Helse, miljø og sikkerhet årsrapport for 2009

Transkript

1 Universitetet i Bergen Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet Arkivkode: Fak.sak: 11/2010 Sak nr.: 2009/777 Møte: Helse, miljø og sikkerhet årsrapport for 2009 Bakgrunn Alle enheter ved universitetet skal ha et opplegg for systematisk HMS-arbeid og levere en årsrapport om resultatene av arbeidet. Rapporteringen er basert på standardiserte opplegg i form av en elektronisk spørreundersøkelse. Hensikten er å gi en samlet oppsummering som supplement til enhetenes kunnskap om egen aktivitet. På bakgrunn av rapportene skal fakultetsdirektøren: - følge opp status i HMS-arbeidet i samarbeid med grunnenhetene - utarbeide en samlet rapport som legges fram for fakultetsstyret - avgi en styrebehandlet HMS-rapport til Universitetsdirektøren Status ved fakultetet som helhet Helse, miljø og sikkerhetsarbeidet ved vårt fakultet er organisert slik at instituttene utgjør hvert sitt verneområde som omfatter alle vitenskapelig ansatte. De administrativt ansatte tilhører et eget felles verneområde. Unntaket fra dette er Institutt for informasjons- og medievitenskap, som har sin egen administrasjon. I 2008 var det valg av nye verneombud for perioden , og det ble valgt nye verneombud mange steder. Ved instituttene er det nå (med unntak av Infomedia) vitenskapelig ansatte som kan velges som verneombud. Hvert semester gis det tilbud om lovpålagt HMS-opplæring til alle verneombudene. Vi har fortsatt en del igjen før vi kan si at instituttenes verneombud har tilstrekkelig opplæring i HMSarbeid. Det viser seg å være større oppslutning om den lovpålagte opplæringen blant de administrativt ansatte. I 2009 fikk vi også ny faglig ledelse ved fakultetet og nye instituttledere ved de fleste instituttene. I mottaksprogrammet for den nye fakultets- og instituttledelsen er HMSansvaret gjennomgått. Universitetet ga høsten 2009 tilbud om lovpålagt HMSopplæring til de øverste lederne. Det var fakultetsledelsen som var målgruppe for det første opplæringstilbudet, instituttlederne vil få tilsvarende tilbud i

2 Den organisatoriske løsningen SV-fakultetet har med fellesadministrasjon og inndeling i verneområder i samsvar med dette, gjør det ekstra nødvendig med en klar og tydelig beskrivelse av ansvars- og arbeidsfordelingen på HMS-området. Noen institutt rapporterer at de har slik oversikt, men den har manglet for fakultetet som helhet. Det er nå under arbeid en skriftlig oversikt som er ment å skulle gi et uttømmende bilde av ansvarsfordelingen og dette vil inngå i vårt HMSkvalitetssikringssystem. Fakultetet som helhet mangler også en overordnet handlingsplan med målsettinger og felles tiltak. Samtlige enheter har rapportert at ledelsen og verneombudene har samarbeidet om den årlige gjennomgangen av det systematiske HMS-arbeidet. Hovedinntrykket er at det meste av arbeidet er ivaretatt på tilfredsstillende måte, men en del enheter rapporterer at det er forhold som må bli bedre. I tiden fremover blir det derfor en viktig utfordring å følge opp de delene av HMS-arbeidet som av ulike grunner ikke er blitt utført, eller der dette arbeidet må forbedres. På noen områder kan det være vanskelig å oppnå 100 % tilfredsstillende resultater. På andre områder, som for eksempel brannvernopplæring, ettersyn av rømningsveier etc., vil det være tale om nulltoleranse for mangler. Det varierer også noe mellom enhetene hvor strenge krav som stilles for å kunne rapportere fullt ut positive svar på HMS-undersøkelsen. For fakultetet som helhet er det meldt om ett såkalt avvik i Dette gjaldt inngangspartiet i Lauritz Meltzer hus, som er belagt med glatt marmor. Det har vært et gjennomgående problem i mange år at området blir livsfarlig glatt i perioder med snøfall. Det har vært flere stygge fall som følge av dette, men heldigvis ingen personskader. Ved årsskiftet ble saken på nytt meldt til Eiendomsavdelingen. Området ble da øyeblikkelig avstengt og senere utbedret i form av fast gummibelegg. Status ved instituttene Alle instituttene har fylt ut årsrapport for HMS arbeidet i Med unntak av én registrert nestenulykke (gjenstand som falt ned fra tak) og flere innbrudd, er det ikke meldt om andre uønskete hendelser eller avvik i virksomheten i Det meldes imidlertid om behov for risikovurdering i forbindelse med feltarbeid og klargjøring av forsikringsansvar på denne typen tjenestereiser. Generelt kan vi si at arbeidet med vurdering av risiko knyttet til HMS-arbeidet bør bli bedre. Tre institutt melder at ledelsens kompetanse på dette feltet også må bli bedre. Dette kan følges opp ved at viktige HMS-tema settes på dagsorden i den faglige og administrative ledergruppen og gjennom deltakelse i den forestående HMSopplæringen. De administrative lederne kan nytte sitt interne arbeidsfellesskapet til å utvikle gode støttefunksjoner rundt arbeidet med samlet, skriftlig og ajourført handlingsplan med klare målsettinger for HMS-arbeidet. De fleste instituttene melder også at dette arbeidet kan bli bedre. Institutt for informasjons- og medievitenskap har skriftlige målsettinger for HMS-arbeidet som del av instituttets utviklingsplan og viser til disse målsettingene i sin årsrapport. 2

