KursAdmin Gjennomgang av basisfunksjoner
September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 2
Innhold Innledning. side 4 1 Hvordan komme i gang brukernavn og passord side 5 2 «Hjem»-siden startbildet.. side 7 3 Symboler du ofte møter i KursAdmin side 8 4 Godkjent studieplan. side 9 5 Kurs kurssenter... side 10 6 Nytt kurs.. side 11 7 Opprette kurs side 12 8 Send til godkjenning...... side 17 9 Legge til kursdeltakere.. side 19 10 Registrere frammøte. side 22 11 Kursregnskap økonomi. side 25 12 Endre kursets status til «Åpnet» side 26 13 Avslutte kurs sjekkrutiner.. side 28 September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 3
Innledning KursAdmin er et program utviklet av Senitel i samarbeid med Voksenopplæringsforbundet, VOFO. Programmet er nettbasert og alltid tilgjengelig på din pc når du har tilgang til internett. Organisasjonens kursaktivitet og tilskudd blir presentert oversiktlig og oppdatert til enhver tid. Ulike former for statistikk og rapporter er tilgjengelig. KursAdmin sparer tid, papir og postgang. Hvilken nettleser må du bruke? Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. De kan lastes ned gratis fra nettet. Google Chrome krever stor datakapasitet, Firefox krever noe mindre. Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Hvor finner du KursAdmin? Du vil få tilsendt en link til programmet når du skal logge deg inn. Denne kan du bokmerke på egen pc. Link til programmet finner du på Funkis hjemmeside; www.funkis.no og på www.kursadmin.org for Funkis og andre studieforbund. Hvordan kommer du i gang? For å ta i bruk KursAdmin må du få tildelt en rolle med rettigheter fra Funkis eller din egen organisasjon. Deretter kan du logge deg inn og begynne å registrere kursaktivitet. Du får kurs godkjent, gjennomfører frammøteregistrering og avslutter kurset. Deretter blir tilskudd overført fra Funkis. Alt kan skje på nettet til den tid som passer for deg. Denne veiledningen inneholder basisfunksjoner for å kunne registrere og ferdigmelde kurs i KursAdmin. Du vil også finne linker til videoer som illustrerer de ulike funksjonene. Beskrivelse for tilleggsfunksjoner finner du i egen veiledning. Veiledningene er tilgjengelig på www.funkis.no September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 4
1 Hvordan komme i gang brukernavn og passord Du får tilsendt en e-post med innloggingsopplysninger: Har du ikke fått innloggingsopplysninger, kontakt din organisasjon sentralt eller Funkis; jorn.rosland@funkis.no el. tove@funkis.no. Klikk på linken; «du kan logge inn via..---» og du kommer til dette innloggingsbildet. Sett inn brukernavn (e-post) og passord: Logg inn fører deg til bildet under. Her skriver du inn selvvalgt passord og velger et sikkerhetsspørsmål med ditt svar. Sikkerhetsspørsmålet brukes om du senere har glemt passord (se over) og ber om nytt. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 5
Klikk på «Lagre» for å komme videre. Her velger du organisasjonsleddet/kursarrangøren du skal jobbe med. De fleste vil se kun et organisasjonsledd/kursarrangør. Da velger du det. Har du roller/rettigheter i flere organisasjonsledd/kursarrangører må du finne dette. Du kan også søke ved å skrive organisasjonsleddets navn inn i søkefeltet. Klikk på riktig organisasjonsledd og trykk på enter-tasten. Organisasjonsleddet kommer fram og du klikker på det påny for endelig valg. Nå kommer din startside Hjem fram. Senere vil siden inneholde aktuelle gjøremål som venter deg når du logger inn. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 6
