UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 23.januar 2008 Kl. 09.00-12.00 i Universitets- og høgskolerådets lokaler, Pilestredet 46. Til stede: Medlemmer: Administrerende direktør Nils Dugstad (leder), Universitetet for Miljø- og biovitenskap Høgskoledirektør Britt Elin Steinveg (nestleder), Høgskolen i Tromsø Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Universitetsdirektør Gunn-Elin Bjørneboe, Universitetet i Oslo Andre: Assisterende universitetsdirektør Sverre Spildo, Universitetet i Bergen under sak 06/08 Økonomidirektør Torill Eriksson, Høgskolen i Oslo under sak 05/08 Avdelingsdirektør Arne Lunde og seniorrådgiver Rolf Petter Søvik, Kunnskapsdepartementet under sak 05/08 SAKSLISTE UHR A 01/08 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Det var etteranmeldt en sak til møtet, den ble satt inn som UHR A 09/08. UHR A 02/08 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 05.01.08, godkjent ved sirkulasjon, se http://www.uhr.no/documents/referat_05_oktober_07.pdf Referatet tas til orientering. UHR A 03/08 Referatsaker Referat fra 2 møter i UHRs økonomiarbeidsgruppe 17.10.07 og 15.01.08 Referat fra møte i UHRs innkjøpsutvalg 22.11.07 Referat fra møte i UHRs prosjektgruppe for felles administrative systemer 16. januar 2008 Referatene tas til orientering. Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU, sin periode som leder av UHRs innkjøpsutvalg utløp 31.12.07. Administrasjonsutvalget takker Olav Holden for innsatsen og oppnevner Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB, som leder av 1
UHRs innkjøpsutvalg for perioden 1.1.08-31.12.09. Leder/sekretær for prosjektgruppen for felles administrative systemer inviteres til neste møte i administrasjonsutvalget 20. mai for å redegjøre for status i prosjektet. Alf Hansen fra Uninett FAS inviteres også for å få en helhetlig oversikt over hva som skjer både innenfor SAP/SSØ, e-phorte og status i forhold til arbeidsgruppe som er nedsatt. UHR A 04/08 Orienteringssaker Status særavtalen-status. Det vises til tidligere behandling i administrasjonsutvalget. Det er ikke meldt om endring eller svar fra KD til Forskerforbundet på henvendelsen fra FF om ønske om ny særavtale. Høring om endring i arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid for arbeidstakere med særlig uavhengig stilling. Arbeids- og inkluderingsdepartementet har sendt ut på høring et forslag til endringer i arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid for arbeidstakere med særlig uavhengig stilling. Arbeidstakere med særlig uavhengig eller ledende stillinger omfattes i dag ikke av arbeidsidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, med unntak av 10-2 første, andre og fjerde ledd. Det har over tid kommet bekymringsmeldinger om at praktiseringen av unntaksbestemmelsene er i strid med lovens intensjon. Departementet har gjennomført undersøkelser om hvor mange arbeidstakere som er unntatt fra arbeidstidsreglene fordi de har en særlig uavhengig eller ledende stilling. I høringsnotatet omtaler og drøfter departementet noen alternative forslag til hvordan arbeidstakere med særlig uavhengig stilling kan omfattes av arbeidstidskapitlet i arbeidsmiljøloven. Høringsfristen er satt til 15. mars 2008. For høringsbrev, høringsnotat og liste over institusjoner som er på høringslisten, se http://www.regjeringen.no/nb/dep/aid/dok/hoeringer/hoeringsdok/200 7/Horing---Forslag-til-endringer-iarbeids.html?id=495208&epslanguage=NO Kunnskapsdepartementet videresender til alle UH-institusjonene med kopi til UHR. Høringsnotatet er også lagt ved innkallingen som egen PDF-fil. Status forhandlingene med Kopinor. Orientering v/ Sigrid Tollefsen fra utvalget som