INVITASJON TIL Åpen anbudskonkurranse ANBUDSKONKURRANSE (Åpen anbudskonkurranse) Avtale for vintervedlikehold - UiA Gimlemoen og Statsarkivet i Kristiansand Side 1 av 11
1. Generelt om oppdraget...3 1.1 Invitasjon og orientering...3 1.3 Særlige forhold...3 1.3.1 Beskrivelsestekst...3 1.3.2 Poster som ikke er prissatt...3 1.3.3 Angivelse av enhetspriser...4 1.3.4 Produktbeskrivelse og avvik fra kravspesifikasjonen...4 1.4 Kontraktsbestemmelser...4 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring...4 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget...4 2 Orientering om prosjektet og oppdraget...5 2.1 Generelt...5 2.3 Eiendommen...5 2.4 Fremdrift...5 2.5 Endring av omfang...6 2.6 Varighet og oppsigelse...6 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen...6 3.1 Lov om offentlige anskaffelser...6 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen...6 3.3 Offentlighet...6 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner...7 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud...7 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet...7 4.1 Kvalifisering - Tildeling...7 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen...7 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift...8 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen...9 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget...9 5.1 Generelt om forbehold og avvik...9 5.2 Forbehold om forskudd...9 5.3 Alternative tilbud...9 5.4 Tilbud på deler av oppdraget...9 6 Krav til tilbudet... 10 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse... 10 6.2 Vedståelsesfrist... 10 6.3 Tilbudets språk... 10 6.4 Hva skal leveres?... 10 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist... 11 7 Oppdragsgivers underskrift... 11 8 Vedlegg... 11 Side 2 av 11 Slettet: 1 1.1 Invita 1.2 Kunng 1.3 Poster 1.4 Kontr 1.5 Infor 4
1. Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om tilbud på avtale for vintervedlikehold ved universitetet i Agder Gimlemoen, Kristiansand og Statsarkivet i Kristiansand. Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlagt kravspesifikasjon. Det forutsettes at tilbydere befarer eiendommene og gjør egen oppmåling/vurdering av arbeidets omfang. Vi tar forbehold om at det kan komme mindre endringer i spesifikasjonene etter at avtalen er inngått. Dersom eventuelle endringer har konsekvenser for pris, vil dette avtales særskilt. Det skal inngås avtale med en leverandør. Det gis ikke anledning til å benytte underleverandører og samarbeidspartnere på oppdraget. Tilbyder må medregne at 2-3 større maskiner må være tilgjengelig til enhver tid. Vi viser for øvrig til vedlagt kravspesifikasjon og brøytekart. I tillegg til tilbudsinvitasjonen (dette dokumentet) består konkurransegrunnlaget av følgende vedlegg: Vedlegg: 2a - Kravspesifikasjon vintervedlikehold Vedlegg: 2b - Brøytekart - UiA Vedlegg: 2c - Brøytekart håndskuffing - UiA Vedlegg: 2d - Brøytekart - Statsarkivet Vedlegg: 03 - Tilbudsskjema vintervedlikehold Vedlegg: 04 - Avtaledokument vintervedlikehold Vedlegg: 05 - Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold Vedlegg: 06 - HMS-egenerklæring Vedlegg: 07 - Forenklet SHA-Y plan drift- og vedlikehold Vedlegg: 08 - Lommehefte SHA plan - eiendomsforvaltning 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TEDbasen, der også konkurransegrunnlaget er lagt ut elektronisk og kan lastes ned. 1.3 Særlige forhold 1.3.1 Beskrivelsestekst De krav til ytelsen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er en del av tilbyderens forpliktelse selv om de ikke er gjentatt i prisbærende poster. 1.3.2 Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. Side 3 av 11
1.3.3 Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. 1.3.4 Produktbeskrivelse og avvik fra kravspesifikasjonen Dersom konkurransegrunnlaget angir produktnavn eller tilsvarende, kan tilsvarende produkter tilbys. Tilbyderen må dokumentere at kvalitets- og funksjonskravene er oppfylt. Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudt produkt, å levere et produkt, innenfor rammen av tilbudssummen, likeverdig med det produkt som er angitt i spesifikasjonen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold, jf. vedlegg. 4. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 08.02.08 nr 112. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt en befaring for samtlige tilbydere den 13.09.16 - kl.10.00. Oppmøtested: Gimlemoen 49. Kontaktperson Jan Erik Gauslaa, tlf.91140075 e-post: jega@statsbygg.no. Feltkode Formålet med befaringen er å gi tilbydere anledning til å befare eiendommene og gjøre egne oppmålinger/vurderinger av arbeidets omfang. Reiseutgifter m.v. i forbindelse med befaringen dekkes ikke av Statsbygg. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Jan Erik Gauslaa, e-post: jega@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Feltkode Side 4 av 11
