CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier

CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier

FSAT og CRISTIN har blitt CERES Nasjonalt senter for felles systemer og studier for forskning og studier National Center for Systems and Services for Research and Studies Fra 1.1.2017 Vedtekter fastsatt av KD i samråd med HOD 2. desember 2017 KD i prosess med å oppnevne styret

Styrets sammensetning Styret skal ha syv medlemmer: to medlemmer fra universitets- og høyskolesektoren ett medlem fra instituttsektoren ett medlem fra regionale helseforetak ett medlem utpekes av Norsk studentorganisasjon to medlemmer velges av og blant de ansatte ved senteret Funksjonsperioden for styret er normalt fire år.

Senteret skal være leverandør av kostnadseffektive tjenester og produkter av høy kvalitet, samt anskaffe, utvikle, og drifte fellessystemer i tråd med institusjonenes og eiernes behov. Senteret skal bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative og forskningsadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren.

Formål Senteret skal utføre oppgaver etter delegasjon fra departementene og skal være et rådgivende organ for departementene i saker innenfor sitt ansvarsområde. Senteret har sine virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høyskoler, forskningsinformasjonssystemer og tjenester samt Open Access.

Studier Senteret skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høyskoler. Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon samt bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon.

Det samordnede opptaket utgjør en viktig del av de studieadministrative systemene og tjenestene. Senteret skal utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. Senteret skal ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker.

Forskning Senteret skal gi korrekt og oppdatert informasjon om forskning i Norge, og gi forskningen økt samfunnsmessig verdi ved å legge til rette for at forskning i flere sektorer sees i sammenheng. Senteret skal gjøre åpent tilgjengelig kvalitetssikrede data om vitenskapelig publisering i en felles nasjonal database som grunnlag for finansieringssystemene i universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren og de regionale helseforetakene.

Senteret skal ha det nasjonale ansvaret for å fremforhandle lisens- og konsortieavtaler på vegne av forskningsinstitusjonene og gi norske forskere tilgang til relevant litteratur som grunnlag for sitt arbeid. Senteret skal ha det nasjonale ansvaret som koordinatorer og pådrivere for åpen tilgang til forskning.

Bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning Senteret skal være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. Senteret skal etablere hensiktsmessige brukerfora på strategisk og operativt nivå for å sikre god dialog med brukerne om planlegging og utvikling knyttet til de ulike tjenesteområdene. Styret fastsetter hvordan brukermedvirkning skal ivaretas.

11 Brukermedvirkning Styret for FSAT hadde brukermedvirkning som diskusjonssak på møte 7. desember Det kan være flere prioriteringsråd og koordineringsgrupper

12 Møter, seminarer og nettverk Formål, oppgaver og mandat Deltakere FS-kontaktforum Nettverk for FS-kontaktpersoner. Seminar omtrent hvert halvår med aktuelle FS-kontaktpersoner tema innen FS. Programmet blir laget i samarbeid med koordingeringsgruppen. Opptakslederforum Nettverk for opptaksledere. Epostliste for å kunne ha nærmere kontakt med opptaksledere. Alle opptaksledere møtes to ganger i året på seminarene som arrangeres av CERES. Opptaksledere fra den enkelte institusjon Opptaksseminarer CERES arrangerer årlig både oppstarts- og oppsummeringsseminar. Opptaksledere og sentrale opptaksmedarbeidere fra institusjonene. Saksbehandlerseminar De ulike regionene arrangerer saksbehandlerseminarer og CERES bidrar med innledere og oppgaver. Opptaksmedarbeidere inviteres til seminarene. Studieadministrativt seminar CERES arrangerer et stort seminar for studieadministrasjonene. Programmet vil bestå av aktuelle temaer. Koordineringsgruppene skal delta i faglig planlegging av seminaret. Institusjonene kan sende ønsket antall deltakere til seminaret. Møte med IT-nettverk Regelmessige møter med IT-nettverket ved UH-institusjonene. It-ledere ved institusjonene Møte med studiedirektører/ledere Regelmessige møter med studiedirektører og ledere ved UHinstitusjonene. Studiedirektører og ledere ved institusjonene

13 Sentrale kontaktpunkter for CERES ved institusjonene Formål, oppgaver og mandat FS-kontaktperson Bindeledd mellom CERES og institusjonen Skal ha overblikk over FS-systemet og kunnskap om bruk av FS ved egen institusjon Må holde seg oppdatert på endringer i FS Videreformidle informasjon, kompetanse og spørsmål mellom de aktuelle parter. Pådriver i forhold til hvordan institusjonen skal kunne ta i bruk eksisterende og nye løsninger i FS Videreformidle endringsønsker fra institusjonen Ansvar for å koordinere intern opplæring i FS og innføring av nye felles rutiner Opptaksledere Bindeledd mellom CERES og institusjonen Skal ha overblikk over og kunnskap om opptaket ved egen institusjon Følge opp oppgaver i henhold til NOM-kalenderen Må holde seg oppdatert på endringer i opptaket Videreformidle informasjon, kompetanse og spørsmål mellom de aktuelle parter. Videreformidle endringsønsker fra institusjonen Ansvar for å koordinere intern opplæring innen opptak og innføring av nye felles rutiner Deltakere En kontaktperson ved hver institusjon. En opptaksleder ved hver institusjon.

