Fosen Helse IKS ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger UTLYSNING Elektronisk journalsystem for legetjenestene i 6 kommuner samt 2 interkommunale legevakter Anbud 1/2014: Elektronisk journalsystem for legetjenestene i 6 kommuner samt 2 interkommunale legevakter
1. Generelt Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er i utgangspunktet Fosen Helse IKS på vegne av følgende kommuner: Ørland kommune, Bjugn kommune, Rissa kommune, Leksvik kommune, Åfjord kommune samt Roan kommune( heretter kalt kommunene). Ovenstående kommuner har i dag hvert sitt eget elektronisk journalsystem for legetjenesten og dette er omtalt i kravspesifikasjon Oppdragsgiver benytter felles utlysning og har utarbeidet felles konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver vil velge en felles leverandør Den enkelte kommune er selvstendige rettssubjekter og vil inngå egne likelydende avtaler med leverandør Oppdragsgivers formål gjennom konkurransen er å få dekket følgende ytelser: Ansatte på legekontorene i kommunene skal ha tilgang på et felles elektronisk journalsystem fra sine respektive kontorer basert på en database med pålogging for den enkelte kommune. Journalsystemet i den enkelte kommune skal kunne åpnes for vakthavende lege. Systemet må kunne tilrettelegges for etablering av tilgang over Internett (Hjemmekontorløsning inklusive hjemmekontorløsning over mobilt bredbånd). 1.2 Innlevering Frist for innlevering av tilbud fredag den 6. juni, 2014 kl 12.00 Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt samt ett eksemplar i elektronisk format på minnepenn eller CD i lukket konvolutt til : Åfjord kommune, Rådhuset, Øvre Årnes 7 v/fagsjef Kenth Hallbäck 7170 Åfjord Tilbudet merkes: Tilbud 1/2014: Elektronisk journalsystem for legetjenestene i 6 kommuner samt 2 interkommunale legevakter I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: Kenth.hallback@afjord.kommune.no Hvis post benyttes: Åfjord kommune, Rådhuset, Øvre Årnes 7 v/fagsjef Kenth Hallbäck 7170 Åfjord Hvis post benyttes, er det tilbyders ansvar at tilbudet er fagsjef i hende innen fastsatt frist. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud.
1.3 Avtaleperiode Avtaleperiode er: installasjonstidspunktet høsten 2014 01.01.17 med opsjon på ytterligere 2 år + 1år. 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del II i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Omfanget av denne forespørselen Forespørselen omfatter primært følgende kommuner: Ørland kommune, Bjugn kommune, Rissa kommune, Leksvik kommune, Åfjord kommune samt Roan kommune, inkludert 2 interkommunale legevakter med en virtuell installasjon hos Fosen IKT i Rissa rådhus. Tilbudet, med nødvendige lisenser, skal ivareta følgende antall arbeidsstasjoner i den enkelte kommune: Ørland kommune inkludert interkommunal legevakt med 13 arbeidsstasjoner Bjugn kommune 10 arbeidsstasjoner Rissa kommune 22 arbeidsstasjoner Leksvik kommune inkludert interkommunal legevakt med 13 arbeidsstasjoner Åfjord kommune med 8 arbeidsstasjoner Roan kommune med 3 arbeidsstasjoner 1.3 Opsjon Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere 3 år (2 år + 1 år). 2. Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Fosen Helse IKS vil benytte Statens standardkontrakt for IT-anskaffelser. Språket skal være på norsk. 2.2. Priser Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. Alle priser må omfatte komplette produkter. Detaljer som er nødvendige for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen. Det ønskes spesifikk pris på: - Programvare, pris pr modul - Installasjon - Konvertering og tilrettelegging - Lisens/bruker eller lignende - Opplæring - Vedlikeholdsavtale - Brukerstøtteavtale - 2.3 Leveringsopplegg og service Foreløpig tidspunkt for levering og installasjon hos Fosen IKT er senest oktober, 2014. Tilbyder må spesifisere service- og vedlikeholdstilbudet.