Statsbyggs svar vil bli publisert på Doffin. Alle rettelser av konkurransegrunnlaget publiseres på Doffin uten ugrunnet opphold. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Denne avtalen gjelder vintervedlikehold som snøbrøyting, snørydding, strøing, høvling, o.l. Nærmere krav til hvilke ytelser som skal leveres fremgår av vedlagte kravspesifikasjoner i vedlegg: 2a - Kravspesifikasjon vintervedlikehold 2b - Brøytekart - UiA 2c - Brøytekart håndskuffing - UiA 2d - Brøytekart - Statsarkivet Tilbudet for vintervedlikehold skal gis som fastpris beredskap pr. sesong og timepriser iht. vedlagt tilbudsskjema. I enkelte tilfeller kan det oppstå behov for tilleggsarbeider hvor rask responstid fra tilbyderen er av vesentlig betydning. Tilleggsarbeider skal godtgjøres etter satser for regningsarbeider spesifisert i tilbudsskjema. Det er strenge krav til kvalitet på utført vintervedlikehold, jf Kravpesifikasjonen i vedlegg 2a - Kravspesifikasjon vintervedlikehold 2.3 Eiendommen Avtalen skal omfatte følgende eiendommer: - UiA Gimlemoen - Statsarkivet i Kristiansand Andre av Statsbyggs eiendommer i Kristiansand med omegn, kan bli inkludert i avtalen. Opsjoner 2.4 Fremdrift Tilbyderen har ansvar for at arealene til en hver tid holder standard i henhold til de kvalitetskrav som stilles i kravspesifikasjonen. Ved eventuelle tilleggsarbeider stilles det krav til maksimal responstid, fra tidspunktet tilbyderen mottar bestilling til arbeidene igangsettes, påfølgende dag. Side 5 av 11
Ved manglende kvalitetsmessig utførelse av fast vedlikehold eller manglende kapasitet til å gjennomføre tilleggsarbeider, vil Statsbygg kunne engasjere andre leverandører for å avhjelpe situasjonen. I slike tilfeller vil tilbyderen bli belastet for eventuelle merkostnader dette måtte påføre Statsbygg. 2.5 Endring av omfang Ved endring av oppdragets omfang skal det gis et forholdsmessig tillegg til eller fradrag i det avtalte honoraret. Dersom tilbyderens honorar fastsettes etter avtalte timepriser eller andre enhetspriser, skal disse legges til grunn. Medfører endringene, antallet endringer, tidspunktet for endringene eller liknende at forutsetningene for det avtalte honoraret endres vesentlig, har begge parter krav på at de fordyrelser eller besparelser de endrede forutsetningene har medført legges til grunn ved reguleringen av honoraret. 2.6 Varighet og oppsigelse Avtalen gjelder 1 år fra sesongen 2016/2017 med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere 3 år (med ett år av gangen). Avtalen forlenges automatisk med 1 år av gangen dersom ikke Statsbygg innen 3 måneder før utløpsdato skriftlig informerer om at avtalen ikke vil forlenges. Avtalens maksimale varighet vil være 4 år. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter tilbudsfristens utløp. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Tilbydere har anledning til å være tilstede under åpningen. Side 6 av 11
3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert, Side 7 av 11
Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig økonomisk gjennomføringsevne. Omsetningens størrelse vil også bli vektlagt. Tilbyder skal ha stilstrekkelig erfaring fra oppdrag med overføringsverdi til denne anskaffelsen. Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av oppdraget. alternativt StartBANK ID Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå. Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan tilbyderen som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste tre regnskapsår. Oversikt over referanseoppdrag utført de siste tre år med opplysning om oppdragets størrelse i m 2, oppdragets kontraktsverdi eks mva og tidspunktet for utførelse. Oversikt over antall personer og maskiner/utstyr som tilbyderen disponerer over innenfor fagområdet kontrakten omfatter. Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller sende inn kopi av registreringsbevis i StartBANK istedenfor å sende inn deler av dokumentasjonen (firmaattest og kredittrating). Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser, ref. punkt 2.6. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f.eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht, anskaffelsesforskriften 11-10 (3) og 20-12 (3). Side 8 av 11
4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Tilbydere må fylle inn vedlagte tilbudsskjema. 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør tilbyderene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning å levere alternative tilbud. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 9 av 11
6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med tilbyderens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i tre måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres? Tilbyderne oppfordres til å følge følgende nummerering ved disponering av sitt tilbud. 1. Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Komplett tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 og 4.3. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. Side 10 av 11
6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «UiA vintervedlikehold - tilbud til anbudskonkurranse» til: Statsbygg, region sør, Storgata 162, 3901 Porsgrunn Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, region sør, postboks 254, 3901 Porsgrunn. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Porsgrunn innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er 03.10.2016 kl.13:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift For Statsbygg Gunder GundersenFeil! Ukjent dokumentegenskapsnavn. Feil! Ukjent dokumentegenskapsnavn. Feil! Ukjent dokumentegenskapsnavn. 8 Vedlegg Vedlegg: 2a - Kravspesifikasjon vintervedlikehold Vedlegg: 2b - Brøytekart - UiA Vedlegg: 2c - Brøytekart håndskuffing - UiA Vedlegg: 2d - Brøytekart - Statsarkivet Vedlegg: 03 - Tilbudsskjema vintervedlikehold Vedlegg: 04 - Avtaledokument vintervedlikehold Vedlegg: 05 - Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold Vedlegg: 06 - HMS-egenerklæring Vedlegg: 07 - Forenklet SHA-Y plan drift- og vedlikehold Vedlegg: 08 - Lommehefte SHA plan - eiendomsforvaltning Side 11 av 11