14 Råd og grupper som oppnevnes av CERES Strategisk prioriteringsråd Formål, oppgaver og mandat Prioritere oppgaver i CERES Å gi strategiske råd om de langsiktige planene for CERES. Sikre forankring i sektoren Det kan ved behov opprettes flere prioriteringsråd for ulike saksfelt for eksempel FS, SO og datavarehus. Deltakere Ledere i sektoren på ulike nivåer oppnevnes av styret for inntil 4 år. Koordineringsgrupper Delta i planlegging av faglig innhold til seminar er. Vurdere saker som ikke hører hjemme i en ekspertgruppe, prioritere endringsønsker i disse og eventuelt opprette ekspertgruppe for slike saker når de har et slikt omfang. Følge opp beslutninger Rådgivere i saksfeltet Felles rutiner Det kan være flere koordineringsgrupper for eksempel FS og SO Det kan være inntil 10 medlemmer i koordineringsgruppen fra forskjellige institusjoner. Sammensetning av gruppen skal vurderes ut ifra institusjonenes størrelse, slik at små, middels og store institusjoner er representert. Det må også være medlemmer fra både statlige og private institusjoner. Medlemmene må være FS-kontaktperson og oppnevnes av CERES for 4 år. Ekspertgrupper Opprettes ved behov Arbeider med videreutvikling og forbedringer av enkeltmoduler i FS eller enkeltapplikasjoner Spesifikasjon av nye løsninger Testing Prioriterer mindre endringsønsker Felles rutiner Det kan med fordel opprettes ekspertgruppe på tvers av systemene SO og FS på de områdene som er i skjæringspunktet mellom disse systemene. Dette for å sikre helhetlige opptaksløsninger. 6-8 medlemmer i hver gruppe avhengig av behov. Hovedregelen er kun ett medlem fra hver institusjon. Medlemme må ha inngående kjennskap til aktuelt saksfelt. I gruppene må det være representanter fra små, middels og store institusjoner. Det må også være medlemmer fra både statlige og private institusjoner. Gruppene oppnevnes av koordineringsgruppen. Utredningsgrupper Effektive mindre grupper for å utrede nye behov Representanter fra sektoren. Antall medlemmerr bør være rundt 5.

Nøkkeltall Antall ansatte (pr 16.mars 2017): 119 Kvinner: 58 (49%) Menn: 61 (51%) Antall brukerinstitusjoner av FS: 38 Antall brukerinstitusjoner av SO: 29 Antall brukerinstitusjoner av Cristin: 139

Organisasjonskart

18 Tildeling til CERES i 2017 Kunnskapsdepartementet tildeler 68 230 000 kroner til CERES i 2017. I tillegg kommer det øremerkede midler til: Midler over kap. 281 post 01 Tiltak Beløp Vitnemåls- og karakterportalen 1 700 000 Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) 3 600 000 Nasjonalt klageorgan for fagskoleutdanning 300 000 Sekretariat for Nasjonal klagenemnd for fagskoleutdanning 1 000 000 Integrasjon av forskningsdokumentasjon 2 000 000 Sum tildeling over kap. 281 post 01 8 600 000

Våre systemer FS - Felles studentsystem med tilhørende applikasjoner Samordna opptak RUST Register for utestengte studenter GAUS Database for godkjenning av utenlandske studier Vitnemålsportalen NVB Nasjonal vitnemålsbase CRISTIN Current Research Information System in Norway Datavarehus for studie- opptaks-, økonomi og publikasjonsdata

Arbeidsoppgaver 2017 Styret for FSAT vedtok høsten 2016 arbeidsoppgaver for 2017

21 Digital eksamen Studentweb: tilrettelegging for sensur, begrunnelse og klage Fagpersonweb: registrering av sensur Studenter skal i Studentweb kunne be om begrunnelse og sende klage på sensur. Vi må se på løsninger for å kunne motta og arkivere dokumenter med sensitive opplysninger. Fagpersoner skal kunne registrere sensur i fagpersonweb Gevinster for den enkelte institusjon: Effektivisert intern saksbehandling og redusert saksbehandlingstid for studentene. Gevinstene vil være målbare i antall frigjort timeverk eller årsverk og innsparing i kroner per år. Stor resurssbesparing i forhold til sensurregistrering for de eksamener som ikke gjennomføres i digitalt eksamenssystem.

