DRAMMEN KOMMUNE Notat Til : Kontrollutvalget Fra : Rådmannen Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 16/404-4 033 DRAMMEN 09.03.2016 Beskrivelse av byggesak Til konkurransegrunnlag for ekstern gransking av byggesaksavdelingen, har Kontrollutvalget bedt om en beskrivelse av byggesaksavdelingen, samt en beskrivelse av hva som er gjort av oppfølging etter at politianmeldelsen ble overlevert 26.10.15. I beskrivelsen nedenfor er det lagt vekt på byggesaksavdelingens organisering, på ansvarsfordeling knyttet til saksbehandlingsprosessen og på hvordan dette er endret gjennom de senere årene. 1. Byggesaks roller Byggesaksavdelingen har følgende roller: 1. Byggesaksavdelingen inngår som en av to avdelinger innenfor virksomheten Byplan. Den andre er Planavdelingen. Avdeling byggesak har som primæroppgave å forvalte administrasjonens myndighet etter Byggesaksdelen i Plan- og bygningsloven, jfr. kommunens delegasjonsregelement vedlegg 1. 2. Avdelingen har videre ansvar for å forberede bygge- og delingssaker av prinsipiell art for politisk behandling i Formannskapet eller Bystyret, primært dispensasjonssaker. 3. Byggesak fatter enkeltvedtak om dispensasjon etter Vegloven etter faglig avklaring med relevant fagmiljø i Byutviklingsvirksomhetene (veiavdelingen i Vei, Natur, Idrett og/eller samferdsels/trafikksikkerhetsmiljø i Planavdelingen). 4. Byggesak fatter enkeltvedtak etter Forurensningsloven jf. rutinebeskrivelse om faglig avklaring/samordning med relevant fagmiljø i Byutviklingsvirksomhetene (VeiNaturIdrett,Vann og Avløp) og eksterne myndigheter. For myndighet i andre saker enn nevnt i pkt 1 gjelder generell delegasjonen iht til avdelingens saklige virksomhetsområde. I tillegg inngår også følgende rolle: 5. Byggesak yter veiledning i byggesaker gjennom forhåndskonferanser og i søknadsprosessen via Byggesaksveiledning på servicetorget. Byggesaks utførelse av egne oppgaver er regulert i Forvaltningsloven, Plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter, kommunens overordnede vedtatte rammer og retningslinjer og avdelingens kvalitetshåndbok, se vedlegg 2.
2. Dagens overordnede organisering Byplan er en av fire virksomheter som inngår i Byutviklingsdirektørens portefølje. De tre andre virksomhetene er Vei, Natur, Idrett (VNI), Vann og Avløp (VA), og utbyggerenheten Byprosjekter (BP). Byplan ledes av virksomhetsleder (byplansjef) og har to avdelinger (Planavdelingen og Byggesaksavdelingen) med hver sin avdelingsleder, og tre funksjonsområder: Plan, Byggesak, Bevilling. Virksomhet Byplan er både myndighetsutøver etter plan- og bygningsloven og kompetansesenter i byutviklingsspørsmål innenfor fysisk planlegging, byform/bystruktur og bevilling. Byplan skal sikre planberedskap for videre samfunnsutvikling: Overordnet strategisk samfunns- og hovedplanansvar innen byform, inkludert torg-, grønt- og gatestruktur, arkitektur, estetikk og kulturminner. Dette innebærer ansvar for å utvikle strategiske analyser, kunnskapsgrunnlag for politikkutforming, rullere kommuneplanens arealdel, utarbeide kommunedelplaner (areal- og temaplaner), reguleringsplaner mv. Og ansvar for planleggingsoppgaver og saksbehandling knyttet til samferdsel, trafikksikkerhet og parkering. Byplan saksbehandler også innsendte planer, byggesaker mv.: det omfatter ansvar for å gi veiledning og saksbehandle reguleringsplaner, bygge- dele og seksjoneringssaker og serverings- og alkoholbevillingssaker. Byplan Byggesak Kontorstøtte FK Arkitektur FK Jus Geografisk team Jus/Ulov/Tilsyn Serviceteam (Byggesaksveiledning) Figur 1 Byggesak er organisert med 1 avdelingsleder og 2 fagkoordinatorer for henholdsvis juss og arkitektur. Videre er det fire teamledere for tre geografiske byggesaksteam og ett juridisk team. Fagkoordinator Arkitektur er teamleder for et av de geografiske teamene (Strømsø), mens Fagkoordinator Jus er teamleder for det juridiske teamet (klagesaksbehandling, tilsyn, ulovlighetsoppfølging, seksjonering) og inngår også som byggesaksbehandler i det geografiske team Strømsø. I tillegg er det eget team for byggesaksveiledning, teamet ledes av avdelingsleder.
