2.0 Brukerveiledning Oppdatert 01.07.2011

2.0 Brukerveiledning Oppdatert 01.07.2011

Innledning Hvem har behov for EvalSoft? EvalSoft er laget for innkjøpere i offentlig sektor, for evaluering av tilbydere ved offentlige anbud. Systemet er bygget opp i henhold til LOA (Lov om offentlige anskaffelser), og hjelper deg som innkjøper gjennom evalueringsprosessen. Hvorfor EvalSoft? EvalSoft er bygget opp slik at du som bruker skal følge en gitt prosess. Ved å følge denne prosessen for hvert innkjøps prosjekt, har du en langt større sikkerhet for at evalueringen du foretar er i trå med LOA, samt at du enkelt kan dokumentere at prosessen er fulgt, samt alle resultater ovenfor både vinnere, og tapere i konkurransen. I tillegg til en intuitiv og effektiv oppbygning, har vi også plassert paragraf ikoner rundt i systemet der LOA har klare retningslinjer. Ved å aktivt benytte disse i de tilfeller spørsmål rundt regelverket kommer opp, vil du øke sjansen for at de valgene du foretar ligger innenfor LOA. Dette skaper en trygghet for deg som innkjøper, men også for de potensielle leverandørene du evaluerer. EvalSoft er også bygget opp slik at det skal være enkelt å rapportere og dokumentere resultater. Rapporter kan via et enkelt klikk sendes til relevante personer. Hva oppnår du? LOA (Lov om offentlige anskaffelser) gjelder for alle offentlige anskaffelser. Det kan selv for erfarne innkjøpere være en utfordring, å både tolke og forstå prosesser og regelverk. I tillegg så ønsker de fleste en trygg og effektiv prosess rundt evalueringen, da det ofte innebærer høye beløp og langvarig kontrakter. Konsekvensen av feil evaluering i henhold til LOA, kan medføre opprettelse av en KOFA sak. Slike saker er tidkrevende og kan koste din avdeling mye penger. EvalSoft som også er et rimelig system med tanke på pris, vil derfor gi deg en sikkerhet rundt evaluering av offentlige anbud. Dessuten vil din avdeling også spare mye tid, da evalueringen gjøres effektivt gjennom EvalSoft. EvalSoft er en god og rimelig forsikring, for at evalueringsprosessen i dine innkjøpsprosjekter foregår på en effektiv og trygg måte.

Oppbygning Topp meny Topp menyen i EvalSoft er bygget opp slik at du starter på Grunnlag og følger menyen steg for steg til høyre mot Resultat. Du kan når som helst gå til de stegene du selv ønsker underveis. Husk at du ikke kan starte evalueringen før foregående steg er definert. Kvalifikasjonskrav og Kravspesifikasjon kan aktiveres / deaktiveres i Grunnlag dersom du ikke ønsker å benytte disse. Side meny Sidemenyen vil alltid følge deg gjennom systemet. Her har du informasjon om prosjeket, hvem som har tilgang, samt annen nyttig informasjon. Du har også tilgang til Rapport bygger, og de tre rapportmalene du benytter mest. Bruker struktur Store innkjøp kan ofte jobbes med i team eller grupper, der hver enkelt har sin rolle. I EvalSoft har vi følgende type brukere: Administrator - Kan opprette nye brukere, og gi brukertilgang for øvrig brukere på prosjekter. Bruker med alle rettigheter - Vanlig bruker med rettighet til sine prosjekter. Bruker med kun lesertilgang - Bruker har tilgang til sine prosjekter, men har kun lesertilgang Dersom to brukere er logget inn på samme prosjekt, vil den brukeren som kom inn sist, kun ha skrive tilgang. Ønsker denne brukeren å ta over skrive rettigheter, kan man enkelt gjøre dette ved å ta over prosjektet. Dette valget vil komme frem på toppen av høyre side i skjermbildet. Kommentering av endringer EvalSoft har vi fokus på dokumentasjon av hva som har skjedd under evalueringen. Dersom du har alternativet om Obligatorisk kommentering satt til Ja i Grunnlag, må bruker legge inn en kommentar for hver endring som skjer på hver tilbyder. Disse kommentarene kan du enkelt inkludere i rapporter. Dersom du ikke ønsker alle registrerte kommentarerer i rapporten, kan du begrense til å inneholde kun Markerte kommentarer. Du markerer kommentarer ved å klikke på det grønne iconet for hver kommentar. Når denne blir orange, er det en merket kommentar.

