Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-13-072 Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Tid: Mandag 10. juni 2013 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart veibeskrivelse
Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS 13.03. Møte i styret for FS 15.04. Sak 2 Sak 3 Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen 18.04. b. FS-Kontaktforum 16.-17.04. c. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb 13.05. d. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb og Doktorgrad 14.05. Orienteringssaker a. Status overføring av ansvar for drift b. Status arbeidet med fusjoner c. Status innføring av felles VPD d. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy e. Ny organisering av fellestjenester, møte hos KD 04.04 Brev fra KD vedr. arbeidsgruppe Mandat for arbeidsgruppen f. BIBSYS-strategisamling 08.04 g. Forhandlingsutvalget 11.04 h. Presentasjon av FS i Beijing 8.-10.04. i. EWP-seminar i Poznan 16.05. j. Integrasjon FS og arkivsystemet 360 k. Status RUST Vedlagt utkast til rutinebeskrivelse FS-13-050 FS-13-060 FS-13-061 FS-13-079 Muntlig FS-13-091-1 FS-13-091-2 FS-13-094 Sak 4 Møteplan for høsten 2013 og januar 2014 FS-13-081 Sak 5 Markering av FS 20 år 2013 (utvikling startet i 1993) eller 2016 (FS i produksjon) Vedtakssaker: Sak 6 Rapportering 1. tertial 2013 - Arbeidsoppgaver 2013 - Rapport 1. tertial 2013 - Forslag til vedtak 2013 Sak 7 Risikoanalyse for FS Sak 8 Sak 9 Sak 10 Sak 11 FS-13-003 FS-13-085 FS-13-088 - Forslag til vedtak FS-13-089 Registrering av pårørende/kontaktperson - Innspill fra Politihøgskolen FS-13-087-2 - Forslag til vedtak Ettersendes Strategi for FS FS-12-151 - Forslag til vedtak FS-13-090 1 årsverk finansiert av UiO - Forslag til vedtak FS-13-086 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Daglig leder FS
Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-13-050 Referat Møte i styret for FS 13. mars 2013 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Gunn Rognstad, HiG Aud Magna Gabrielsen, NTNU Observatører: Ingunn Cowan, Lånekassen Joar Nybo, KD USIT/FS: Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Styremedlemmer: Monica Bakken, UiO Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Observatører: Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande/Aune Moe Dato: 21. mars 2013 Sist endret:
Dagsorden 1. Møte i styret for FS 14. januar 2013 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Overtagelse av drift av FS 5. Register for utestengte studenter - RUST 6. Eventuelt FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 2
Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Følgende saker ble meldt til Eventuelt: - Tildeling fra KD vedrørende midler til FS-sekretariatet - Registrering av pårørende/kontaktperson 1. Referat fra møte i styret for FS 14. januar 2013 Datoen på overskriften for sak 1 bør korrigeres til 12. november 2012. Styret hadde ingen ytterligere kommentarer. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker Styret fikk en kort, muntlig orientering om hovedpunktene fra møter, der det ikke forelå skriftlig referat. a. Møtet i Planleggingsgruppen 04.- 05.03. På møtet ble siste forberedelser av program for Kontaktforum gjort, ønsker som skal gjøres til høstens versjon av FS prioritert, og det ble foretatt en full gjennomgang av roller i FS. Arbeidet med roller er en del av arbeidet med forenkling av brukeradministrasjon, som gruppen har arbeidet med siden høsten 2012. b. Møte i ekspertgruppen for Etterutdanning 16.01. Skriftlig referat forelå til møtet. c. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 04.02. Skriftlig referat forelå til møtet. Styret v/gunn Rognstad hadde følgende kommentar: Sak 6 Ny valgkomité: På årsmøtet ble en ny valgkomité valgt. Det viser seg nå at Kari Kjenndalen slutter ved HiL, og kan derfor ikke være medlem i den nye valgkomitéen. FS-sekretariatet må derfor kontakte valgkomitéen for å få på plass et annet medlem. d. Møte vedrørende felles rutiner for bruk av FS og RUST 20.02. Ekspertgruppen jobber nå med forslag til rutinebeskrivelser, som skal sendes til KD. KD vil behandle forslaget i den nasjonale gruppen, og sender det deretter ut på en høringsrunde til sektoren. RUST er planlagt i produksjon høsten 2013. 3. Orienteringssaker a. Møte i Utdanningsutvalget 12.02. Utdanningstutvalget har hatt fokus på opptak av internasjonale masterstudenter. De har søkt Kunnskapsdepartementet om SAK-midler, men fått avslag med henvisning til ny Godkjenningsmodul og NAG. På møtet fikk utvalget presentert hvilken funksjonalitet Godkjenningsmodulen, NAG og Nominasjonsweb en vil ha. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 3
b. Møte i Standardiseringsutvalget 05.02. Det har vært avholdt nordisk møte om hvordan samarbeide om standardisering av IT-støtte for utdanning, og hvordan få frem nordiske saker i internasjonal standardisering. Vitnemålsbanken ble presentert. Arbeidsformidlingen i Sverige viste stor interesse for løsningen. a. Møte i NyA 04.02. Prosjektgruppen for SO 3.0 besøkte NyA i Stockholm. I Sverige er 3 organisasjoner slått sammen til UHR, som blant annet forvalter NyA. All opptak innen høyere utdanning i Sverige skjer gjennom NyA, også på emnenivå. De studieadministrative systemene har ikke opptaksmodul. I forhold til utenlandske søkere, er det lagt opp til at institusjonene opparbeider kompetanse på bestemte land. Søkere fra dette landet til alle institusjoner blir da saksbehandlet ved denne ekspertinstitusjonen. c. Digital eksamen og vurdering 07.02. Norgesuniversitetet har, i regi av UHR, dannet en ekspertgruppe for digital eksamen, som ledes av Nora Clarke fra UiA. Fra FS deltar Geir Vangen. Gruppen har hatt 2 møter hittil, der tema har vært mandat og oppgaver for gruppen. Det skal i vår holdes et møte med arkitekturrådet (18.4) og et med ecampus. Det vil bli holdt et oppfølgingsseminar, basert på seminaret i Tromsø i november 2012, men dato er ennå ikke fastsatt. Gruppen vil få et eget nettsted som tilgjengeliggjøres så snart det er opprettet. d. Møte med KD om PhD-utdanning 13.02. På bakgrunn av NIFU s evaluering av doktorgradsutdanning, ønsker Kunnskapsdepartementet å få avklart forsinkelsespunkter og diskutere hvordan man kan få ned gjennomføringstiden. Departementet fikk informasjon om hvordan data fra FS kan være til nytte, men de har pr. i dag ingen konkrete planer for videre arbeid med dette. e. UHRM s evalueringskomité 12.03. MUSIT er universitetsmuseenes felles IT-organisasjon, med formål å vedlikeholde og videreutvikle museenes felles databaser og databasesystemer, samt gi brukergrupper tilgang til museenes digitaliserte samlinger. Komitéens oppgave er å evaluere organiseringen av museumssystemet MUSIT-systemet. Fra FS deltok styreleder Christen Soleim og daglig leder Anne-Lise Lande. De presenterte FS sin organisasjon, styrets arbeidsoppgaver og planer og strategi fremover. f. Møte med KD om organisering 04.04. FS er innkalt til møte for å se på organiseringen sett i sammenheng med SO. På møtet deltar styreleder og daglig leder for FS. g. BIBSYS strategisamling 08.04. Ledelsen i BIBSYS har innkalt til seminar for å informere og diskutere strategi- og omstillingsprosess i forbindelse med anskaffelse av et nytt kommersielt biblioteksystem for UH-sektoren. BIBSYS ønsker å bli orientert om hvordan institusjonene ser på fremtiden og deres rolle i UH-sektoren. Fra FS deltar styreleder, men flere fra styret oppfordres til å melde seg på, slik at Samarbeidstiltaket FS blir bredt representert. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 4
