VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER Nettmagasin om byutvikling i Trondheim 15/9008
Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE... 1 1.1 KONSEPT OG DESIGN FOR NETTMAGASIN... 1 1.2 KRAVSPESIFIKASJON FOR PUBLISERINGSLØSNING... 2 1.3 BISTAND TIL PRODUKSJON OG MARKEDSFØRING... 2 2 MINIMUMSKRAV... 3 2.1 KRAV -SERVICE... 3 2.2 KRAV -KVALITET... 3 2.4 KRAV -LEVERING... 3 3 TILDELINGSKRITERIER... 3 3.1 PRIS... 3 3.2 OPPDRAGSFORSTÅELSE/SERVICE... 4 3.3 KVALITET PUBLISERINGSLØSNING... 4 4 TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING... 5
I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Denne egenerklæringen utelukker ikke beskrivelse / dokumentasjon som kreves under de forskjellige kravene i pkt 2. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring og gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene i punkt 2 vil bli avvist. I punkt 3 og 4 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 1 Beskrivelse av oppdraget Trondheim kommune ved kommunalområde byutvikling, skal utarbeide et journalistisk nettmagasin om byutvikling. Det skal gi innblikk i hvordan byen skal utvikles i tiden fremover - og bidra til engasjement og debatt om byutvikling i Trondheim. Publiserte artikler distribueres via nyhetsbrev og sosiale medier. Anskaffelsen omfatter: 1. utvikling av journalistisk nettmagasin om byutvikling (etter inspirasjon fra byplanoslo.no) med tilhørende nyhetsbrev 2. publiseringsløsning for punkt 1. Løsningen skal også benyttes ved opprettelse av øvrige prosjektsider i Trondheim kommune 3. journalistiske tjenester (artikler og foto) og bidrag til markedsføring etter behov Webløsningen skal sørge for at vi kan: - Nå ulike interessentgrupper med nyhetsbrev - Automatisk dele artikler i sosiale medier, og at lesere kan dele artikler med andre - Enkelt formidle saker til media - Nå interessenter som bruker skjerm, nettbrett eller smarttelefon på en god måte Det er ønskelig å lansere nettmagasinet første halvdel av september 2015. Nettmagasinet skal publiseres som enkeltartikler på felles nettsidefront, og distribueres via nyhetsbrev og sosiale medier. Det skal produseres i snitt fem-ti artikler til hvert nyhetsbrev. Det betyr en kombinasjon av saker som publiseres løpende og saker (nyheter) som publiseres sammen med utsendelse av 6-7 nyhetsbrev pr år. Magasinet (nyhetsbrev og nettside) skal ha en journalistisk form og bidra til økt synlighet om byutviklingssaker, flere publiserte saker, bedre mulighet for involvering fra byens innbyggere og regelmessig kontakt med viktige interessenter. Budsjettrammen for oppdraget er estimert til ca 400.000 kroner pr. år eks. mva. For utgivelser i 2016, 2017 og 2018 tas det forbehold om budsjettbevilgning. Dette avklares hver høst. 1.1 Konsept og design for nettmagasin og nyhetsbrev Vi ønsker tilbud på utvikling av helhetlig konsept for nettmagasin (innhold og utforming) på egen nettside med nyhetsbrev som tilleggsfunksjon. Nettmagasinet kommer som et tillegg til den offisielle nettsiden trondheim.kommune.no som informerer om tjenesteområdene til kommunen. Side -1-
Målgruppen er interessenter i byutvikling, dvs rådgivere, utbyggere, lag/organisasjoner, innbyggere med interesse for byutvikling mm. Magasinet skal gi oversikt og innsikt, engasjere og være attraktiv og moderne i formen. Nyhetsbrevet blir viktigste kanal til interessentene og skal gjennom spennende saker lede mottakeren til nettsiden. Der vil leser gjenkjenne saker fra nyhetsbrevet og få innblikk i øvrige temaer og tidligere saker. Kommunens eller magasinets facebookside benyttes for å skape debatt rundt sakene. Det vil være lesernes kanal for å kommentere og debattere saker. Navn på magasinet/nyhetsbrevet/evt facebookside og innholdsprofil vil være en viktig del av utviklingsarbeidet og utarbeides i samarbeid med oppdragsgiver. 