2 «Hjem»-siden - startbildet Dette er en side som etter hvert skal inneholde nyttig informasjon og gjøremål for deg som bruker av KursAdmin. Siden er under utvikling og innholdet vil kunne endres. Meny-linjen viser fanene for de ulike sentrene i KursAdmin. Hjem: siden du ser nå. Studieplan: alle registrerte studieplaner i studieforbundet. Kurs: opprette kurs, legge til deltakere, føre frammøte og regnskap. Navn og adresser: søke etter- eller legge inn opplysninger om nye personer. Rapporter: ta ut faste rapporter om kurs og lage egne rapporter. Administrasjon: vedlikeholde opplysninger om ditt organisasjonsledd med mere. Menylinjen høyre side Her finner du mer informasjon og muligheter du kan kjenne til: Brukernavn: Welcome: ditt brukernavn. Meldinger(0): om du har fått noen meldinger knyttet til det du jobber med i KursAdmin. KursØve: navn på ditt organisasjonsledd/ kursarrangør vises først på linjen. Mine detaljer: brukerinformasjon om deg selv; du kan endre passord, se hvilke roller du er tildelt, legge inn et bilde av deg selv med mere. Feedback: tilbakemeldinger om programmet. Logg ut: klikke her for å avslutte arbeidsøkten din i KursAdmin. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 7
3 Symboler du ofte møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny). Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primær epost. Den velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. Søknad er sendt f.eks, du har sendt kurset til godkjenning Godkjent/gjennomført f.eks vises dette når tilskudd er godkjent. Må utføres valg må gjøres eller felt må fylles ut for å bli godtatt KursØve er et fiktivt navn på et lokalt organisasjonsledd. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 8
4 Godkjent studieplan Alle kurs må ha en godkjent studieplan for å bli godkjent og få tilskudd. I Funkis har vi godkjente studieplaner. Du lager ikke en studieplan til kurset ditt, du velger blant de godkjente studieplanene du finner i KursAdmin. Når du klikker på menyvalget «Studieplan» kommer du til en side hvor du kan søke og se på alle studieplanene. Du kan se mer om studieplaner i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». Du velger ikke studieplan til kurset ditt i dette skjermbildet. Det gjør du når du oppretter kurset, se side 12. Studieplanene finner du også på Funkis hjemmeside www.funkis.no. Har du klart for deg hvilken studieplan du skal bruke til kurset, kan du hoppe over denne siden i KursAdmin. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 9
5 Kurs - kurssenter Menyvalget «Kurs» fører deg til «Kurssenter». Det er her du arbeider men kursene dine og avslutter kursene slik at tilskudd kan utbetales. 1 4 5 6 2 3 7 Bildet over kan være et typisk bilde fra et «kurssenter». Vi kan dele kurssenteret i 7 deler: 1 Du kan søke blant dine kurs. Søk med kursnr. (kurs-id) eller kursets navn. Tilgjengelig kurs; «aktive kurs». Kurs som er avsluttet, innstilt eller utsatt må 2 du søke fram. 3 Ulike «filter» for bestemte kurs du vil se på eller arbeide med. 4 Eget menyvalg for «kurssenter». I denne veiledningen omtaler vi kun «Nytt kurs». 5 Kurs-ID (kursnummer), kursets tittel og kursets status. Detaljer for kurset du har valgt. Nede til høyre finner du funksjonsknapper for å 6 redigere detaljene og sende kurset til godkjenning. Her kan du arbeide med kurset. Handlingene du vil utføre har egne faner. I 7 denne veiledningen omtaler vi fanene; «Deltakere», «Frammøtereg» og «Økonomi». Du finner mer om «Kurssenter» i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner» September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 10
6 Nytt kurs I kurssenteret kan du klikke på fanen Nytt kurs Da kommer dette skjermbildet fram. Bildet viser de feltene som må fylles ut merket med rød stjerne; Andre felt og stegene i «Veiviseren» under blir omtalt i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 11
