Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Strategi Styreleder Christen Soleim Opprettelse For å sikre videreutvikling av de studieadministrative tjenestene, besluttet Kunnskaps-departementet 14. februar i år (2014) å opprette Felles studieadministrativt tjenestesenter med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 1-4, fjerde ledd. Sekretariatet for Felles studentsystem, Samordna opptak og Universitetet i Oslos Seksjon for utvikling av nasjonale tjenester ved USIT inngår i det nye tjenestesenteret. 1
Selskapsform 1.4 (4) - foretak Vedtekter fastsatt av KD Styre oppnevnt av KD Administrativt tilknyttet UiO Forholdet til UiO UHL 1-4(4) Departementet kan i samråd med institusjonen legge driften av en nasjonal fellesoppgave til en bestemt institusjon, uten at institusjonens egne styringsorgan har ansvaret for den faglige virksomheten. UiOs rolle: Arbeidsgiveransvar Støttesystemer og -funksjoner, infrastruktur og utstyr 2
Budsjett Inntekter Bidrag fra KD ca: - 38 000 000 Kontingenter, utviklingstjenester og driftsinntekter ca: - 50 000 000 Øremerkede bevilgninger - 12 000 000-100 000 000 Kostnader Lønn ca: 60 000 000 Drift og investeringer ca: 40 000 000 100 000 000 Organisasjon 3
Leveranser (systemer og tjenester) Forvalte, vedlikeholde, drifte og utvikle studieadministrative tjenester og systemer Legge til rette for et rask, effektivt og korrekt hovedopptak til grunnutdanninger innenfor høyere utdanning Ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemdene for opptaks- og studentsaker Samordningsoppgaver Sikre mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon for brukerne universiteter og høgskoler Være bindeledd mellom institusjonene Sikre brukermedvirkning Bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring Bidra til utvikling og spredning av rapporter og statistikk 4
Fokusområder for FSAT Samarbeid med sektoren og andre aktører Standardisering og digitalisering av prosesser Innovasjon Profesjonell leverandør Kompetanse Internasjonalisering Brukermedvirkning Strategiske mål 1. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser 3. FSAT skal drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder 4. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. 5
FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal arbeide for at masteropptaket og opptak av internasjonale gradsstudenter samordnes nasjonalt og legge til rette for at FSAT kan påta seg denne oppgaven på vegne av sektoren. FSAT skal arbeide for at NOKUTs seksjon for godkjenning av utenlandsk utdanning flyttes til FSAT. FSAT skal arbeidet for at det etableres et tettere strategisk samarbeid mellom NSD/DBH og FSATs datavarehusgruppe om å tilby statistikk og analyse for sektoren. FSAT skal være et nasjonalt kompetansesenter for godkjenning av utenlandsk videregående utdanning. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører FSAT skal være tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med UH-sektoren. FSAT skal være aktiv overfor sine eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene. FSAT skal arbeide for en tydelig rolleavklaring mellom UNINETT og FSAT om hvem som har ansvar for hvilke leveranser og tjenester, og hvor der er muligheter for samarbeid med synergier for sektoren. FSAT skal gjennomgå dagens samarbeidsorganer og vurdere oppretting av et overordnet strategisk organ / prioriteringsråd. FSAT skal arbeide for styrket brukermedvirkning og sikre medvirkning fra alle brukere av tjenestene, herunder studenter og vitenskapelig ansatte. 6
FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal legge til rette for mest mulig effektiv studieadministrasjon og for kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UHsektoren. FSAT skal legge til rette for at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal utvide og videreutvikle digitalisering av prosessene: opptak, utveksling og eksamen. FSAT skal lage fellesrutiner og rutinebeskrivelser for studieadministrative prosesser og sørge for mest mulig enhetlig bruk av systemene og tjenestene. FSAT skal legge til rette for forenkling av løsninger og arbeide for å hindre for stor kompleksitet i systemene og tjenestene. FSAT skal legge til rette for at data fra de databasene som utvikles gjøres tilgjengelig for ledelsen ved brukerinstitusjonene i et egnet grensesnitt. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser FSAT skal legge til rette for mest mulig effektiv studieadministrasjon og for kommunikasjon mellom aktørene og integrasjon mellom tjenestene i UHsektoren. FSAT skal legge til rette for at UH-sektoren unngår dobbeltarbeid og gjenbruker løsninger. FSAT skal sikre at driften av de systemene som leveres er preget av stabilitet og gjøres med minimal risiko. FSAT skal tilrettelegge for at alle brukerinstitusjonene i løpet av perioden skal over på en driftsmodell. FSAT skal tilby teknologiste løsninger som er tilrettelagt for god kommunikasjon med andre systemer. FSAT skal arbeide for å sikre løsninger og for å redusere risikoen i alle prosesser. FSAT skal delta aktivt i arkitekturarbeidet på nasjonalt plan i sektoren. 7
FSAT skal drive frem innovative løsninger og nyskapning FSAT skal ha god kapasitet (struktur og kultur) for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal ivareta morgendagens krav til effektiv og nyskapende studieadministrasjon og saksbehandling. FSAT skal delta og være aktive på internasjonale arenaer for å fange opp trender og utviklingstrekk både innen studieadministrasjon og digitale løsninger. FSAT skal ha en aktiv rolle i sektoren og legge til rette for å spre kunnskap om trender og utviklingstrekk. FSAT skal delta i det internasjonale samarbeidet om datautveksling mellom studieadministrative systemer i Norden og i andre land. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være brukernes foretrukne alternativ for studieadministrative systemer og tjenester. FSAT skal sikre at brukerne er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sin modell for driftstjenester. FSAT skal videreutvikle og profesjonalisere sin modell for systemutvikling, systemtesting og produksjonssetting av sine systemer og tjenester. FSAT skal profesjonalisere sitt arbeid med informasjon, kommunikasjon og samarbeide med brukerne og eksterne samarbeidspartnere. 8
FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester og systemer av høy kvalitet FSAT skal være brukernes foretrukne alternativ for studieadministrative systemer og tjenester. FSAT skal sikre at brukerne er så tilfredse med FSAT at andre leverandører ikke vurderes som aktuelle. FSAT skal ha rutiner som sikrer at brukerne opplever god informasjon og forutsigbarhet om nye versjoner av systemer og om endringer i administrative prosesser. FSAT skal sikre at nye versjoner av systemer er skikkelig testet før de settes i produksjon. FSAT skal tilby gode og transparente rutiner for testing og produksjonssetting av nye versjoner av de løsningene som utvikles. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet FSAT skal tilby konkurransedyktig lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte og legge til rette for den enkeltes kompetanseutvikling. FSAT skal utvikle et fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. FSAT skal fortsette arbeidet med kompetanseheving, kompetansedeling internt i organisasjonen. 9
Tidsplan 19. mars 2015 Kick-off for strategiarbeidet. SWOT-analyse 23. april 2015 Drøfting av tidsplan for arbeidet i styret for FSAT 18. juni 2015 Drøfting av grovstruktur for Strategi August-september August-september August-september 31.August 2015 24.September 2015 Drøfting av utkast med ansatte ved FSAT Drøfting med sektoren Avsjekk/ høring/ drøfting med UHR (Utdanningsutvalget og Administrasjonsutvalget) Presentasjon for Admsntrasjonsutvalget (UHR) Presentasjon i møte med Studieadministrativt utvalg (UHR) 25. september 2015 Avsjekk/ høring/ drøfting med Samhandlingsforumet (UNINETT, BIBSYS, NSD, CRIStin) 9. september 2015 Behandling i styret. Drøfting av inspill fra høringsrunden. 15. oktober 2015 Grovutkast av strategidokumentet foreligger 19.-21. oktober Presentasjon for studiedirektørene November 2015 1.desember 2015 Eventuell høring Strategidokumentet vedtas i styret for FSAT 10