Rolvsøyspeiderne Fredrikstad krets av NSF REFERAT FRA ÅRSMØTE TIRSDAG 31. JANUAR 2017 Til stede: Bård Andersen, Oskar Eikeland Rasmussen, Sondre E. Femmen, Jan Mariusz Kajda, Sander Karlsen, Simen Karlsen, Emil Skau-Larsen, Amund J. Nilsen, Bjørn Andersen, Lars Erik Arnesen, Jon Anders Karlsen, Lasse Kristiansen, Marit Løvdal Pettersen, Eirik Olseng, Kari Rostad, Karl-Erik Rostad, Oskar Rostad, Trine Andersen og foreldreforeningen ved Tommy Abrahamsen. SAKSLISTE: Sak 1 Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 2 Gruppeleder ble «valgt» til møteleder og referent. Sak 3 REGNSKAP FOR 2016 Regnskapet for 2016 er revidert uten anmerkninger og viste et mindre overskudd. Regnskapsfører Trine Andersen redegjorde for en del av postene og svarte på noen spørsmål. Regnskapet ble enstemmig godkjent. Takk til vår regnskapsfører Trine for en meget god jobb med regnskapet. Regnskapsoversikt er vedlagt i slutten av referatet. Sak 4 ÅRSMELDING FOR 2016 Årsmeldingen ble hurtig gjennomgått og vedtatt uten endringer. (Var sendt ut på forhånd sammen med innkallingen.) Sak 5 VALG AV GRUPPESTYRE m.m. Alle tillitsverv var på valg. Alle som ble valgt ble gjenvalgt. Verv: Forslag gruppestyre: Verv: Forslag andre: Gruppeleder 2 år Lasse Kristiansen Foreldreforening 1 år Marit L. Pettersen Styremedlem 1 år Bjørn Andersen Styremedlem 1 år Oskar Rostad Revisor 1 år Bjørn Rostad Styremedlem 1 år Karl-Erik Rostad Revisor 1 år Jon Fosby Regnskapsfører 1 år Trine Andersen Gruppestyret består av gruppeleder, styremedlemmer og regnskapsfører. Alle saker av betydning blir tatt opp på gruppeting / årsmøte og avgjort der, men enkelte mindre saker blir avgjort fortløpende av gruppestyret. Foreldreforeningen: Gruppas styremedlem i Rolvsøyspeidernes foreldreforening. Det er naturlig at roverlaget får forespørsel om de ønsker å ha et styremedlem neste år. (Det var ukjent for GL at roverlaget hadde fått ny leder forut for årsmøtet.) 1
Sak 6 DIVERSE Kort status fra enhetene i gruppa; Flokken; er nå på totalt 16 speidere (3. klasse = 6 stk. og 4. klasse = 10 stk.) Få jenter og få speidere fra Rekustad skolekrets. Lederne Kari og Lasse ønsker avløsning som ledere i flokken. Troppen; er for tiden på ca. 20 25 speidere og har stort sett bra fremmøte. Troppen har så langt meldt på 11 speidere og 4 ledere til landsleiren. Roverlaget; består for tiden av 8 stk. rovere. (Bra!) Sander Karlsen er nyvalgt roverleder etter Karl Erik som har fungert som leder i en oppstartsperiode. Roverlaget skal delta med 7 rovere både på landsleiren og på arbeidsleiren uka før. Info fra/til foreldreforeningen. Til stede fra styret; Tommy og Marit. Planlagt dugnad er gjennomført. Årsmøte planlagt til tirsdag 14. mars samtidig med troppsmøte. Lederne ble oppfordret til å gi beskjed fortløpende dersom det er ting på Speiderhytta de ønsker å få utbedret. Det er ønske om nye taklamper i «salen» siden en lampe er delvis ødelagt. Valg av representanter til kretsens årsmøte torsdag 16. mars. De som kan møte på kretsens årsmøte er valgt. Vi har de siste 25 30 årene ikke møtt med flere representanter enn hva vi har stemmerett for. Web-side www.rolvsoyspeiderne.no Det kom forslag på at all aktivitet på nettet kunne flyttes over på Facebook. Styret ønsker forslag som gjør at nødvendig informasjon også er tilgjengelig for de som har valgt å ikke ha egen FB konto. Videre må nødvendig informasjon om utleie av kanoer, Speiderhytta m.m. være tilgjengelig på en enkel måte også i FB. Betaling til speidergruppa ved bruk av «vipps». Gruppa ønsker minst mulig bruk av kontanter og regnskapsfører ble av den grunnen bedt om å opprette muligheten for å bruke «vipps» til betaling av turer m.m. Vi må være oppmerksomme på at dette koster penger for gruppa og må ta høyde for dette når betaling for det enkelte arrangement fastsettes. Internett på Speiderhytta. Flere rovere ønsket at gruppa hadde tilgang til internett. Vår telefonlinje ble fysisk fjernet da borettslaget som nå er våre naboer ble bygd. Dette gjør sannsynligvis en internettilgang dyrere. Roverlaget ble bedt om å utrede andre muligheter og hva dette vil koste. Kostnad i forhold til nytteverdi vil være avgjørende. Nye ledere. Amund J. Nilsen har vært med som far til en speider i flokken i to år og har nå formelt blitt leder i troppen. Sander Karlsen ble valgt til ny leder i roverlaget vårt i januar. 2
