Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Jon Bottheim Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1481-24 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett Vedlegg: Vedlegg 1 - Notat av 27. april 2017 fra DA til organisasjonene vedr. status felles ledelse Vedlegg 2 - Referat fra dialogmøte 3. mai 2017 mellom DA og organisasjonene Vedlegg 3 - Notat av 5. mai 2017 fra tillitsvalgt og dommer i Salten tingrett tingrett Vedlegg 4 - Referat fra drøftingsmøte 18. mai 2017 mellom DA og organisasjonene Vedlegg 5 - Uttalelse av 1. juni 2017 fra domstolleder ved Salten tingrett Vedlegg 6 - Uttalelse av 1. juni 2017 fra Dommerforeningen Direktørens sakssammendrag: Administrasjonen har arbeidet for å etablere felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett som en fast ordning fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer. Det har vært gjennomført dialog og drøfting med arbeidstakerorganisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser, direktøren har hatt møter med medarbeiderne i Lofoten tingrett og møte med lokalpolitikere, advokater og politi/påtale som sogner til Lofoten tingrett. Direktøren har primært hatt som målsetting å foreslå for styret en fast ordning med felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett. Etter en samlet vurdering av innspillene gjennom prosessen, har direktøren imidlertid kommet fram til at felles ledelse i første omgang etableres som en prøveordning på inntil ett år med virkning fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer (i løpet av høsten 2017). Referanse til tidligere styresaker: Sak 15/011 Felles dommerstillinger (styremøte 23.02.2015) Sak 15/028 Felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 20.04.2015) Sak 15/049 Domstolloven 33c felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 28.09.2015) Sak 15/069 Budsjett og budsjettiltak 2016 (styremøte 09.11.2015) Sak 16/037 Orientering, eventuell felles ledelse i Brønnøy tingrett (styremøte 11.04.2016) Sak 16/091 Felles ledelse av domstoler (styremøte 12.12.2016) Sak 17/005 Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdal (styremøte 13.02.2017)
1. Bakgrunn Felles ledelse er betegnelsen på ordningen med at en domstolleder leder mer enn én domstol. Den felles lederen har full lederkompetanse og fullt lederansvar i domstolene som inngår i ordningen. Med ledelse forstås i denne sammenhengen både faglig ledelse og personalledelse. Domstolene som inngår i en ordning med felles ledelse består fullt ut som selvstendige enheter. Domstolloven 33 c andre ledd andre punktum hjemler at det kan opprettes faste dommerstillinger som er felles for flere domstoler. DA har lagt til grunn at begrepet "dommerstillinger" omfatter også domstollederstillinger. I henhold til domstolloven 33 c andre ledd tredje punktum vedtok DAs styre i september 2015 forskrift om felles faste dommerstillinger. Forskriften trådte i kraft fra november 2015. Av forskriftens 3 første ledd andre punktum framgår det at DA i særlige tilfeller kan fastsette at to eller flere domstoler skal ha felles domstolleder. I henhold til forskriftens 3 tredje ledd er det DAs styre som treffer beslutning om to eller flere domstoler skal ha fast felles domstolleder. Styret har i styresak 15/069 (Budsjett og budsjett-tiltak 2016) bedt administrasjonen om å vurdere opprettelse av felles ledelse og felles dommerstillinger der dette er mulig etter forskriften. Det har de siste årene vært gjennomført flere prøveordninger med felles ledelse i både tingretter og jordskifteretter. Prøveordningene har hatt ulik varighet, innen tingrettene har det vært prøveordninger siden våren 2015. Evaluering av prøveordningene ble gjennomført høsten og vinteren 2016/2017 av et eksternt forskningsmiljø (Trøndelag Forskning og Utvikling AS - TFoU). DAs styre vedtok i styremøtet i februar 2017 etablering av fast felles ledelse for de to tingrettene i Gudbrandsdal og for de tre tingrettene på Helgeland. I forbindelse med at tidligere sorenskriver ved Lofoten tingrett gikk av med pensjon sommeren 2016, ble muligheten for å etablere felles ledelse mellom Lofoten tingrett og en av de andre omkringliggende domstolene vurdert. I påvente av en konklusjon om framtidig ledelsesmodell ved domstolen, ble domstollederstillingen besatt gjennom konstitusjon. Kristin Farstad er konstituert som sorenskriver ved Lofoten tingrett ut 2017. 