ESS brukerdok for prestene Versjon 1.1 Oppdatert 11.09.2009
1. Start internett Explorer (lokal internett Explorer) 2. Gå inn på http://porten.ovf-nett.no 3. Fyll inn brukernavn fra kompetansekartet og tildelt passord og trykk logon 4. Ved førstegangspålogging/ og ved oppdateringer må du installere et program som heter Anyconnecr VPN Client 4A) Følg instruksjonene underveis. Velg kjør/installer ActiveX øverst I internett Explorer når den gule linjen dukker opp. Still markøren på den gule linjen, venstre klikk og bildet vist øverst vil komme frem 2
4B) Velg ok eller kjør/run/installer I alle dialogbokser 4C) Instillasjonen skjer kun ved førstegangspålogging eller ved oppdateringer av AnyConnect VPN klienten og kan litt tid 3
5. Skriv inn klient, brukernavn og passord Klient: 610 Brukernavn: 2220XXXX (brukernavn tilsendt på e-post) Passord: tilsendt på e-post. Ved glemt passord!, trykk på Glemt passord Feilsøking. Ikke tilgang til innloggingsbildet Logger du deg på hjemme eller på et hjemmekontor? Da er det ikke sikkert at IP adressen din er åpnet for trafikk. Ta et print scrn av siden og evt. feilmeldinger som kommer frem Har tilgang til innloggingsbildet, men klarer ikke å logge seg på Kontroller at du har skrevet inn rett klientnummer, skal være 610 Kontroller at du har riktig brukernavn Bruk glemt passord hvis du ikke husker passordet ditt Hvis du enda ikke kommer deg inn på ESS, ta kontakt med bispedømmekontoret Ved første gangs pålogging blir du bedt om å opprette ditt eget valgte passord. Regler for passord i ESS: Passordet skal bestå av 8 tegn, og må inneholde bokstaver, tall og spesialtegn. Eksempel: Solen=08 (Ikke bruk æ, ø eller å). Etter 3 forsøk med feil passord vil du bli sperret av systemet. Ta da kontakt med bispedømmekontoret. Glemt passord Trykk på den grønne haken for å komme tilbake Trykk på glemt passord i innlogginsbildet. Du vil da komme inn i dette bildet. Legg inn ditt brukernavn, Eks 2220esol 6. Du vil nå se dette bildet 4
7. Registrere en reiseregning i ESS Trykk på Forretningsreiser 8. Du vil nå komme inn i dette bildet 9. Trykk på oppretting av reiseregning 5
6
10. Du vil nå få 3 valgmuligheter Hvis du kun skal registrere inn sum antall km for en periode, og sende inn kjørebok på papir ved siden av, velger du Innlandsreise dagreise. Innlandsreise dagreise velges også om du har hatt en reise som utløser kostgodtgjøring og som kun har vart en dag. Hvis du skal registrere inn reiser for flere dager, uten å sende inn kjøredagboken på papir ved siden av, velger du Innlandsreise. Innlandsreise velger du også når du har vært på sammenhengende tjenestereise som har vart over en dag. Hvis du har vært i utlandet, velger du utenlandsreise. 11. Du vil nå komme inn på dette bildet. (har valgt innlandsreise i dette eksemplet) Reiseregningen består av 3 deler. Rammedata, Refusjon etter faste satser og Utgiftskvitteringer Start med å fylle inn reisestart og reiseslutt (eks 01.06.08 30.06.08) 7
