FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 11/14 29.08.14 EF Digital døgnåpning forvaltning på Fosen Arbeidsutvalget 00/14 forslag til prosjektplan for hovedprosjekt og Styret 00/14 anbudsdokumentasjon Vedlegg: 1) Prosjektplan gjennomføringsprosjekt med budsjettforslag til prosjektbudsjett (Separat vedlegg) 2) Konkurransegrunnlag for kjøp av «Digital døgnåpen forvaltning», ny portalløsning for Fosenkommunene (Separate vedlegg, 2-1 2-19) 3) Vedlegg til konkurransegrunnlaget (Vedleggene 3-1, 3-2, 3-3 og 3-4, sendes i egen forsendelse) Forankring av prosjektet: Arbeidet med å utvikle en felles portalløsning for kommunene på Fosen starta rundt år 2000. Hovedelementene i Fosenportalen er presentasjon av informasjon og tjenester mot publikum. Nå er tida moden for ytterligere satsing dersom kommunene skal nå sentrale mål, slik de er definert i vår egen ekommunestrategi for 2012 til 2020. Her forventes det at alle kommunene på Fosen etter hvert skal tilby gode interaktive tjenester på nett som vil bidra til bedre samhandling mellom innbyggerne og kommunene. Forankringskartet: Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 7/12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 8/12 efagråd og bestillerfunksjonen (prioritet nr. 1) styrevedtak 28/12 Døgnåpen forvaltning prosjektplan (prioritet nr. 2) styrevedtak 9/12 Prosjekt Prosjekt Døgnåpen forvaltning - forprosjektbeskrivelse Forprosjektbeskrivelse Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon

Prosjektgruppe: Prosjektgruppa har vært sammensatt slik: Prosjektgruppe: Fredrik Stene Robert Karlsen Rolf Braun Solfrid Lund Britt Brevik Gaute Krogfjord Erik Jakobsen Unni Steen Torp Harald S. Jensen Asle Brustad Eistein Guldseth Pål Dahlø Bjørn Henrik Hellandsjø Hilde Sætertrø Representant for: Redaksjonsgruppa Fosen IKT Fosen IKT Sak/arkivgruppa ServiceTorg / Infotorg Økonomiforum Skjemagruppa + ServiceTorg Repr. For tillitsvalgte Prosjektleder Prosjektrådgiver (STFK) Prosjektrådgiver (STFK) Prosjektrådgiver (STFK) Prosjektrådgiver juss og innkjøp (STFK) Prosjektrådgiver (NHO leverandørprosjektet) Bakgrunn og oppdrag fra samarbeidskommunene: Med bakgrunn i sterke statlige føringer og etter hvert klare lokale endringsbehov når det gjaldt kommunikasjon og interaksjon med innbyggere digitalt, ble det laget en e- Kommunestrategi for Fosenkommunene, vedtatt av styret i Fosen regionråd 20/4-2012. I ekommunestrategien for Fosen 2012 til 2020 slås det fast at Fosen IKT er kommunenes valgte tjenestesenter for felles IKT-tjenester i Fosensamarbeidet. De har ansvaret for å bygge opp og drifte felles IKT-infrastruktur og felles sentraliserte løsninger. I følge vedtatt ekommunestrategi er hensikten med det regionale samarbeidet å etablere varige, forpliktende og fleksible samarbeidsformer. Dette er en del av en strategi knyttet til utviklingen av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse og felles implementering av leveringsdyktige tjenester. Gjennomføring av prosjektet Digital døgnåpen forvaltning vil også være viktig sett med tanke på forventninger om endringer i kommunestrukturen. ekommunestrategien består av to dokument. Strategiplanen er langsiktig og angir hva som er felles strategier og satsingsområder i planperioden fram til 2020. Den toårige Handlingsplanen konkretiserer strategiene og satsingsområdene. I handlingsplanen for 2012-2013 ble forprosjektet «Digital døgnåpen forvaltning på Fosen» vedtatt da dagens hjemmesideløsning ikke har nødvendig funksjonalitet for å dekke målsettinger om fremtidige løsninger rundt døgnåpen forvaltning. I tillegg mangler dagens hjemmesideløsning flere av Difis kvalitetskriterier for offentlige hjemmesider. 1 Prosjektet Døgnåpen forvaltning er godt forankret i alle strategiområdene i ekommunestrategien for Fosen, og må oppfattes som et tiltak med høy prioritet i samarbeidskommunene. For å imøtekomme sentrale krav og lokale ønsker fra innbyggerne når det kommer til digitalisering og gode brukerreiser for tjenester på nett er det gjennom forprosjektet (basert på mandat fra styrevedtak og ekommunestrategien) foreslått at Fosenkommunene skal ha en felles framtidsrettet kommuneportal på nett. Portalen skal kjennetegnes med høy score på 1 http://kvalitet.difi.no/wp-content/uploads/2011/08/difikriteriesett2011.pdf