7 Opprette kurs - felt med 7.1 Studieplan Du skal ikke skrive inn i feltet etter «Studieplan». Du skal klikke på: Du får fram skjermbildet hvor du kan velge studieplan til kurset ditt. Du kan velge blant Funkis studieplaner eller studieplaner i ulike medlemsorganisasjoner. Dersom din organisasjon har egne studieplaner; «organisasjonsspesifikke studieplaner», vises disse automatisk. Hvis ikke må du finne aktuell studieplan. Nå klikker du på Du får fram en dialogboks hvor du skal velge-/klikke på «Felles studieplaner». FUNKIS for å få fram Du kan også velge studieplaner fra andre medlemsorganisasjoner som du finner i denne dialogboksen. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 12
Nå kommer FUNKIS-planer, «Felles studieplaner», fram. Du kan søke fram en studieplan ved å skrive studieplannummer, studieplantittel eller deler av dette i feltet for «Navn». Du kan også søke fram studieplaner i aktuelle hovedområder eller kursområder. Du velger studieplan til kurset ditt ved å klikke på «velg-symbolet» Først kommer det fram et skjermbilde med fakta om studieplanen og innholdsbeskrivelse. Nede i høyre kant i dette vinduet kan du velge denne studieplanen eller gå tilbake og søke etter ny studieplan. Etter valg av studieplan kommer du tilbake til skjermbildet med kursdetaljer. (Nummeret som da kommer fram i ruten foran studieplanen er et systemnummer). 7.2 Kursnavn Kurset må ha et navn/tittel. Dette kan være det samme som for studieplanen, men du kan også velge et som kanskje passer bedre som beskrivelse. 7.3 Dato, tidspunkt, varighet Fyll ut start- og slutt-tidspunkt for kurset og antall timer. Disse verdiene må legges inn, men kan endres senere ved behov. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 13
NB! Kursets timetall (timer med lærer + timer uten lærer) må være innenfor timerammen som gjelder for studieplanen du har valgt. Denne timerammen står i parentes: «Timer online» - se «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner» 7.4 Kurssted - kursrom Kurssted må legges inn for hvert kurs. Du skal ikke skrive inn i feltet etter «Sted». Du skal klikke på Nå får du fram skjermbildet hvor du legger inn kurssted og kursrom. Første gang du skal legge inn et kurs finner du ingen kurssteder. Du må klikke på Ny lokasjon. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 14
I dette skjermbildet må du fylle ut opplysninger i felt merket med og klikke på «lagre»-knappen. Kurssted er lagret for dette kurset. NB! Dersom du velger å legge et kurs til et annet sted enn hjemkommunen må du opprette dette kursstedet. Blir kurs blir lagt til Scandic Hotel Tromsø, en helg, må dette legges til som et kurssted slik at riktig kommune (Tromsø) blir registrert for kurset. Se neste skjermbildet. Mer om «Kurssted» og «Rom» i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 15
7.5 Arrangør Du er logget inn som kursansvarlig i KursAdmin for ditt organisasjonsledd. Derfor kommer ditt navn automatisk opp. Det samme gjelder opplysning om hvem som er arrangør og «kurs-eier». I vårt studieforbund er det vanlig at arrangør og kurs-eier er samme organisasjonsledd. Du kan velge annen kursansvarlig dersom det er flere i ditt organisasjonsledd som deler på denne rollen. (Fagansvarlig kan være den læreren eller veilederen dere skal ha på dette kurset. Dette er valgfritt. Denne personen må være lagt inn med rolle (lærer/veileder) i KursAdmin for å kunne velges her. ) 7.6 Lagre Du lagrer kurset ved å klikke på «Lagre» Ny knapp dukker opp: «Fortsett» Denne fører deg videre i «veiviser» for kurset (se side 11) «Veiviseren» omtales i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». Når kurset er lagret får det status «Opprettet» og det får en kursnr KursID: 10660. Kurset er opprettet. Det kan sendes til godkjenning. Dette gjør du i «Kurssenter». Klikk på «Kurs» September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 16