Loginsiden Prosjekt listen I prosjektlisten har du oversikt over de prosjektene som du har tilgang til. Dersom du ikke har tilgang til et prosjekt, vil Admin kunne gi deg tilgang. For å få informasjon om hvert prosjekt, klikker du på det prosjektet du ønsker. Informasjon vil da vises i side menyen. Ønsker du å åpne et prosjekt klikker du på Åpne valgt prosjekt. Prosjekt navn - Navnet på prosjektet Prosjekt ferdig - Her ser du om prosjektet er satt ferdig eller ikke. Opprettet av - Hvilken bruker som har opprettet prosjeketet Opprettet dato - Hvilken dato prosjektet ble opprettet Bruker tilganger liste (Kun for Admin rettigheter) Dersom du er logget inn som Admin bruker, vil du for hvert prosjekt få opp en ny liste der du styrer tilgang til det aktuelle prosjektet for hver bruker. Brukernavn - Navnet på bruker Rediger bruker - Mulighet for å gå direkte til funksjon for å redigere bruker detaljer Sist aktiv - Hvilken dato den aktuelle brukeren var sist aktiv i systemet Tilgang til prosjekt - Her setter du om den aktuelle brukeren skal ha tilgang til prosjektet eller ikke Kun lesertilgang - Dersom bruker har tilgang til prosjektet, kan du huke av denne dersom bruker kun skal ha lesertilgang. Bruker vil da kun se data, og ikke kunne redigere. Andre funksjoner Ny bruker (Kun Admin) - Her kan du opprette nye brukere Bruker liste (Kun Admin) - Se liste over alle brukere som er registrert under din konto Nytt prosjekt - Opprette nytt prosjekt

Steg 1 - Grunnlag I Grunnlag legger du inn grunnleggende prosjekt informasjon og andre preferanser for prosjektet. Du kan når som helst gå inn å endre på variabler du allerede har satt, også etter at prosjektet er påbegynt. Etter et prosjekt er satt til Ferdig er det ikke lenger mulig å redigere variabler. Prosjekt detaljer Prosjekt navn: Anskaffelsesnummer: Start dato Innkjøps ansvarlig Prosjekt ansvarlig Scoregap Score desimaler Prosjekt ferdig Obligatorisk kommentering Navnet du ønsker på prosjeketet Dersom prosjektet har et gjennomgående nummer, kan det settes her. Datoen for når du starter evalueringen Ansvarlig person for innkjøps prosessen Ansvarlig person for innkjøps prosjektet Her kan du velge om du ønsker et scoregap fra 1-5 eller 1-10. Ønsker du desimaler på score givningen, settes denne til Ja. Når prosjektet er ferdig, settes denne til Ja. Da låses prosjektet, og kun Admin kan åpne prosjektet igjen. Settes denne til Ja, er bruker tvunget til å legge inn en kommentar for hver endring som gjøres tilknyttet evalueringen. Det anbefales at denne er satt til Ja, for dokumentasjonsgrunner. Pris variabler Ignorer prismodeller Valuta Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon Dersom du ikke ønsker å arbeide med predefinerte prismodeller, setter du denne til Ja. Du vil senere få tilgang til å sette pris beløp kriterier (med prismodeller) under Kriterier senere. Hvilken valuta du ønsker, dersom du benytter prismodeller Ønsker du å aktivere Kvalifikasjonskrav, settes denne til Ja Ønsker du å aktivere Kravspesifikasjon, settes denne til Ja

