1 DEN NORSKE KIRKE Karmøy INVITASJON TIL: PREKVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING - FOR ANSKAFFELSE AV KUNSTNERISK UTSMYKNING I Nye Kopervik kirke SØKNADSFRIST: Tirsdag 26. mai 2015, kl 12.00.
2 1. KONKURRANSEREGLER 1.1 Om oppdragsgiver og planer Karmøy kirkelig fellesråd inviterer til prekvalifisering for konkurranse for planlagt kunstnerisk utsmykning i ny kirke under bygging i Kopervik. Oppdragsgiver er opptatt av å velge samarbeidspartner for kunstnerisk utsmykning tidlig dette for å kunne ivareta kunstneriske innspill som del av prosjektet tidlig, før handlingsrom begrenses gjennom planlagte konstruksjoner (jfr tidsplan). 1.2 Kirkeprosjektet og kunstnerisk utsmykning som delprosjekt I vedlegg 1 3 er utdrag fra «Skipet» - vinnende arkitekts konsept for kirken (Arkitektkontoret Lille Frøen ved Stein Sole). I vedlegg 4 er Tidsplan for fullførelse. Kirken ligger i Kopervik sentrum, som er kommunesenteret i Karmøy. Kirken skal bekrefte og styrke lokal tilhørighet, lokale verdier og tradisjoner. Vi ser for oss et samlende signalbygg i sentrum. Et kirkebygg som i skjæringspunktet mellom tradisjon og nyskaping formidler det høytidsstemte og det hverdagslige. Se også http://www.kopervik-kirke.no/ Utgangspunkt for utsmykning er det sakrale rommet. Budsjett for utsmykking er 0,8 mill NOK + skisse- og presentasjonshonorarer (fordelt på tre kunstnere a kr 25.000,-) Utsmykkingen utformes i samarbeid med arkitekt og utsmykkingskomite. Utsmykkingsplanen skal godkjennes av biskop før realisering. LYSET er en viktig del av idegrunnlaget for kirkearkitekturen: Lys som grunnmotiv og innholdstema Lys som mysterium 1.3 Anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsen kommer inn under lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Prosedyren er beskrevet i FOA del II; jfr spesielt 5-1 og 11-8. I første omgang inviteres til prekvalifisering. Deretter vil tre søkere som oppfyller kvalifikasjonskrav i pkt 2 og som kommer best ut i forhold til utvelgelseskriterier i pkt 3 motta konkurransegrunnlag med presiseringer av ønsker. De tre utvalgte kunstnere inviteres på bakgrunn av dette til å presentere skisser av sitt forslag sammen med budsjett for realisering. Skisse- og presentasjonshonorar: kr 25.000,- pr kunstner. Karmøy kirkelig Fellesråd v/ Byggekomiteen gjør så sitt endelige valg på bakgrunn av anbefaling fra utsmykningskomiteen. På bakgrunn av dette forhandles om kontrakt med valgt kunstner.
3 1.4 Fremdriftsplan Fremdriftsplanen etter innleveringsfrist for søknad; kan endres av oppdragsgiver Dato og evt. klokkeslett Aktivitet / milepæl Mandag 18. mai 2015 kl 12.00 Frist for innsendelse av spørsmål Tirsdag 26. mai 2015 kl 12.00 Frist for innlevering av søknad om prekvalifisering Mai - Juni 2015 Evaluering og valg av prekvalifiserte Juni - juli 2015 Utsendelse av konkurransegrunnlag til disse September 2015 Innleveringsfrist for tilbud Oktober 2015 Evalueringer fullført og godkjent; kontraktsinngåelse Mars 2017 Kirken er ferdigstilt inkludert utsmykning Mars 2018 Orgel er installert 1.5 Innleveringssted for søknad om deltakelse og kontaktperson Innleveringssted: Kontaktperson: Innkjøpsassistanse Vest AS v/ Arild Stensland Stokkamyrveien 20, Forus 4313 SANDNES Norge Arild Stensland Telefon: (0047) 51 63 14 20 Mob tlf: (0047) 4040 2748 e-post: arild@iav.no 1.6 Levering av søknad Søknad merkes Utsmykning Kopervik kirke. Den skal være signert. Søknad innbindes i ringpermer (To fysiske eksemplarer, herav en kopi). I tillegg skal elektronisk kopi i MS Office-format eller pdf legges ved på minnepinne / CD. Søknad skal inneholde alle opplysninger som prekvalifiseringen krever og følge samme inndeling / nummerering som i dette dokument. Ufullstendige søknader kan bli forkastet. 1.7 Innleveringsfrist og åpning Frist for innlevering av søknad om deltakelse er tirsdag 26. mai 2015 kl 12.00. Søknad anses levert når den er registrert ankommet innleveringssted (se punkt 1.5). Levering etter fristens utløp vil bli avvist. Åpning foretas av to personer fra Innkjøpsassistanse Vest. 1.8 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold ved vurdering av videreføring etter gjennomført konkurranse: politisk godkjenning og tilstrekkelig finansiering endring av størrelse og justeringer av behov rett til å velge fritt eller forkaste samtlige tilbydere 1.9 Etterfølgende konkurranse med forhandling Innleverte forslag skal vurderes utfra kriterier som er oppgitt i konkurransegrunnlag, og skal ikke ha en kostnad ved realisering som overstiger budsjett. Følgende kriterier vil bli benyttet: Forslaget i forhold til rommets form og idegrunnlag (Jfr «LYSET») Kunstnerisk kvalitet Kommunikasjon med brukermangfold Hvert forslag vil som del av forhandlingene bli presentert for evalueringsgruppen før det tas en endelig avgjørelse av hvilket forslag som ønskes videreført.