3 Så godt som alle instituttene har avholdt HMS-møter med alle ansatte som målgruppe (kun ett unntak). Ett institutt melder at dette må bli bedre, ettersom møtet kun har omfattet representanter for ulike forskningsgrupper. Det meldes ellers om at HMS-møter gjerne blir arrangert som del av annet arrangement, instituttseminar, stabsmøte, felleslunsj eller annen type felles samling for alle ansatte ved instituttet. Et bredt spekter av tema blir tatt opp på disse samlingene. Informasjon om HMSarbeidet, problemstillinger knyttet til undervisning og læringsmiljø, studentenes arbeidsmiljø, branninstruks og brannvernopplæring er nevnt i rapportene. Ett institutt har gjennomført en trivselsundersøkelse som ble presentert for staben og siden fulgt opp i medarbeidersamtaler. Den årlige HMS-runden (vernerunde) vurderes som et nyttig kartleggingsverktøy for instituttene. Her meldes det om at opplegget er blitt forbedret, men at det likevel er mulig å bruke vernerunden mer systematisk. I tillegg til brannøvelser og brannberedskap, må det være et absolutt krav at instituttene avholder minimum ett HMS-møte og én årlig vernerunde. Alle vitenskapelig ansatte har et stående tilbud om medarbeidersamtale med sin faglige leder. Det viser seg imidlertid at det er svært få som har nyttegjort seg eller faktisk fått tilbud om slik samtale i Dette skyldes nok skifte av instituttledere midt i året. De avtroppende og påtroppende instituttlederne har trolig ikke funnet det siste eller første semesteret i sin funksjonstid som optimalt for gjennomføring av medarbeidersamtaler. Det samme gjelder tilbudet til instituttlederne. Det meldes nå om planer for gjennomføring av slike samtaler våren og høsten Det er et mål at alle vitenskapelig ansatte har fått en konkret invitasjon til slik samtale i løpet av Det meldes om tilfredsstillende oppfølging av nye studenter, nye ansatte og gjester. Det viser seg også at instituttene følger vedtatte retningslinjer for sykefravær og konflikthåndtering. Et par institutt melder at håndtering av AKAN-retningslinjene kan bli noe bedre. Mangler når det gjelder utstyr i undervisningsrom og manglende tilrettelegging av tjenester kan oppleves som et arbeidsmiljøproblem for de som underviser. Fakultetet har i 2009 gjennomført et informasjonsopplegg med egne møter med et utvalg av forelesere. Siktemålet har vært å bidra til bedre lærings- og arbeidsmiljø ved å avklare ansvarsområdene til de ulike partene, dvs. den enkelte foreleser, institutt / fakultetet, IT-avdelingen og Eiendomsavdelingen. Flere forhold er fulgt opp og blitt utbedret, men det gjenstår fortsatt å løse noen utfordringer, særlig med hensyn til ansvarsfordeling. Etter at fakultetet ikke lenger har ansvaret for undervisningsrommene har det vært behov for mer informasjon om hvilke enheter ved UiB som har ansvar for de ulike typene tjenester. Status i administrasjonen Fellesadministrasjonen utgjør, med unntak av de administrativt ansatte ved Institutt for informasjons- og medievitenskap, ett felles verneområde. De ansatte sitter spredt i fakultetets ulike lokaler, med fakultetssekretariatet og fellesenheten for 3