h. UHRs forhandlingsutvalg 11.04. Styret for UHR har innkalt til møte for en dialog med forhandlingsutvalget. Fra FS er styreleder innkalt. i. Arbeidet med fusjoner I 2014 skal følgende institusjoner fusjonere: - Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold - Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges Veterinærhøgskole - Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark Knut Løvold fra FS-brukerstøttegruppe er leid ut fra Samarbeidstiltaket FS som prosjektleder i forbindelse med fusjonene mellom HiBu/Vestfold og UMB/NVH. Disse skal fusjoneres pr. 1. januar 2014. UiT og HiFm skal fusjonere pr. 1. august 2014, men UiT innehar selv den nødvendige kompetansen fra fusjonen med Høgskolen i Tromsø. USIT skal i tillegg bistå med teknisk kompetanse på databasesiden. j. Innføring av felles VPD Arbeidet med dette har tatt mye lengre tid enn planlagt. Den første basen (Ansgar teologiske høgskole) settes i produksjon 18. mars. Arbeidet med innføringen vil være avsluttet innen 2013, dersom alt går etter planen. k. Vitnemålsbanken Kunnskapsdepartementet fikk en presentasjon av vitnemålsbanken i desember 2012. Departementet ga gode tilbakemeldinger på scenariene. Et kostnadsoverslag for prosjektledelse, utvikling og oppsett av driftsmiljø, ble levert til KD i februar. l. Resultatutveksling mellom norske institusjoner Det er laget en løsning som baserer seg på den europeiske ELM-standarden. HiST og NTNU har fått installert løsningen for testing. For at overføringen skal skje, må studenten godkjenne denne på forhånd i StudentWeb. Data vil da kunne hentes fra alle andre FS-institusjoner. Løsningen vil være på plass til høsten 2013. De nordiske landene arbeider med et tilsvarende prosjekt. Før overføring kan være en realitet, må det etableres et overordnet organ, som forvalter systemet for overføring mellom de nordiske institusjonene. m. SAK-midler, svar fra KD FS søkte om midler til et prosjekt med mål å styrke det studieadministrative fagmiljøet og øke FS-kompetansen ved institusjonene. Planen er å danne regionale brukerstøttemiljøer og fadderordninger. Søknaden ble avslått i brev fra KD, datert 14.02.13. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 5
n. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy På møtet i januar, drøftet styret valg av verktøy, eierskap, driftsmodell og prismodell. Resultatet av drøftingen ga klare føringer for verktøyvalg, eierskap og driftsmodell. Styret er av den mening at finansieringen skal være en del av FSkontingenten, og at denne ikke skal økes. En eventuell økning må i så fall behandles og vedtas av styret. o. Strategi Styret har det siste året arbeidet med strategien for FS. Årsmøtet fikk presentert forslag til strategi. Møtet med KD om organisering 4. april og seminaret i regi av BIBSYS 8. april vil potensielt kunne medføre justeringer i forslaget. Styret har som mål å få den vedtatt på sitt møte i juni. p. Nestleder i Samarbeidstiltaket FS Agnethe Sidselrud er ansatt som nestleder. Hun kommer fra stillingen som nestleder på Cristin, og vil starte 27. mai. Agnethe har god kjennskap til FS og til sektoren. q. Avtale med USIT Arbeidet med reforhandling av avtalen starter i nærmeste fremtid. Styret vil bli orientert underveis. r. Seminar i Beijing 8.-11.04. Dette er et globalt seminar med ca. 30 deltakerland om digital utveksling av dokumenter, og er en oppfølging av seminaret i Groningen i april 2012. Kina valgte den gang å ikke signere deklarasjonen for å fremme utvikling av systemer for digital dokumentutveksling. I håp om å få Kina på gli, holdes derfor årets seminar i Beijing. I Nederland har DUO utviklet en nasjonal vitnemålsbase, og gitt befolkningen tilgang til denne. Denne vil også være basis for utveksling av nederlandske resultater på tvers av landegrensene. Dersom arbeidet med vitnemålsbanken i Norge kommer i gang, vil det bidra til å få fortgang i arbeidet med å utveksle informasjon med andre land. 4. Overtakelse av drift av FS Forslag til løsning baserer seg på at Samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og blir totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. Et notat med utredning og forslag til vedtak var sendt til styret. I tillegg var avtalene med Uninett sendt som vedlegg til saken. Uninett fakturerer i dag FS-institusjonene i månedsskriftet januar/februar. Dette gjøres på grunnlag av busjettet, som viser faktiske kostnader for Uninett og USIT. Fakturagrunnlaget til Uninett baserer seg idag på en fastsum og en variabel sum som beregnes ut i fra antall studenter. Det vil si at 30% av kostnadene fordeles likt mellom alle institusjonene, og 70% av kostnadene fordeles etter antall studenter ved institusjonene (heltidsekvivalenter hentet fra DBH). Ved overtagelse av ansvar for driftstjenester til Samarbeidstiltaket FS, må fakturering av FS-institusjonene basere seg på faktiske kostnader, slik som i dag. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 6
Prosjektet tar sikte på en overføring av ansvar for drift fra 1. januar 2014. Det må settes i gang et overføringsprosjekt snarest mulig, og blant annet utredes om det finnes andre oppgaver som Uninett gjør, som per i dag ikke er avklart. Overføringsprosjektet bør være avsluttet i god tid før årsskiftet. Vedtak: Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS fra 01.01.14 overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT og som totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale, under forutsetning at eksisterende avtaler kan videreføres fra Uninett til Samarbeidstiltaket FS. Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS starter et overføringsprosjekt så raskt som mulig. 5. Register for utestengte studenter - RUST Kunnskapsdepartementet skriver i brev, datert 5.11.2012, at departementet legger til grunn at UiO er behandlingsansvarlig for personopplysninger i USIT og Samarbeidstiltaket FS. KD anbefaler videre at UiO vurderer behovet for å delegere og plassere daglig ansvar for dette. I brev, datert 16.01.2013, foreslår UiO at Samarbeidstiltaket FS delegeres ansvaret for forvaltningen av RUST. UiO holder på å lage et forslag til avtale mellom UiO og Samarbeidstiltaket FS, som vil delegere ansvaret for forvaltningen av RUST fra UiO til Samarbeidstiltaket FS. Departementet vil komme tilbake til hvordan den økonomiske kostnadsdekningen skal være, men ønsker en anbefaling fra FS. USIT har gjort et kostnadsoverslag for drift av RUST, som vil utgjøre ca. kr 253.000,-. I tillegg kommer forvaltning og eventuell videreutvikling av RUST. Styret for FS mener at økningen i kontingenten vil være marginal, og anbefaler derfor å gå inn for dekning via kontingenten. Vedtak: A. Forvaltning: Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS skal ha ansvaret for forvaltningen av RUST, og ber styreleder og daglig leder inngå avtale med UiO. Styret for FS ønsker at USIT blir underleverandør av operativ teknisk drift av selve systemet. B. Finansieringsmodell: Styret for FS ønsker en finansiering for RUST som en del av den årlige kontingenten alle institusjonene betaler. Kostnadene fordeles på alle institusjonene i tråd med dagens fordelingsnøkkel. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 7
6. Eventuelt Følgende saker ble tatt opp under Eventuelt: a. Tildeling av midler fra KD til FS-sekretariatet Styret søkte om kr 2.625.000,- til FS-sekretariatet. KD har tildelt kr 1.971.000,-, altså en differanse på kr 625.000,-. Differansen vil bli dekket av overskuddet fra 2012, som utgjør kr 500.000,-, resten må tas fra andre poster. Styret vil få en redegjørelse om posteringene i tertialrapporten, som legges frem på møtet i juni. Til tross for at tildelingen fra departementet hvert år er lavere enn det som er søkt, er det prinsipielt viktig å synliggjøre behovet. b. Registrering av pårørende/kontaktperson Behovet for å registrere pårørende i FS har vært diskutert flere ganger i Planleggingsgruppen, etter innsendte ønsker fra institusjonene. Gruppen har tatt opp saken internt ved sine institusjoner, og konklusjonen har hver gang vært at denne type informasjon ikke skal registreres i FS. Institusjonene har ment at ved ulykker og lignende er det Politiets og ambassadenes ansvar å informere pårørende. Det er ikke lagt til rette for å registrere kontaktpersoner i FS. Saken utredes til neste møte i styret. Det bør sees på om Personvernloven kommer i konflikt med den konsesjonen som institusjonene har for lagring av personopplysninger. Neste møte: Onsdag 10. juni 2013 på USIT. FS-13-050 Referat fra møte i styret for FS 13.03.2013 Side 8
Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-13-060 Referat Ekstraordinært møte i styret for FS 15. april 2013 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO USIT: IT-direktør Lars Oftedal USIT/FS: Anne-Lise Lande, FS Tina Lingjærde, USIT Aune Moe, FS Forfall: Styremedlemmer: Gunn Rognstad, HiG Aud Magna Gabrielsen, NTNU Observatører: Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Joar Nybo, KD USIT/FS: Geir Vangen, USIT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande/Aune Moe Dato: 19. april 2013 Sist endret: Dagsorden 1. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy
Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. 1. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy På møtet i styret 14.01.2013 ble anskaffelsen av nytt rapport- og presentasjonsverktøy diskutert. Der var det enighet om følgende: A. Valg av verktøy Styret presiserer at verktøyet skal være et enkelt rapportverktøy, og ikke et virksomhetsstyringsverktøy. Kjøp av et virksomhetsstyringsverktøy for sektoren er ikke ønskelig i denne sammenhengen, og er utenfor styrets mandat. Verktøyet må være brukervennlig, gi enkelt tilgang til standardrapporter og være egnet for rapportering til ledelsen, i tillegg til å gi mulighet for egenutvikling av ad hoc rapporter. B. Eierskap Styret ønsker at Samarbeidstiltaket FS kjøper inn verktøyet ved å gi oppdraget til UiO ved USIT. Før UiO tar oppdraget med å kjøpe inn verktøyet ønsker styret at forholdet mellom UiO/USIT og Samarbeidstiltaket FS klargjøres. Det må være tydelig at det er Samarbeidstiltaket som har ledelsen og styringen både av anskaffelsen og av forvaltningen av systemet etter det er anskaffet. Styreleder og daglig leder vil avklare forholdet med UiO/USIT blant annet formålet med anskaffelsen. Anbudene skal legges frem for styret for beslutning. C. Driftsmodell Styret ønsker at UiO ved USIT drifter verktøyet. Samarbeidstiltaket og UiO/USIT må sammen bli enige om en hensiktsmessig arkitekturskisse, som gir mulighet for direkte tilgang fra verktøyet til produksjonsbaser (alternativ 1 eller 3). D. Prismodell Fordi styret ønsker et enkelt rapportverktøy vil styret at finansieringen av verktøyet inngår som en del av den årlige kontingenten alle FS-institusjonene betaler, og at kostnadene fordeles på alle FS-institusjonene i tråd med dagens fordelingsnøkkel. Dette forutsetter at verktøyet ikke er for dyrt. Styret vil komme tilbake til dette i løpet av anskaffelsesprosses, når prisen på ulike alternativer og tilbyderne er presentert for styret. For å få dette klarere frem, har det etter styremøtet 13.03.13 blitt gjort noen endringer i kravspesifikasjonen. Det ble derfor kalt inn til ekstraordinært styremøte for en ytterlige diskusjon i samråd med USIT, som skal drifte verktøyet. Møtedeltakerne hadde fått tilsendt kravspesifikasjonen og et kostnadsestimat for anskaffelse av to ulike rapportverktøy, Cognos og Tableau. FS-13-060 Referat fra ekstraordinært møte i styret for FS 15.04.2013 Side 2
På møtet fremkom følgende momenter i diskusjonen: - Kravspesifikasjonen nevner at det kan komme flere brukere gjennom opsjoner. Det er viktig at dette er godt beskrevet i kravspesifikasjonen. - USIT informerte om at anbudet må ligge i Doffin i 40 dager og ikke i 3 måneder slik det står beskrevet i kravspesifikasjonen. - Styret for FS nedsetter en gruppe bestående av STAR-ekspertgruppen, daglig leder for FS, innkjøp ved UiO og leder av USIT eller en representant fra USIT. Gruppen ledes av daglig leder for FS. Gruppen legger de aktuelle anbudene med fordeler og ulemper frem for styret til diskusjon i august/september. - Det er ønskelig at punkt: 2.4.2 Beskriv eventuell analysefunksjonalitet i verktøyet, endres blir et MÅ-krav. - Styret for FS ønsker en finansieringsmodell som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Noen flere lisenser kan vurderes, men styret ønsker at finansieringen av rapportverktøyet skal være en del av FS-kontingenten, og at denne ikke skal økes. Det må derfor gjøres en vurdering av antall lisenser sett i sammenheng med kostnader for rapportverktøyet. - Gruppen bes gjennomgå kravspesifikasjonen på nytt, og gis fullmakt til å gjøre mindre endringer av innkjøpsfaglig eller driftsteknisk art. - Det bør lages en tidsplan til internt bruk. Styret ønsker en rask prosess med innkjøp av verktøyet. - Vekting: Styret er av den mening av brukervennlighet er viktigst og deretter at priser og livsløpskostnader prioriteres. Følgende ble vedtatt: A. Styret for FS godkjenner kravspesifikasjonen. Den skal ikke endres vesentlig, men gruppen gis fullmakt til å gjøre mindre endringer av innkjøpsfaglig eller driftsteknisk art. B. Kravspesifikasjonen legges ut på Doffin så raskt som mulig. C. Styret for FS nedsetter en gruppe bestående av STAR-ekspertgruppen, daglig leder for FS, innkjøp ved UiO og leder av USIT eller en representant fra USIT. Institusjonsrepresentantenes rolle er å sørge for at de funksjonelle kravene er i tråd med institusjonenes behov. I tillegg skal gruppen ha personer med kompetanse på drift, utvikling og innkjøp. Deres rolle er å bidra med fagkompetanse innenfor disse områdene. Gruppen legger de aktuelle anbudene med fordeler og ulemper frem for styret til diskusjon i august/september. D. Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS inngår en avtale med UiO om eierskap, forvaltning og drift av systemet. E. Styret for FS vedtar finansieringsmodellen som foreligger i kravspesifikasjonen. F. Styret for FS mener at brukervennlighet er viktigst og deretter at priser og livsløpskostnader prioriteres. FS-13-060 Referat fra ekstraordinært møte i styret for FS 15.04.2013 Side 3
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22840798 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fellesstudentsystem.no FS-13-061 Referat Møte i Planleggingsgruppen 18. april 2013 Til stede: Espen Kristensen, UiT Sven Erik Sivertsen, NTNU Lena Finseth, UiO Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Jan Erik Johansen, KHiO Tor Erga, UiS Marit Vartdal Engeseth, HVO Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Referent: Anette Wigaard, UiO Øystein Ørnegård, UiB Inger Setnes, HiO Geir Vangen, USIT Aune Moe/Anne-Lise Lande Dato: 20.04.2013 Sist endret: 1
Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 4. og 5. mars 2013 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. FS-Kontaktforum 2013 5. Innkomne ønsker 6. FS-Brukerforum 2013 7. Registrering av pårørende/kontaktperson i FS 8. Erstatte HVO s representant i Planleggingsgruppen 9. Eventuelt FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 2
Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. Marit Vartdal Engeseth har fått 1 års permisjon fra Høgskulen i Volda. Hun går dermed ut av Planleggingsgruppen. Vi takker Marit for en solid innsats i gruppen, og ønsker lykke til videre. 1. Referater fra møter i Planleggingsgruppen UiO etterlyser tilbakemelding på innsendt sak vedrørende felles mal for karakterutskrift. Referatet ble oversendt til gruppen et par dager før møtet. Det ble derfor satt en merknadsfrist til onsdag 24. april. 2. Referatsaker a. Møter i styret for FS 13. mars 2012 og 15. april 2013 i) Møte 13. mars 2013 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. ii) Møte 15. april 2013 Muntlig referat ble gitt. Dette var et ekstraordinært styremøte for å få vedtatt anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy. Det er bestemt at UiO skal stå som eier av verktøyet, og at FS-sekretariatet skal forvalte det. Alle institusjonene får i utgangspunktet noen lisenser hver, også vil det være mulig å kjøpe flere lisenser. Utgiftene skal dekkes av FS-kontingenten. Kravspesifikasjonen legges ut på anbud snarest mulig. b. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb 6. mars 2013 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. 3. Orienteringssaker a. Status innføring av felles VPD Gruppe 1 er nå ferdig. Det er planlagt en dag nedetid. Det oppstod imidlertid problemer ved oppgraderingen for UiA, noe som medførte lengre nedetid for UiA. USIT starter nå med å flytte demobasene i gruppe 2 i felles VPD. b. Status overtakelse av drift av FS Styret for FS har vedtatt at overtakelse av drift av FS skal skje pr. 1.1.2014. Overføringsprosjektet starter i Trondheim 30.4., med møte mellom Drift v/usit, Uninett og FS. Fra FS deltar Anne-Lise, Geir og Kathy. c. Seminar i Beijing 8.-11. april om digital utveksling av dokumenter Dette er et globalt seminar med ca. 30 deltakerland om digital utveksling av dokumenter. FS var blitt invitert til å presentere systemet. Se også reiserapport: https://www.usit.uio.no/om/organisasjon/sun/faglig/reiserapporter/2013/dsdpbeijing-2013.html FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 3
d. Status RUST Samarbeidstiltaket FS skal forvalte RUST, og USIT blir underleverandør av operativ teknisk drift av selve systemet. Styret for FS ønsker at finansieringen skal skje via den årlige kontingenten som institusjonene betaler. Utgiftene fordeles i tråd med dagens fordelingsnøkkel. e. Status NAG Martin Sagen fra FS-støtte skal være prosjektleder. Dersom arbeidet er kommet langt nok, kan man gi en liten presentasjon av arbeidet på Brukerforumet i høst. f. Status Rapportverktøy Det ble holdt et ekstraordinært styremøte 15. april for å vedta prismodell og noen små justeringer i kravspesifikasjonen. Anbudet legges ut så snart som mulig. g. Status resultatutveksling mellom norske institusjoner NTNU og HIST har kjørt en test av resultatutveksling. Det er noe arbeid som gjenstår. Planleggingsgruppen er opptatt av at det må gode rutinebeskrivelser på plass for bruk av denne tjenesten. Det må holdes et møte i Godkjenningsgruppen i løpet av høsten. h. Møte med Kunnskapsdepartementet 4. april Arbeidet med organisering av Samarbeidstiltaket FS har vært et tema på styremøter de siste 2 år. Kunnskapsdepartementet kalt inn til møte 4. april for å starte arbeidet med en sammenslåing av SO og FS for å få et felles tjenestesenter på det studieadministrative området. Målet er en sammenslåing fra 01.01.2014. KD legger opp til en prosess som skal sikre medvirkningen fra styrene, ledelsene og de ansatte i SO og FS. Fremtidige løsninger skal forankres i sektoren gjennom Universitets- og høgskolerådet og nettverk for private høyskoler, og vertsinstitusjonen UiO. i. Status prosjekt Brukerdokumentasjon FS-støtte er i gang med arbeidet med mal for brukerdokumentasjon. 4. FS-Kontaktforum Det ble foretatt en kort evaluering av forumet. Evalueringsskjema sendes ut snarest mulig. Planleggingsgruppen kom også med tanker om Kontaktforum generelt. Noen kommentarer: - Fungerte bra. Et godt arrangement hever statusen på Kontaktforumet. - Se på muligheten for en dags seminar til høsten med status på utviklingsarbeid. Eventuelt ha en slik dag i tilknytning til Brukerforum. - Nyttig å se hvilke behov andre institusjoner har - Jobbe med konkrete FS-tema istedenfor å ha generelle tema. - Presentasjon av kontaktpersonene, der den enkelte skriver en kort presentasjon av sin institusjon og hva man selv arbeider med FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 4
- Heve statusen på Kontaktforumet og kontaktpersonene. Få FS til å lage en beskrivelse av kontaktpersonens rolle og forventinger til en kontaktperson. Dette vil hjelpe til å bevisstgjøre hva denne rollen innebærer for en kontaktperson. - Noen drifter selv og har ressurser til å utvikle løsninger selv, mens andre har svært begrensede ressurser. Det er derfor behov både for formelle og uformelle nettverk. På Kontaktforumet får man en fin anledning til å knytte kontakter. - Kontaktforum er spesielt viktig for de små institusjoner. God idé å presentere Planleggingsgruppens rolle og hvilke arbeidsoppgaver som inngår. Dette bør tas tidlig den første dagen. Man kan presentere o Historikk om Planleggingsgruppen o Hva jobber man med, påvirkningsmuligheter o Får Planleggingsgruppen informasjon fra USIT som resten av institusjonene ikke får? o Planleggingsgruppens mandat - Når diskusjonsforumet er lansert, må alle oppfordres til å bruke det aktivt. - Oppfordre institusjonene til å samarbeide og diskutere ulike problemstillinger. - En bør også oppfordre deltakerne til å bruke navneskilt under middagen på kvelden. 5. Innkomne ønsker a. NTNU Tidskonto permisjoner Dersom man feilregistrerer noe i tidskonto, må alle registreringene slettes, deretter må alt legges inn på nytt. Denne prosessen er tidkrevende, og fører derfor ofte til at fakultetene unnlater å rydde opp. Forslag til endring av prosessen er først å slette tidskontoen, deretter ha mulighet til å overføre permisjonene individuelt til tidskonto på nytt. Settes på ønskelisten. I forbindelse med denne saken, tok Planleggingsgruppen opp behovet for å få i gang arbeidet med forslag til semesterregistrering m.m. for PhD. Det vil bli avholdt møte i Studentweb-gruppa i mai, der funksjonalitet for PhD-studenter skal tas opp. FS-sekretariatet sender forespørsel til Doktorgradsgruppen om behov for møte. b. NTNU Søk i foretakstabellen Ønsker å kunne søke i foretaksnavn istedenfor foretakskode. Planleggingsgruppen stilte spørsmål om dette er noe som gjelder generelt for nedtrekksmenyer. Settes på oppfølgingslista, og se om det skal tas en større opprydding på nedtrekksmenyer. c. NTNU Ny rutine og tabell mot EMIT, Scientia Etter oppgradering av eksisterende eksamensplanleggingsverktøy, ønskes det en sterkere integrasjon mot FS, slik som det er mot timeplanleggingsverktøyet. I dag er FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 5
det kun NTNU som bruker verktøyet fra Scientia, men andre kan kanskje benytte samme løsning. Planleggingsgruppen mener at behovet vil være det samme for de som benytter TimeEdit. NTNU tar kontakt med andre institusjoner for å kartlegge hvilke behov de har, og sender eventuelt saken inn på nytt. d. NTNU FS200.040 Studieprogram inkluder utdanningsinfo Ønsker at også linjeskift laget med ctrl+enter leveres på samme måte som linjeskift laget med tag. NTNU har sendt mer informasjon om saken. Sven Erik tar en ny gjennomgang av den, og sender ev. ny informasjon til saken.. Saken i nåværende form settes på ønskelisten. e. UiS FS728.003 Utdanningsplanelementer i utdanningsplan Ønsker et valg for sted slik at en saksbehandler har mulighet til å få ut oversikt over alle utdanningsplanelementer til studenter, knyttet til et bestemt sted. Planleggingsgruppen støtter forslaget som vil synliggjøre utveksling overfor studenten. Det er også behov for funksjonaliteten på grunn av økt samarbeid mellom institusjonene. Settes på ønskelisten. f. FH Diploma Supplement, felt 2.4 Da Forsvaret tok i bruk FS, valgte man å innlemme alle de 5 akkrediterte institusjonene i en database. Feltet Logo i DS henter opplysninger fra systemverdier som kun har ett alternativ. For pkt 2.3 er det i dag mulig å hente inn andre institusjonsnavn ved å legge inn rett institusjonskode i bildet Kvalifikasjon. Forsvaret ønsker den samme løsningen for felt 2.4 i DS. Saken må diskuteres nærmere internt hos FS/USIT. 6. FS-Brukerforum høsten 2013 i Oslo Gruppen satte opp mulige tema, hvilke tema bør tas i plenum, i parallellsesjoner og hva ønskes satt opp som lynkurs. Programmet bør være klar til sommeren, og videre arbeid vil foregå pr mail. 7. Registrering av pårørende/kontaktperson i FS Registrering av pårørende har vært sendt inn som ønske med jevne mellomrom fra institusjonene. Konklusjonen har hver gang vært at informasjon om pårørende skal ikke registreres i FS. FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 6
