U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 15 / Dato: Arkivsaksnr: 2011/3836-LIG Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2011 Bakgrunn Alle enheter ved universitetet skal ha et opplegg for systematisk HMS-arbeid og årlig rapportere om resultatene av arbeidet. Rapporteringen er basert på standardiserte opplegg i form av en elektronisk spørreundersøkelse. Hensikten er å gi en samlet oppsummering som supplement til enhetenes kunnskap om egen aktivitet. På bakgrunn av rapportene skal fakultetsdirektøren: - følge opp status i HMS-arbeidet i samarbeid med grunnenhetene - utarbeide en samlet rapport som legges fram for fakultetsstyret - avgi en styrebehandlet HMS-rapport til Universitetsdirektøren I det følgende vil vi trekke frem noen viktige aspekter ved HMS-arbeidet ved fakultetet i 2011: OPPFØLGING AV PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 tilsyn ved Universitetet i Bergen med fokus på organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. To av våre institutter, Sosiologisk institutt og Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap, ble valgt ut som tilsynsenheter. Rapport fra arbeidstilsynet forelå i 2011 og inneholdt pålegg for hele virksomheten ved UiB. Rapporten og forslag til oppfølging ble lagt frem for fakultetsstyret i møte I årsrapporten som nå legges frem, vil vi utdype hvordan fakultetet har fulgt opp de ulike påleggene. ORGANISERING AV HMS-ARBEIDET Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved vårt fakultet er organisert slik at instituttene utgjør hvert sitt verneområde som omfatter alle vitenskapelig ansatte. De administrativt ansatte tilhører et eget felles verneområde. Unntaket fra dette er Institutt for informasjons- og medievitenskap, som har sin egen administrasjon, og der vitenskapelig, teknisk og administrativt ansatte tilhører ett felles verneområde. Overordnet mål for fakultetets HMS-arbeid Fakultetets overordnete mål med hensyn til arbeidsmiljø er omtalt i strategiplanen for i avsnittet om SV-fakultetet som organisasjon og arbeidsplass. Det fremkommer her at arbeidsmiljøet «skal bidra til kvalitet i hele virksomheten, være stimulerende, utviklende,

2 side 2 av 6 inkluderende og preget av gjensidig respekt». Med dette som utgangspunkt, vil det bli satt mål for HMS-arbeidet i de årlige HMS-planene både for fakultetet som helhet og for de ulike enhetene. Handlingsplan for fakultetet I 2011 ble det utarbeidet en overordnet HMS-handlingsplan for hele fakultetet. Tidligere har årsrapporten, med en avsluttende tiltaksliste for det kommende året, tjent til dette formålet. Arbeidstilsynet etterlyste imidlertid en mer omfattende handlingsplan med nærmere beskrivelse av prioriterte tiltak innenfor UiB s fire hovedsatsingsområder på HMS-feltet og med opplysning om tidsfrister og ansvar for gjennomføringen. HMS-handlingsplanen inneholdt en nærmere beskrivelse av tiltak foreslått i årsrapport for I tillegg omfattet planen tiltak som gikk på renhold og ulike sider ved feltarbeid. HMSplanen ble lagt frem for fakultetsstyret i møte (sak 56/11). Dokumentasjon på HMS-arbeid Samtlige enheter har i årsrapporten opplyst at det nå er utarbeidet skriftlige oversikter over ansvars- og arbeidsfordeling på HMS-området. Det er en viktig del av det systematiske HMS-arbeidet at ansvars- og arbeidsfordelingen er tydelig og godt kjent av de ansatte. To institutt (informasjons- og medievitenskap og sosialantropologi) melder at oversiktene likevel kan forbedres. Med ett unntak har alle enhetene nå også skriftlige HMS-handlingsplaner. Det ene fagmiljøet der dette fremdeles mangler (Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap), melder at handlingsplanen er under arbeid. To andre institutter (økonomi og