skal se på digital bruk og utnyttelse av opphavsrettsbeskyttet materiale i UH-sektoren. Norges forskningsråd har utarbeidet en rettighetspolitikk. Den skal presenteres på et seminar 30. januar. Se mer om seminaret på http://www.forskningsradet.no/servlet/satellite?c=arrangement&pag ename=forskningsradetnorsk%2fhovedsidemal&cid=11973095906 92 Problemstillinger knyttet til innføringen av SAP Det vises til behandling i møte 5.oktober 07 der administrasjonsutvalget ba Britt-Elin Steinveg ta med seg signalene fra sektoren inn til møtet kontraktsguppe 31.oktober 07. Orientering v/ Britt Elin Steinveg. 2
Administrativ konferanse for UH-sektoren Saken ble tatt opp på møte i UHRs prosjektgruppe for felles administrative systemer 16. januar 2008. UNINETT FAS ønsker å gjennomføre en administrativ konferanse for UH-sektoren i løpet av høsten 2008. Hensikten er å samle de administrative brukerne til en felles møte hvor UH-sektorens utfordringer på det administrative området blir satt på agendaen. Tanken er at konferansen gjennomføres over 2 dager. UNINETT FAS ønsker forslag til tidspunkter i løpet av høsten 2008 (oktober/november) som kan passe for målgruppene til en slik konferanse. Oppfølging av UHRs seminar om korrupsjon og uetiske handlinger i høyere utdanning og forskning Som oppfølging av det godt besøkte seminaret om korrupsjon og uetiske handlinger som UHR arrangerte 19.09.07, vil utdanningsutvalget bli bedt om å drøfte hvordan UHR kan ta tak i de utfordringene denne typen problematikk medfører i utdanningen, hva som er de mest påtrengende for eksempel i forhold til nye studie- og eksamensformer og i forhold til falske utenlandske vitnemål. Det kan også bli aktuelt å ta opp spørsmål i forbindelse Riksrevisjonens rapport, om risikostyring, innkjøp med mer i administrasjonsutvalget. Referat fra seminaret kan lastes ned her: http://www.uhr.no/index.php?objectid=2324&method=view&bm=contents Sakene tas til orientering. Administrasjonsutvalget hadde ingen spesielle synspunkter mht valg av dato for administrativ konferanse for UH-sektoren. UHR A 05/08 Samarbeid mellom UH-sektoren og Kunnskapsdepartementet Arne Lunde og Rolf Petter Søvik, Kunnskapsdepartementet og Torill Eriksson, HiO og leder av UHRs Økonomiarbeidsgruppe deltok under denne saken. Administrasjonsutvalget og Kunnskapsdepartementet diskuterte følgende områder: 1. KDs oppfatning av UH-sektorens situasjon med SSØ Det ble vist til et møte mellom KD og SSØ før jul 2007. KD har varslet at de ønsker å reforhandle avtalen med SSØ fordi de mener at sektoren har behov for å fronte SSØ i fellesskap. SSØ har vært tydelig på at de ikke ønsker å gå inn for spesialtilpasning for UH-sektoren. KD vil i løpet av 2008 vurdere videre hvordan samarbeidet med SSØ skal være. Administrasjonsutvalget uttrykte bekymring for forholdet mellom SSØ og UNINETT. Administrasjonsutvalget er fornøyd med at KD har fokus på saken og tilbød seg å være koordinerende partner for KD i denne saken. 2. Økonomirapportering UH-institusjonene er opptatt av å levere regnskap med god informasjon og av god regnskapsteknisk standard. UHRs Administrasjonsutvalg og 3
Økonomigruppe mener at både sektoren og KD har sammenfallende interesser her, men frem til nå har det vært liten grad av samarbeid og dialog mellom KD og institusjonene på dette området. UHRs administrasjonsutvalg inviterte derfor KD til å møte utvalget for å diskutere saken og hvordan kommunikasjon mellom KD og sektoren kan forbedres på området. Diskusjonen i møtet gikk på forholdet mellom detaljering og bruk av regnskapet som ledelsesoppgave og styringsverktøy. Administrasjonsutvalget uttrykte ønske om at KD er i dialog med sektoren når KD skal utforme