Vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn, Bergen Gjeldende fra 20.04.2012
Forord: Dette heftet inneholder vedtekter og stillingsinstrukser gjeldende for BI Studentsamfunn, Bergen. Disse skal ikke bryte med de standardiserte vedtektene. Heftet er gyldig frem til eventuelle lokale vedtektsendringer er fattet av Generalforsamlingen. Ved Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med KVK ( kvk.bergen@bis.no, kvk2.bergen@bis.no ) i BIS Bergen om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrets veileder for hvordan en skal drive BIS lokalavdelingene, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt.
Vedtekter som er forskjellige fra de standardiserte grunnet at NU er med i styret ved BIS Bergen 4-3-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til eventuelle ledige tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i: BIS LA I II III - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig - NU-ansvarlig Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter) Tillitsvalgte har funksjonstid ett -1- år fra Generalforsamlingens slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret. 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har
vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig, Sosialt ansvarlig og NU-ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) 4-5-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 3. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, ledelsen, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i BIS: I II III IV - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig - NU-ansvarlig - Leder NLD Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter)
4-7-2 Det er kun én gruppe som titteleres styret i BIS LA; de tillitsvalgte som er valgt av Generalforsamlingen, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig, Sosialt ansvarlig, NU-ansvarlig.
Lokale stillingsinstrukser ved BIS Bergen Stillingsinstruks for Markedsansvarlig BIS LA (MA) Markedsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av BIS Markedsutvalg skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. (Tekst vedrørendemarkedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Markedsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører BIS Markedsutvalget.(Punkter vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette).markedsansvarlig har ansvar for Karriere Speed Date (KSD) (dersom LA har KSD).Markedsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, og Markedsansvarlig i de øvrige BIS LA. MA er leder av BIS Markedsutvalget. (Ved de LA som har Markedsutvalg) MA skal bistå Leder i arbeider med fagseminar for styret, og Lokalt Engasjementsforum (LEF). (Tekst gjelder bare ved de LA som har dette) Markedsansvarlig skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere BIS Markedsutvalgsamlede funksjoner og oppgaver. Herunder kan nevnes: (Punktervedrørende Markedsutvalg gjelder bare ved de LA som har dette). - Fundraising/ generere inntekter til hele BIS LA. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI-studenter - Bistå grupper til å arrangering av kurs, seminarer, PC-messe og gjesteforelesninger,herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk - Følge opp og kontrollere arbeidet med KSD
Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsutvalget ved BIS LA (Leder for NU) 1. Ansvars og myndighetsområde Leder for næringslivsutvalget har ansvaret for å følge opp Næringslivsdagene og karrieredagene. Utvalget med lederen har ansvaret for bedriftsbesøk, større samarbeidspartnere fra næringslivet og arrangere næringslivsrelaterte arrangement som går studentene til gode. Næringslivsansvarlig skal rapportere til BIS Bergen sitt styret og sørge for et godt samarbeid med marked og næringslivsansvarlig i sentralstyret. Næringslivsutvalget har signeringsrett ved forhandling med bedrifter. NU-leder skal opprettholde kontakt med næringslivet, ved å innhente bedriftspresentasjoner og stands, samt fremforhandle gode avtaler fra næringslivet.nu skal vise studentene ved Handelshøyskolen BI for næringslivet og være en bidragsyter for at studentene ser sine muligheter. Leder for NU skal sørge for at grupper underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer. NU-leder plikter å opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til øvrige medlemmer i BIS, NU-styret, BIS Sentralt, administrasjonen, Samarbeidspartnere og Næringslivet. NU vil fungere som et kontrollorgan og en støttespiller for NLD. NU-leder skal delegere oppgaver innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars-og myndighetsområde. Hovedoppgave for NU: -Innhente bedriftspresentasjoner. -Innhente bedrifter som kan ha stands. -Fremforhandle gode avtaler med bedrifter. -Kontrollere og støtte NLD. -Sørge for å formidle karrieremessige arrangement for studentene. -Rapportere til BIS styret samt økonomiansvarlig.
Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsdagen(e) (NLD) ved BIS Bergen 1. Ansvars og myndighetsområde Leder for NLD er ansvarlig overfor Styret for at driften av Næringslivsdagen(e) skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Leder for NLD har ansvar og myndighet overfor komitémedlemmene i NLDkomiteen. For ivaretakelse av sine funksjoner skal Leder for NLD etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av NLD-komiteen, Styret, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og Ledere for NLD ved de øvrige BIS avdelingene og i Sentral Styret. Leder for NLD er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av Næringslivsdagen(e).Leder for NLD skal rapportere til Markedsansvarlig ved behov. Leder for NLD skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapport vedrørende NLD til Styret. Leder for NLD skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere NLD sine samlede funksjoner og oppgave
Stillingsinstruks for Idrettsansvarlig ved BIS Bergen (IA) Idrettsansvarlig har hovedansvar for BIS Bergens Idrettsmateriell. Idrettsansvarlig har ansvar for å holde kontakt med idrettsundergruppene, og sørge for at det er et høyt aktivitetsnivå ved skolen. For ivaretakelse av sin funksjon skal idrettsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med styret, og alle sine underlagte koordinatorer i alle idrettsgrupper, definert i vedtektene. Idrettsansvarlig skal bistå idrettsgrupper og styret vedrørende problemer og / eller spørsmål i tilknytning til idrett og andre aktivitetsarrangement. Bistå idrettsgrupper med veiledning.rapportere til Sosialt ansvarlig etter behov. Bistå Sosialt ansvarlig i arbeidet med Aktivitetsdagen. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Idrettsansvarlig skal sørge for at det er: - Orden i idrettsmateriell. - Aktive undergrupper. - Aktivt kontaktnett. - Aktivitetsarrangement. - Idrettsavtaler for studenter Han/hun innehar ansvaret for BI Bergen sine undergrupper.