sosialantropologi) melder at handlingsplanen må forbedres. Alle verneområdene rapporterer at HMS-møte er avholdt, enten som eget arrangement, eller som egen programpost som del av seminar. Kartlegging og vurdering av risiko knyttet til HMS Årsrapportene viser at det er et tilfredsstillende system for kartlegging og vurdering av risiko knyttet til HMS. Kartleggingen og vurderingen skjer i all hovedsak i forbindelse med årlig vernerunde, HMS-møte og kontaktmøter med verneombud. To institutt oppgir imidlertid at arbeidet bør bli bedre. Verneombudsarbeidet og samarbeidet med ledelsen Samtlige enheter har rapportert at ledelsen og verneombudene har samarbeidet om den årlige gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet. Hovedinntrykket er at det meste av arbeidet er ivaretatt på tilfredsstillende måte, men en del enheter rapporterer at det er forhold som må bli bedre. I tiden fremover blir det derfor viktig å følge opp de delene av HMS-arbeidet som av ulike grunner ikke i tilstrekkelig grad er ivaretatt. HMS-KOMPETANSE Både ledere og verneombud opplever å ha nødvendig HMS-kompetanse for å kunne utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. De fleste instituttene rapporterer om tilstrekkelig avsatt tid til å utføre verneombudsarbeidet og om regelmessige møter mellom leder og verneombud. Ledere på både fakultets- og instituttnivå har deltatt på UiBs HMS-opplæring for ledere. Fakultetets hovedverneombud har arrangert ett nettverksmøte for verneombudene, dette vurderes å være for lite. Hovedverneombudet vurderer at hun ikke

3 side 3 av 6 har hatt tilstrekkelig tid til å ivareta vervet godt nok, herunder nettverksfunksjonen for de lokale verneombudene. Retningslinjer for mottak av nyansatte og studenter, oppfølging av sykemeldte, konflikthåndtering og AKAN-arbeid blir fulgt for alle grupper ansatte ved fakultetet. Med to unntak (sosiologi og adm.org) meldes det at alle enheter har gjennomført brannvernopplæring. PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ HMS-møte På spørsmålet i årsrapporten om hvorvidt enhetene har kartlagt det psykososiale arbeidsmiljøet (HMS-møte) har de fleste sagt ja. Administrasjonen og to institutt (geografi og sosiologi) har svart at dette må bli bedre. Inntrykket er at alle enheter avholder HMS-møte, men rapportene indikerer at tema for møtene er nokså varierende. Det er få enheter som dokumenterer at de har gjennomført kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. Spørsmålet i rapporteringsskjemaet kan med fordel justeres til neste år, fortrinnsvis deles i to eller evt, flere. Det bør være rom for å avholde HMS-møter og rapportere om dette som en viktig del av det systematiske HMS-arbeidet, selv om møtene ikke omfatter en systematisk kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø slik UiBs HMS-retningslinjer forutsetter. Medarbeidersamtaler Kun tre av til sammen syv institutt (sam.pol., sosialantropologi og økonomi) opplyser at det er gjennomført medarbeidersamtaler for alle ansatte (faste og midlertidige). Årsrapporten er heller ikke på langt nær tilstrekkelig utfylt til å kunne gi et bilde av hvor mange ansatte i de ulike gruppene ved hvert av instituttene som har hatt medarbeidersamtale. Dette er derfor et område som må følges opp med særskilte tiltak kommende år. Mangelfullt tilbud om medarbeidersamtaler for midlertid ansatte i vitenskapelige stillinger, var et sentralt punkt i tilsynsrapporten fra Arbeidstilsynet. Organiseringen av dette har vært drøftet i instituttlederforum. I noen fagmiljø er det naturlig at instituttleder delegerer ansvaret til nestleder eller forskningsgruppeleder. I andre fagmiljø er det naturlig at instituttleder gjennomfører medarbeidersamtaler. Det er et absolutt