kvalitetskriterier, ha svært godt brukergrensesnitt og bli mye brukt av innbyggere, næringsliv og andre interessenter. Portalen skal åpne for digitalisering av tjenester på nett. Forarbeide til hovedprosjekt: Det er gjort et grundig forarbeid/forprosjekt (konseptfase) for hovedprosjektet «Digital døgnåpen forvaltning på Fosen.» Man har klart å skaffe seg et godt bilde av det fremtidige utfordringsbildet knyttet til digitalisering av tjenester i kommunenorge. Gjennom innhenting av respons fra brukere og ansatte har man klarlagt at det er et tydelig behov for å arbeide mot økt digital effektivisering, bedre kvalitet i leveranse av tjenester og overholdelse av sentral lovgivning. To delprosjekt er gjennomført: kommunikasjonsstrategi og arbeidsprosessanalyse: Det er gjennomført et delprosjekt knyttet til kommunikasjonsstrategi for kommunene, og gjennom dette delprosjektet ble det utarbeidet en visuell identitet for Fosenkommunene. Målsetting for dette arbeidet er at denne identiteten skal tas i bruk på portalen og i all felles kommunikasjon fra prosjektet. Logoer, farger, design og typografi fra kommunikasjonsstrategien skal brukes i den nye portalløsningen. Som et ledd i forarbeidet før anskaffelsen av selve portalløsningen ønsket også Fosen Regionråd å kartlegge hvilke tjenester det er mulig og ønskelig å digitalisere. Gjennom delprosjektet «Arbeidsprosessanalyse og rutineforbedring» ble relevante, kommunale tjenester kartlagt og prioritert for digitalisering. Det ble valgt ut én tjeneste for digitalisering i første omgang - søknad om barnehageplass. For denne tjenesten ble arbeidsprosessen kartlagt og ønsket fremtidig prosess designet. Denne tjenesten betegnes som en pilot for andre fremtidige tjenester som skal digitaliseres. Ved gjennomføringen av disse to delprosjektene ble det etablert 2 arbeidsgrupper hvor alle kommunene i regionen var representert med 1 eller 2 deltakere. Tjenester er levert fra Tibe-t (kommunikasjonsstrategi) og PwC (arbeid med anbudsprosessen). Delprosjektene ble presentert for - og gjennomgått av Rådmannsgruppa (styringsgruppa) den 23. mai 2014. Det ble konkludert med at begge delprosjektene innarbeides i kravspesifikasjonen for hovedprosjektet. Prosjektplan for gjennomføringsprosjektet og dokumentasjonskrav: I forprosjektet ble det diskutert muligheten for å bruke «Prosjektveiviseren». Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Eirin Folde, som på visse vilkår er tilbudt stillingen som prosjektleder for «Digital døgnåpen forvaltning» på Fosen, har tatt i bruk denne modellen i prosjektplanen for gjennomføringsprosjektet. Prosjektveiviseren er en modell som krever svært nøye og grundig styring av prosjekt i alle faser, og har som formål å bidra til økt gjennomføringsevne og flere vellykkede digitaliseringsprosjekter gjennom økt fokus på styring, planlegging og kvalitet, samt bidra til gjenbruk og helhet i løsninger som går på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Prosjektplanen for gjennomføringsprosjektet skal være et levende dokument, og vil bli produsert i utviklede versjoner underveis. Vedlegget er første versjon, og det er en del punkt som ennå ikke er jobbet med da prosjektleder nylig har tatt over ansvaret for prosjektet. Hver nye versjon blir distribuert til alle relevante mottakere og må vedtas av prosjekteier. Videre arbeid med prosjektveiviseren blir et utviklingsarbeid i tida fremover, og styringsgruppa for prosjektet bør avklare hva som forventes av prosjektleder når det gjelder dokumentasjonskrav i prosjektet.