Steg 2 - Kriterier I steg 2 legger du inn vektede tildelingskriterier for prosjektet. Du har anledning til å legge inn opp til fire nivåer av kriterier, og totalen for vekting må være 100%. Har du aktivert pris modeller for prosjektet kan du sette kriteriet til å være definert til et Pris kriterie hvor du måtte ønske i strukturen. Pris kriterier kan ikke ha noen nivåer under seg. Funksjoner for kriterie bygging Slett dette nivået Nytt hovednivå Nytt undernivå Pris kriterie Pris modell Kort beskrivelse Vekt Evalueres av Lang beskrivelse Dette valget vil slette det nivået du står på / som er aktivt Legg til et nytt hovednivå Legger til et nytt undernivå i forhold til det nivået du står på Ønsker du å få ut en score automatisk basert på pris du legger inn, setter du denne til Ja. Dersom du har definert kriteriet som et Pris kriterie (Pris kriterie satt til Ja), velger du ønsket pris modell her. Utdypende informasjon over prismodeller finner du her: http://www.ethos.no/index.php?id=36 Navnet eller en kort beskrivelse av kriterie. Denne vil være synlig senere når du evaluerer. Prosent andel av vektingen du ønsker kriterie skal ha Dersom en bestemt person skal evaluere dette kriterie, setter du inn navnet her. En detaljert beskrivelse av hva kriteriet innebærer. Denne vil være synlig senere når du evaluerer.

Steg 3 - Tilbydere Under menyvalget Tilbydere legger du inn hvilke potensielle leverandører du ønsker å evaluere. Det er tre måter en tilbyder kan bli ekskludert fra prosjektet på: 1. Tilbyder slettes - Tilbyder fjernes fra prosjektet 2. Dekvalifiseres - Tilbyder dekvalifiseres gjennom Kvalifikasjonskrav eller Kravspesifikasjon 3. Tilbyder deaktiveres - Tilbyder er fortsatt aktiv i selve prosjektet, men vises ikke i skjermbildet. For punkt nummer 3, vil tilbyder fortsatt være med i evalueringen, men vil ikke bli vist i skjermbildet. Denne funksjonen er laget for å begrense antall tilbydere å jobbe med dersom det er hensiktsmessig. I denne delen av systemet tar du også ut induviduelle tilbyder rapporter som forteller hvordan hver enkelt tilbyder kommer ut i forhold til øvrige. Funksjoner for tilbydere Tilbydere (Drop liste) Ny tilbyder Tilbyder informasjon Aktiv tilbyder Tilbyder informasjon Prosatekst for tilbyderrapport Inkluder prosa tekst Inkluder markerte kommentarer Inkluder alle kriterier Inkluder Score Åpne rapport Velg hvilken tilbyder du ønsker å jobbe med Legg til en ny tilbyder Legg inn nyttig informasjon om tilbyderen du jobber med Denne står som standard til Ja. Ønsker du å deaktivere tilbyder, settes denne til Nei, og tilbyder vil ikke lenger vises. Score lagt inn på tilbyder som påvirker øvrige tilbydere vil fortsatt påvirke. Her kan du legge inn informasjon eller notater på hver tilbyder. For å se notater du har lagt inn, klikk på dette ikonet. Tekst som vises på toppen av tilbyder rapporten. Kan brukes som brevtekst for akksept eller avslag av anbud. Hvis satt til Ja, inkluderes Prosatekst for tilbyder rapport. Hvis satt til Ja, inkluderes kommentarer som er markert Hvis satt til Ja, vil resultatet for alle nivåer av kriterier vises, Hvis satt til Nei, vil kun resultater for hovednivå av kriterier vises. I tillegg til hvordan tilbyder kommer ut i forhold til øvrige tilbydere, vil også hvilken score tilbyder fikk på hvert kriterie også vises. Åpner tilbyder rapporten basert på satte variabler. Denne er kun tilgjengelig når alle tilbydere har fått tildelt valide score verdier.

