Mamut Kunnskapsserie, nr. 3-2003 Mamut Business Software BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE

Mamut Kunnskapsserie, nr. 3-2003 Mamut Business Software BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE

2 INNLEDNING INNHOLD Effektiv bilagsregistrering med Mamut Business Software 1 INNLEDNING...3 1.1 Effektiv bilagsføring med Mamut Business Software..3 1.2 Føring av bilag...4 1.3 Redigering av bilag...4 1.4 Kontroll og reversering av bilag overført til Hovedbok...5 2 BRUKERINNSTILLINGER...6 2.1 Tilpass dine rutiner gjennom brukerinnstillingene....6 2.2 Kolonner...6 2.3 Funksjoner...6 2.3.1 Nytt bilag ved balanse....6 2.3.2 Arve bilagstekster...6 2.3.3 Dato styrer periode...6 2.3.4 Dato/periodekontroll...6 2.3.5 Valuta dato kontroll...6 2.4 Standard fokus...6 3...7 3.1 Tips for effektiv og sikker føring av bilag...7 3.2 Inngående faktura...7 3.3 Bankbilag...9 4...10 4.1 Tips til effektiv bruk av numerisk tastatur...10 4.2 Knapperaden....11 4.3 Bruk av hurtigtaster ved bilagsregistrering...11...11

INNLEDNING 3 1 INNLEDNING 1.1 Effektiv bilagsføring med Mamut Business Software 1 M Vi håper dette heftet kan bidra til at du på en effektiv måte får svar på dine spørsmål rundt bilagsregistrering i Mamut Business Software. Fra og med versjon 7.0 av Mamut Business Software har vi endret rutinene for bilagsregistrering. I dette heftet skal vi se nærmere på hvordan disse endringene gir deg sikrere og mer effektive rutiner ved registrering, kontroll og redigering av bilag. Vi skal også se på hvordan du enkelt kan kontrollere og reversere bilag fra hovedboken direkte fra modulen for Bilagsregistrering. I tidligere versjoner har alle bilag blitt ført direkte i en liste som kontrolleres og redigeres før de overføres til hovedboken. Dette skillet mellom bilagsregistrering og hovedbok finner du fremdeles i programmet. For å gi deg økt kontroll over hvert enkelt bilag, er vinduet du registrerer bilaget i delt i to. Når et bilag fullføres blir det overført til en egen, ny bilagsliste og gjør plass til neste bilag. Det er fremdeles enkelt å hente bilag frem igjen fra listen om du ønsker å redigere beløpene eller slette og legge til linjer. Gjennom dette systemet får du full fokus på ett og ett bilag, og du har visuell kontroll på at bilaget balanserer og inneholder korrekt informasjon. Bilagene registreres ett om gangen i øvre del av vinduet, hvor du har full kontroll over alle variabler som bilagsart, dato og periode. Registrerte bilag legges ned i denne listen. Skal de siden redigeres, hentes de opp i vinduet overfor. Du er da sikker på at endringene kun har innvirkning på ett bilag, slik at de øvrige bilagene forblir uendret.

4 INNLEDNING 1.2 Føring av bilag All overordnet informasjon, som bilagsnummer, bilagsart, dato og periode, er samlet øverst i vinduet og gjelder kun for det aktive bilaget. For hvert nye bilag du oppretter kan du justere denne informasjonen og til enhver tid ha full kontroll på hva som er gjeldende. 1.3 Redigering av bilag Den nye delingen mellom det aktive bilaget og bilagslisten øker også oversikten når du skal redigere bilagene. Selv om det er blitt enklere å kontrollere bilagene etter hvert som de registreres er det fremdeles anbefalt å kontrollere bilagene, før du overfører dem til hovedboken. Mulighetene for å redigere informasjon direkte i bilagene er utvidet og du slipper å slette hele bilaget for så å legge det inn på nytt. Ved å dobbeltklikke på et bilag i bilagslisten flyttes det opp til registreringsvinduet. Du kan nå endre overordnet informasjon som bilagsart, dato og periode uten at resten av bilagslisten blir affektert. Om du sletter eller legger til linjer ser du med en gang virkningen det har for enkeltbilaget. For at endring av overordnet informasjon fra bilag til bilag skal gå raskere kan du la perioden styres av datoen du setter. Det blir dermed færre steg å gå gjennom for hvert bilag, noe du særlig vil merke ved føring av store mengder bilag. Siden bilaget du fører er skilt fra de som ligger i listen får du enklere oversikt over hvilke linjer som inngår i bilaget. Debet og kredit summeres kun for dette bilaget og du vil ikke være i tvil om hva som inngår i summen. Samlet saldo etter posteringer fra hovedbok og bilagsregistrering vises også for hver konto du benytter. Når du er ferdig med et bilag blir det mye enklere å sjekke at alt er korrekt. Det lar seg ikke lenger gjøre å forlate et bilag uten at det er i balanse. Vi har også flyttet valg av regnskapsår til knapperaden. I de periodene du fører vekselvis på to regnskapsår slipper du usikkerheten rundt hvilket år de forskjellige bilagene plasseres i. Vinduet viser bare bilag fra ett regnskapsår om gangen. Bilagene fra de andre regnskapsårene skjules og det er ingen tvil om hvilke bilag som hører sammen og hvilke som ikke gjør det. Det er også mulig å endre kontonummer, selv på kontoer med avgiftsbehandling, og du kan overstyre avgiftskoden på hvilken som helst linje. Dette gir igjen umiddelbar virkning på avgiftsberegningen slik at du ser hvilken effekt endringen har på bilaget. Dersom bilaget ikke balanserer, eller det har oppstått andre feil etter endringene, får du også automatisk beskjed om dette.