Organisering av hovedprosjektet: I møte i Rådmannsgruppa den 23.5.2014 presenterte Fosen IKT ved Robert Karlsen utviklingsmuligheter for samarbeidsordningen. Robert Karlsen etterlyste bl.a. iverksettingen av vedtaket om å etablere efagråd. Rådmannsgruppa ga tydelige signaler på at man nå bør iverksette dette tiltaket, og at det bør sees i sammenheng med etableringen av prosjektet Digital døgnåpen forvaltning. Med utgangspunkt i de signaler som ble gitt i Rådmannsmøte er det derfor innarbeidet i prosjektbudsjettet forslag til finansiering av efagrådet og lønn mv til regional koordinator (ca. 20 % av prosjektlederstillingen). Prosjekteier for «Døgnåpen digital forvaltning på Fosen» må avklare om efagrådet skal etableres samtidig med oppstarten av prosjektet Digital døgnåpen forvaltning og om dette organet også skal være prosjektgruppe for prosjektet «Digital Døgnåpen Forvaltning». Deltagere i fagrådet kan få rollene som gevinstansvarlig og seniorbruker hvis dette passer rollebeskrivelsen i prosjektveiviseren. Ansvarlig prosjektleder fra leverandør bør få rollen som seniorleverandør. Produkteier (Fosen IKT) er planlagt å sitte i fagrådet. Se vedlagte prosjektplan for mer info om anbefalt prosjektorganisering gjennom «Prosjektveiviseren» I tillegg må det avklares om det skal settes ned mindre arbeidsutvalg/teamledere for å følge opp kommende milepælsplan i prosjektet. Dette gjelder spesielt ved behov for referansegruppe/r. En mulighet er å fortsette prosjektorganisering som nå, men da med noe avvik fra anbefalingene i prosjektveiviseren. Anbudsdokumentene: Anskaffelsen omfatter en portalløsning med portalforside, kommunesider og tjenesteportalen RettpåSak med én heldigitalisert tjeneste inkludert (barnehagesøknad). Leverandøren skal Utvikle struktur/skall og ønsket funksjonalitet for hele portalen iht. kravspesifikasjonen Implementere den første digitale tjenesten søknad om barnehageplass Utvikle nødvendige integrasjoner Fosenkommunene skal selv fylle portalen med redaksjonelt innhold. Hvilket innhold som skal ligge i portalen utover det som er beskrevet i vedlagte kravspesifikasjon er enda ikke fastsatt og vil avklares i designfasen. Flere digitale tjenester vil inkluderes i portalen på sikt, men da det kun er gjort forarbeid for én digital tjeneste vil ikke implementering av flere enn denne ene være del av anskaffelsen. Anbudsdokumentene er utarbeidet av prosjektgruppa med veiledning av PwC. Løsningen bygger på etablerte og godkjente standarder. Portalen skal til en hver tid forholde seg til og oppfylle krav i gjeldene lov- og regelverk. Løsningen skal oppfylle statlige krav og føringer. Tidsplan: Selve prosjektet vil ha sin egen tids- og milepælsplan for gjennomføringsprosjektet. Fase 1 er anbudsprosessen. Fase 2 er planlagt å starte 29.10.2014. Arbeidet med å skissere innhold i fase 2 vil foregå frem til fase 1 er over. Når det gjelder selve anbudsprosessen er følgende tidsplan skissert:

Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin /TED 3.9.2014 Frist for å stille spørsmål til tilbudskonferansen 16.9.2014 Tilbudskonferanse 18.9.2014 Frist for å stille spørsmål 9.10.2014 Frist for å levere tilbud 15.10.2014 Tilbudsåpning 15.10.2014 Evaluering Uke 42 og 43 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører (Fase «planlegging» avsluttes) 24.10.2014 Karensperiode over 4.11.2014 Kontraktsinngåelse 6.11.2014 Vedståelsesfrist 15.1.2015 Budsjett: Foreslått budsjett for prosjektet «Digital døgnåpen forvaltning Fosen» ligger vedlagt i prosjektplanen for gjennomføringsprosjektet. Det er vanskelig å anslå hvor mye selve leveransen er verdt, men pr. nå er rammen for anbudet satt til kr. 3,0 millioner. Når det gjelder videre fremdrift i prosjektet økonomisk må man gå enda grundigere inn i mulighetene for eksterne midler og bruk av konsulenter til delprosjekt/spesifikke deler av hovedprosjektet som evt. trenger ekstern kompetanse utover leveransen av portal, kommunesider og «Rett på Sak». Pr. nå er det avsatt ca. 60 000,- til konsulenthjelp i forhold til siste fase av anbudsprosessen og videre 100 000,- hvert år de to nærmeste årene. Det er planlagt å søke om skjønnsmidler. Dette er et arbeid som blir igangsatt i august 2014. Det blir også søkt om midler til regionalt forskningsfond i forhold til arbeid med gevinstrealisering. Det er opprettet kontakt med KommIT, Difi og Kommunal- og moderniseringsdepartementet angående prosjektmidler. Det kan være muligheter for midler til en «pilot» i KMD, dette skal avklares i den nærmeste fremtid. Midler tilført etter at anbudsprosessen er gjennomført kan brukes til en utvidelse av digitaliserte tjenester på nett.