1.2 Kravspesifikasjon for publiseringsløsning Vi ønsker tilbud på publiseringsløsning for å håndtere innhold på nett, innhold i nyhetsbrev, interessent-/mailinglister og utsendelse av nyhetsbrev. Kravtabellen i vedlegg 2c spesifiserer 66 funksjonelle krav for ønsket publiseringsløsning. Den er inndelt i følgende kapitler: Krav til tilgjengelighet og universell utforming Krav til brukskvalitet Krav til administrasjonsgrensesnitt Krav til malverk Krav til integrasjoner Krav til løsningen generelt Kravene er prioritert med: A er skal-krav som anses kritisk for måloppnåelse B er krav som ikke er kritisk for måloppnåelse, mens som anses viktig for å sikre en god løsning. 1.3 Bistand til produksjon og markedsføring Vi ønsker tilbud på bistand til produksjon (etter behov) av artikler til nettmagasinet/nyhetsbrevet og bistand til publisering, distribuering og markedsføring av artikler og magasin (etter behov) via digitale medier, som nyhetsbrev og på sosiale medier. Trondheim kommune har ansvar for redaksjonen for magasinet og vil levere en del innhold selv både på nettside og i nyhetsbrev. For å være sikker på at vi klarer å opprettholde produksjon av innhold ønsker vi å knytte til oss ekstern ressurs som kan bistå med innholdsproduksjon (tekst og foto), yte teknisk bistand ved mindre justeringer og bidra med markedsføring. Dette kan skilles ut som et eget oppdrag, men vi ønsker primært å bruke samme byrå på alle tjenestene (utvikling, publiseringsløsning og drift). Side -2-
2 Minimumskrav 2.1 Krav -service Service: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet/backup som sikrer framdrift og leveranser til riktig tid 2.2 Krav -kvalitet Kvalitet: Tilbyder skal legge inn testing av leveranse underveis. Oppdragsgiver skal delta i testing Opplæring: Tilbyder skal sørge for opplæring i publiseringsløsning, samt oppdateringer i løsningen 2.3 Krav -levering Leveringstid: tilbyder skal levere i henhold til forhandlet ferdigdato og lanseringsdato 3 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 30% Oppdragsforståelse/service 30% Kvalitet publiseringsløsning 40% 3.1 Pris Vektes med 30 %. Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i tilbudsskjema. Pris fylles ut i skjemaet, vedlegg 2a. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. Beregning av poeng gjøres på oppgitt pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud. Side -3-
3.2 Oppdragsforståelse/Service Vektes med 30% Tilbyder skal kort beskrive faser for hvordan alle deler av oppdraget er tenkt løst. Matrise i vedlegg 2b benyttes som mal. Det skal oppgis informasjon i den rekkefølge som er forespurt i tilbudsskjema. Her etterspørres: Enkel skisse over konsept, utviklingsprosess for magasin (nett og nyhetsbrev) med framdriftsplan til ønsket lansering i september, samt dokumenterte eksempler på artikler /tekster og foto, relevante tema/byutvikling med referanse til personer i oppgitt team. Tilbyder skal beskrive sitt servicekonsept knyttet til responstid tlf/e-post i utviklingsfase og i ordinær drift (både ved tekniske og redaksjonelle henvendelser). Tilbyder skal beskrive sin beredskap/responstid for redaksjonelle oppdrag i Trondheim (vedlegg 2b) Beregning av poeng gjøres ut fra en totalvurdering av oppdragsforståelse/service. Den som vurderes til å ha beste løsning oppnår høyest score. 3.3 Kvalitet publiseringsløsning Vektes med 40% Tilbyder må dokumentere hvordan de tilfredsstiller alle funksjonelle krav ved å fylle ut vedlegg 2c. Beregning av poeng gjøres på basis av grad av innfrielse av B-krav. De tilbydere som best oppfyller flest krav vil oppnå maks poengsum. 4 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut tilbudsskjemaene i vedlegg 2 a,b og c. I skjema 2a og 2c skal det ikke skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og alle oppsatte linjer skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. I skjema for beskrivelse av oppdragsforståelse 2b er det listet opp temaer som skal besvares. Tilbyder skal besvare oppgitte punkter, men kan selv velge egnet format for beskrivelsen. Side -4-