Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2012 Handelshøyskolen i Trondheim
1) Innledning I HiST-sammenheng er TØH en relativt liten avdeling med omtrent 60 ansatte. Avdelingen kjennetegnes av et åpent miljø med tette relasjoner mellom de ansatte. Avdelingen har de senere årene vært gjennom en omfattende utvikling i antall ansatte, antall studieprogram og antall studenter. I tillegg til vårt bachelorstudium, fire masterstudier, eksternfinansiert virksomhet (deltidsstudier og kursvirksomhet), fikk vi 12. juni 2012 godkjent vår ph.d i økonomistyring. Avdelingen står også midt i en flytteprosess som krever mye tid og ressurser for flere ved avdelingen. Den samlede veksten og flytteprosessen ved avdelingen krever mye av den enkelte ansatte, og dette gir utfordringer knyttet til HMS, blant annet det psykososiale arbeidsmiljøet. 2) HMS organisering Her beskrives avdelingens verneområde(r), antall verneombud, ledere med personalansvar, andre roller (som HMS-saksbehandler og IA-kontakt m.m), det partssammensatte utvalget ved avdelingen (og hvem det består av), gjerne litt generell informasjon om avdelingen og de ulike programmene/fagområdene Funksjon HMS- ansvarlig Verneombud Vara Verneombud IA kontakt HMS-saksbehandler Navn Dekan Espen Gressetvold Førsteamanuensis Jon Olaf Olaussen Førstelektor Leiv Opstad Seniorkonsulent Grete Aasen Konsulent Randi Leikvold 2.1 Møtevirksomhet Møter der HMS har vært på agendaen i 2012 (dette beskrives også i mål- og handlingsplan). Dette dreier seg f.eks om møter i det lokale, partssammensatte utvalget/samu ol. (dvs. møter der leder/verneombud og Tillitsvalgt o.l), evt. faste møter mellom verneombud og ledelse m.m. Det er ikke avholdt egne møter med tillitsvalgte og verneombud i 2012. Men det er et mål for 2013 at det avholdes minimum 1 møte i semesteret med tillitsvalgte og verneombud. I tillegg skal HMS være fast sak på ledermøte ca. hvert 3 ledermøte. Spesielt viktig i forhold til den forestående flytteprosessen. Hele avdelingens beredskapsgruppe deltok på beredskapsøvelse 12.12.12.
3) Mål og handlingsplan 3.1 Målsetninger med HMS-arbeidet Generell, overordnede mål og hva man ønsker å oppnå ved avdelingen på HMSområdet. Avdelingen skal gjennom et systematisk HMS-arbeid sikre et godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær. Fokus på HMS i omstillingsprosessen rundt flyttingen. HMS-arbeidet skal være en viktig bidragsyter til at avdelingen når sine strategiske målsettinger 3.2 Mål og handlingsplan for 2012 og resultat av aktivitet Her beskrives kort konkrete mål/resultatmål, hvordan det har vært arbeidet med disse planene og hvem som har vært involvert). Til selve mål og handlingsplanen benyttes eksisterende mal fra bakerst i Handlingsplan HMS/IA 2011-2014 (eller den mål- og handlingsplanen dere har laget tidligere, det viktigste er at det framkommer konkrete mål/resultatmål og årlige tiltak med ansvarlig, frist og dato for gjennomført). Se egen tiltaksplan for 2012-13, vedlagt 4) Utfyllende informasjon om HMS Aktivitet 4.1 HMS-runder/vernerunder Det ble gjennomført HMS runde 14. mai 2012. Justeringer/tilpasninger av stoler, bord, lysarmatur gjøres kontinuerlig gjennom hele året ved behov. Avdelingen har eget trimrom og den 11. september 2012 hadde vi opplæring/orientering/oppfriskning av fysioterapeut Solveig Myrekrok. 4.2 Risikovurderinger 4.3 Brannvern Alle studenter og nytilsatte har fått informasjon/opplæring i brannvernrutiner. Brannøvelse ble gjennomført 13. november 2012. 4.4 Medarbeidersamtaler Alle ansatte i dekan stab og vitenskapelig tilsatte, har gjennomført medarbeidersamtale med dekan. Avdelingen har foretatt justeringer og tilpasninger i saker som kom opp på bakgrunn av dette. 4.5 Opplæring og informasjon Gis gjennom informasjonsmøter og epost. 4.6 Ulykker/nestenulykker 2012 En oversikt over avdelingens tall for dette med kort info om hendelsen/hendelsene.
Kontorstol for en av de ansatte knakk. Dette førte til store ryggsmerter og svimmelhet for vedkommende, ble derfor kjørt til sykehus og røntgen for sjekk. Ulykken er rapportert. 4.7 Sykefravær Med utgangspunkt i statistikk og lokale mål for sykefraværsutvikling/nærværsarbeid, kan her videre beskrive oppfølging av sykemeldte og generelt tilretteleggingsarbeid. Det er fint om det også beskrives samarbeid med BHT/NAV både på dette punktet og andre områder der dette har vært tilfelle. Avdelingen har hatt en lav sykeprosent i 2012, på ca 4% i 1. og 2 kvartal og 1,96% i 3. kvartal. De fravær som har krevd oppfølgingsmøter er blitt gjennomført. Det er gjennomført en arbeidsplass vurdering med BFT, i fbm sykdom. 4.8 Turnover, alderssammensetning og rekrutteringsstrategi Antall personer som har sluttet det siste året, og antall personer som har blitt tilsatt ved avdelingen i 2012. En kort beskrivelse av lokal rekrutteringsstrategi og om det evt. har vært ulike tiltak for å rekruttere med utgangspunkt i bevist strategi (f.eks. med hensyn til likestilling/mangfold). Gi også en oversikt over alderssammensetningen ved avdelingen, og eventuelle tiltak for både seniorpolitikk (evt. livsfasepolitikk) og med hensyn til rekrutteringsstrategi. Avdelingen er nå organisert i faggrupper. Dette for bl.a for å ivareta rekrutteringsstrategien, får en bedre oversikt over forventede aldersavganger og gir en synligere oversikt over ansatte fordelt på hvert fagområde. Oversikt over tilsettelser/avganger ved HHiT 2012 Fast 4 førsteamanuenser Stipendiat 2 II-stilling 10 Sluttet 1 førsteamanuensis 4.9 Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) 2012 Planer og tiltak for oppfølgingen av undersøkelsen Det ble avholdt et tilbakemeldingsmøte 11. desember 2012, hvor følgende forbedrings og bevaringsområder ble bestemt. Bevaringsområder:
Høy akademisk frihet Kontroll over avgjørelser og arbeidsintensitet Høy gjennomføringsevne 1. Ivareta valgfriheten 1. Delegering av ansvar 1. Inkludering Forbedringsområder: Arbeidsmiljø i forbindelse med flytting Fokus på fag Oversikt over arbeidsoppgaver 1. Tas opp i medarbeidersamtaler/ involvering av alle ansatte 1. Ansettelse av prodekan/opprettelse av faggrupper 1. Utarbeide arbeidsoversikter 5. Mål og handlingsplan for 2013 Det er mål om å ha HMS som tema på minst et ledermøte hvert semester. I tillegg skal dekan ha minst et møte hvert semester med verneombud og tillitsvalgte. 6. Oppsummering og kommentarer Her kan det sies litt om prodekan, at denne tilsetningen vil avlaste dekan. Oppfølging av faggruppene. Fokus på å i vareta HMS i flytteprosessen.