Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for Handelshøyskolen i Trondheim

Transkript

1 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2013 Handelshøyskolen i Trondheim

2 1) Innledning I HiST-sammenheng er HHiT en relativt liten avdeling med omtrent 60 ansatte. Avdelingen kjennetegnes av et åpent miljø med tette relasjoner mellom de ansatte. Avdelingen har de senere årene vært gjennom en omfattende utvikling i antall ansatte, antall studieprogram og antall studenter. I tillegg til våre bachelorstudium, fire masterstudier, eksternfinansiert virksomhet (deltidsstudier og kursvirksomhet), fikk vi 12. juni 2012 godkjent vår ph.d i økonomistyring. Avdelingen har nylig gjennomført en krevende flytting til nytt bygg i Elgeseter, og er for tiden inne i prosesser med tilpasninger av utstyr, utbedringer og etterbestillinger av inventar. Det er viktig for avdelingen å ha et fortsatt stt fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet, og å forsøke å bidra til at ansatte har gode arbeidsforhold og et godt arbeidsmiljø. 2) HMS organisering Funksjon HMS- ansvarlig Verneombud Vara Verneombud IA kontakt HMS-saksbehandler Navn Dekan Espen Gressetvold Førsteamanuensis Jon Olaf Olaussen Førstelektor Leiv Opstad Seniorkonsulent Grete Aasen Konsulent Randi Leikvold Avdelingen har to tilsatte ledere. Dekan Espen Gressetvold og prodekan Hans-Marius Eikseth. Disse har delt personalansvaret mellom seg. Ved HHiT er det sju studieprogram med programansvarlige. Det er etablert fire faggrupper ved avdelingen, hver med en faggruppeleder. Programansvarlige og faggruppeledere har et koordinerende ansvar. 2.1 Møtevirksomhet Det er ikke avholdt egne AMU møter på avdelingen. Men verneombud var med i intern prosjektgruppe (IPG) i forbindelse med flyttingen. Verneombudet var også medlem i flere av undergruppene i flytteprosessen; kontorfordelingsgruppe og flyttegruppe. I samarbeidsplanen med Coperio ble det satt ned et mål om å ha med ergo- og fysioterapeut inn i flytteprosessen, både i IPG og inventargruppa, dette ble dessverre ikke gjennomført. 3) Mål og handlingsplan 3.1 Målsetninger med HMS-arbeidet Avdelingen skal gjennom et systematisk HMS-arbeid sikre et godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær. Fokus på HMS i omstillingsprosessen rundt flyttingen og ivaretagelse av det psykososiale arbeidsmiljøet etter flyttingen. HMS-arbeidet skal være en viktig bidragsyter til at avdelingen når sine strategiske målsettinger. 3.2 Mål og handlingsplan for 2013 og resultat av aktivitet Se egen tiltaksplan i dette dokumentet

3 4) Utfyllende informasjon om HMS Aktivitet 4.1 HMS-r/verner Det ble ikke gjennomført egen verne i 2013 da vi skulle flytte fra bygget i løpet av. Tilpasninger/justeringer av stoler, bord, lysarmatur gjøres kontinuerlig gjennom hele ved behov. Det ble gjennomført førstehjelpskurs med hjertestarter november Risikovurderinger Avdelingen har ikke gjennomført noen risikokartlegginger i Brannvern Alle studenter og nytilsatte har fått informasjon/opplæring i brannvernrutiner. Det ble foretatt brannøvelse i november 2012 og med tanke på flyttingen og overtagelse av nye leietagere, ble det ikke gjennomført brannøvelse i 2013 på Jonsvannsveien Medarbeidersamtaler Alle ansatte i dekanstab og faglig tilsatte har gjennomført medarbeidersamtale med dekan eller prodekan. Avdelingen har foretatt justeringer og tilpasninger i saker som kom opp på bakgrunn av dette. Omstillingsprosessen rundt flyttingen var eget tema på medarbeidersamtalen. 4.5 Opplæring og informasjon Gis gjennom informasjonsmøter og epost. 4.6 Ulykker/nestenulykker 2013 Ingen registrerte ulykker/nesten ulykker for Sykefravær Avdelingen har en lav sykeprosent for 2013 på 0,76 prosent. De fravær som har krevd oppfølgingsmøter er blitt gjennomført. 4.8 Turnover, alderssammensetning og rekrutteringsstrategi Oversikt over aldersintervall for HHiT 2013, tallene er hentet fra DBH basen Institutt Total Administrasjon Handelshøyskolen i Trondheim Fag Handelshøyskolen i Trondheim - 1,0 1,0 2,0 1,0 1,0-1, ,0 4,0 3,2 9,8 5,6 10,1 4,8 3,9 1,0 6,0 1,3 49,7 Uspesifisert underenhet , ,0 Sum 4,0 4,2 10,8 8,6 11,1 5,8 3,9 2,0 6,0 1,3 57,