Sak 7 VEDTEKTER FOR ROLVSØYSPEIDERNES FORELDREFORENING I forbindelse med at foreldreforeningen skulle registreres som egen organisasjon i Enhetsregisteret (Brønnøysund) i 2016 fant vi ikke da noen tidligere vedtekter. Pr. i dag har vi derfor ikke vedtekter som tar for seg hva som skal skje med Speiderhytta (forsamlingshuset vårt) dersom foreningen(e) skulle bli oppløst. Gruppeleder mente at speidergruppa burde komme med forslag til foreldreforeningens årsmøte om endringer i vedtektene for dette punktet. Årsmøtet kom frem til at speidergruppa i samarbeide med FF skulle fortsette å sjekke saken nærmere med å finne frem eldre vedtekter, sjekke betydningen av NSF s regel i 5-1-7 og komme tilbake til saken. (Haster ikke.) Sak 8 OVERTAKELSE AV SPEIDERHYTTA LANGOS 1.Sarpsborg speidergruppe har kontaktet Rolvsøyspeiderne for å høre om vi som speidergruppe ønsker å overta speiderhytta Langos vederlagsfritt med enkelte greie betingelser. Speiderhytta Langos eies av 1. S.borg speidergruppe men har i dag ikke lenger behov for hytta. Langos ligger i Skjebergdalen mellom Børtevann og Langen. 1.S.borg speidergruppa er speidergruppa som troppsleder Bjørn Andersen «har vokst opp i» og det er Bjørn s tilknytning til 1. S.borg som har ført til at vi har fått denne henvendelsen. Bjørn redegjorde for historien bak Langos, hyttas bruksområde, tilstand og foreviste bilder i tilknytning til dette. Han redegjorde også for hvilke utgifter og forventede vedlikeholdsarbeider som måtte påregnes. Hytta har ingen veiforbindelse, ikke innlagt strøm, vann eller kloakk. Overnattingsplass til ca. 20 25 personer. Kart i slutten av referatet. Årsmøtet var enig i at vi skulle takke ja til tilbudet og starte forhandlinger med 1. S.borg speidergruppe og eventuelt grunneier om forholdene rundt punktfestekontrakten m.m. Sak 9 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2017 Det fremlagte budsjettforslaget for 2017 ble vedtatt uten endringer. Se vedlagte regnskapsoversikt med budsjettsforslag i slutten av dette dokumentet. 3
REGNSKAPSOVERSIKT 2016 OG VEDTATT BUDSJETT FOR 2017 Konto Inn Ut Balanse Budsjett Budsjett 2017 Medlemskontingent 8700,00-5670,00 3030,00 1500,00 2000,00 Tilskudd, fond, dugnad m.m. 71565,99 0,00 71565,99 70000,00 70000,00 Drift (diverse utgifter) 2000,00-16026,82-14026,82-20000,00-15000,00 Utstyr 0,00-11024,50-11024,50-15000,00-15000,00 Flokken 5245,00-13713,68-8468,68-5000,00-7000,00 Troppen 9849,00-17448,41-7599,41-10000,00-10000,00 Roverlag 0,00-6460,38-6460,38-5000,00-5000,00 Troppsleir 10400,00-9089,17 1310,83-2000,00-15000,00 Småspeiderleir 6000,00-7635,38-1635,38 0,00-1000,00 Kano/kajakk 750,00-1259,00-509,00 1500,00 0,00 Forsikring 8 stk. kanoer 0,00-2385,00-2385,00 2500,00-2500,00 Speiderhytta (husleie til FF) 0,00-15849,96-15849,96 15000,00-15000,00 Kurs 0,00-4716,20-4716,20 5000,00-5000,00 Internett / webside 0,00-2830,00-2830,00 0,00-3000,00 Renteinntekt bankinnskudd 3599,50 0,00 3599,50 9000,00 3800,00 Annen finanskostnad (bank) 0,00-537,50-537,50 0,00-600,00 Sum / resultat 118109,49 114646,00 3463,49 2350,00-18300,00 Til opplysning er det utgiftsført kr 4000,- i dette regnskapet som gjelder innkjøp av 40 stk. billetter for teatertur for flokken og troppen i mars 2017 Gruppeleder takket for historisk godt fremmøte og godt engasjement! (Ekstra hyggelig at så mange rovere møtte opp.) Lasse Kristiansen www.rolvsoyspeiderne.no Neste gruppeting: tirsdag 26. april. 4
KARTET VISER HVOR LANGOS SPEIDERHYTTE LIGGER. Øverst i Skjebergdalen, Sarpsborg. 5