Organiseringen av byggesak i team har vært den samme fra 2010, med unntak av serviceteamet som ble innført etter innføring av CRM desember 2014. Avdelingsleder for byggesaksavdelingen med fagkoordinatorer deltar sammen med tilsvarende personale fra planavdelingen i Byplanvirksomhetens ledergruppe som har ansvar for koordinering og oppfølging av virksomhetens løpende oppgaver og utviklingsoppgaver, under ledelse av virksomhetsleder, byplansjefen. 3. Dagens saksflyt byggesaker Normal saksflyt byggesaker Flytskjemaet viser dagens flyt. Nye saker kan oppstå på flere måter, normalt ved at søknad sendes til kommunen. Saker kan også komme som henvendelse om mulig ulovlighet, noe som igjen kan avføde byggesaker. Tilsyn genererer tilsynssaker. Alle nye saker skal opprettes av arkivet som tildeler saksnummer. Arkivet skal sette nye saker på Saksmottak som forbereder fordeling til saksfordelingsmøtet. Saksfordelingsmøtet, bestående av avdelingsleder og fagkoordinatorer fordeler saker basert på kompetanse og kapasitet til saksbehandlerne 2 ganger i uken. Saksbehandlerne avklarer eventuelle mangler i søknaden med søker, og drøfter ved behov saken i Teammøtet innenfor de geografiske teamene. Byggesaksavdelingens ledelse (avdelingsleder gjennom fagkoordinatorer og teamledere) har ansvar for at saker som trenger lederavklaring legges fram for det ukentlige Saksmøtet. Dette dreier seg primært om spørsmål om dispensasjon for lederavklaring av den videre prosess. Saksmøtet er bemannet av virksomhetsleder, avdelingsledere, og fagkoordinatorer byggesak, annen kompetanse ved behov. Saksbehandler ferdigstiller saken og oversender denne til teamleder for kvalitetssikring. Kvalitetssikring Saksbehandler sender sak til teamleder for kvalitetssikring. Teamleder kontroller sakens realiteter, gjennomgår at sjekkliste for behandlingskontroll er korrekt utfylt og signerer denne. Når kvalitetssikring er utført sendes saken til avdelingsleder/fagkoordinator for signatur. Avdelingsleder/fagkoordinator sjekker at det er samsvar mellom hvem som har fått tildelt saken og hvem som har behandlet den, at sjekkliste for behandlingskontroll er signert av teamleder, sjekker at vedtaket er iht sjekklisten og signerer dokumentet elektronisk. Når saken er signert ekspederer saksbehandler vedtaket via arkivet. Sakstyper som ikke har tilknyttet sjekkliste for behandlingskontroll kontrolleres etter samme prinsipp, men uten signering av sjekkliste.