8 «Send til godkjenning» Kurssenteret har nå kursets detaljer synlig. Kurset sendes til godkjenning ved å klikke på knappen «Send til godkjenning». Når kurset blir godkjent endres kursstatus automatisk til «Godkjent» I status «Aktive kurs» finner du kurs som er «Opprettet», «Godkjent» og «Åpnet» Dette er kurs du kan arbeide med. Kurs som er «utsatt», «innstilt» eller «avsluttet» vises ikke. Kurset er godkjent. Under «Økonomi» kan du se hvilke tilskudd kurset kan få. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 17
Tilskuddet vil avhenge av hvilke utgifter kurset har. Kursets detaljer kan redigeres underveis, helt til kurset er avsluttet. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 18
9 Legge til kursdeltakere Knappen «Kopier deltakere fra annet kurs» omtales i «Veiledning for tilleggsfunksjoner» Når du starter med å legge inn deltakere til kurset ditt, vil personene sannsynligvis ikke finnes i KursAdmin. De må legges inn i «Navn og adresser». Du kan velge om du vil legge dem inn her først og så hente dem til kurset. Du kan også legge inn deltakere direkte til kurset. Her viser vi deg hvordan du legger inn deltakere direkte til kurset. NB! Du må ha deltakernes fødselsdato, ikke bare fødselsår. Klikk på Legg til deltaker under fanen «Deltakere». Du skal alltid utføre et søk på navn for deltakeren. Dette skal hindre at personer blir lagt inn «dobbelt». På neste side ser du felt du kan bruke for å søke fram en person. Standard er at du søker med navn og/eller tlf-nummer. Mulig søk er: Jørn Land, 99225566, Jørn La 99 eller Land Poenget er at du kan søke veldig presist eller du kan søke på deler av navn eller nummer. Du fyller inn navnet på deltakeren og klikker på «søk». Etter søket får du tilgang til knappen dersom personen ikke finnes i KursAdmin. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 19
Klikk på «Ny registrering» for å komme til skjermbildet for registrering av personer. Her fyller du ut nødvendig data om deltakeren. Du klikker på «Lagre»-knappen. I nytt skjermbilde sjekker personopplysningene og klikker på «Lagre»-knapp pånytt. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 20
Nå kommer siste skjermbilde hvor du kan endre eller legge til «Org» - medlemstilhørighet og «spesielle ønsker» om tilrettelegging. Mer om dette finner du i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». Nå klikker du på knappen for «Legg til på kurset». Du får en siste sjekk av opplysninger før du klikker «Lagre og lukk»-knappen. Nå er deltakeren lagt til på kurset: September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 21
10 Registrere frammøte I KursAdmin registrerer du frammøte elektronisk. Klikk på fanen «Frammøtereg» og deretter på Ny dag Skjermbildet hvor du velger dato, klokkeslett og antall timer kommer fram. Merk: Funkis godkjenner max 9 timer pr dag. Halve timer rundes opp til neste hele time. Foreløpig må kursarrangør oppbevare underskrevet frammøteliste for kurset til eventuell kontroll. Senere vil elektronisk frammøte bli godkjent på linje med underskrevet papirskjema. Melding om dette kommer. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 22
Du klikker på «Lagre» og kan registrere frammøte for deltakerne.du kan raskt fylle inn timetallet for alle og deretter redigere om noen ikke har fullt frammøte: Klikk på «Lagre» og nytt skjermbilde kommer fram. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 23
Legg inn de andre frammøtedagene på samme måte. Etter endt frammøteregistrering får du slik oversikt: Kursplan med mulighet for redigering av frammøtedager m.m. kan utføres under fanen Kursplan i veiviseren for kurs, se side 11. Dette omtales i «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 24
11 Kursregnskap økonomi Kursregnskap kostnader fører vi inn under fanen «Økonomi» Husk «Lagre» når beløp er lagt inn. Søk om tilskudd gjelder kurs som er tildelt Tilretteleggingstilskudd, TRT. Vanligvis er dette ikke aktuelt. Du må kontakte din organisasjon sentralt og avklare eventuelt beløp som legges inn her. Se «Gjennomgang av tilleggsfunksjoner». September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 25