2. Saksopplysninger 5. mai 2017 ble fast felles sorenskriver for Nord-Gudbrandsdal tingrett og Sør-Gudbrandsdal tingrett utnevnt av Kongen i statsråd. Dette var den aller første utnevnelsen av en fast felles domstolleder. Innstilling av felles leder for tingrettene på Helgeland ble foretatt av Innstillingsrådet for dommere i møte 24. april 2017, og utnevnelse i statsråd vil ventelig foreligge i løpet av kort tid. I styremøtet 12. 13. juni 2017 vil det bli lagt fram forslag om fast felles ledelse for til sammen ti jordskifteretter. Med forbehold om styrets godkjenning har fem stillinger som fast felles jordskifterettsleder allerede blitt kunngjort, med søknadsfrist 2. juni 2017. Administrasjonen har arbeidet for å etablere fast felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer. Det har i den forbindelse vært gjennomført dialog og drøfting med arbeidstakerorganisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser, det har vært møter med medarbeiderne i Lofoten tingrett og møte med 2
lokalpolitikere, advokater og politi/påtale som sogner til Lofoten tingrett. Det har også vært dialog med Salten tingrett. Direktøren har primært hatt som målsetting å foreslå for styret en fast ordning med felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett. Etter en samlet vurdering av innspillene gjennom prosessen, har direktøren likevel kommet fram til at felles ledelse i første omgang etableres som en prøveordning på inntil ett år med virkning fra det tidspunktet konstituert sorenskriver ved Lofoten tingrett fratrer (i løpet av høsten 2017). Det er da lagt avgjørende vekt på at medarbeidere ved Lofoten tingrett og Salten tingrett har gitt uttrykt for at de ikke ønsker å gå rett over i en fast ordning, samt organisasjonenes innspill om mulighetene for en prøveordning. 3. Vurdering av felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett 3.1 Begrunnelse for felles ledelse Lofoten tingrett er en liten domstol med totalt sju medarbeidere, derav tre dømmende årsverk (sorenskriver og to dommerfullmektiger). Ut over dette er det fire saksbehandlere ved domstolen. Salten tingrett har totalt 16 medarbeidere derav seks dømmende årsverk (sorenskriver, fire tingrettsdommere og en dommerfullmektig), ni saksbehandlere og en administrasjonssjef. Det er på det rene at det ikke er tilstrekkelig arbeid for tre dømmende årsverk ved Lofoten tingrett. I følge ressursfordelingsmodellen for 2017 er Lofoten tingrett overbemannet med 0,9 dømmende årsverk. Dette er svært uheldig i en ellers presset ressurssituasjon ved domstolene. Salten tingrett er heller ikke en stor tingrett og den er i dag underbemannet med 0,8 dømmende årsverk i følge ressursfordelingsmodellens tall for 2017. Denne dømmende overkapasiteten i Lofoten tingrett kunne derfor sannsynligvis blitt utnyttet bedre ved felles ledelse av de to domstolene kombinert med at sorenskriverstillingen i Lofoten ble gjort om til en felles dommerstilling. Begrunnelsen for felles ledelse i dette konkrete tilfellet er derfor først og fremst at det totalt oppstår et potensiale for bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet og totalt sett mer effektiv saksavvikling ved de to domstolene. Umiddelbare økonomiske innsparinger er ikke en målsetting i første omgang, men på noe sikt forventes det at felles ledelse skal kunne gi ressursmessige innsparinger samlet sett for Lofoten tingrett og Salten tingrett. Dersom felles ledelse hadde blitt etablert som en fast ordning, ville DA gått inn for at sorenskriverstillingen i Lofoten tingrett omgjøres til en felles dommerstilling med kontorsted Lofoten. I en prøveperiode vil det bli konstituert en felles tingrettsdommer for de to domstolene, og vedkommende vil ha kontorsted Lofoten. Det understrekes at omgjøring av eksisterende dommerstilling (omgjøring fra sorenskriverstilling til dommerstilling ved Lofoten tingrett) vil være gjenstand for drøfting med organisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Det legges også til grunn at dommerne i Salten tingrett på frivillig basis vil kunne ta saker i Lofoten tingrett i noen tilfeller når dette er nødvendig ut i fra ressurssituasjonen. Etter at en fast ordning med felles ledelse eventuelt skulle bli innført, vil nye dommere som utnevnes ved Lofoten tingrett og Salten tingrett også bli utnevnt som felles dommere, og på den måten vil fleksibiliteten i de to domstolene øke over tid. 3