styringsverktøy og graden av detaljeringsnivå. Kommunikasjon med sektoren er viktig. KD signaliserte også ønske om god dialog på dette området og mener at hovedutfordringen ligger i etterlevelse og gjennomføring. Sakspapir: Brev fra UHR til KD 08.01.08 (vedlagt) Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget ønsker fortsatt dialog mellom sektoren og Kunnskapsdepartementet og foreslår et oppfølgingsmøte. Administrasjonsutvalget inviterer derfor KD til neste møte i utvalget 20. mai. På neste møte bruker vi lenger tid og tar sikte på å skape et tydeligere målbilde, analyse av situasjonen og konkrete oppfølgingstiltak. Risikoanalyse KD signaliserer at institusjonene skal integrere risikovurderinger i den ordinære mål- og resultatstyringen. SSØ har utarbeidet to veiledere i den forbindelse: Mål- og resultatstyring i staten. En veileder i resultatmåling og Risikostyring i staten - håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen, metodedokument. I tillegg har UHR utarbeidet en Veileder for mål og resultatstyring i UH- sektoren. Her er risikostyring omtalt på s 11 og 12. Veilederen er en oppfølging av Rapport 1: Mål og resultatstyring for UHsektoren Innspill til Kunnskapsdepartementet, oversendt til administrasjonsutvalget i oktober 2006. Flere institusjoner har utfordringer knyttet til hvordan integreringen skal skje i praksis. Administrasjonsutvalget vil gjerne diskutere dette punktet med Kunnskapsdepartementet i forhold til hensikt og metode. Mål- og resultatstyring i staten. En veileder i resultatmåling (SSØ) 20.12.2006 http://www.sfso.no/upload/forvaltning_og_analyse/maal-ogresultatstyring/veileder%20i%20resultatmåling_nett.pdf Risikostyring i staten - håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen, metodedokument (SSØ) 09.12.2005 http://www.sfso.no/upload/forvaltning_og_analyse/risikostyring/ny_ Metodedokument_06012006.pdf Se Administrasjonsutvalgets websider på http://www.uhr.no/organisering/utvalg/administrasjonsutvalget/utvalg 4
_arbeidsgrupper og http://www.uhr.no/documents/rapport_2_veileder_mrs i_uh_ sektoren_.pdf for selve veilederen KD har ikke lagt opp til en spesifikk UH-metodikk. SSØs mal ligger i bunn. Faren med risikoanalyse er at det blir mye arbeid uten at det blir praksisrelatert. Sammenheng mellom mål og risiko, styringsparametere er interessant. En del institusjoner har gjort det, men flere av de mindre institusjonene har ikke kommet i gang. KD ser dette som en utfordring og sektoren er slik KD vurdere der langt unna fra å være på operativt nivå. Administrasjonsutvalget vil oppfordre KD til å invitere de 3-4 institusjonene som har kommet lengst mht risikostyring til en workshop i løpet av våren. Resultatet av workshopen kan for eksempel presenteres direktørsamlingen i juni. Bestillingssystem og anskaffelsesstøttesystem. Status UHRs sekretariat sendte 18.12.07 informasjon til KD vedr. oppfølging av saken om anskaffelsestøttesystem. Vi ble da enig om et oppfølgingsmøte mellom KD, Innkjøpsutvalget og UNINETT en gang på nyåret for å holde KD løpende underrettet. Administrasjonsutvalget tok opp spørsmålet omkring KGV-anskaffelsesstøttesystem og viste til formuleringen i tildelingsbrevet og uttrykte bekymring i forhold til formulering i tildelingsbrevet. I møtet bekreftet Kunnskapsdepartementet at departementet aksepterer at UH-sektoren ikke er i mål pr 2007, men følger med på hvem som har meldt seg på det felles initiativet som er satt i gang og koordineres av UHRs innkjøpsutvalg. : For mer informasjon om status, se http://forskningsnett.uninett.no/trofast/innkjop/index.html UNINETT sendte invitasjon til påmelding til institusjonene 26.11.07 med frist 14.12.07, invitasjonen