4 sosialantropologi og geografi i Lauritz Meltzers hus og den andre fellesenheten i Christiesgate. Noen administrativt ansatte har sine kontorer ved Institutt for økonomi. Også i 2009 har det vært gjennomført en rekke HMS-tiltak for de administrativt ansatte. Målsettingene i HMS-planen har bl.a. vært å bedre den interne informasjonsflyten, skape mer kontakt og flere fellesskapsfremmende tiltak og møteplasser på tvers av enheter og fagområder. I tillegg til de faste seksjonene, er det organisert flere arbeidsgrupper som møtes jevnlig. Vi har også kollegiale grupper som tar initiativ til miljø- og sosiale tiltak. De ansatte med tilhold i fakultetssekretariatet har gjennom året blitt invitert til lunsjmøter ved instituttene, der de har fått et foredrag av en vitenskapelig ansatt. Dette har vært et svært populært tiltak som vi ønsker å gå videre med. Ledelsen har hatt fokus på at arbeidsbelastningen i noen stillingskategorier har vært stor, og iverksatt konkrete tiltak. Det har vært viktig å sikre robusthet på økonomisiden. Nye arbeidsoppgaver og kompetansekrav knyttet til eksternt finansiert virksomhet i kombinasjon med sykdom, permisjon og nyrekruttering har krevd særskilt oppmerksomhet. I 2009 har det ellers vært arbeidet med å få til en så optimal organisering som mulig av HMS-arbeidet. De nye verneombudene har vært pådrivere og verdifulle samarbeidspartnere i å få på plass et mer helhetlig opplegg for HMS-møter, vernerunder og arbeidet med felles handlingsplan, der det også gis rom for lokale tilpasninger. Verneombudene tok bl.a. initiativ til en HMS-lunsj for alle ansatte der de gav nyttig informasjon om HMS-arbeidet. Senere ble det arrangert felles HMS-møte for alle ansatte med gruppevise arbeidsøkter og påfølgende sosialt samvær. Erfaringer med HMS-arbeidet ble oppsummert med utgangspunkt i spørreundersøkelse gjennomført i forkant. Dernest ble det arbeidet med målsettinger og konkrete tiltak i HMS-handlingsplanen for HMS-møtet hadde dessuten universell utforming som særskilt tema. Verneombudene og den administrative ledergruppen stiller generelt store krav i forbindelse med årsrapporteringen for å kunne krysse av at ulike forhold er fullt ut ivaretatt. Eksempler på dette kan være medarbeidersamtaler og mottak av nytilsatte. På begge områdene har vi et systematisk og gjennomarbeidet opplegg som omfatter alle. På grunn av at nyrekruttering i ledergruppen og i studieseksjonen falt sammen i tid, ble noen tiltak forsinket slik at vi likevel ikke kunne melde om 100% oppfølging i Ytre miljø, bygningsmessige forhold og brannvern HMS-rapporteringen ved UiB omfatter også virkning på det ytre miljø. Den faglige aktiviteten ved våre fagmiljø er ikke av en art som tilsier omfattende årlig kartlegging av direkte miljømessige påvirkninger. Flere institutt rapporterer likevel nå om at egen miljøpåvirkning er kartlagt. Arbeidet for grønt miljø ved Universitetet i Bergen har skapt økt bevissthet om avfallshåndtering, papirbruk, energiøkonomisering m.m. Fakultetet har utpekt en egen miljøkoordinator, og vi vil i år nedsette en arbeidsgruppe som kan fremme forslag til tiltak som kan gjennomføres i våre enheter. 4