Søker/søknad Henvendelse i sak Arkiv Plan/Andre Saksmottak Saksbehandler Saksfordelingsmøtet Teammøte Saksmøte Kvalitetssikring materielt teamleder Politisk behandling Kvalitetssikring prosess, vedtak Signatur Figur 2 4. Byggesak i tall Ansatte Byggesak har pr 11.02.16 19 ansatte og en innleid rådgiver i 50 %. Ved full bemanning har avdelingen 21 ansatte. Saker Det ble opprettet 1140 saker, hvorav 1047 ble byggesaksbehandlet. Sakene fordeler seg på 681 byggesaker, 145 forhåndskonferanser, 116 ulovlighetssaker, 43 seksjoneringssaker, 36 delingssaker, 23 tilsynssaker og 69 andre henvendelser. 19 av 539 førstegangsvedtak (indikator fra Kostra) ble fattet etter utløpt frist. Dette utgjør 3,53 % av disse sakene. 46 vedtak ble påklaget. Av disse ble 37 vedtak videresendt fylkesmannen. 14 av disse, 38 %, ble opphevet.
5. Endringer av den interne organisasjonen de senere år Ansvarsfordeling saksbehandlingsprosess før 2015 Avdelingsleder Saksmottak Bragernes Stømsø Konnerud juridisk SB SB Bragernes Strømsø KOnnerud Juridisk Figur 3 Saksfordeling Saker kom til saksmottak (1saksbehandler) som klargjorde mottaksbrev og sendte saken til teamleder basert på georafisk plassering av tiltaket. Teamleder forberedte saksbehandlingen og fordelte saken videre til saksbehandler. Flyt/fremdriftskontroll Saksbehandler kunne ta saken til eget teammøte for avklaring i teamet og/eller saksmøtet for lederavklaring. Teamleder hadde en mulighet for fremdriftskontroll. Kvalitetssikring Teamleder kvalitetssikret behandlingskontroll og sakens materielle innhold, godkjente vedtak etter egen sjekkliste. I teamleders fravær, eller for teamleders egne saker ble saken sendt annen teamleder eller avdelingsleder. Vurdering av systemet Fordelen med geografiske team var at teamet ble kjent med reguleringsplaner og sakstyper innen eget geografisk område. Teamleder vurderte sakene før fordeling og hadde kjennskap til hvilke saker de ulike saksbehandlerne hadde fått til behandling.
Svakheter med systemet var at det kunne ta flere dager fra saken kom inn, til den kom til saksbehandler, det oppsto skjev arbeidsbelastning mellom teamene, ulik kompetanse på teamene og subkulturer som behandlet like saker ulikt. Avdelingsleder hadde liten oversikt over avdelingens oppgaver. Teamleder hadde mindre tid til egen saksbehandling. Saksfordeling ble ikke logget eller sporet. Det ble ikke rapportert ved egentildeling av saker. Det har vist seg at det i dette systemet var mulig å unndra saker fra avdelingsleder/teamlelders oppmerksomhet dersom man registrerte sak på seg selv og unnlot å ta saken til teammøte. Ansvarsfordeling saksbehandlingsprosess fra 2015 Saksmottak (AL/FK,SB) SB SB Bragernes Strømsø Konnerud Juridisk AL/FK Figur 4 Saksfordeling Før januar 2015 kunne saksbehandlerne selv påvirke saksfordelingen ved at de kunne opprette saker selv og at de kunne be arkivarene sette sakene på seg selv. Saker kommer nå til saksmottak bestående av avdelingsleder, fagkoordinator, sekretær. Sekretær klargjør mottaksbrev. Saksfordelingsmøtet fordeler saker til saksbehandler basert på kapasitet og kompetanse. Sekretær sender mottaksbrev. Det er innført et sporingssystem for fordeling og saksbehandling. Flyt/fremdriftskontroll Saksbehandler kan ta saken til eget teammøte for avklaring i teamet og/eller saksmøtet for lederavklaring. Fra februar 2016 behandler saksmøtet utelukkende byggesaker. Teamleder har mulighet for fremdriftskontroll. Kvalitetssikring Teamleder kvalitetssikrer sjekkliste og vedtak, herunder saken materielle innhold.