kan lastes ned her: http://forskningsnett.uninett.no/trofast/innkjop/paamelding_kgv.pd Oversikt over påmeldte institusjoner pr 7.01.08, se http://forskningsnett.uninett.no/trofast/innkjop/index_kgv.html UHRs administrasjonsutvalg er tilfreds med at KD bekrefter at formuleringen i tildelingsbrevet for 2008 gir institusjonene mulighet for å slutte seg til avtalen for KGV som nå forhandles frem sentralt av ehandelssekretariatet. UH-sektorens faglige behov og kravspesifikasjon ivaretas og koordineres av UHRs Innkjøpsutvalg i samarbeid med UNINETT FAS. UHRs sekretariat vil følge opp kontakten mellom KD og de ulike instansene som er involvert i prosessen for å sikre god informasjon i saken. UHR A 06/08 Beregningsutvalget og forberedelse av neste års statsbudsjett 5
Sverre Spildo deltok under denne saken. Beregningsutvalgets leder gjennom mange år, Sverre Spildo, UiB, er gått over i annen stilling og det er derfor ikke naturlig å fortsette som leder for utvalget. Også ett av de andre medlemmene har gått over i annen stilling. Samtidig stiller utvalget selv og administrasjonsutvalget spørsmål ved om det er behov for å videreføre dette utvalget som et permanent utvalg. Trolig kan det være mer hensiktsmessig å ha muligheten til å etablere ad-hocgrupper som kan tilpasses konkrete analyse- og beregningsbehov. Mandat for beregningsutvalget fra 2001 (vedlagt) Administrasjonsutvalget anbefaler at UHR legger ned beregningsutvalget i sin nåværende form. Administrasjonsutvalget vil etablere ad-hoc grupper som kan utføre konkrete analyse- og beregningsbehov i sektoren. Administrasjonsutvalget vil takke Sverre Spildo for god innsikt og innsats gjennom lang tid for sektoren i forhold til analyse av statsbudsjett og finansieringssystemer. Utvalget vil oppfordre UHRs sekretariat om å utfordre Sverre Spildo og Britt-Elin Steinveg til å dokumentere historien omkring finansieringssytemet. Det er interessant å se på hvilke forutsetningene som ikke fungerte slik var tenkt osv. UHR A 07/08 Årsrapport 2007 Utkast til årsrapport for UHRs administrasjonsutvalg 2007 Det gis 1 uke kommentarfrist, deretter legges rapporten ut på UHRs web. UHR A 08/08 Arbeidsplan 2008-2009 Utkast til Arbeidsplan for UHRs administrasjonsutvalg 2008-2009 Arbeidsplanen endres iht kommentarene i møtet og legges deretter ut på UHRs web. UHR A 09/08 Tilbakemelding til KD på omlegging av målstruktur UHR mottok 18.01.07 brev fra KD hvor departementet ber om tilbakemeldinger i forhold til målstrukturen og den omleggingen de foretok etter innspill fra gruppen som UHRs administrasjonsutvalg nedsatte. 6
Brev fra KD til UHR av 16.01.08 Rapport om målstyring og rapportering, samt veilederen ligger på UHRs web på http://www.uhr.no/organisering/utvalg/administrasjonsutvalget/utvalg_ar beidsgrupper helt nederst på siden. Administrasjonsutvalget drøftet arbeidet med tilbakemeldingen skal organiseres. Frist for innspill er 15. mai. Administrasjonsutvalget vil sette ned en gruppe som kan følge opp evalueringen på vegne av sektoren. Gruppen bør være sammensatt av personer som var med på å utforme strukturen i sin tid, men det er like viktig er det å ha med personer som ikke var med. Dette for å få med innspill fra de som har brukt strukturen, men som ikke var så inne i tankegangen i forkant. Her kan det kanskje være noen nyanser i evalueringen som er viktig å ha med. Videre bør gruppen bestå av representanter fra store og små institusjoner, også her vil vi trolig få noen nyanser. Administrasjonsutvalget gir leder og nestleder fullmakt til å sette sammen gruppen slik at den kan komme raskt i gang med arbeidet. UHR A 10/08 Eventuelt Oslo 11.02.08 Nils Dugstad leder Sigrid Tollefsen sekretær 7