalt medlemsregister innen 31.12.2016. Ifølge NIF IT skal det ikke være noen større problemer med å lage et integrasjonsprogram som overfører direkte mellom Sit sitt program og Klubbadmin. Vi venter på et tilbud for denne integreringen fra Exceline som fører Sit sitt medlemsregister. NIF gir oss en testimport og første import gratis, da det er usikkerhet om systemet takler en så stor klubb. Gruppelederne må selv sortere medlemmene inn i sine respektive undergrupper. Saken tas opp igjen når mer informasjon er tilgjengelig. Sak 8: UKA Rundt (20 min) Emilie har hatt en lang samtale med Tore Gulli ang UKA Rundt. Informerer litt rundt det praktiske ved å arrangere en slik stafett. Referat: Tore Gulli var leder i NTNUI under UKA Rundt, og stiller seg svært positiv til prosjektet, han tilbød seg å komme en tur til Trondheim for å fortelle mer. Rent praktisk ble stafetten i 77 gjennomført ved at det alltid var tre funksjonærer på vakt, disse satt 6 timer om gangen og passet på at det alltid var noen ute å løp. Det var også to løpevaker til stede til enhver tid, disse skulle hoppe inn og løpe dersom det var noen som ikke dukket opp til sin etappe. Om natten sov de i en container på fengselstomta i treningstøy. Videre var det viktig at ingen løp to etapper, og alle etappene gikk på tid og ikke en gitt distanse. Alle løp totalt 30 min hver. UKA hadde liten innblanding i prosjektet. Det er mange gode vrier man kan gjøre på en slik stafett, stafettpinne med innebygd GPS, to parallelle stafetter. Det bør settes ned et UKA- Rundt utvalg dersom dette skal gjennomføres. Saken tas opp på neste møte. 4
Sak 9: Til neste uke (10 min) Emilie: Møte om utviklingen av GIP, statusmøte med SL, kurs med SIT, offentliggjøring av studentfredsprisen, jobbe med dokumentet om konflikthåndtering og med samarbeidsavtalen mellom UKA, SIT og Samfundet. Thomas: HSK-møte, lage doodle for varetelling, representere HS på generalforsamlingen til dykkergruppa og forberede TV-aksjonen. Mathias: Internrevisjon. Vilde Q: Det vanlige og hjelpe til med internrevisjonen. Gard: Arbeide videre med avtalen med Toppsjiktet og fortsette arbeidet i GIP. Trond Jørgen: Martine: Skal ha HSK-møte på torsdag, begynne med erfaringsskrivene til alle arrangementene, opprettholde kontakten med Samfundet angående Gudenes natteliv den 1. april. Skal også i møte med triatlon. Kristian: Skal ha HSK-møte, venter i spenning på webhotell fra NTNU. Vilde A: Skal ha HSK-møte onsdag, skal i møte med Trondheim maraton og på infokurs med idrettsrådet og Norges fotballforbund. Skal også jobbe videre med parasport. Katrine: Kalle inn til HSK-møte, få i gang prosessen med 3. utgave av KA. Sak 10: Eventuelt (5 min) 10.1 Studiebykonferanse Vilde A, Emilie, Thomas og Katrine drar. Møtes for å gå gjennom hva vi mener om saken etter neste HSM. 10.2 Mathias sjekket hvor mange vi kan støtte reise for til ledersamlingen. 10.3 Studentlekene i Bergen - tre fra HS som reiser. 10.4 Ideer til Trondheim maraton? 10.5 Hvem er med på Volleyballkamp mot Friidrett neste mandag? 10.6 Hvilken idrett er best: Rumpeldunk på fredag, hvem kan? 10.7 TV-aksjonen 23. oktober, hold av dagen. HS skal stille. 5