INNLEDNING 5 1.4 Kontroll og reversering av bilag overført til Hovedbok Gjennom en sikrere og mer kontrollert bilagsføring har du større grunn til å stole på at bilagene er korrekte før du overfører dem til hovedboken. Hovedboken skal være et pålitelig grunnlag for videre rapportering og analyse av regnskapet og er derfor låst for endringer. Bilag som er overført til hovedboken kan ikke slettes eller endres på noen måte. Likevel kan det hende du må korrigere bilag fra hovedboken. Den eneste måten du kan gjøre dette på er å føre et motkonteringsbilag. Dette betyr at du fører et nytt, lignende bilag, men med motsatte fortegn. Endringen i saldo på kontoene i det opprinnelige bilaget vil således bli annullert. 1 b Denne prosedyren blir nå forenklet ved at du kan hente opp bilag fra hovedboken direkte i bilagslisten, for så å reversere bilaget. Bytt fra Bilagsregistrering til Hovedbok (se markering til høyre på bildet nedenfor). Gjennom søkevinduet finner du lett frem til relevante bilag, og du kan raskt og effektivt føre motkonteringsbilaget. Opprett et nytt bilag i registreringsvinduet og klikk på krysset for å reversere bilaget. Alle linjene fra hovedbokbilaget blir nå kopiert inn i det nye bilaget samtidig som beløpene føres negativt (debet føres som kredit og omvendt). Alle innstillinger vil nå være likt originalbilaget og korrigeringen gjennomføres på en forsvarlig måte samtidig som du sparer tid.

6 INNLEDNING 2 BRUKERINNSTILLINGER 2.1 Tilpass dine rutiner gjennom brukerinnstillinger Gjennom brukerinnstillingene finner du flere muligheter for å tilpasse rutinene rundt bilagsregistreringen. Om du setter deg inn i alle mulighetene, kan du prøve deg frem til du finner den kombinasjonen som best passer til dine vaner og behov. Dette kan spare deg for mye tid ved at du effektiviserer selve registreringsprosessen. 2.2 Kolonner I første rekke kan du velge hvilke Kolonner som skal vises i registreringsvinduet. Du kan også velge hvilke kolonner som skal ha Fokus, noe som betyr at markøren stopper i feltet for registrering eller endring av data. Kolonner som vises i informasjonsøyemed trenger man derfor ikke å ha i fokus. Dette gjelder blant annet kolonner som viser data fra andre registre eller data som du registrerer som Fakturainformasjon. g 2.3.1 NYTT BILAG VED BALANSE Hver gang et bilag balanserer lagres eksisterende bilag og gir deg et nytt bilagsnummer. Dette gjør at selve registreringen går raskere. Samtidig stiller funksjonen større krav til at du senere går gjennom og kontrollerer bilagene, før du overfører dem til Hovedbok. 2.3.2 ARVE BILAGSTEKSTER Denne funksjonen vil bare fungere om du benytter deg av Motkonto og fører to bilagslinjer om gangen. Beskrivelsen du fører inn i den første bilagslinjen vil da kopieres over i linjen som posteres mot motkonto. 2.3.3 DATO STYRER PERIODE Ved endring av dato vil denne funksjonen knytte bilaget til perioden som datoen faller inn under. Du slipper da å stoppe i periodefeltet for hvert bilag. 2.3.4 DATO/PERIODEKONTROLL Dersom dato for bilaget ikke faller inn under perioden, vil du få melding om dette gjennom denne funksjonen. Den sperrer likevel ikke for føring på avvikende perioder. 2.3.5 VALUTA DATO KONTROLL Valutakursene du oppgir i Valutaregisteret registreres med en gyldighetsperiode. Om du fører bilag i en fremmed valuta utenfor denne perioden vil du få melding om dette. På samme måte som ved dato/periodekontroll, kan du fremdeles se bort fra meldingen om du vil benytte den gamle valutakursen. 2.3 Funksjoner Du kan også slå av eller på forskjellige funksjoner som styrer automatikken til vinduet. På denne måten kan du tilpasse arbeidsflyten etter dine krav til sikkerhet eller ønske om effektiv registrering. 2.4 Standard fokus Standard fokus bestemmer hvor markøren skal starte når du oppretter et nytt bilag. Her kan du velge mellom Bilagsdato, Bilagsart, Periode og Bilagslinje. Valg av Bilagslinje vil plassere markøren i kontokolonnen. 2