Institusjonene har satt i gang arbeidet med beredskapsplaner, og styret fikk på sitt møte i mars forelagt problemstillingen. Konklusjonen ble at FS-sekretariatet bes lage en utredning til styremøtet i juni, og da se om Personvernloven kommer i konflikt med den konsesjonen som institusjonene har for lagring av personopplysninger. FS-sekretariatet ønsker i den forbindelse bidrag fra Planleggingsgruppen. Noen punkter som ble diskutert på møtet: - Det er behov for å avklare hva som er definisjon på en pårørende. Her må jurister og sikkerhetsrådgivere kunne komme med et svar. - Undersøke med Politiet om hvordan de går frem for å finne pårørende og hvordan disse blir kontaktet - Avklare i hvilke situasjoner institusjonene har behov for informasjon om pårørende/kontaktperson FS-sekretariatet tar eventuelt kontakt med Planleggingsgruppen dersom det er behov for ytterlige bidrag. 8. Erstatte HVO s representant i Planleggingsgruppen Planleggingsgruppen bestemte seg for å avvente med å oppnevne et nytt medlem for å finne en aktuell kandidat. 9. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt.. Neste møte: 3. og 4. september 2013 Program for FS-Brukerforum og ev. andre, enklere saker saksbehandles pr. mail. Sted: Universitetet i Agder, Kristiansand FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 7
Oppfølgingssaker (sist oppdatert 25.04.13) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat SO har svart at dette må vente til SO 3.0. Planleggingsgruppen oppfordrer institusjonene til å ta dette opp på SO-seminaret. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2012-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I4/12 Sak 10 Fora til erfaringsutveksling: Det opprettes et diskusjonsforum i It s Learning. Sjekke om det er mulig å bruke FEIDE-innlogging. Sakene fra Diskusjonsforum flyttes over. Hvordan få alle brukere over på en enkelt måte? Nytt møte i gruppen 21.5. 05.09.12: FEIDEinnlogging er på plass, men ikke med automatisk innlogging. Planleggings - gruppen v/eli 30.10.12: FEIDEinnlogging er ikke på plass. Dette er en svært viktig del av nettkursing. HiST tar en ny runde med It s Learning. FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 8
USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U4/12 Sak 9 Ønskelisten: FS-sekretariatet informerer kontaktpersonene om vedtak ifm innsending av ønsker FSsekretariatet Ingen diskusjonsforum som er aktiv, der man kan stille spm.. Venter på at sak I4/12 er ferdig. Saker som skal følges opp (dette er fra april 2012-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/12 Sak 6 Innsendte saker: USIT sjekker grunnlaget i FS for beregning av strykprosent og sammenligner med DBH. USIT, FS I FS inngår stryk og trekk (S+A) i grunnlaget. I DBH kun stryk. USIT sender mail til kontaktlisten og ber om kommentarer før endringen gjøres i FS. FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 9
Saker som skal følges opp (dette er fra mars 2013-møtet) Institusjonene I3/13 Sak 11 g Eventuelt Mailinggrupper: Institusjonene bes gjennomgå medlemsoversikten i de ulike mailinggruppene for å få fjernet personer som har sluttet eller ikke lenger skal være medlemmer i den enkelte gruppe. I4/13 Sak 11 h Eventuelt Brukerforum høsten 2013: Tenke over tema til høstens Brukerforum. Alle institusjoner Nr Sak Ansvarlig Merknad I2/13 Sak 10 Ny representant i Planleggingsgruppen: Forslag til en person som kan FS og studieadministrasjon ønskes. Planleggingsgruppen Utsettes inntil videre. Planleggingsgruppen Til møtet 18.04. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U2/13 Sak 5 Forenkling av brukeradministrasjon: Lage en oversikt USIT/FS Til Kontaktforumet over alle typer endringer som gjøres i FS. Database-endring, klient-endring, flis. Presentere i Kontaktforumet. U3/13 Sak 6 Alternative institusjonsnavn: FS-sekretariatet Rydde i institusjonstabellen, feltet nynorsk U4/13 Sak 6 Alternative institusjonsnavn: Innføre feltet institusjonsnavn_alternativ USIT/FS U5/13 Sak 7c Innkomne ønsker FS610.001 Vitnemål, ny variant av side 3: Ifm implementering av felles mal for vitnemål, bes institusjonene samle inn alle eksempler av vitnemål som det er behov for å gjøre noe med. Gjelder både for samarbeidsgrad og doktorgrad. Sende mail til institusjonene med spesifikasjon av hva som ønskes innsendt. Ønsket overføres til ønskelisten for Doktorgradsmodulen U6/13 Sak 7e Innkomne ønsker Vurdresstatnavn: Innføre en felles kode for Gyldig fravær. FS-sekretariatet Frist for svar: Innen 12. mars USIT/FS Til versjon 7.3. FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 10
U7/13 Sak 9 Nye medlemmer til Doktorgradsgruppen: Sende mail til institusjonene og høre om noen ønsker å overta UiS sin plass i gruppen. U8/13 Sak 11 f Eventuelt FS websider: Vise en egen endringsoversikt, som viser hvilke tabellendringer har betydning for hva. U9/13 Sak 11 h Eventuelt Brukerforum høsten 2013: Tenke over tema til høstens Brukerforum. FS-sekretariatet USIT/FS FS-sekretariatet og USIT/FS Saker som skal følges opp (dette er fra april 2013-møtet) Institusjonene I7/13 Sak 7 Registrering av pårørende/kontaktperson: Bidra med utredning av saken Nr Sak Ansvarlig Merknad I5/13 Sak 5c Innkomne ønsker: Kontakte NTNU andre institusjoner ang. integrasjon mot e-læringsssystemer I6/13 Sak 6 FS-Brukerforum høsten 2013: FS-sekretariatet, Løpende Jobbe med forslag til program. Saksbehandles pr. mail USIT-FS, Planleggingsgruppen saksbehandling frem til sommeren Planleggingsgruppen Til styremøtet i juni USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U10/13 Sak 5a Innkomne ønsker: Sende mail til FS-sekretariatet Doktorgradsgruppen og sjekke om det er behov for møte i gruppen U11/13 Sak 5b Innkomne ønsker: Ta en større USIT-FS opprydding i nedtrekksmenyer U12/13 Sak 6 FS-Brukerforum høsten 2013: FS-sekretariatet, Løpende Lage forslag til program. Saksbehandles pr. mail USIT-FS, alle saksbehandling frem til sommeren U13/13 Sak 7 Registrering av pårørende/kontaktperson: Utrede saken til neste styremøte. Få hjelp fra Planleggingsgruppen FS-sekretariatet Til styremøtet i juni FS-13-061 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 18. april 2013 Side 11
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-13-079 Referat Møte i Studentwebgruppen 13.05.2013 Til: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lena Finseth, UiO Vibeke Braaten, UiO Øystein Ørnegård, UiB Sara Nustad Mauland, UiS Anne Lise Møllmann, HiST Rigmor Øvstetun, HiG Nina Hafstad, HiL Geir Vangen, USIT Jon Kleiser, USIT Stig Benserud, USIT Rikke Gåsholt, USIT Marius Fossum, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Referent: Turid Brattaas, HiOA Gro Strand, HiSF Birthe Gjerdevik, UiB Anne Lise Lande, USIT Sven Petter Myhr Næss, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Dato: 21. mai 2013 Sist endret: 1
Dagsorden 1. Godkjenning av referat fra 6. mars 2013 2. Demo av det som til nå er utviklet av StudentWeb 3 3. Gjennomgang av ønskelisten 4. Diskusjon om hvordan semesterregistrering skal være i StudentWeb3 5. Videre arbeid med tekster 6. Orientering om StudentWeb for PhD-studenter 7. Eventuelt 1. Godkjenning av referat fra 6. mars 2013 Referat fra møtet 6. mars ble godkjent. 2. Demo av det som er utviklet av StudentWeb3 Ny StudentWeb ble demonstrert. På siden Mine resultateter bør i utgangspunkt kun helheten av vurderingsenheten vises frem, og så kan vurderingsdelene vises frem dersom studenten ønsker det. For emner i inneværende termin skal deler også vises. Dersom en student har strøket i et emne, bør det være mulig å gå rett til meldingssiden for å melde seg på nytt. På siden Status og oversikt bør emnene sorteres etter emnekombinasjon. Det er en fordel om en ut i fra planen kan se hva som er oppfylt og hva som eventuelt mangler. Søkefunksjonen i dagens StudentWeb fungerer godt, så gruppen ønsker at denne videreføres til ny StudentWeb. Det er mange studenter som ikke skjønner hva de skal skrive i adressefeltet c/o i Personinfo, det kom forslag om at en kalte feltene Adresselinje 1 og 2, og så flyttes adressen automatisk til riktig felt dersom det kun er et av feltene som fylles ut av studenten. På neste møte ønsker gruppen at vi ser nærmere på hvordan fakturaer skal presenteres i StudentWeb. Alle i gruppen må tenke igjennom hvordan det kan gjøres, slik at vi på møtet går gjennom forslagene. FS-13-079 - Referat møte i StudentWebgruppen 13. mai 2013 Side 2