minimumskrav at alle ansatte gis et likeverdig tilbud om medarbeidersamtale. Rapportene fra instituttene viser at midlertidig ansatte blir integrert i det faglig-sosiale miljøet og de øvrige HMS-tiltakene ved instituttene på lik linje med de fast ansatte. Rutiner for oppfølging av sykemeldte, konflikthåndtering, og håndtering av rusmisbruk Alle enhetene melder om oppfølging av sykemeldte i samsvar med retningslinjer. Også når det gjelder konflikthåndtering og håndtering av rusmisbruk ser oppfølgingen ut til å være tilfredsstillende. Bedre samspillet mellom ulike grupper ansatte Strategiplanen inneholder mål og strategier som skal bidra til godt samarbeid og gjensidig forståelse og respekt mellom ulike grupper ansatte. Fakultetet besluttet i 2011 at det i inneværende år skal iverksettes en evaluering av de administrative tjenestene ved fakultetet som også omfatter organiseringen av arbeidet. Planene for dette ble presentert og drøftet på

4 side 4 av 6 ulike seminarer ved fakultetet i november og desember. Det ble her vektlagt at den må legges opp til en prosess i forbindelse med evalueringen som også kan bidra til økt samspill og gjensidig forståelse. Evalueringen skal omfatte alle grupper ansatte. Ett fagmiljø (sam.pol.) har i sin HMS-plan et tiltak som går på å prøve ut en mer prosjektbasert organisering av samarbeidet mellom vitenskapelige og administrativt ansatte. HELSE OG BYGG Det gjennomføres årlige vernerunder ved alle enheter der det fysiske arbeidsmiljøet blir kartlagt. Vernerunden danner utgangspunkt for iverksetting av diverse forbedringstiltak mht det fysiske arbeidsmiljøet. Det tas hensyn til ergonomi ved innkjøp av møbler og kontorutstyr til studenter og ansatte. Arealsituasjonen ved fakultetet er i hovedsak tilfredsstillende. Veksten i eksternt finansiert aktivitet og rekrutteringsstillinger har ført til økt press på arealene. Enkelte fagmiljø har derfor en utfordring når det gjelder å skaffe tilfredsstillende kontorer for alle ansatte og gjester. I 2011 ble en større lesesal i Sofie Lindstrøms hus oppgradert for å gi gode arbeidsplasser for masterstudenter. Administrasjonen har kontorer i fakultetssekretariatet og på instituttene. Dette er en utfordring ikke bare i den daglige samhandlingen, men også for organiseringen av fellestjenester og for HMS-arbeidet. Vernerunden og HMS-møte viser at det er behov for bedre fysiske møteplasser. Det fysiske arbeidsmiljøet i Informasjonssenteret oppleves ikke å være tilfredsstillende, særlig med hensyn til støy og muligheter for å regulere temperatur. Fakultetet har utredet mulige utbedrings- og ombyggingstiltak og alternative plasseringer av senteret. Arbeidet med disse spørsmålene videreføres i Studentrepresentantene har i ulike sammenhenger tatt opp spørsmålet om å kunne disponere et eget lokale for studentaktiviteter. Det har ikke vært mulig å finne et lokale som kan avsees kun til dette formålet. Fakultetet har i stedet vært i dialog med andre fakultet og med Eiendomsavdelingen for å finne alternative løsninger. Våren 2011 ble det på fakultetets initiativ og kostnad foretatt en mer omfattende rengjøring av inngangsparti og trappehus i Lauritz Meltzers hus. Administrasjonen har hatt innføring av røykfrie inngangsparti som tiltak i sin HMS-plan. Dette er imidlertid et tiltak som må inngå i fakultetets overordnete HMS-plan dersom det skal kunne få gjennomslag. Universell utforming Det pågår et kontinuerlig arbeid med universell utforming av bygg. I 2011 er det utført trappemerking og bedre skilting i Lauritz Meltzers hus, spesielt i forhold til toalettene. Det er installert nye heispanel i L.M. hus som er universelt utformet og det har vært foretatt kontroll og utbedring av akustikk i kontorer og fellesareal.