INNLEDNING 7 3 3.1 Tips for effektiv og sikker føring av bilag Den nye måten å føre bilag på gjør at du kan effektivisere dine egne rutiner. Kanskje du nylig har gått over fra et annet verktøy for bilagsregistrering eller du nettopp har begynt å føre bilagene dine selv. Gjennom dette eksempelet vil vi vise deg hvordan bilagsføringen kan gjøres så effektiv som mulig. 3.2 Inngående faktura Først justerer han vinduet til å vise kolonnene han behøver ved registrering av Inngående Faktura (IF). Dette gjør han gjennom Brukerinnstillinger. Her velger han også at kolonnene han må endre skal ha Fokus. Fokus betyr at markøren ikke hopper over kolonnen ved registrering. PEDER SETTER OPP VINDUET PÅ DENNE MÅTEN: Peder Ås fører regnskapet sitt etterskuddsvis. Det vil si at han samler opp alle bilag og registrerer dem i slutten av hver måned. Peders bilag består av flere leverandørfakturaer og diverse bankbilag etter betaling til leverandører og innbetalinger fra kunder. Peder er nøye med å sortere bilagene etter hvilken bilagsart de tilhører. Han ender derfor opp med to bunker: Fakturaer fra leverandørene i én bunke og konteringsbilag fra banken i én bunke. Etterpå sorterer han hver bunke etter dato. Peder registrerer alle inngående fakturaer først. Det vil da bli mye enklere å registrere bankbilagene, som da kan knyttes direkte mot disse fakturaene. Motkonto: Det lønner seg å bruke dette feltet ettersom Inngående Faktura ofte kun kostnadsføres mot én konto. Fakturanummer: Peder vil gjerne sjekke at fakturanummeret som legges i bilaget er korrekt. Han kan ikke føre fakturanummeret direkte og kan derfor heller ikke velge Fokus. Avgiftsbehandling: Skal også kontrolleres, men siden kontoene automatisk setter riktig avgiftskode velger han heller ikke Fokus her. Avdeling: Peder skal fordele kostnadene på forskjellige avdelinger så her velger han å ha Fokus. Peder jobber ikke prosjektbasert og ingen av hans utenlandske kontakter har fakturert ham denne perioden. Han velger derfor å ikke vise kolonner for prosjekt og valutakode. I tillegg velger han at dato styrer periode. Perioden for bilaget settes da automatisk til måneden for datoen han setter. Når han starter føringene av bilagene bruker han venstre hånd for å bla i bilagene, mens høyre hånd ligger trygt på det numeriske tastaturet, hvor han finner alle hurtigtastene. Peder starter med en faktura for abonnement på Aftenposten.