Felles ledelse mellom de to domstolene vil også medføre bedre tilgang til et større og bredere faglig miljø både for dommerne og for de øvrige ansatte ved de to domstolene. På denne måten styrkes det faglige arbeidet ved begge domstolene. Det er også et moment at det ved Salten tingrett er en administrasjonssjef som vil kunne bidra til en god administrasjon av de to tingrettene. Dette vil lette arbeidet for en felles sorenskriver. Ved felles ledelse vil Lofoten tingrett få tilgang på en administrativ ledelseskapasitet ut over det som i dag er tilgjengelig for Lofoten tingrett. Samtidig vil Salten tingrett kunne få viktige og nyttige innspill fra Lofoten tingrett. Dette vil i sum kunne ha en positiv innvirkning på utvikling av felles administrative rutiner ved de to domstolene. DA anser ikke reiseavstanden mellom de to domstolene for å være spesielt problematisk. Det er gode flyforbindelser mellom Bodø og Svolvær daglig. Selve flyturen tar normalt kun25 minutter. Dessuten vil de to domstolene bli utstyrt med fjernmøteutstyr som gjør at fjernmøter enkelt kan organiseres. Dette er utstyr de to domstolene ikke har i dag. Det bemerkes i denne sammenheng at Salten tingrett allerede har geografisk jurisdiksjon i deler av Lofoten på den andre siden av Vestfjorden, nemlig for øyene Værøy og Røst. DA har også vurdert om det skulle være aktuelt å etablere felles ledelse mellom Lofoten tingrett og Trondenes tingrett eller Vesterålen tingrett. Etter en samlet vurdering har DA kommet fram til at felles ledelse mellom Salten tingrett og Lofoten tingrett gir det beste potensiale både med hensyn til effektiv ressursutnyttelse, administrativ stabilitet og faglig styrke. Det har vært et viktig moment i vurdringen av mulighetene for felles ledelse at domstolleder og administrasjonssjef ved Salten tingrett er svært positive og at de legger til grunn at felles ledelse vil gi et løft for både Lofoten tingrett og Salten tingrett. Innvendingene mot felles ledelse fra medarbeidere ved de berørrte domstolene er forståelig ut fra at dette er en ny og for dem ukjent ordning. Innspillene og spørsmålene fra medarbeiderne og organisasjonene i dette tilfellet er i store trekk det samme som har kommet fram i tidligere, tilsvarende prosesser ved andre domstoler. I dialogen med DA har medarbeiderne i Lofoten tingrett pekt på behovet for å ha sorenskriveren konstant og umiddelbart til stede, og de har uttrykt bekymring i forhold til at felles sorenskriver skal ha kontorsted i Bodø. De anser leders fysiske tilstedeværelse som vesentlig for at arbeidsdagens ulike oppgaver skal kunne løses best mulig. Dessuten har de gitt uttrykk for at de frykter at felles ledelse kan være første skritt mot nedleggelse av domstolen. DA har i denne dialogen svart at felles ledelse heller burde bli sett på som et tiltak for å bevare domstolen i Svolvær ved at den gjøres mindre sårbar, og at den i realiteten styrkes både administrativt og rent dommerfaglig. Til det første kan det vises til den gjennomførte evalueringen av konseptet (utført av TfoU)som viser at medarbeiderne over tid venner seg til konseptet fjernledelse. Dessuten vil det mesteparten av tiden være en embetsdommer til stede som kan svare på faglige spørsmål og dommerfullmektigen(e) kan også bistå de øvrige ansatte med faglige spørsmål. 4
Saksbehandlerne ved Lofoten tingrett er alle voksne, erfarne medarbeidere med flere års tjenestetid. Dette er også situasjonen ved Salten tingrett. Også dette vil gjøre overgangen til felles ledere lettere ved begge de to domstolene. Dommerforeningen og Dommerfullmektigforeningen har blant annet vært opptatt av den faglige veiledningen som dommerfullmektigene har krav på. På dette punkt vises det til at det normalt vil være en embetsdommer til stede ved domstolen. Dessuten vil domstolleder kunne kontaktes via video/telefon/e-post, og vedkommende vil dessuten være regelmessig til stede ved domstolen. Det antas at muligheten for god faglig oppfølgning av dommerfullmektigene faktisk kan styrkes ved at domstolen gjennom felles ledelse knyttes opp mot en større domstol med flere dommere og