Stillingsinstruks for Leder for Rederiet, BIS Bergen Leder for Rederiet har hovedansvar for kroens daglige drift, samt lokaler og Utstyr/materiell/inventar. Han/ hun har ansvar for å holde kontakt med resten av ledelsen, og sørge for at det er et høyt aktivitetsnivå ved kroen. For ivaretakelse av sin funksjon skal Leder for Rederiet etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med styret, og alle sine underlagte verv i krogruppen, og crew. Leder for kroen har ansvaret for at det utarbeides hensiktsmessige budsjett for kroens drift og aktiviteter, og følger opp dette med regelmessig regnskapsføring, koordinert opp mot økonomiansvarlig i styret. Han/ hun skal selv engasjerer de verv det er behov for, både hva gjelder ulike stillinger i kro-gruppen, samt mannskaper til kroens crew. Leder for kroen skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere kroen sine samlede funksjoner og oppgaver.
Stillingsinstruks for Redaktør av DOXA, BIS Bergen Lederen av gruppen er ansvarlig for at gruppen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av styre, generalforsamlingen. Lederen innehar gruppens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi i sin gruppe. Redaktør skal trekke opp retningslinjer for gruppens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeidet. Redaktør er ansvarlig for innholdet i DOXA. Lederen plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av sin gruppe, som han/ hun selv engasjerer, styret, samt øvrige tillitsvalgte i og BIS Bergen. Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere gruppens samlede oppgaver og funksjoner.
Stillingsinstruks for Leder for Fadderuken BIS Bergen Lederen av gruppen er ansvarlig for at gruppen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av styre, Generalforsamlingen. Leder skal trekke opp retningslinjer for gruppens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeidet. Lederen innehar gruppens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi i sin gruppe. Lederen plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av sin gruppe, som han/ hun selv engasjerer, styret, samt øvrige tillitsvalgte i og BIS Bergen. Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere gruppens samlede oppgaver og funksjoner.
Stillingsinstruks for Markedsutvalg (MU) Markedsutvalget skal jobbe tett sammen med markedsansvarlig om å skaffe avtaler med næringslivet, og vil få utdelt egne fagområder. De vil også kunne fungere som stedsfortreder dersom markedsansvarlig ikke er tilgjengelig. Medlemmene av markedsutvalget har ikke rett til å signere avtaler på vegne av studentforeningen, og er heller ikke en del av styret i BIS. For å ivareta næringslivets interesser er det viktig at markedsutvalget etablerer og opprettholder et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til BIS interessenter Markedsansvarlig vil gi opplæring i både salg og markedsføring innenfor stillingens omfang, og vil samarbeide tett med markedsansvarlig gjennom året. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Markedsutvalgets oppgaver er følgende: -Selge standplasser rundt på skolen. -Selge reklame på infoskjermer og nettside. -Forhandle frem markedsavtaler med aktuelle bedrifter. -Skaffe bedriftspresentasjoner. -Promotere markedsansvarliges verk ut på skolen i auditoriene.
Stillingsinstruks for Vinterlekene-komiteen Leder Leder har hovedansvaret for arrangementet som helhet både i forkant, under og i etterkant. Leder er ansvarlig for at VL-komiteen arbeider i henhold til vedtekter og retningslinjer gitt av BIS Sentralstyret og Landsmøtet, samt følge opp arbeidet de andre medlemmene av komiteen bedriver. Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere VL-komiteens oppgaver, samt styre og veilede utviklingen i arbeidet. Leder skal etablere og opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med Prosjektkoordinator i SL, sosialt ansvarlige på lokalavdelingene og de andre medlemmene i VL-komiteen. Leder VL plikter å gi ukentlig oppsummering til Prosjektkoordinator SL, og henholdsvis skriftlig oppdatering til SA hver andre uke. Leder er ansvarlig for at en fremtidsplan for arrangementet foreligger seks 6 uker etter at VL-komiteen er fastsatt. Fremdriftsplanen skal inneholde tidsfrister for når vesentlig informasjon om arrangementet skal være lokalavdelingene i hende. Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har det økonomiske hovedansvaret for Vinterlekene i samråd med ØA i SL, samt ansvaret for budsjettering og ressursforvalting av VL-komiteens midler. Økonomiansvarlig er pliktet til å ha en jevnlig dialog med ØA i SL. For ivaretakelse av sine funksjoner skal økonomiansvarlig opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med de andre medlemmene av komiteen. Økonomiansvarlig plikter å sende en budsjettplan til ØA i sentralstyret senest 6 seks uker etter sin tiltredelse. Denne planen skal godkjennes av ØA i Sentralstyret. Økonomiansvarlig skal månedlig avgi en økonomisk rapport til ØA i Sentralstyret. Rapporten skal inneholde økonomisk bevegelighet som har foregått i perioden, samt en oppdatert budsjettplan.