Fyll ut reisemål (i dette eks kjøring i Follo prosti) Fyll ut reiseårsak (i dette eks tjenestekjøring for juni 2008) Fyll ut regulativ (det mest brukte er tjenestereise) Kommentarer åpner et meldingsfelt som kan brukes til evt. spørsmål om utfyllingen av reiseregningen til bispedømmekontoret eller opplysninger du ønsker skal følge regningen. Når du har fylt ut dette, trykker du på Inndeling i strekninger for å fylle inn de strekningene som du har kjørt. 12. Refusjon etter faste satser - Inndeling i strekninger I dette eksemplet har vi skrevet alle strekningene våre i ESS. Det vil si at vi ikke trenger å sende inn kjørebok på papir. Bor du i tjenestebolig som ligger mer enn 2,5 km fra kontoret har du rett til kilometergodtgjøring for kjøring hjem-arbeid, for disse strekningene velger du Kjøretøytype Bil hjem- arbeid Trykk på feltet som vist ovenfor. Ved kjøring med passasjer: Hvis du har kjørt totalt 10 km, og 5 km av de med passasjer, må dette splittes på to linjer. Eks 5 km uten passasjer og 5 km med passasjer. Passasjeren(e)s navn må alltid påføres. Se eksempel over. Husk: Påfør korrekte datoer for reisene fortløpende. Merk: Har du en tjenestereise som utløser kostgodtgjøring eller nattillegg må det opprettes en egen reiseregning for denne reisen med angivelse av Reisestart og Reiseslutt med dato og tidspunkter. Eks du har en reise som utløser kostgodtgjøring den 11. juni. Det kan da opprettes en Forretningsreise for perioden 01.06 10.06 med fortløpende angivelse av kjørte strekninger som i eks over. En egen Forretningsreise må opprettes for reisen den 11. juni. Så kan det fortsettes med angivelse av strekninger igjen i en reiseregning opprette med Reisestart 12.06.08 og Reiseslutt 30.06.08. Kopiering og sletting av strekninger. o Merk den aktuelle strekningen du vil kopiere eller slette.(merket gult) o Trykk på kopier/ slett strekning ( merket rødt) o Sett inn dato ved kopiering av strekninger 8
13. Utgiftskvitteringer Har du hatt utgifter til eks bompenger, tog, båt osv, registreres disse her. Åpne Utgiftskvitteringer ved å trykke som vist på bildet nedenfor Ved å trykke på Utg.kvitt, vil en rullegardin åpne seg. Let opp den type utgift du skal ha refundert. Antall og Kostnad må angis for hver utgift du skal ha refundert. Merk! Ved f. eks to bompasseringer av kr 20,- skriver du inn Antall = 2 og Kostnad = 20. Ved refusjon av utgifter til bompenger og ordinær kollektivtransport er det ikke krav om innsending av papirkvitteringer. Ved parkeringsutgifter, taxi, flybilletter, el. ber vi om at det hukes av for Papir kvittering finnes. Stift slike kvitteringer på et ark som påføres ditt navn, ansattnummer og reisens referansenummer (genereres i ESS), kvitteringene sendes bispedømmekontoret. Trykk på Overfør for hver utgift du registrerer. Vil du gjøre en korrigering etter at du har overført til listen klikker du i den aktuelle tekstlinjen. Tilleggsinformasjon, som for eksempel reiserute osv, kan registrers i Tilleggsinformasjon 9
14. Simuler resultat Det siste du må gjøre er å simulere resultatet fra reiseregningen som du har laget. Det gjøres ved å trykke på knappen simuler resultat helt øverst i ESS-skjermbildet. Du vil komme til dette skjermbildet Viser hva du får utbetalt Viser hva som blir kontert regnskapet Trykk på Tilbake knappen når du er ferdig 10
15. Sende ferdig utfylt reiseregning til godkjenning Når du har trykket Tilbake knappen vil du komme til dette bildet. Trykk på Lagre knappen Du vil få 2 valg: Lagre og sende til godkjenning, eller du kan Lagre og gjøre ferdig senere. Hvis du lagrer og sender til godkjenning, vil reisen din gå til bispedømmekontoret for attestering og blir utbetalt ved nærmeste reisekjøring. Trykk Fortsett på bildet som følger. Hvis du velger å lagre og gjøre ferdig senere, kan du senere hente opp igjen påbegynte reiseregninger for å endre eller legge til reiseopplysninger. Denne varianten kan brukes for å legge reisestrekninger inn i ESS i igjennom en måned. 11