12 Endre kursets status til «Åpnet» Før du kan avslutte kurset må du endre kursstatus fra «Godkjent» til «Åpnet». Dette kan gjøres nå du er sikker på at kurset blir gjennomført og du starter arbeidet med kurset. Du klikker på «Rediger»-knappen for kurset. Du klikker på «Lagre» og får fram opplysninger du skal bekrefte. Du kan knytte person til organisasjon eller organisasjonsledd ved å åpne tilhørende Skjermbildet hvor du redigerer opplysninger om kurset kommer fram. Du åpner nå statusfeltet og velger status «Åpnet» Deretter, klikk «Lagre» og gå tilbake til «Kurssenter» September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 26
Kurset har fått status «Åpnet» Når kurset har deltakere og sluttdato for kurset er passert, dukker det nå opp en ny knapp: «Avslutt kurs». September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 27
13 Avslutte kurs sjekkrutiner Når frammøteregistrering og kursets økonomi er ført inn, kan du avslutte kurset. Da «sendes» kurset til Funkis sentralt for kontroll og utbetaling av tilskudd. Du klikker på Nå starter du en avslutningsrutine som består av tre «steg». Du kan avslutte eller gå tilbake i alle stegene dersom du oppdager feil. Steg 1 deltakerrapport Kursdetaljer står alltid øverst i alle stegene. Du sjekker opplysningene og går til neste steg ved å klikke på «Neste»-knappen. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 28
Steg 2 kursdetaljer Legg inn: tid på døgnet antall samlinger antall medlemmer som er kursdeltakere (organiserte deltakere) antall kvinner og antall menn med behov for tilrettelegging. Vanligvis regner vi med at antall kvinner og menn med behov for tilrettelegging samsvarer med antall medlemmer (organiserte deltakere). Mer om Tilrettelegging og tilretteleggingstilskudd kan du finne i din organisasjons beskrivelse: «Dokumentasjon bruk av TRT». Ta kontakt med din organisasjons sentralt eller med Funkis Etter denne sjekken klikker du igjen på «Neste»-knappen. Når det er mange deltakere på et kurset er det praktisk at disse knappene står både oppe og nede. Du slipper å scrolle. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 29
Steg 3 oppsummering Her kan du ta siste sjekk kostnader og tilskudd. Du kan avbryte og rette opp eventuell feil før du avslutter på nytt. Du gjør ferdig avslutningsrutinen for kurset med klikk på Kurset endrer automatisk status fra «Åpnet» til «Avsluttet». Du kan ikke lenger redigere kursets detaljer. Tilskudd vil vanligvis bli utbetalt til kursarrangørs konto innen 14 dager. September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 30
Denne veiledningen dekker basisfunksjoner som gjør deg i stand til å opprette, gjennomføre og avslutte kurs i KursAdmin. Veiledningen er tilpasset nåværende versjon av KursAdmin; 0.4.9.9. Dette nummeret finner du når du scroller ned i høyre hjørne av skjermbildet når du er inne i programmet og ser slik ut: release 0.4.9.9. Denne veiledningen har versjonsnummer og dato i bunnteksten. Der vil dere kunne sjekke om dere har riktig versjon av veiledning. Mange nyttige tilleggsfunksjoner i KursAdmin blir beskrevet i egen veiledning. Denne regner vi med å ha klar medio september, 2012. KursAdmin er «ferskvare». Som i alle startversjoner, oppdager vi overraskende detaljer og mangler. Vi er takknemlig for mange gode tilbakemeldinger som har bidratt til utvikling av KursAdmin. Vi er også meget takknemlig for den tålmodighet dere har vist så langt gjennom dette første året med bruk KursAdmin. Vårt viktigste mål nå er å komme i gang. Mange har tatt i bruk programmet. Flere medlemsorganisasjoner har KursAdmin med på samlinger for sine studieansvarlige. Takk for at også dere satser tid og ressurser for innføring av programmet. LYKKE TIL! Vennlig hilsen September 2012 Basisfunksjoner versjon 0.4.9.9 31