22 Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse FSAT skal utrede sammen med utdanningsledere på ulike nivå hva behovet er, og dette vil utgjøre grunnlaget for en kravspesifikasjon. Et slikt verktøy vil potensielt kunne gi ledere på ulike nivåer mer støtte for beslutninger. FSAT vil utarbeide forslag til verktøy som støtter utdanningsledelse med studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon på programnivå. Gevinster for den enkelte institusjon: Verktøyet vil effektivisere og kvalitetssikre prosessene knyttet til studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon.

23 Tilrettelegge for flere samordnede opptak Aktuelle opptak: Masteropptak Samordnet opptak til studier i utøvende musikk Fagskoleopptak Opptakssystemene må utvides til å kunne håndtere flere ulike opptak samtidig

24 Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura Betalingsmodulen i FS den eldste modulen, og behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Reskontrofunksjonalitet som støtter både kontant- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Selvbetjening for studenter via StudentWeb. Komplisert løsning, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. I henhold til digitaliseringsrundskrivet er vi pålagt å tilrettelegge slik at kan sendes ut elektronisk handelsfaktura (EHF) fra FS. Gevinster for den enkelte institusjon: Samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem.

25 Meldingssystem ROMS System for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. Gevinster for den enkelte institusjon: Mindre manuelt arbeid og færre feilkilder Kommunikasjon, informasjon og beskjeder vil også bli ivaretatt ett sted Kan styre hvem som skal ha tilgang til hva Færre ledd i prosessen og digital saksflyt med sikker pålogging og bruk av digital signatur vil også redusere behandlingstiden, en kvalitetsheving både for søkere og saksbehandlere. En stor reduksjon i bruk av papirutskrifter, kopier og bruk av intern og ekstern postgang vil være kostnadsbesparende både for søkerne og institusjonene, jf. at én papirutskrift koster institusjonen ca. 40 øre. Besparelsen kan derfor bli stor i rene kostnader.

26 EPN med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i 2013. Utfasing av gammel EPN. Gevinster for den enkelte institusjon: Mindre dobbeltregistrering Verktøy for utdanningsledelse Bedre oversikt over planleggingen av nye studieprogram og endringer i eksisterende Bedre oversikt og et digitalt verktøy for å gjennomføre prosessen for studieprogram.

27 Evuweb nyskriving i nytt utviklingsverktøy Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens Evuweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Behov for å kunne laste opp dokumenter digitalt. Flere innloggingsmåter, feide og ID-porten Gevinster for den enkelte institusjon: Mer effektiv saksbehandling ved at deltakerne selv laster opp aktuell dokumentasjon når de søker. Mindre behov for hjelp til innlogging når en får flere ulike innloggingsmåter i ny løsning.

28 Flere oppgaver Integrasjon mellom FS og andre systemer: Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet Videreutvikle Studentbevis-app Learning agreement for inn- og utreisende: utvikling Nomination Nytt brukergrensesnitt SO systemene Doktorgradsopptak i Søknadsweb utvikling Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker NVB omskriving i nytt utviklingsverktøy RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST GAUS overføring av data for NOKUT Karakter- og vitnemålsportalen - produksjonssetting Datavarehus STAR utvikling av nye rapporter EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner. Finansiert av EU. Erasmus without paper. Finansiert av EU. eid: utvikle og tilrettelegge Dataporten: produksjonssetting Ny Cristin-applikasjon

29 Enda flere oppgaver Utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering Bidra i fusjonsarbeidet Videreutvikle modell for brukermedvirkning Styrke samarbeid med DBH, UNINETT og NOKUT Initiere og delta i internasjonalt samarbeid Digitalisere og effektivisering av saksbehandling av vurderingssaker Øke saksbehandlingskapasitet innen opptak og videreutvikling av forvaltningskompetanse Digitalisering og wikiløsning «Boka vår» Digitalisering og wikiløsning «Vurderingshåndbøkene» Utvikling av opplæring/kurstilbud til lærestedene Utvikling av opplæring/kurs til eksterne samarbeidspartnere Videreutvikling av omregningstabeller Effektivisering av saksbehandling i opptaket - nettsøknaden SO3.1 og FS Utredning av en løsning for samling av kompetanse og oppgaver, saksbehandling av utvalgte søkergrupper Sekretariat for Nasjonal klagenemnd digitalisere arbeidet Videreføre arbeidet med implementering av ny strategi Følge opp risikovurdering for FSAT Gjennomføre brukerundersøkelse Arbeidsmiljøundersøkelse Kompetanseheving av de ansatte