Steg 4 - Kvalifisering Definering av kvalifikasjonskrav Her legger du inn Ja / Nei krav for om tilbyder er kvalifisert til å være med videre til Kravspesifikasjon og score giving. Det er kun obligatoriske krav som ekskluderer de som får Nei i svar videre hvor resultater legges inn. Importer fra andre prosjekter (Drop liste) Obligatorisk Type krav Valg I denne listen vises alle prosjekter som har kvalifikasjonskrav definert, og som du har tilgang til. Her kan du enkelt importere disse inn i prosjektet ditt. Definer om kravet skal være obligatorisk eller ikke. Obligatoriske krav som får Nei i svar, ekskluderer tilbyder videre i evalueringsprosessen. Velg mellom Utvelgelses kriterie eller Kvalifikasjonskrav Ny under - Legger til et nytt krav under Ny over - Legger til et nytt krav over Slett krav - Sletter kravet Resultater for kvalifikasjonskrav Etter du har definert alle kvalifikasjonskravene, legges resultatet inn for hver av tilbyderne. Tilbydere som får Nei på obligatoriske krav, ekskluderes fra videre evaluering. For å svare på et krav, klikker du på Svar i tabell matrisen over alle krav / tilbydere. Kommentar Verdi Vis kommentarer Legg inn en kommentar til svaret du har gitt. Dersom obligatorisk kommentering er satt til Ja i Grunnlag, kreves det at det legges inn en kommentar før du kan gå videre. Her setter du om tilbyder får Ja eller Nei som svar på kravet Ønsker du å se alle kommentarer lagt inn på tilbyder for dette kravet, ser du disse ved å klikke på denne. Du kan alternativt klikke på gult icon som indikerer antall kommentarer gitt i tabell matrisen under.

Steg 5 - Spesifisering Definering av kravspesifikasjon Her legger du inn Ja / Nei krav for om produktet eller tjenestener kvalifisert til å være med videre til Kravspesifikasjon og score giving. Det er kun obligatoriske krav som ekskluderer de som får Nei i svar videre hvor resultater legges inn. Importer fra andre prosjekter (Drop liste) Obligatorisk Valg I denne listen vises alle prosjekter som har kravspesifikasjon definert, og som du har tilgang til. Her kan du enkelt importere disse inn i prosjektet ditt. Definer om kravet skal være obligatorisk eller ikke. Obligatoriske krav som får Nei i svar, ekskluderer tilbyder videre i evalueringsprosessen. Ny under - Legger til et nytt krav under Ny over - Legger til et nytt krav over Slett krav - Sletter kravet Resultater for kravspesifikasjon Etter du har definert alle spesifikasjonskravene, legges resultatet inn for hver av tilbyderne. Tilbydere som får Nei på obligatoriske krav, ekskluderes fra videre evaluering. For å svare på et krav, klikker du på Svar i tabell matrisen som lister alle krav / tilbydere. Kommentar Verdi Vis kommentarer Legg inn en kommentar til svaret du har gitt. Dersom obligatorisk kommentering er satt til Ja i Grunnlag, kreves det at det legges inn en kommentar før du kan gå videre. Her setter du om tilbyder får Ja eller Nei som svar på kravet Ønsker du å se alle kommentarer lagt inn på tilbyder for dette kravet, ser du disse ved å klikke på denne. Du kan alternativt klikke på gult icon som indikerer antall kommentarer gitt i tabell matrisen under.

Steg 6 - Evaluering Evaluering av vektede kriterier De tilbyderne som bli kvalifisert til å være med videre til evaluering av vektede kriterier vil være synlige her. Her legges det inn score for hvert kriterie. For pris kriterier legger du kun inn prisen, og EvalSoft kalkulerer riktig score for deg, basert på valgt prismodell. Den med totalt høyest poengsum vil være vinner av anbudskonkurransen. Navigering / Velg kriterie Under meny fanen på toppen som heter Evaluering, vil alle hovednivåer av kriterier komme opp når du har musen over. Slik velger du hvilket kriterie du ønsker å evaluere. Alle tilhørende undernivåer vil du ha tilgang til etter du har valgt hovednåvet. Evalueringstabellen Kort beskrivelse. Med å ha musepeker over, vil lang beskrivelse komme opp. Grafisk fremstilling av score Sammenlikne kommentarer på kriteriet, mellom alle tilbyderne Andel av den totale vektingen Andel av delkriterie av 100% Total score for hovedkriterie Legg inn pris / Score Kommentarer. Klikk for å se alle kommentarer som er lagt inn