Innstilling fra sekretariatet: 1. Rådmannsgruppa vedtar framlagte forslag til prosjektplan for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 2. Framlagte Konkurransegrunnlag og tilhørende anbudsdokument legges til grunn for anbudsutlysing av hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 3. efagråd og oppgaven som regional ekoordinator etableres i forbindelse med oppstarten av hovedprosjektet. I tillegg til de oppgaver som efagrådet skal ha i hht vedtatt utredning gis også dette organet rollen som prosjektgruppe for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. Prosjektleder for hovedprosjektet skal inntil videre inneha rollen som regional ekoordinator. 4. Daglig leder i Fosen Regionråd delegeres myndighet til på vegne av kommunene å signere alle kontrakter som naturlig følger av hovedprosjektet. 5. Fosen Regionråd har ansvaret for investeringsregnskapet for hovedprosjektet. Kommunene bekrefter gjennom dette vedtaket sin deltakelse i hovedprosjektet og budsjettert egenandel på kr. 4 800 000 overføres umiddelbart til Fosen Regionråd sin konto i hht til den fordelingsnøkkel som framgår av prosjektbeskrivelsen. 6. Korrigert budsjett 2014 for prosjekt 4911 Fosenportalen godkjennes av Rådmannsgruppa. Budsjettet legges fram til endelig vedtak i styret. 7. Framtidig drift av den nye portalløsningen budsjetteres og regnskapsføres inntil videre som et prosjekt i Fosen Regionråd sitt budsjett og regnskap. Behandling i Rådmannsmøte: Rådmannsgruppen gir honnør til prosjektgruppen for det arbeidet som er nedlagt i prosjektet. Det rettes også en spesiell takk til Sør-Trøndelag fylkeskommune sine medarbeidere, Asle Brustad, Eistein Guldseth og Bjørn Henrik Hellandsjø, for aktivt arbeid i forbindelse med prosjektet. Forslag til nytt pkt. 3: Rådmannsgruppa er prosjekteier og styringsgruppe for prosjektet, og gir mandat og myndighet til prosjektgruppa. Rådmannsgruppa vil være «tett på» prosjektet i gjennomføringsfasen. Den videre nummerering endres som følge av det nye pkt. 3. Tidl. pkt. 3 som blir nytt pkt. 4 får følgende tilføyelse: «Arkivgruppa skal være representert i efagrådet og prosjektgruppa». Ørland kommune signaliserer at de ikke vil delta i prosjektet slik som flertallet i Rådmannsgruppen nå går inn for og stemte derfor imot innstillingen med de endringer som fremkom i møtet! Med bakgrunn i at Ørland kommune ikke deltar i prosjektet må Ørland kommunes andel av budsjettert egenandel trekkes ut og budsjettet korrigeres i henhold til dette.(prosjektplanen korrigeres) Konkurransegrunnlaget endres på bakgrunn av de punkter som fremkom ang pkt 4.1 «Kvalifikasjonskrav». Videre korrigeres det som følge av at Ørland kommune ikke er en del av prosjektet.

Rådmannsgruppas flertallsvedtak: 1. Rådmannsgruppa vedtar framlagte forslag til prosjektplan for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 2. Framlagte Konkurransegrunnlag (korrigert) og tilhørende anbudsdokument legges til grunn for anbudsutlysing av hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. 3. Rådmannsgruppa er prosjekteier og styringsgruppe for prosjektet, og gir mandat og myndighet til prosjektgruppa. Rådmannsgruppa vil være «tett på» prosjektet i gjennomføringsfasen. 4. efagråd og oppgaven som regional ekoordinator etableres i forbindelse med oppstarten av hovedprosjektet. I tillegg til de oppgaver som efagrådet skal ha i hht vedtatt utredning gis også dette organet rollen som prosjektgruppe for hovedprosjektet Digital døgnåpen forvaltning på Fosen. Prosjektleder for hovedprosjektet skal inntil videre inneha rollen som regional ekoordinator. Arkivgruppa skal være representert i efagrådet og prosjektgruppa. 5. Daglig leder i Fosen Regionråd delegeres myndighet til på vegne av kommunene å signere alle kontrakter som naturlig følger av hovedprosjektet. 6. Fosen Regionråd har ansvaret for investeringsregnskapet for hovedprosjektet. Kommunene bekrefter gjennom dette vedtaket sin deltakelse i hovedprosjektet og budsjettert egenandel overføres umiddelbart til Fosen Regionråd sin konto i hht til den fordelingsnøkkel som framgår av prosjektbeskrivelsen. 7. Korrigert budsjett 2014 for prosjekt 4911 Fosenportalen godkjennes av Rådmannsgruppa. Budsjettet legges fram til endelig vedtak i styret. 8. Framtidig drift av den nye portalløsningen budsjetteres og regnskapsføres inntil videre som et prosjekt i Fosen Regionråd sitt budsjett og regnskap.