4 1.10 Vedståelse Ved innlevering forutsettes vedståelse av søknad 3 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. 1.11 Kostnader ved deltakelse og evt retur av søknad Kostnader ved søknad om prekvalifisering, senere av tilbudsutarbeidelse, skjer på søkers / tilbyders regning. Innkomne søknader / tilbud blir ikke returnert. 1.12 Eventuelle uklarheter, feil og mangler i prekvalifiseringsdokumentet Spørsmål vedrørende eventuelle uklarheter i prekvalifiseringsdokument skal stilles skriftlig til kontaktperson som nevnt i pkt. 1.5, innen gitt frist. Svar på skriftlige henvendelser vil bli distribuert til alle som har mottatt prekvalifiseringsdokument. (anonymisert). Dersom en søker oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i prekvalifisering dokumentet plikter søker umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som søkeren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av søknad, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klager til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling. 2. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er fastsatt av oppdragsgiver som krav til vurdering av søker / søknad og videre deltakelse i konkurranse. Alle krav må oppfylles, inkl. krav til dokumentasjon. 2.1 Avvisning på grunn av forhold ved søkeren Søkere som er konkurs, i gjeldsforhandlinger, skyld i grove mislige handlinger, ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold ved yrkesmessig vandel, utelukkes fra videre konkurranse. Gjelder noen av nevnte forhold (sett kryss) Ja Nei 2.2 Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at søker har et lovlig etablert organisasjonsnr, Som bevis legges fram attest (Enkeltmannsforetak/ registrert firma / organisasjonsnr). Utenlandske søkere skal dokumentere registrering i bransjeregisteret eller enhetsregisteret som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor søker er etablert. Er dokumentasjon vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: 2.3 Søkers dokumentasjon av innbetalte skatter og avgifter Norske søkere skal fremlegge skatteattest for skatt / avgifter, utstedt av kemner / kommunekasserer der søker har sitt hovedkontor. Attest skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra innleveringsfrist. Utenlandske søkere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Det skal ikke være uoppgjorte krav på skatt og avgifter eldre enn 6 måneder. Vedlagt ligger attest på betalte skatter og avgifter Ja Nei Vedlegg nr: 2.4 Formelle opplysninger fra søker Søker skal signere, fylle ut og legge ved skjema for formelle opplysninger i pkt 5. Er skjema signert, fylt ut og lagt ved? Ja Nei Vedlegg nr:
5 3 UTVELGELSE FOR DELTAKELSE I pkt 3.1 3.3 fremkommer krav til dokumentasjon i uprioritert rekkefølge. Hvert enkelt punkt vil bli sammenlignet med og satt opp mot øvrige kandidater til prekvalifisering i forhold til relevans og vurdering av egnethet. 3.1 Presentasjon av søkers spesielle forutsetninger for akkurat dette oppdraget Søker presenterer sine spesielle forutsetninger for nettopp dette oppdraget utfra den informasjon som fremkommer i prekvalifiseringsdokumenter. Som vedlegg til sin beskrivelse kan søker også gi en nærmere beskrivelse av sitt mest relevante og gjennomførte prosjekt i forhold til de muligheter og utfordringer som søker ser i Kopervik og forklare hva som er relevant og hvorfor. Det åpnes opp for ulike kreative virkemidler for presentasjon; så som beskrivelser i form av tekst eller tale (vedlagt som lydfiler), illustrasjoner og bilder og gjerne med vedlagte illustrasjoner / bilder fra andre oppdrag enn det mest relevante for å presentere søkers kunstneriske spennvidde og dybde. 3.2 Presentasjon av hvordan søker vil gripe an utfordringene ved gjennomføring Søker redegjør for sin forståelse av de kunstneriske utfordringene i akkurat dette prosjektet, gitt et samspill mellom relevante aktører. Det beskrives hvordan søker vil gripe fatt i og løse utfordringene. Det åpnes opp for ulike kreative virkemidler for presentasjon også under dette punkt; så som beskrivelser i form av tekst eller tale (vedlagt som lydfiler), som vel er de mest aktuelle virkemidler her. 3.3 Vedlagt CV til utførende kunstner(e) Det legges ved personlig CV for utførende kunstnere. Personlig relevant feltkompetanse hos utførende er en fordel da vi mener det øker mulighet for å skape gode bidrag av høy kvalitet. 4 JURY Det er utnevnt følgende jury for evaluering av de innkomne søknader og senere konkurranseforslag: Per Odd Aarrestad, Kunstner. (Leder av jury) Solveig Leikvoll, Kateket Stein Sole, Arkitekt i Lille Frøen Kristian Støle, Sokneprest Bodil Sund, Lærer. Juryens sekretær: Arild Stensland, Innkjøpsassistanse Vest. Aktuelle søkere som har tette relasjoner til en eller flere jurymedlemmer kan ikke søke om deltakelse i konkurransen. Ved tvil om deltakerrett kan angitt kontaktperson forespørres (se pkt 1.5).
6 5 FORMELL INFORMASJON SOM FYLLES UT I SØKNAD Person / Firma Adresse: Kontaktperson : E-postadresse: Telefonnummer : Foretaksnummer:..., den...... Søkers underskrift VEDLEGG V1 V3: Fra «Skipet» (separate vedlegg) V4: Tidsplan fra PL pr okt 2014 (separat vedlegg)