Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 24.01.2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/2014 04/2014 Fra kl.: Til kl.: 10.00 13.30 Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Kjersti Simonsen (nestleder) Karl Otto Kaati Oddny Bakke Bente Havaas IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Per Ove Bjørnå Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen Thomas Jensen 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 24_01_144 sak 01/04 til 04/14 Side 1
Sak 01/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. oktober 2013. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. oktober 2013 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 22. oktober 2013 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 22. oktober 2013 godkjennes.. Sak 02/14 Selskapskontroll Ballangen Energi AS Kommunestyret i Ballangen vedtok i sak 64/13 at det skal gjennomføres selskapskontroll i Ballangen Energi AS. Med tanke på at kontrollutvalget allerede har et prosjekt på Ballangen Energi på sin plan for forvaltningsrevisjon så hadde kontrollutvalget bedt rådmannen om tilbakemelding om hvordan prosjektet er tenkt gjennomført. Rådmannen var ikke tilstede på rådhuset da møtet til kontrollutvalget fant sted, men hadde fått en mail fra rådmannen med tilbakemelding. Kontrollutvalget syntes tilbakemeldingen fra rådmannen var noe uklar og på bakgrunn av dette ble det fattet følgende Kontrollutvalget ber sekretariatet om å ha et møte med rådmannen å avklare hvordan selskapskontrollen i Ballangen Energi er tenkt gjennomført. Kontrollutvalget ber om at det legges frem et saksfremlegg til kommunestyret som belyser hva selskapskontrollen innebærer. Sak 03/14 Vintervedlikehold, henvendelse fra Erling Kontrollutvalget har fått flere henvendelser på mail fra Erling Knudsen vedrørende vintervedlikehold i Ballangen. Ballangen kommune har inngått samarbeid med Narvik kommunes innkjøpsavdeling som skal bistå Ballangen kommune med offentlig innkjøp. Erling Knudsen mener han ikke har fått innsyn iht. lovverket i forbindelse med anskaffelse av vintervedlikehold i Ballangen kommune. Knudsen mener også at det er gjort feil i selve tildelingen av anbudet både med hensyn til godkjent utstyr og godkjent interkontroll hos den som fikk tilslag på anbudet. Erling Knudsen har også til tross for mange henvendelser til Ballangen kommune ikke fått tilbakemelding. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 24_01_144 sak 01/04 til 04/14 Side 2
Kontrollutvalget har tatt forholdet opp med administrasjonen og fått tilbakemelding fra rådmannen at han vil gi tilbakemelding til Knudsen på hans henvendelser i løpet av uke 5. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget gir tilbakemelding til Knudsen at hans henvendelse er tatt opp med administrasjonen og at rådmannen vil gi han tilbakemelding på hans henvendelser i løpet av uke 5. Kopi av tilbakemelding til Knudsen sendes til rådmannen. Sak 04/14 Eventuelt/orienteringssaker Forvaltningsprosjekt ny skole Sekretariatet orienterte om at de har fått tilbakemelding fra forvaltningsrevisor vedrørende status i prosjektet. Hun har et intervju igjen før hun kan begynne å ferdigstille rapporten. Hun vil anslå at rapporten vil være klar i løpet av mars måned. På bakrunn av orientering fra sekretariatet ble det fattet følgende Orienteringen fra sekretariatet tas til etterretning Forespørsel fra K-sekretariatet om samarbeid på forvaltningsprosjekt av HRS. I forrige kontrollutvalgsmøte vedtok kontrollutvalget at de ønsket å delta på et felles forvaltningsprosjekt med kontrollutvalget i Harstad kommune. Prosjektet må godkjennes av kommunestyret siden det ikke er med i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet hadde laget et forslag til saksfremlegg til kommunestyret som ble gjennomgått og det ble så fattet følgende Saksfremlegget godkjennes og legges frem for kommunestyret for godkjenning. Fornes kai Kontrollutvalget hadde oppe en sak om Fornes kai i sak 08/13 som det var bedt om tilbakemelding om fra administrasjonen til dette møtet. Kontrollutvalget har fått tilbakemelding fra rådmannen at Fornes kai er et pågående arbeid som det blir laget egen sak på i formannskap og kommunestyre på i mars/ april. I forbindelse med dette vil også de forhold Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 24_01_144 sak 01/04 til 04/14 Side 3
som kontrollutvalget har tatt opp bli behandlet. På bakgrunn av tilbakemelding fra rådmannen fattet kontrollutvalget følgende Orienteringen fra rådmannen tas til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å følge opp saken i siste kontrollutvalgsmøte før ferien 2014. Revisjonsbrev nr. 5 og 6. Per Ove Bjørnå var tilstede i møtet og orientert om forholdene som var tatt opp i revisjonsbrev nr. 5 og 6. Det ble også tatt opp at kommunen ikke har gitt skriftlig tilbakemelding på disse noe Bjørnå bekreftet og ga tilbakemelding om at det skal bli gjort. Kontrollutvalget fattet så slikt vedtak Orienteringen fra Bjørnå tas til etterretning. Status regnskap 2013 Per Ove Bjørnå var tilstede i møtet og orienterte om regnskapet for 2013. Kommunen ligger an til et underskudd også i 2013, men har et mål om å gå i balanse i 2014. I følge Bjørnå så ser det ut til at de ikke vil klare å ferdigstille regnskapet til 15. februar men at de heller ligger an til å bli ferdig til 15. mars. Kontrollutvalget fattet så slikt vedtak Orienteringen fra Bjørnå tas til etterretning. Brev fra KomRev NORD Kontrollutvalget har fått brev vedrørende oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Ballangen kommune, engasjementsbrev Ballangen kommune og informasjonsbrev ny organisering i KomRev NORD. Inge Johannessen som er ny oppdragsansvarlig revisor i Ballangen kommune la frem godkjent politiattest til sekretariatet som bekreftet at denne er i orden. Deretter gjennomgikk han gjennom alle brevene for kontrollutvalget og på bakgrunn av dette ble det fattet følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 24_01_144 sak 01/04 til 04/14 Side 4
Brevene tas til etterretning.. Skatteregnskapet for 2013 Skatteregnskapet for Ballangen kommune for 2013 ble gjennomgått. Etter en generell gjennomgang fattet kontrollutvalget slikt : Skatteregnskapet for Ballangen kommune for 2013 tas til etterretning.. i kommunestyret Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak følgende fire saker fra kommunestyret som ble tatt opp til orientering: Sak 64/13 Selskapskontroll Ballangen Energi AS Sak 65/13 Hjemmesykepleien endring av tilbud på natt Sak 67/13 Eiendomsskattutvidelse fra 2014 Sak 68/13 Forpliktende plan 2014-2017 oppfyllelse av kommunelovens krav til robekregistrering. Det ble så fattet slikt : Orienteringen tas til etterretning.. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 24. januar 2014 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 24_01_144 sak 01/04 til 04/14 Side 5