8 INNLEDNING SLIK GJØR PEDER: For å opprette første bilag trykker han på [] Han trykker så [*] til Inngående faktura står som bilagsart Markøren står nå i datofeltet, og Peder skriver 1502, som er datoen på det første bilaget Peder trykker igjen på [] for å flytte markøren til kontofeltet i bilagslinjen Konto 2410 krever at Peder velger en leverandør for registrering av reskontroinformasjon. Peder sparer en operasjon ved å taste inn leverandørnummeret, 10001, direkte Riktig leverandør er funnet og Peder registrerer fakturainformasjon: La oss oppsummere hva Peder har tastet inn for å registrere fakturaen: [] [*] [1502] [] [Leverandørnummer] [Enter] [Fakturanummer] [] [Motkonto] [Enter] [ ] [Enter] [500] [] Peder fyller inn 28684 som er fakturanummeret. Resten av informasjonen i vinduet følger automatisk av bilagsdatoen og kontaktinnstillingene Han lukker vinduet ved å trykke [] Bilagslinjen er nå oppdatert med 2410 Leverandørgjeld som konto. Fakturanummeret er også lagt inn i rett kolonne og i beskrivelsesfeltet sammen med leverandørnavnet. Med Fokus i kolonnen for Motkonto skriver Peder 6840 for å postere på kontoen for Aviser, tidskrifter med mer Peder trykker [Enter] som legger 6840 inn som motkonto, og Fokus flyttes til Avdelingsfeltet Med piltasten [ ] velger han Administrasjon som avdeling og trykker [Enter] for å gå videre Kolonnen Kredit er standard Fokus for konto 2410, og markøren flytter seg hit Peder taster inn 500 som er beløpet på fakturaen, og trykker [] IF 1 (Inngående faktura) har nå flyttet seg ned i bilagslisten, Peder får Fokus i datofeltet og er klar til å føre IF 2 bilag. Han beholder Bilagsart og Dato fra forrige bilag. De neste bilagene er fra samme måned og han trenger kun å endre de to første sifrene. [] gir han et nytt bilag [15] for å skifte dato, og [] [Leverandørnummer] for å føre en regning fra en annen leverandør og [Enter] [Fakturanummer] og [] [Motkonto] [Enter] [Beløp] i kreditfeltet og [] og til slutt [] for å få opp nok et bilag Slik kan Peder fortsette å føre alle sine inngående fakturaer på en effektiv måte.

INNLEDNING 9 3 Han avslutter med å overføre alle inngående fakturaer til hovedboken. Reskontroen vil da oppdateres med de nye postene og de tilhørende betalingene kan knyttes mot dem. 3.3 Bankbilag Før Peder går over til å føre bankbilagene sine gjør han noen raske tilpasninger i brukerinnstillingene sine. Bilagsarten Bank (B), er en betalingsbilagsart som benyttes ved bilagsføring av betaling mot reskontro. De åpne postene, som vi registrerte som inngående faktura, foreslås til lukking ved valg av en kontakt. Etter siste overføring til hovedbok er vinduet tomt og et nytt bilag må opprettes. PEDER SKRIVER DA: [] for å opprette et nytt bilag seks ganger på [/] for å bytte fra Inngående Faktura til bilagsarten B (Bank) [28] for å skifte dato og [] [Fakturanummer] direkte i kolonnen for konto og [Enter] [Motkonto] og [Enter] [] for å bekrefte beløpet som foreslås fra den opprinnelige fakturaen og til slutt [] for å opprette neste bilag Avgiftsbehandling: Han fjerner visningen av kolonnen da denne ikke er relevant her. Avdeling: Fjernes også da han ikke fordeler balansepostene på avdelinger. Det er to ting vi skal legge merke til her. Ved å taste inn fakturanummeret direkte i kontokolonnen hentes den aktuelle leverandøren automatisk fra reskontro. Beløpet fra den åpne posten fylles også inn i korrekt kolonne. Denne fremgangsmåten kan benyttes for å registrere betalinger på både Inngående og Utgående faktura.

10 INNLEDNING 4 4.1 Tips til effektiv bruk av numerisk tastatur Om du spør en pianist om hvordan hun husker alle notene hun skal spille, blir du sannsynligvis møtt med et skuldertrekk. All motorikken ligger i fingrene og det eneste pianisten har i hodet når hun fremfører et verk er selve musikken. Det samme prinsippet gjelder ved føring av bilag. Etter hvert som du lærer deg å beherske hurtigtastene som ligger i det numeriske tastaturet, 4 vil all registreringen gå tilnærmet automatisk. Det eneste du behøver tenke på er at dato, konto og beløp blir korrekt. I Mamut Business Software skal du kunne gjøre det meste av jobben med én registreringshånd og du har alle nødvendige taster på det numeriske tastaturet. Endrer bilagsart til den forrige i listen Kopierer beskrivelsen fra linjen over (markøren må stå i kolonnen for Beskrivelse). Endrer bilagsart til den Neste i listen Åpner Kontoplanen (hvis du står i kontokolonnen) Nytt bilag, begynner på nytt bilagsnummer hvis forrige er i balanse Lukke fakturainformasjonsvinduet (etter at fakturanummeret er tastet inn) Balanserer bilaget ved å postere differansen mellom debet og kredit til siste linje i bilaget. (Du må stå i kolonnen for debet eller kredit på den siste linjen) Plasserer valgt konto, kunde eller leverandør fra vinduet Kontoplan/Kontakter Flytter deg til neste felt som har Fokus (settes gjennom Generelle Innstillinger) Plasserer markøren i fokus i feltet for Bilagsdato om du skal endre denne når du er i gang med et bilag. Trykker du en gang til, flytter markøren seg tilbake til bilaget. Plasserer markøren i fokus i feltet for valg av Periode om du ønsker å endre denne i et bilag. Trykker du en gang til, flytter markøren seg tilbake til bilaget.