5 Institutt for økonomi trekker i sin rapport inn UiBs forpliktelser til å redusere luftforurensingen i Bergen, et tema som har vært særlig aktuelt i vinter. Instituttet ønsker å tilrettelegge for at de ansatte kan sykle til og fra jobb, og ønsker bedring i dusjfasiliteter og muligheter for sikker sykkelparkering. Budsjettildelingen fakultetet har fått i 2010 til bedret sykkelparkering er et verdifullt helsefremmende tiltak og bidrag til fortsatt fokus på grønt miljø. Flere enheter rapporterer om innbrudd og trekker frem den negative virkningen dette har på arbeidsmiljøet i form av utrygghet og ubehag for ansatte og studenter. Det har vært innbrudd flere steder, også i de to studenthusene Ulrike Pihls hus og Sofie Lindstrøms hus. Som følge av dette har det vært fokusert på sikkerhetsrutiner og nødvendige forholdsregler. Sjekklisten Eiendomsavdelingen har utviklet har vært til god hjelp i så måte. I lokalene i Christiesgate har det vært lekkasjer flere steder. Taket er blitt utbedret, men fremdeles gjenstår det reparasjonsarbeid. Dette er arbeid som vi antar Eiendomsavdelingen vil måtte gi høy prioritet. Noen melder om ubehagelig kalde kontorer i vinter. Ventilasjonsanlegget i Lauritz Meltzers hus har vært gjenstand for grundig gjennomgang i samarbeid mellom Eiendomsavdelingen og installasjonsfirma. Vi konstaterer at det fortsatt meldes om ubehag knyttet til temperatursvingninger i kontorene, og det planlegges særskilte tiltak i kontorer som viser seg å være spesielt utsatt. Fakultetet er i dialog med Eiendomsavdelingen om mulige utbedringer. Prosjektet UiB har iverksatt for universell utforming av bygg har deltakelse fra vårt fakultet. Det er meldt inn flere mindre forslag til tiltak som nå vil bli fulgt opp som del av prosjektet. En del utbedringer er allerede gjort eller vil bli gjort med forholdsvis enkle midler. For mange ansatte er det belastende at akustikken enkelte steder er for dårlig, særlig gjelder dette i større fellesareal og i mindre møterom / lunsjrom. Disse sakene er også meldt inn i prosjektet, men noe av dette vil trolig kreve mer omfattende installasjoner. Brannøvelser, brannvernopplæring og ettersyn av rømningsveier er områder som krever kontinuerlig oppfølging. Dette året ble det også innført nye rutiner for varsling av brann, med nærmere beskrevet ansvarsfordeling mellom byggansvarlig og plassansvarlig for brannvern. Det ble ikke avholdt brannøvelser i alle bygg i 2009, men det er planer for gjennomføring av ulike typer brannøvelser i alle bygg i tiden fremover. Fakultetet vil følge opp de instituttene som melder at brannvernopplæringen har vært mangelfull eller må bli bedre, og forvisse oss om at de eksisterende opplæringstilbudene blir benyttet. Tiltak som vil ha særskilt prioritet i 2010: Årsrapporten gir et bilde av status for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet i En del av de forholdene som er noe mangelfulle vil bli fulgt opp gjennom det systematiske kvalitetssikringsarbeidet. Noen forhold må likevel følges spesielt opp i De sistnevnte kan oppsummeres slik: 5

6 HMS-opplæring for instituttledere og verneombud Skriftlig beskrivelse av ansvars- og arbeidsfordeling på HMS-feltet Tilbud om medarbeidersamtaler til alle vitenskapelig ansatte Nedsette arbeidsgruppe som kan foreslå tiltak for mer grønt miljø Følge opp arbeidet med universell utforming av bygg I tillegg kommer nye tiltak enhetene har lagt inn i sine handlingsplaner for Det må være en målsetting også å få utformet en felles overordnet handlingsplan for fakultetet for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet. Forslag til vedtak: Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet tar HMS-rapporten for 2009 til etterretning. Knut Helland dekan Lise Gundersen fakultetsdirektør /LIG 6