4 Tilsettinger 2 seniorkonsulenter i dekan stab 1 førsteamanuensis 2 stipendiater Midlertidig engasjerte 5 Fratredelse: 1 stipendiat 3 midlertidig engasjerte 4.9 Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) 2012 Planer og tiltak for oppfølgingen av undersøkelsen (som er blitt gjennomført i 2013) Arbeidsmiljø i forbindelse med flytting Fokus på fag Oversikt over arbeidsoppgaver Tas opp i medarbeidersamtaler/ involvering av alle ansatte Ansettelse av prodekan/opprettelse av faggrupper Utarbeide arbeidsoversikter Flyttingen har vært forbundet med mye usikkerhet for de ansatte, og dette ble spesifikt tatt opp med ansatte i forbindelse med medarbeidersamtaler. Noen tilrettelegginger har blitt gjort. Gjennom faggrupper og tilsetting av prodekan i starten av 2013 søkes det et styrket fokus på fag i form av undervisning og forskning. Det er god oversikt over de ansattes arbeidsoppgaver, selv om detaljerte arbeidsoversikter for den enkelte ikke er utarbeidet. 5. Mål og handlingsplan for Det er mål om å ha HMS som tema på minst et ledermøte hvert semester. I tillegg vil dekan ha minst et møte hvert semester med verneombud og tillitsvalgte. HMSforum har møter 2 ganger i. Det er nedsatt en gruppe, «prosjekt nybygg», som arbeider med tilpasninger og HMS i nytt bygg. Gruppen ledes av dekan, og ansatte, studenter og verneombud deltar. Spesiell oppmsomhet vil rettes mot luftkvalitet, lyd, lys, støv/støy, sikkerhet, hensiktsmessig innredning av studentarealer og trivsel. 6. Oppsummering og kommentarer HHiT vil fortsette HMS-arbeidet i forbindelse med nytt bygg. Se ovenfor

5 Lokale mål med tiltaksplanen knyttet til Handlingsplan HMS/IA Avdeling/enhet: Handelshøyskolen i Trondheim Resultatmål Avdelingen har i 2013 fulgt opp og gjennomført vedtatte HMS tiltak, spesielt i fht. flytteprosessen. 2 Korttidssykefraværet har vært på et akseptabelt lavt nivå 3 Avdelingens ledelse har gjennom informasjon og personalseminar god kontakt med de ansatte Årlige tiltak Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomført når 1 Medarbeidersamtaler Arb.avtale Arb.avtale dekan Januar Jan./febr. 2 Gjennomgang av arbeids.miljø- Skriftlig og på infomøte Rapport Verneombud årsskiftet årsskiftet 3 Oppfølging av langtidssykemeldte 4 Brann og verneinspeksjon 5 HMS gjennomført Direkte kontakt Direkte kontakt Direkte kontakt Rapport til NAV Rapport til brannvesen og dokumenter i henhold til arbeidsmiljølov Rapport sendt Hilde Gade pers. konsulent driftsleder,verneombud verneombud, HMS koordinator Frist settes av NAV I henhold til pålegg fra tilsyns myndigh. I løpet v I henhold til frister fra NAV Årlig Særskilte tiltak 2013 Hva Informasjon Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomfø rt når 1 Justering av avd. ledelse- prodekan er på plass Per.seminar og informasjonsmøt e Avdelingsstyreproto koll Dekan Tilsatt hjelpskurs med hjertestarter, påmelding ved liste Høst Info ang. flytteprosess 4 Informasjon fra intern og infomøter Infomøter, ledermøter, drift Dekan Fortløpen de gjennom Gjennom

6 prosjektgruppe (IPG) 5 Egne undergrupper ifbm. flytting: Kontorfordelingsgrup pe, inventargruppe og flyttegruppe, AV/IT utstyr avdelingsstyremø ter Infomøter og mail. Referat verneomb ud Gjennom Særskilte tiltak Hva 1 Ergonomisk arbeidsplassvurderinge r ifbm nybygg 2 Verne i administrasjon (også renhold og drift) 3 Verne for 4. etg (faglige) 4 Verne for bibliotek og bygget for øvrig hele bygget 5 Brann og evakueringskurs, brannopplæring for ansatte og studenter ifbm nybygg 6 Oppnevnte områdeansvarlige (2 i 2.etg (bibliotek), 3 i 3. etg. og 4 i 4. etg) 7 Måling av inneklima som støy, lys, og luft 8 Risikovurderinger i nybygg 9 Få etablert HMSforum på avdeling Informasjo n om tiltak, infomøte Alle er spurt og infomøter og infomøter og infomøter Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomført når (her må det være med egen rubrikk for undervisningsrom ) Rapport HMS rapport Hygienetekniker, Dekan. Med fysioterapeut Solveig Myrekrok fra Coperio. studiekoordinator, verneombud, HMS ansvarlig HiST Marianne Schjølberg, var også med verneombud verneombud driftsleder driftsleder driftsleder driftsleder Mars n uke 15 n uke 15 n mai n uke 15 Mars n mai n mai Referat Dekan 18. og 26. mars Gjennomført for administrasjone n 14. mars 10. mars- 14