3. Gjennomgang av ønskeliste Kode STW-808 STW-816 STW-810 STW-680 STW-811 STW-809 Tittel Visning av arbeidsgiver og finansieringskilde Permisjon: Hvilken informasjon skal vises til studentene? Modulvalg og datofelt for enkeltemner (STATUS_EMNEADGANG) Ikke tilgang til Utdanningsplan før semesteret starter Omvendt virkning for feltet Planlagt slutt Ønske om å endre sletting av studentweblogg til 12 mnd Denne saken tas opp på møte med doktorgradsgruppen 14. mai 2013. Det er vanskelig å få en god tekst, da studenter kan ha permisjon fra et studieprogram, mens de går på et annet. Studenter i permisjon kan også ta emner som privatist, og da skal de betale semesteravgift. Gruppen ønsker at saken sees nærmere på et senere tidspunkt. Gruppen ønsker at det opprettes felter for dato og klokkeslett for start på påmelding til emner som har J for Enkeltemneopptak. Studenter skal ikke ha mulighet til å gjøre noe med utdanningsplanen før studierettsstartdato. De bør få melding om at de kan endre planen etter den angitte datoen. Gruppen syns ikke forslaget om å endre på funksjonaliteteten rundt Planlagt slutt på studieprogramstudenten er ønskelig, da det er viktig å kunne følge opp studenter slik at flest mulig fullfører til normert tid. Enkelte institusjoner gir for eksempel studenter på 3-årige studier, studierett i 4 år for ikke å få for mye manuelt arbeid med de som ikke fullfører på normert tid. Gruppen ønsker at lagringstiden for studentwebloggen økes fra 6 mnd til ett år. FS-13-079 - Referat møte i StudentWebgruppen 13. mai 2013 Side 3
4. Diskusjon om semesterregistrering Utviklerne presenterte et forslag til hvordan semesterregistrering kan gjøres i ny StudentWeb ved at institusjonen selv angir hva som skal inngå i semesterregistreringen og om de enkelte komponentene er obligatoriske eller ikke. Mange institusjoner legger i dag inn spørreundersøkelser, og institusjonene må til neste møte finne ut om de kan kreve at en student svarer på undersøkelsen for å kunne være student. USIT lager noen alternativer til løsning som gruppen kan ta stilling til. Institusjonene syns det er viktig at de selv kan bestemme hvilke komponenter som skal inngå i semesterregistreringen. Det er ikke nødvendig å tidsstemple når en student gjør de ulike soppgavene som inngår i semesterregistreringen, for alle studenter skal ha de samme kravene i samme semester. Det er ikke ønskelig at sakbehandlere skal kunne endre hva som skal inngå i semesterregistreringen i løpet av semesterregistreringsperioden. Det ville i så fall kunne føre til at studenter som var semesterregistrert, ikke ville være det lenger. 5. Videre arbeid med tekster Gruppen syns det er vanskelig å arbeide med tekstene før applikasjonen er ferdig. Vi utsetter arbeidet og tar de enkelte sider etter hvert som de er ferdig utviklet. 6. Orientering om StudentWeb for PhD-studenter Tirsdag 14. mai holdes det et felles møte for Doktorgradsgruppen og StudentWebgruppen, for å diskutere hvordan ny StudentWeb skal være for PhD-studenter.Alle institusjoner har blitt invitert til å komme med synspunkter på hva de mener er viktig. 7. 7. Eventuelt Neste møte holdës tirsdag 17. september 2013 kl 10 15 i Forskningsveien 3b FS-13-079 - Referat møte i StudentWebgruppen 13. mai 2013 Side 4
Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 12/1729-30.05.13 Arbeidsgruppe - Organisering av fellestjenester - Felles studentsystem FS og Samordna opptak Det vises til brev av 30. april 2013. Etter en fornyet vurdering har Kunnskapsdepartementet besluttet at Universitetet i Oslo (UiO) kan ha to representanter i gruppen, en for UiO som vertsinstitusjon og en for UiO som leverandør. Arbeidsgruppen består av Olgunn Ransedokken (leder, utpekt av UHR), Bente Ringlund Bunæs (SO), Anne-Lise Lande (FS), Arne J. Eriksen (NPH), Tove Kristin Karlsen (UiO), Lars Oftedal (UiO) og Silje Molander (representant for de ansatte). Kristen Døssland er vara for Silje Molander. Vedlagt oversendes revidert mandat. UHR har sekretariatsfunksjonen for arbeidsgruppen. Med hilsen Arne Lunde (e.f.) avdelingsdirektør Bodil Marie Olsen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Postadresse Kontoradresse Telefon Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* høyskoleavdelingen Bodil Marie Olsen 0032 Oslo Org no. 22 24 74 54 postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842
Adresse liste: Olgunn Ransedokken olgunn.ransedokken@hioa.no Arne J. Eriksen Arne.J.Eriksen@mf.no Bente Ringlund Bunæs b.r.bunas@samordnaopptak.no Anne-Lise Lande a.l.lande@usit.no Tove Kristin Karlsen t.k.karlsen@admin.uio.no Lars Oftedal lars.oftedal@usit.uio.no Silje Molander s.m.molander@samordnaopptak.no Kristen Døssland kristen.dossland@usit.uio.no UHR postmottak@uhr.no Kopi: Rachel Glasser rachel.glasser@uhr.no Kjærstin Åstveit kjerstin.astveit@uhr.no Side 2
Mandat Formål Samordna opptak (SO) er etablert for å sikre at studentopptaket til høyere utdanning i Norge kan skje så raskt, effektivt og korrekt som mulig. SO skal legge til rette for, administrere og sørge for nødvendig videreutvikling av den nasjonale opptaksmodellen. Samarbeidstiltaket FS (felles studentsystem) er etablert med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS som benyttes av de fleste høyere utdanningsinstitusjoner i Norge. Mens SO er organisert innenfor universitets- og høyskolelovens 1-4 (4), er FS et samarbeidstiltak mellom utdanningsinstitusjonene. Begge er knyttet til Universitetet i Oslo, som også har arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Arbeidsgruppen bes om å vurdere hvordan en samorganisering av FS og SO, innenfor rammene av universitets- og høyskolelovens 1-4 (4), kan sikre videreutvikling av de studieadministrative tjenestene, med vekt på økt sammenheng og helhet, kombinert med fortsatt høy kvalitet og effektivitet. Organisering Arbeidsgruppen blir bedt om se på hvordan FS og SOs samlede oppgaver, både når det gjelder system- og tjenesteleveranser, kan organiseres under universitets- og høyskolelovens 1-4 (4) slik at dagens kvalitet på disse fellestjenestene fortsatt blir ivaretatt og kan videreutvikles som en helhetlig tjeneste i samsvar med institusjonenes og sluttbrukernes behov. Det bes også vurdert hvordan grenseflaten mellom UiO som vertsinstitusjon og et nytt samorganisert 1-4 (4)-organ kan tydeliggjøres. Styring Arbeidsgruppen blir særlig bedt om å vurdere hvilken styringsform som er mest hensiktsmessig, samt hvordan den brede brukermedvirkningen kan videreføres innenfor rammen av et 1-4 (4) - organ. Finansiering Det forutsettes at en eventuell samorganisering av FS og SO vil være kostnadsnøytral. Deltakere Arbeidsgruppen består av 1 representant fra UHR (leder), 2 representanter fra UiO, 1 representant fra Samarbeidstiltaket FS, 1 representant fra Samordna opptak, 1 representant fra Nettverk for private høyskoler og 1 tillitsvalgt. Det bør sikres at gruppen har tilgang på juridisk kompetanse. UHR har sekretariatsfunksjonen. Frist Arbeidsgruppens anbefaling oversendes KD senest 1. oktober 2013. Annet Ansatte både i SO og Samarbeidstiltaket FS er ansatt på UiO. Medbestemmelse i forbindelse med eventuell omstilling må utøves på det nivået. Det er likevel ønskelig at en tillitsvalgt trekkes inn i arbeidet allerede nå. KD vil refundere eventuelle utgifter deltakerne av arbeidsgruppen har, samt lønnsutgifter for sekretariatet.