16. Diverse opplysninger Vise hva som skjer når en reise ikke er godkjent, på grunn av feil. Hvis en reiseregning ikke er godkjent pga feil eller manglende opplysninger, vil du få den i retur med et vedlegg. Trykk Korrigere reise nr, så vil du komme inn i et nytt bilde. Trykk på vedlegg for å lese meldingen fra bispedømmekontoret. Gå tilbake til utgangspunktet og trykk Utfør. Du vil nå kunne endre/ rette opp feilen i reiseregningen. Send den (reiseregningen) så tilbake slik du gjorde det når du laget reiseregningen opprinnelig. 12
Forklaring til reiseadministrasjonen. I listen nederst i dette skjermbildet ligger to reiser som er sendt, men ennå ikke utbetalt. o Reise 0140000071 til Trondheim er godkjent av bispedømmekontoret og vil bli utbetalt ved nærmeste utbetalingsdato. o Reise 0140000070 til Tromsø er sendt til godkjenning av den ansatte og venter på bispedømmekontorets behandling/godkjenning og videresending til SSØ for utbetaling. o En resise som ikke er sendt vidre til bispedømmekontoret, og som skal gjøres ferdig senere ser slik ut: 13
Hente fram lønnslipper i ESS For å hente fram lønnslipper i ESS velger du Betaling og så Lønnsavregningsresultat fra hovedmenyen til venstre i ESS-skjermbildet. - For siste lønnslipp velg Aktuelt lønnsavregningsresultat - For tidligere lønnslipper velg Resultater i perioden og angi dato fra og til i feltene for dette. - Trykk på knappen Vis lønnsavregninsresultat for å hente fram et bilde av den aktuelle lønnslippen på skjermen. Lønnslippen kan om ønskelig skrives ut. - Skriv ut funksjonen. Trykk på skriverikonet. Her må du også velge skriver som skal benyttes. Bruk den skriveren som du bruker tildaglig. Logge av ESS o Trykk på avslutningsknappen, avslutt så hele nettleseren ved å trykke øverst til o Høyre på krysset på nettleseren o Hvis du ikke gjør dette, kan du blir hengende i systemet de neste 30 minuttene 14
Andre funksjoner i ESS Kontor o Endre egne data Her kan du blant annet endre din e-postadresse (husk å lagre). Tips: kontroller at e-postadressen din er riktig. Det er til denne e-post adressen ditt nye passord vil bli sendt, dersom du glemmer det. Persondata o Adresse Her kan du endre/ vise din adresse Dersom du endrer adressen din, må du sette gyldighetesdato lik den 1. i den første i den påfølgende måneden, f.eks. 01.09.2008 o Bankforbindelse Her kan du endre/ vise ditt bankontonummer Ved skifte av bankkontonummer, må du sette gyldighetsdato lik den 1. i den påfølgende måneden. Eks: Får du et nytt bankkontonummer den 16. august, må gyldighetsdato settes til 1. september. Ikke avslutt den gamle kontoen din før du ser at pengene kommer inn på den nye bankkontoen din. Det er ikke mulig å ha flere bankkontonummer samtidig i ESS o Familie/ kontaktperson i nød Må bestemmes av bispedømmekontoret om denne skal tas i bruk o Persondata Brukes ikke o Tidligere arbeidsgivere Må bestemmes av bispedømmekontret om denne skal tas i bruk 15
o CV Ikke i bruk Når man er ferdig i ESS skal man høyreklikke på ikonet og velge quit. Det er også tilstrekkelig at man skrur av maskinen Kontaktpersoner ved XXXXXXXX bispedømmekontor o Ved behov for assistanse eller ved tekniske problemer kontakt bispedømmekontoret ved o. 16