INNLEDNING 11 4.2 Knapperaden I knapperaden i bilagsregistrering finnes også en rekke funksjoner hvor det er lagt inn hurtigtaster. Her finner du en rask oversikt over de viktigste tastene. TIPS: Om du beveger musen over en hvilken som helst knapp i Mamut Business Software, får du alltid opp en såkalt ToolTip, som inneholder informasjon om hva som er hurtigtasten. (Ctrl D) Slette (Ctrl K) - Åpner kontoplanen (Ctrl H) - Overføring til hovedbok 4.3 Bruk av hurtigtaster ved bilagsregistrering PÅ HURTIGTASTER PÅ HURTIGTASTER UTGÅENDE FAKTURA BANKBILAG TAST FUNKSJON TAST FUNKSJON / og * 1003 1510 _ Enter 1234 3010 Enter 12 506 Enter Oppretter nytt bilag Endrer bilagsart til UF (Utgående faktura) Endrer dato til 10.03.03 som er fakturadato Flytter markøren til Konto-kolonnen Åpner listen over kunder Velger rett kunde i listen Knytter bilaget mot valgte kunde og åpner vinduet for fakturainformasjon Setter inn fakturanummeret for fakturaen Lukker vinduet for fakturainformasjon Setter opp motkonto Plasserer markøren i kolonnen for Debet Setter inn beløpet som faktureres Bilaget fordeler seg på flere linjer og beregner rett beløp for motkonto og avgiftskonto / og * 1004 2440 _ Enter _ 1930 Oppretter nytt bilag Endrer bilagsart til B (Bank) Endrer dato til 10.04.03 som er betalingsdato Flytter markøren til Konto-kolonnen Åpner listen over leverandører Velger rett leverandør i listen Knytter bilaget mot valgte leverandør og åpner vinduet for fakturainfo. Velger fakturaen som er betalt i listen Lukker vinduet for fakturainformasjon Setter opp motkonto Bilaget fordeler seg på konto og motkonto med rett beløp, hentet fra Reskontro Kilder til mer informasjon På følgende steder vil du kunne lese mer om regnskapsføring i Mamut: Internett: www.mamut.com Generell informasjon om produkter og selskapet www.mamut.com/support Tilgang til en database med svar på spørsmål om bruk av regnskapsmodulene www.mamut.com/product Informasjon om regnskapsfunksjonalitet i produktene Mamut Enterprise og Mamut Office www.mamut.com/academy Informasjon om kurs innenfor bruk av regnskapsmodulene i ditt Mamut-program Håndbok: Introduksjon til Mamut Business Software: Økonomistyring, lønn og personal Mamut-programmet: Hjelpefunksjonen i det enkelte skjermbilde Mamut Information Desk: Denne online informasjonskanalen direkte i ditt program gir tilgang til bl.a. daglig oppdaterte brukertips og nyheter E-mail: Mamut Usermail: Jevnlig tilsendt med brukertips innenfor utvalgte bruksområder i ditt Mamut-program Mamut Opplæringsprogram: Kom i gang på 1-2-3 med interaktiv opplæring på egen PC

Mamut ASA, Pilestredet 75c Boks 5205 Majorstuen, 0302 Oslo Telefon: 23 20 35 00 Faks: 23 20 35 01 info@mamut.com www.mamut.com Mamut er en ledende leverandør av økonomi-, CRM- og Internettløsninger til små og mellomstore virksomheter. Selskapet tilbyr komplette og brukervennlige systemer til markedets beste forhold mellom pris og ytelse. Over 65.000 brukere anvender daglig selskapets løsninger. Mamut har mottatt en rekke priser for sitt produktspekter, og er representert over hele Europa. Nærmere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på www.mamut.com eller ved å sende e-mail til info@mamut.com Mamut tar forbehold om eventuelle feil. Copyright 2003 Mamut. Alle rettigheter. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.