5 side 5 av 6 Brannsikkerhet Alle enheter har plassansvarlige for brannvern og det har vært gjennomført brannøvelser i de fleste byggene. Det er også jevnlig ettersyn med rømningsveier. Brannvesenet hadde ingen merknader ved sitt tilsyn i Et par av våre enheter oppgir likevel at det ikke har vært brannvernopplæring til alle. Dette er forhold som vil bli rettet opp i Sikkerhet i bygg Flere enheter rapporterer om behov for å bedre sikkerheten i byggene for å unngå innbrudd og uønskete hendelser. I en høringssak om sikkerhet i bygg / UiB som åpent universitet pekte fakultetet på flere forhold som bør iverksettes, som bedre skallsikring, bedre belysning, vedlikehold av beplantning ved inngangspartiene i Christiesgt. og generelt bedre vakthold. Det er samtidig viktig å opprettholde fakultetet som del av et åpent universitet. YTRE MILJØ HMS-rapporteringen ved UiB omfatter også virkning på det ytre miljø. To institutt rapporterer nå at egen miljøpåvirkning er kartlagt, men de fleste mener dette må bli bedre. Arbeidet for grønt miljø ved Universitetet i Bergen har skapt økt bevissthet om avfallshåndtering, papirbruk, energiøkonomisering m.m. Fakultetet har utpekt egen miljøkoordinator som vil følge opp arbeidet med grønt miljø. Tiltak som så langt har vært utprøvd er mindre bruk av engangsutstyr, redusere bruk av papir, utskrifter, bruk av dobbeltsidig kopi, datamaskiner slås av etter endt arbeidsdag m.m. UiB har startet pilotprosjekt med bevegelsesdetektorer for regulering av strøm og dette er i første omgang installert i Ulrike Pihls hus. Den faglige aktiviteten ved våre fagmiljø er ikke av en art som tilsier omfattende kartlegging eller handlingsplaner. Fakultetet vil likevel legge frem en Tiltaksplan for ytre miljø for fakultetsstyret våren RISIKOFYLT ARBEIDSMILJØ Feltarbeid Risikofylt arbeid ved vårt fakultet er i all hovedsak avgrenset til feltarbeid. Feltarbeid blir ikke omfattet av de samme forsikringsordninger som andre former for tjenestereiser, og dette temaet har vært tatt opp i ulike sammenhenger. Fakultetets HMS-handlingsplanen for 2011 inneholdt tiltak som går på informasjon om UiB s retningslinjer for feltarbeid og behovet for å foreta løpende risikovurdering. Ett av fagmiljøene som har feltarbeid melder at risikovurdering bør bli bedre, og ett melder at det er tilfredsstillende. AVVIK Det har vært meldt inn noen få HMS-relaterte avvik i Den mest omfattende hendelsen var en større vannlekkasje ved Institutt for økonomi. Det er en viktig del av det kontinuerlige HMS-arbeidet å følge opp alle HMS-relaterte avvik, nestenulykker og ulykker. Det er derfor avgjørende viktig at alle avvik registreres og meldes. Vi opplever at det er stor bevissthet om oppfølging av ulike typer uønskete hendelser, men trolig en del som gjenstår når det gjelder rapportering via UiBs retningslinjer og system for avviksmelding. Dette skal blant annet sikre

6 side 6 av 6 at verneombudene får kopi av alle avviksmeldinger. Rutinene for melding av avvik må derfor følges opp bedre i tiden fremover som del av kvalitetssikringen av HMS-arbeidet. Tiltak som vil ha særskilt prioritet i tiden fremover og som bør inngå i fakultetets handlingsplan for 2012: Årsrapporten gir et bilde av status for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i En del av de forholdene som er noe mangelfulle, vil bli fulgt opp gjennom det systematiske HMSarbeidet. Noen forhold må likevel følges spesielt opp i De sistnevnte kan oppsummeres slik: Gjennomføring av medarbeidersamtaler for alle vitenskapelig ansatte, inklusiv stipendiater og postdoktorer Oppfølging og videreutvikling av brannvernrutiner og sikre at disse følges ved alle enheter Vedta tiltaksplan for ytre miljø Handlingsplaner for HMS-arbeid ved fakultetet og alle enheter Evaluering av de administrative tjenestene Røykfrie inngangsparti Sikre at rutinene for avviksrapportering blir fulgt Styrke verneombudsarbeidet Prøve ut metoder for kartlegging av psykososialt arbeid Bedre arbeidsforholdene i Informasjonssenteret En justert handlingsplan for HMS-arbeidet ved fakultetet for vil bli lagt frem for fakultetsstyret i løpet av vårsemesteret. Forslag til vedtak: Styret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet tar HMS-årsrapporten for 2011 til etterretning. Knut Helland dekan Lise Gundersen fakultetsdirektør