andre dommerfullmektiger. Ved opprettelse av felles ledelse vil man også unngå den uheldige praksisen med at dommerfullmektigen må konstitueres som sorenskriver ved dennes fravær. Dommerforeningen har anført at flere forhold ved konseptet felles ledelse / fjernledelse burde fastlegges nærmere før ytterligere ordninger etableres på fast basis. DA er enig med Dommerforeningen i at det er viktig å utvikle selve konseptet gjennom de erfaringer man allerede har høstet med prøveordningene og de erfaringene man nå høster med de faste ordningene. Konseptet vil måtte utvikle seg over tid og man vil etter hvert kunne ta stilling til om det er behov for endringer av forskriften for felles ledelse og/eller om det bør utarbeides felles retningslinjer. En slik prosess bør gå parallelt med innføringen av felles ledelse, og DA vil sørge for at det skjer. Det må likevel understrekes at felles ledelse nødvendigvis må arte seg noe forskjellig fra sted til sted fordi ledelsesutfordringene kan være forskjellige. Avslutningsvis vedrørende konseptuell utvikling viser DA til at de to uavhengige evalueringene som er utarbeidet (TfoU 2016/2017) gir et godt grunnlag for å adressere påviste utfordringer både med hensyn til prosessen fram til etablering av felles ledelse og selve implementeringen og gjennomføringen av felles ledelse. I Salten tingrett har det fra dommerhold blitt tatt opp spørsmål om blant annet DAs bruk av forskrift om felles ledelse, ressursbruk og økonomiske innsparinger ved felles ledelse,reisebelastning, leders tilstedeværelse i begge domstoler samt felles ledelse versus strukturendringer. Det påpekes at dersom det skal etableres felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett settes det krav til prosess og tilstrekkelige ressurser. Det anføres at man i stedet for å etablere en fast ordning, vil en prøveordning på to år kunne gi noen flere svar på om hva konsekvensene vil bli ved en felles ledelse mellom Salten tingrett og Lofoten tingrett (jf. vedlagt notat av 5. mai 2017). Helt avslutningsvis viser DA til at ved opprettelse av felles ledelse som en fast ordning vil både Salten tingrett og Lofoten tingrett bli inkludert i prosjektet Digitale Domstoler. Dette gjøres for å tilrettelegge for en smidig utøvelse av felles ledelse og for å tilrettelegge for at dommerne i begge domstolene lettere kan ta saker uavhengig av hvilken domstol de er utnevnt til. Tiltaket vil også gi begge domstolene et løft inn i framtida som de ellers ville måtte vente flere år for å kunne være med på. Dette vil ha en svært positiv effekt for brukerne av de to domstolene. 3.2 Erfaringer fra prøveordninger med felles ledelse En av konklusjonene i evalueringsrapporten fra TFoU høsten 2016, er at potensialet for bedre ressursutnyttelse og mer effektiv saksavvikling er betydelig. 5
I henhold til evalueringsrapporten har domstolene i prøveordningene i stor grad klart å ta ut forventede effekter som mer fleksibilitet, utjevning av arbeidsbelastningen, moderat spesialisering og et større fagmiljø. Noen dommere har imidlertid fått mer reisevirksomhet, noe enkelte opplever som negativt. På saksbehandlersiden har det vært arbeidet mye med harmonisering av rutiner og utvikling av felles kultur. Også blant saksbehandlerne framheves det som positivt med tilgang på et større fagmiljø og mindre sårbarhet blant annet ved ferie og sykdom. Blant saksbehandlerne har det imidlertid gjennom de ulike prøveordningene vært varierende oppfatninger om hvorvidt felles ledelse er positivt eller ikke. Av evalueringsrapporten framkommer det blant annet at hvordan oppstarten av felles ledelse skjer (prosessen før iverksettelse) er avgjørende for hvordan de involverte medarbeiderne opplever felles ledelse. Gode tekniske støtte- og samarbeidssystemer er også viktig for at felles ledelse skal fungere godt. Samtidig gir felles ledelse flere ledelsesutfordringer for domstolleder i forhold til balanse mellom stedlig ledelse og fjernledelse. Større geografiske avstander mellom domstolene som ledes felles gir primært utfordringer for domstolleder og øvrige dommere eller medarbeidere som gjør oppgaver for flere domstoler. Gjennomførte prøveordninger av felles ledelse og evalueringer av disse har gitt svært nyttige erfaringer. Direktøren vurderer at erfaringene og de gjennomførte evalueringene gir et godt grunnlag for å ta stilling til også eventuelle nye tilfeller med felles ledelse. Direktørens vurdering har vært at man nå burde ha grunnlag for å etablere nye ordninger med fast felles ledelse uten at man først gjennomfører en prøveordning. 