2.4 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. 2.5 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.6 Antakelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.7 Gjennomføring av konkurransen Etter anbudsfristens utløp vil de kvalifiserte tilbyderne få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i pkt 2.8. Kommunen vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Åfjord kommune v/ fagsjef Kenth Hallbäck For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 06.06.14 kl 12.00 Forhandlingsrunde inklusiv demo: uke 24 Avgjørelse/Vedtak: uke 24 Undertegnelse av avtale: 27
2.8 Valg av leverandør Ved valg av leverandør vil kommunen legge til grunn følgende vekting som tildelingskriterier: Kriterier Vurdering 20 % Pris /økonomi Programvarer, installasjon, konvertering, opplæring osv dvs alle engangsvederlag, lisenser 40 % Teknologi/support Brukervennlighet Enkelt å administrere 40% Systemløsning Ivaretakelse av kravspek. Vedlegg 2 2.9 Avtaleformular Tilbyder vil bruke Statens Standardavtale (stor avtale) for kjøp og vedlikehold og de skal inngås egne avtaler med den enkelte kommune som selvstendig rettssubjekt 2.10 Betalingsform Betalingsopplegg: 20 % ved Kontraktinngåelse 40 % ved Installasjon/levering 40 % ved Godkjenning 3.0 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Løsningen må være godkjent av Helsedirektoratet samt være driftet i andre kommuner. Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser Godkjenningsskriv HMS-erklæring (se vedlegg 3 )
Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 4.0 TILBUDETS UTFORMING Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av firmarepresentant. Firmanavn, kontaktperson og kontaktinformasjon skal gå tydelig frem av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme her. Forbehold skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og tilbyderen skal oppgi konsekvens om dette ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 3). Prisskjemaet skal være signert og tydelig merket med firmanavn Skilleark 2: Kvalitet og service Utfylt tabell for oppfylling av vår kravspesifikasjon (vedlegg 2), inkludert vedlegg i form av dokumentasjon etc. Bindende framdriftsplan for implementeringsfasen Beskrivelse av produkt og tjenester som kan gi merverdi og effektivisere våre tjenester. Priser og betingelser for disse tjenestene må bli oppgitt. Skilleark 3: Firmaopplysninger (kvalifikasjonskrav) Firmaattest Beskrivelse av firmaet Attest fra Skattefut og Kemner HMS-erklæring (vedlegg 4) Eventuelt årsregnskap for siste 3 år med noter og revisors merknader Referanseliste. Lista må vise kontaktpersoner og telefonnummer 5.0 Opplæring. Det skal foreligge gode håndbøker på norsk i bruk og drifting av systemet. Leverandøren skal angi hvor mange eksemplarer av håndbøkene som inngår i leveransen. Disse må også foreligge elektronisk. De bør være tilgjengelige i elektronisk form fra systemet (kontekstsensitiv hjelp). Det er ønskelig at det foreligger et e-læringssystem med oppgaver som kan fungere som "sertifisering" av brukerne. Før opplæringen starter, skal det opprettes en kursdatabase el. lignende. Kommunen tar i samarbeid med leverandør stilling til omfang av opplæringen som skal finne sted ved det enkelte legekontor. Vi ønsker pris pr. dagskurs, eventuelt ½ dagskurs der dette er angitt, eventuelt også pris pr. undervisningstime..
Hvis leverandøren mener det er behov for andre typer kurs/opplæring, ber vi om beskrivelse av dette også. 6.0 Brukerstøtte. Kommunen ber om tilbud på og beskrivelse av leverandørens brukerstøtteapparat. Organiseringen av brukerstøtteapparatet samt opplegg/rutiner for brukerstøtte skal beskrives, som f.eks. innmelding av feil, tilbakemeldinger fra leverandøren samt feilrettinger. Vi ser for oss at det kan være behov for intensiv brukerstøtte i en periode når saksbehandlere og ledere skal begynne å bruke systemet. Erfaringer med og organisering av denne typen brukerstøtte skal beskrives. Det legges opp til at avtale om brukerstøtte har en varighet på 3 år med en opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere tre år (2 år + 1 år). 7.0 Vedlikehold Tilbyder bes å beskrive hvilken policy som finnes for systemvedlikehold og prisfastsettelse for nye versjoner av systemet. Tilbyder skal informere om hvilke nye versjoner av systemet som planlegges i den neste toårsperioden, samt hvilke forutsetninger som er knyttet til oppgraderinger, dvs. hvilke andre produkter som må oppgraderes hvis man velger å ta nye versjoner i bruk. Det legges opp til at avtale om vedlikehold har en varighet på 3 år med en opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere tre år (2 år + 1 år). 8.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Fagsjef Kenth Hallbäck Tlf 72530102 / 90022625 Kenth.hallback@afjord.kommune.no Med hilsen Kenth Hallbäck Fagsjef Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. Kravspesifikasjon 3. Prisskjema 4. HMS erklæring
Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Ørland kommune, Bjugn kommune, Rissa kommune, Leksvik kommune, Åfjord kommune samt Roan kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: email: Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- --------------------
Vedlegg 3: Prisskjema Produkt / modul Pris Merknader Programvare Installasjon Konvertering og tilrettelegging Opplæring Lisens /bruker Vedlikeholdsavtale Brukerstøtteavtale 1. året 2. 2. året 3. 3. året 4. 4-6 året Sign:.. Dato:
Vedlegg 4: HMS-erklæring ( Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.)