<sideskift>
Rutinebeskrivelse for bruk av RUST - Register for utestengte studenter Samarbeidstiltaket FS - USIT
Innhold 1 Innledning... 2 2 Begreper... 2 3 RUST... 3 3.1 Formål og informasjonsflyt... 3 3.2 Vedtak... 4 3.2.1 Opptakskarantene... 7 3.2.2 Eksamenskarantene... 7 3.2.3 Utestenging fra praksis - politiattest... 7 3.3 Klagebehandling for studenten/søkeren... 7 4 Registrering og saksbehandling i FS... 7 4.1 Innledning... 7 4.2 Studieklassifikasjon... 8 4.3 Registrere vedtak... 9 4.3.1 Registrering i bildet Utestenging... 9 4.3.2 Kontroll... 10 4.3.3 Sletting... 10 4.3.4 Endring... 10 4.3.5 Varsler... 10 4.3.6 Trekke oppmelding... 11 4.3.7 Søknad om opptak ved opptakskarantene... 11 4.3.8 Vurderingsmelding ved eksamenskarantene... 11 4.4 Roller... 11 4.5 Brevmaler... 11 1
1 Innledning Register for utestengte studenter (RUST) er utviklet av Universitetssenter for informasjonsteknologi (USIT) og forvaltes av Samarbeidstiltaket FS, etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. RUST er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør effektiv formidling av vedtak om utestenging. I det følgende beskrives rutinene for bruk av RUST. Etter en generell beskrivelse av Registerets formål, følger en detaljert rutinebeskrivelse for registrering av vedtak i Fellesstudentsystem (FS) for overføring til RUST. 2 Begreper Begrepene som benyttes i dokumentet er knyttet til relevante vedtak etter LOV 2005-04-01 nr 15: Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven, heretter omtalt som UH-loven eller uhl.) og registrering av disse vedtak i RUST. Med utestenging menes i denne sammenheng en reaksjon med den hensikt å hindre en persons mulighet til å følge og fullføre ett eller flere studier ved én eller flere utdanningsinstitusjoner, evt. også personens mulighet til å få godkjent ekstern utdanning ved én eller flere utdanningsinstitusjoner. Begrepet er en samlebetegnelse for bl.a. begrepene opptakskarantene og eksamenskarantene slik de brukes i denne rutinebeskrivelsen. I utestengelsesvedtak inngår det ikke forbud mot å befinne seg på campus (jf. bortvisning) (Begrepene brukes noe ulikt i UH-loven, der utestenging skilles fra opptakskarantene, jfr. uhl. 4-8, 4-9, 4-10, 4-11 (utestenging) og uhl. 3-7 (karantene)). Med opptakskarantene menes en sperre mot å få opptak på studium i en gitt tidsperiode. Med eksamenskarantene menes en sperre mot å få gå opp til eksamen (eller annen vurderingsform som kreves for å fullføre og bestå en studieenhet) i en gitt tidsperiode. (Også kalt eksamensnekt ved noen utdanningsinstitusjoner.) Med bortvisning menes det en reaksjon, som er ment å være et mildere og mer nyansert virkemiddel enn fullstendig utestenging fra institusjonen. Bortvisning kan begrenses til de områder eller sammenhenger hvor problemadferden forekommer. Formålet med reaksjonen er å beskytte tilsatte eller medstudenters arbeidsmiljø, straffeelementet er dermed sekundært. Med skikkethet menes det egnethet til å utøve yrket. Med avvisning menes det en beslutning der saksbehandlende organ anser at vilkårene for å realitetsbehandle søknaden ikke er tilstede. Avvisning skilles fra avslag ved at avslag vedtas etter en realitetsvurdering av søknaden. En avvisning er i RUST sammenstilt med avslag i det at begge vedtak kan påklages. 2
3 RUST 3.1 Formål og informasjonsflyt RUST er et felles register for institusjoner under UH-loven som muliggjør effektiv formidling av vedtak om utestenging. Registerets formål er å hindre at en student, som har mistet rettigheter pga disiplinærvedtak, likevel erverver slike rettigheter. Informasjonsutvekslingsrutiner knyttet til bruk av RUST skal i tillegg bidra til å redusere saksbehandlingstiden ved institusjonene. Registeret er en database som kommuniserer med institusjonenes elektroniske datasystem, i all hovedsak FS. Alle institusjoner som omfattes av UH-loven skal omfattes av og bruke registeret. Institusjoner som ikke bruker FS kan implementere tilkobling til RUST i sitt system (jf. teknisk dokumentasjon). Det legges opp til følgende informasjonsflyt mellom institusjonene: - Vedtak om utestenging fattes lokalt ved den enkelte institusjon (av klagenemnd eller styre). - Deretter registrerer saksbehandler ved institusjonen vedtaket i FS eller i annet system som kommuniserer med RUST. - En annen saksbehandler ved samme institusjon må kontrollere registreringen for at informasjonen skal overføres til RUST. - Følgende informasjon overføres deretter til RUST: fødselsnummer, institusjonsnummer, sanksjonsperiode, vedtakstype, studieklassifikasjon og navn på saksbehandler. - Informasjonen videreformidles via FS til de institusjonene der det er relevant, dvs. til institusjoner der personen søker om opptak til eller der personen er student på studium som omfattes av vedtaket, se figur 1. - Når perioden for vedtaket er utløpt slettes vedtaket automatisk fra RUST. Figur 1 Informasjonsflyt til og fra RUST 3
3.2 Vedtak I tabell 1 gis en oversikt over relevante paragrafer i lov om universiteter og høyskoler (UH-loven), hva slags vedtak de omfatter og hvilke av disse som får virkning eksternt (virkning for andre institusjoner enn den institusjonen hvor vedtaket ble fattet). Det er den sistnevnte gruppen vedtak som skal videreformidles via RUST. Det gjelder vedtak om opptakskarantene og vedtak om eksamenskarantene med virkning eksternt. For enhetlig bruk av RUST er det ønskelig med en felles mal for vedtakenes periode i form av dato vedtaket gjelder fra og dato vedtaket gjelder til (ikke semester, termin etc.). 4
Tabell 1 Relevante vedtak i UH-loven Beskrivelse Disiplinær myndighet 3-7(7) Søkt opptak eller godkjenning med falskt vitnemål etc. 3-7(8) Søkt opptak eller godkjenning med falskt vitnemål etc. 4-7 (1,2,7) Bruk av falskt vitnemål eller uredelig opptreden Straffesak; virkemidlet er politianmeld else Styre/klagen emd Styre/klagen emd Virkning for egen inst. Ikke regulert i UHloven Opptakskarantene inntil ett år Annullering av eksamen eller prøve eller godkjenning av kurs Virkning for andre inst. Ikke regulert i UH-loven Opptakskaranten e inntil ett år? Ikke klart Andre inst. kan informeres om annullering Informas jon til andre inst. Påbudt Ikke regulert Kan Overf øres til RUST RUST/FS-registrering Ingen? Nei/? En rad med KARANTENEL eller evt. en rad med KARANTENEN Merknader 4-8(1), første setning 4-8(1), andre setning Forstyrrende/plagsom atferd Forstyrrende/plagsom atferd Styre/klagen emd Styre/klagen emd Bortvisning fra bestemte områder inntil ett år Utestenging inntil ett år på aktuelt studium Ingen Nei Nei Eksamenskarant ene inntil ett år Påbudt Ja En rad med KARANTENEL med aktuell verdi for Studieprogram og en rad med EKSAMENN Krever bortvisning og ny advarsel før utestengingsprosessen kan begynne. 4-8(2) I praksis eller klinisk undervisning: Farlig atferd; grove brudd på taushetsplikt; grov usømmelighet Styre/klagen emd 4-8(3) Fusk Styre/klagen emd 4-9(3) «Uren politiattest»; det foreligger dom Nasjonal nemd etter innstilling fra Utestenging fra studier med klinikk/praksis i inntil tre år Utestenging fra alle studier Utestenging fra praksisopplæring/k linisk undervisning Eksamenskarant ene inntil tre år for «disse studiene» Eksamenskarant ene inntil ett år Ikke regulert; betyr formodentlig at Påbudt Ja En rad med KARANTENEL og en rad med EKSAMENN. I begge radene settes Studieklassifikasjon til relevant verdi. For flere verdier av Studieklassifikasjon legges det til flere rader. Påbudt Ja En rad med KARANTENEL og en rad med EKSAMENN Ikke regulert Nei Se 3.2.3 Også påbudt med informasjon i til Sosial- og helsedirektoratet hvis utdanningen kan føre til autorisasjon som helsepersonell Utgjør i særklasse det største volumet. Studentenes studierett «gjenopplives» når utestengingsperioden er over.