Steg 6 - Evaluering Navigering Du vil hele tiden vite hvor du står, og hvilket kriterie du jobber med ved å se på tre strukturen til venstre i skjermbildet Legg inn score og kommentarer Generell informasjon om kriteriet du jobber med. Kommentarfelt. Legg inn kommentarer her dersom obligatorisk kommentering er satt til Ja Lagre endringer som er gjort på score / kriteriet Her settes score, enten ved å skrive det direkte inn, eller benytte indikator.

Steg 7 - Resultat Resultatsiden Du kan når som helst gå på Resultat for å se hvordan de forskjellige tilbyderne kommer ut i evalueringen. Over talbellen, har du valg for å se resultater grafisk fremstillt. Ønsker du å ta ut rapporter basert på resultat, gjør du dette under Rapport bygger som du finner under side menyen. Resultat tabell Resultat tabell alle kriterier Graf hovedkriterier Graf alle kriterier Resultat diagram akkumulert Viser resultat, kun med hovedkriterier Viser resultat med alle nivåer av kriterier / underkriterier Grafisk fremstilling over resultat for alle hovedkriterier Grafisk fremstilling over resultat for alle hovedkriterier, og underkriterier. Grafisk fremstilling over resultat akkumulert Rappoer for tilbydere induviduellt i forhold til øvrige tilbydere som er evaluert, er tilgjengelig under Tilbydere, for hver tilbyder.

Vanlige spørsmål Spørsmål og svar EvalSoft er lagt opp til at du skal komme inn i systemets funksjoner uten å bruke for mye tid på opplæring. Under ser du de mest vanlige spørsmål som kanskje kan gi deg svar. Har du allikevel spørsmål om systemet, vennligst kontakt oss. Hva er prismodeller, og hvordan benytter jeg meg av disse? Hvorfor kan jeg ikke åpne tilbyder rapporten? En prismodell, er en funksjon som automatisk setter riktig score i forhold til beløpet du legger inn. Det er et utvalg av prismodeller i EvalSoft, disse aktiveres i Grunnlag. Når du senere skal definere kriterier, kan du sette Ja på prismodeller for hvert kriterie. Videre velger du ønsker prismodell. På vår hjemmeside finner du en oversikt over de ulike modellene. Tilbyder rapporten viser hvordan den enkelte tilbyder kommer ut i forhold til de andre. All evaluering må derfor være ferdig før denne vil være valid. Hvorfor blir jeg kastet ut av systemet? Dette skyldes at du som bruker ikke lenger har tilgang, eller at en annen bruker er logget inn samtidig, på samme brukernavn. Dersom du også har latt et prosjekt være åpnet uten å være aktiv, vil du også automatisk bli logget ut. Hvordan får jeg tilgang til et prosjekt som jeg ikke har opprettet selv? Ta kontakt med din Admin bruker for å få tilgang til et prosjekt du ikke har opprettet selv. Hvilke konsekvenser får det at et prosjekt er satt til Ferdig i Grunnlag? Hvorfor mangler jeg en tilbyder når jeg evaluerer? Dette vil si at prosjektet er ferdig evaluert, og en beslutning er tatt. Når denne står til Ja, kan kun Admin bruker åpne prosjektet igjen. Etter et prosjekt er satt til ferdig, er det ikke lenger mulig å redigere data. Dersom en tilbyder får Nei på et obligatorisk krav (Både Kval krav og Spes Krav), vil den ikke bli med i evalueringen videre. En tilbyder vil også forsvinne dersom den er satt til Ikke aktiv, men verdier lagt inn på tilbyder vil fortsatt telle totalt sett.