Avdelingsleder/fagkoordinator kvalitetssikrer prosess og vedtaksbrevet etter egen sjekkliste. Vurdering av systemet Fordelen med systemet er at saken kommer raskere til saksbehandler. Avdelingsleder har oversikt over avdelingens oppgaver kompetanse og belastning. Teamleder får mer tid til behandling av egne saker. Ved innføring av saksfordelingsliste spores når, av hvem og til hvem saken er fordelt, dette kontrolleres ved signering. Systemet innebærer en totrinns kvalitetssikring, og er uavhengig av team. Ulemper med dette systemet er at teamlederne har mindre kjennsakp til saksbehandlernes portefølje og at det brukes mer ressurser på saksfordeling. Avedelingsleder/fagkoordinator får mindre tid til andre oppgaver. De tekniske mulighetene for en saksbehandler til å opprette en sak med seg selv som saksbehandler til å registrere en sak på seg selv er fortsatt tilgjengelige, og må være det med dagens arkivsystem. Det er som før rent teknisk mulig å unndra saker fra avdelingsleder/teamleders oppmerksomhet dersom man registrerer sak på seg selv og unnlater å ta saken til teammøte. Det er derfor utviklet interne rutiner for saksfordeling, rapportering av hvem som tildeler saker og kvalitetssikringsrutine knyttet til godkjenning som skal hindre at dette skjer. Disse er gjennomgått med avdelingen, som også har gått gjennom avvikene i de politianmeldte byggesakene og på hvilken måte disse avvikene hver for seg er så alvorlige. Avdelingen er i den forbindelse også godt informert om at dersom noen tildeler saker til seg selv, unndrar saker fra ledelsens oppmerksomhet og benytter seg av muligheter for forfalsking av ledergodkjenning er dette sporbart i arkivsystemet og noe som kan få alvorlige konsekvenser for arbeidsforholdet. 6. Endringer i rutiner etter 26.10.2015 Endring i opprettelse av saker Tidligere har saksbehandlerne hatt anledning til, og også blitt oppfordret til å opprette saker i ESA selv. Så sent som i mars 2014 ble ArkivPlug-in innført for å forenkle opprettelse av saker. I januar 2016 ble medarbeiderne pålagt å opprette alle saker via arkivet. Endringer i fordeling av saker Fra 26.01.16 ble det innført sporing av saksfordelingen, slik at man kan kontrollere hvem som fordeler til hvem. Endringer i kvalitetssikring Fra februar 2016 er Saksmøtet begrenset til behandling av byggesaker. Før høsten 2015 hadde teamledere tilgang til å signere vedtak elektronisk. All signaturrett ble inndratt 16.10.2015 som en følge av manglende skriftlighet i delegasjon av myndighet. Ny rutine for signering av vedtak ble sendt alle ansatte 26.10.2015. Kun fagkoordinaor og avdelingsleder har rett til å signere. Dette medførte at kvalitetssikring ble todelt; teamleder kvalitetssikrer at vedtaker er i henhold til lover og rammeverk, og avdelingsleder/fagkoordinator sjekker at prosedyrer er fulgt og utfører selve vedtaksdokumentet. Endring i utsendelse av saker Svar ut, system for utsendelse via Altinn, ble innført høsten 2015.
Endringer i klagesaksbehandlingen Klageregimet er i februar 2016 endret slik at arkivet setter avdelingsleder i kopi på alle klagesaker for videre oppfølging. Vedlegg: Oversikt over ledelsen i virksomhet Byplan: Fungerende byplansjef Ulf Tellefsen ulf.tellefsen@drmk.no Telefon 900 85 373 (Byplansjef Hilde Haslum spesialoppgave) Hilde.haslum@drmk.no Telefon 990 02 264 Avdelingsleder byggesak Bjørn Tollef Swang bjørn.tollef.swang@drmk.no 908 67 850 Avdelingsleder plan Lene Basma lene.basma@drmk.no 934 10 229