4-9(4) «Uren» politiattest; siktelse eller tiltale 4-10 Studenten er uskikket for yrket som utdanningen fører fram til styre/klagen emd ved institusjonen Nasjonal nemd etter innstilling fra styre/klagen emd ved institusjonen Styre/klagen emd etter innstilling fra skikkethetsn emd hvis deltakelse er uforsvarlig. Loven regulerer ikke hvor lenge. Utestenging fra praksisopplæring/k linisk undervisning hvis deltakelse er uforsvarlig. Varer frem til rettskraftig dom eller henleggelse Utestenging fra studiet inntil tre år det ikke får slik virkning Som ovenfor Studenten kan ikke søke/ta imot plass på» tilsvarende utdanninger» ved institusjoner under UH-loven i utestengingsperi oden. Ikke regulert Opplysni ngene skal lagres i et eget register hos SO. Slettes når perioden går ut. Nei Se 3.2.3 Nei Registreres ikke som utestenging, men i eget register hos SO. Virkningene utenfor egen institusjon går ikke fram av loven, men av skikkethetsforskriften. Studentenes studierett gjenopplives ikke når perioden er ute; de må søke på nytt. 6
3.2.1 Opptakskarantene Ved lokale opptak vil søkere få et generelt varsel via opptakssystemet ved søknad dersom det foreligger et vedtak, men de får likevel sende inn søknaden. Saksbehandler får et varsel i FS fra RUST dersom det foreligger relevant vedtak, og kan behandle/avvise søknaden deretter. Dersom studiestart er etter endt karanteneperiode vil ikke vedtaket føre til avvisning av søknaden. Merknad: Mer om både SO-opptak og lokale opptak?. 3.2.2 Eksamenskarantene Dersom det foreligger vedtak om eksamenskarantene vil RUST via FS varsle institusjoner hvor vedtaket får virkning (kun innen perioden vedtaket gjelder). Studenten nektes å gå opp til eksamen/annen vurdering dersom det foreligger vedtak om eksamenskarantene med virkning ved aktuell institusjon og aktuelt studium. Merknad: Bør vi også skrive noe om de som har flere studieretter samtidig? 3.2.3 Utestenging fra praksis - politiattest Noen studier krever godkjent politiattest i forbindelse med praksis i studiet. Godkjente attester registreres for at det skal gis tilgang til studiet (dokument om opptak). Slike saker skal ikke overføres til RUST, og omfattes ikke av denne rutinebeskrivelsen. 3.3 Klagebehandling for studenten/søkeren Dersom en søknad om opptak fra en person med vedtak om opptakskarantene blir avvist av institusjonen der vedtaket ble fattet (A) vil eventuell klage bli behandlet av A s klageinstans. Dersom søknaden gjelder opptak ved en annen institusjon (B) vil B avvise søknaden og henvise klagen på avvisningen til A i tilfeller der grunnlaget for klagen er registreringen i RUST. Om klagen tas til følge ved A, må A snarest underette B om dette. I tilfeller der klagen gjelder implementeringen av vedtaket ved B, behandles klagen av Bs klageinstans. Tilsvarende gjelder tilfeller der en student nektes vurderingsmelding pga. vedtak om eksamenskarantene. I alle tilfeller er klagefristen tre uker fra brev om avvisning er mottatt. Klagen må være skriftlig. 4 Registrering og saksbehandling i FS 4.1 Innledning RUST er et felles register for institusjoner under UH-loven som muliggjør effektiv formidling av vedtak om utestenging. Slike vedtak (se 4.2) skal registreres i FS for overføring til RUST. Følgende typer vedtak skal registreres i FS: Opptakskarantene Eksamenskarantene (utestengt fra eksamen) Lokal utestenging (utestenging som sorterer under kolonne «Virkning for egen institusjon» i tabell 1) Selv om bare informasjon om eksamenskarantene og opptakskarantene kan ha virkning eksternt, registreres også informasjon om utestenging fra lokal institusjon/studier ved lokal institusjon for internt bruk ved institusjonen.
4.2 Studieklassifikasjon Enkelte vedtak gjelder kun visse kategorier studier. Den enkelte institusjon må registrere studieklassifikasjon for de studieprogram som sorterer under én av kategoriene i tabell 2. Dette gjøres i modul Studieelementer, bilde Studieprogram samlebilde, felt Studieklassifikasjon ved valg fra rullgardinmeny (figur 2). Studieklassifikasjon Kategori Helse- og sosialfagsutdanninger Lærerutdanninger Kode HESOS LÆRER Studier audiograf (audiolog), barnevernspedagog, bioingeniør, ergoterapeut, farmasøyt (inkludert reseptar), fysioterapeut, jordmor, klinisk ernæringsfysiolog, lege, optiker, ortopediingeniør, psykolog, radiograf, sosionom, sykepleier, tannlege, tannpleier, tanntekniker, vernepleier førskolelærerutdanning, allmennlærerutdanning, faglærerutdanning, yrkesfaglærerutdanning, praktisk-pedagogisk utdanning, grunnskolelærerutdanningene Tabell 2 Studieklassifikasjon Figur 2 Studieprogram samlebilde Studieklassifikasjon 8
4.3 Registrere vedtak 4.3.1 Registrering i bildet Utestenging Registreringen foretas i personmodulen i bildet Utestenging. Her finnes feltene, Fnr (fødselsnr.), Institusjon, Sanksjonsperiode, Type utestenging, Studieklassifikasjon, Studieprogram og Journalnummer. Vedtaket registreres ved at det legges inn én eller flere nye rader ut ifra hva slags type(r) utestenging vedtaket medfører. Dette muliggjør rent teknisk flere ulike kombinasjoner av typer utestenging enn det som følger av hvert enkelt vedtak etter UH-loven, se tabell 1, men det er kun de sistnevnte som skal benyttes. Figur 3 Bilde «Utestenging» og «Utestengstatus» 9