3.3 Domstolleders stilling ved overgang til felles ledelse Ved en prøveordning med felles ledelse for Salten tingrett og Lofoten tingrett, vil nåværende domstolleder ved Salten tingrett bli forespurt om konstitusjon som felles leder. I tilfeller der det etableres fast felles ledelse vil stilling som fast felles domstolleder bil bli kunngjort, og Innstillingsrådet vedtar en innstilling før utnevnelse ved Kongen i statsråd. Dersom domstolleder i Salten tingrett skulle søke, men ikke bli tilbudt stillingen som felles sorenskriver i Salten tingrett og Lofoten tingrett, beholder hun embetsstilling i Salten tingrett med fortsatt stillingsbetegnelse sorenskriver (uten lederansvar) og med lønnsutvikling som sorenskriver. Sorenskriveren i Salten tingrett har sagt at hun vil søke på stillingen som felles sorenskriver. 3.4 Begrunnelse for felles ledelse som en prøveordning for Lofoten tingrett og Salten tingrett På bakgrunn av erfaringene fra gjennomførte prøveordninger med felles ledelse, og vurdering av den konkrete situasjonen ved Lofoten tingrett og Salten tingrett, vurderer direktøren at det skal etableres en prøveordning med felles ledelse for inntil ett år. Direktørens primære vurderinger at det det her ligger til rette for fast felles ledelse uten en forutgående prøveperiode. Men som følge av innspillene underveis i prosessen, velger direktøren i dette tilfellet å ta hensyn til ønsket om å starte med en prøveordning. 6
Direktøren vurderer dette å være et særlig tilfelle, ved at Lofoten tingrett og Salten tingrett samlet sett vil kunne utnytte særlig de dømmende ressursene mer effektivt enn det de to domstolene vil kunne gjøre hver for seg. I tillegg vektlegger direktøren støtten til forslaget fra domstolledelsen ved Salten tingrett. Domstolledelsen ved Salten tingrett anbefaler for øvrig at felles ledelse etableres som en fast ordning uten en forutgående prøveordning, men tar til etterretning at direktøren i første omgang velger å gå for en prøveordning. Domstolledelsen ønsker imidlertid ikke at en eventuell prøveperiode skal være kortere enn to år. Uttalelse fra domstolleder og administrasjnssjef ved Salten tingrett følger vedlagt. 3.5 Involvering av medarbeidere og arbeidstakerorganisasjonene Når det gjelder involvering av medarbeidere og arbeidstakerorganisasjonene i denne prosessen, ble samarbeidsrådets medlemmer i DAs notat av 27. april 2017 orientert om status for arbeidet med etablering av felles ledelse, deriblant felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett (notat vedlagt). Notatet ble gjennomgått i dialogmøte mellom DA og organisasjonene 3. mai 2017. Direktøren gjennomførte møte med medarbeiderne i Lofoten tingrett 23. februar og 15. mai. Det ble også gjennomført et møte i Salten tingrett 22. februar. Møte med lokale politikere, advokater og politi/påtale ble gjennomført i Svolvær den 15. mai, i dette møtet deltok det 22 personer inkludert medarbeiderne ved Lofoten tingrett. Drøftingsmøte mellom DA og organisasjonene ble gjennomført 18. mai, og samarbeidsrådet ble orientert om status for arbeidet i møte 31. mai. Referat fra dialogmøtet 3. mai og drøftingsmøtet 18. mai 2017 følger vedlagt. I innspillene fra organisasjonene, medarbeidere i Lofoten tingrett og i Salten tingrett har det vært ytret et sterkt ønske om at det gjennomføres en prøveordning før en eventuell prøveordning besluttes, og det har blant annet blitt kommentert at prosessen har gått for raskt. Oppsummering: Direktøren har arbeidet for etablering av en fast ordning med felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett. Som følge av de innspillene som har framkommet gjennom prosessen, har direktøren konkludert med at det i dette tilfellet i første omgang skal etableres en prøveordning på inntil ett år. I løpet av prøveperioden skal det tas endelig stilling til om det skal etableres fast felles ledelse for disse to domstolene. Direktørens innstilling: Styret tar saken til orientering. 02.06.2017 Sven Marius Urke direktør Anne Mari Borgersen avdelingsdirektør 7