Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Hørselvern 201300361 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 INNSENDING AV FLERE TILBUD... 4 1.7 ALTERNATIVE TILBUD... 5 1.8 ANTALL LEVERANDØRER... 5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 5 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TILBYDERKONFERANSE... 6 3.4 TAUSHETSPLIKT... 6 4 KONTRAKT... 6 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 TILBYDERENS ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT... 7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 6 HUSKELISTE... 7 6.1 TILBUDETS KRAV TIL UTFORMING... 7 6.2 TILBUDET SKAL LEVERES MED:... 8 7 TILBUDSPRØVER... 8 8 PRODUKTER TIL BRUKERTEST... 9 9 FRISTER... 10 9.1 TILBUDSFRIST... 10 9.2 VEDSTÅELSESFRIST... 10 9.3 FREMDRIFTSPLAN... 10 10 TILDELINGSKRITERIER... 10 11 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 11 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III (over nasjonal terskelverdi eller EØS-terskelverdi). 1.2 Oppdragsgiver Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten og Toll- og avgiftsetaten inngå en rammeavtale for anskaffelse av ulike typer hørselvern.. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 Anskaffelsens formål Hørselvern anskaffelsen har som formål å anskaffe hørselsbeskyttelse for ulike tjenester i etaten. Herunder også beskyttelse i miljø som ikke er kraftig støyende, men som er utenfor akseptable verdier. Universelle støydempende ørepropper til bruk både i ordinær tjeneste og for bruk i taktiske situasjoner/trening. Formstøpte støydempende ørepropper til bruk både i ordinær tjeneste og for bruk i taktiske situasjoner/trening. Passive støydempende øreklokker for bruk på skytebane, med eller uten propper under, og i andre tjenester der det anses som hensiktsmessig og tilstrekkelig. Aktive støydempende øreklokker til bruk på skytebane, der støydempingen skal sikre at kommandoer og informasjon kan høres selv om beskyttelse er på, og i andre tjenester der aktive klokker anses som hensiktsmessig og egnet. Klokkene skal også kunne brukes i taktiske situasjoner/ trening. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 Anskaffelsens omfang Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1+1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
1.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Et deltilbud må inneholde det produktet som oppgis nedenfor: Siden dette er nye produkter i porteføljen til politiet, er det svært vanskelig å anslå hva uttaket kan bli per år. Uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres derfor følgende estimater: Delområde Antatt volum (oppgis i par) Lagerhold Delområde 1 Støydempende propper - universelle Antall aktive brukere som forventes å ha behov for støydempende propper er 3000 tjenestepersoner. Det tas utgangspunkt i at behovet dekkes 50/50 mellom delområde 1 og 2. Utskiftingstakt er avhengig av produktets levetid. Lagerføres hos oppdragsgiver Delområde 2 Støydempende propper - formstøpte Antall aktive brukere som forventes å ha behov for støydempende propper er 3000 tjenestepersoner. Det tas utgangspunkt i at behovet dekkes 50/50 mellom delområde 1 og 2. Utskiftingstakt er avhengig av produktets levetid. Sendes direkte fra leverandør til bruker Delområde 3 Delområde 4 Passivt støydempende øreklokker Aktivt støydempende øreklokker 500 enheter per år Lagerføres hos oppdragsgiver 200 enheter per år Lagerføres hos oppdragsgiver 1.6 Innsending av flere tilbud Det er mulig for en tilbyder å levere inntil to tilbud på delområde 1 og 3. Tilbyder må da selv vurdere hvilke produkter den mener dekker behovet på best mulig måte for politiet. I disse tilfellene vil man konkurrere med seg selv. Tilbyder trenger ikke å levere mer enn ett eksemplar av kvalifikasjonsdokumentene dersom man velger å levere flere tilbud. For delområde 2 og 4 er det kun anledning til å levere ett tilbud per tilbyder. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
DEL 2 Kontrakt DEL 1 1.7 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke,- det vil si tilbud hvor leverandøren bevisst fraviker spesifikasjonene på ett eller flere punkter. 1.8 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med inntil fire leverandører. Det vil kun være en leverandør per delområde. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Priser Vedlegg C Forbehold Vedlegg E Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg F Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Marianne Engen Rognebakken 8, 2770 Jaren Rognebakken 8, 2770 Jaren Marianne.engen@politiet.no 3.2 henvendelser Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 19.02.2016. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere/legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 Tilbyderkonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 Taushetsplikt Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.3) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
5.1 Tilbyderens attest for skatt og merverdiavgift Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. 5.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbud. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 6 HUSKELISTE 6.1 Tilbudets krav til utforming Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud hørselvern, referansenr. 201300361». 3. leveres direkte til leveringsadressen, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester v/marianne Engen Rognebakken 8 2770 Jaren Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, svensk eller dansk. Det samme gjelder alle vedlegg. Dokumentasjon som f.eks sertifikater og produktblader godtas på engelsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres i en ringperm. Kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i samme ringperm, i ett eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. 6.2 Tilbudet skal leveres med: Ett elektronisk eksemplar (minnepinne) Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbudsprøver Se opplisting under pkt 7. Produkter til brukertest Se opplisting under pkt 8. (Dersom tilbyder ikke vil vente med dette til kvalifisering og gjennomgang av minstekrav er foretatt i konkurransen.) Brukermanual Brukermanual som beskriver viktige egenskaper ved tilbudte produkt. Manualen kan være på norsk eller engelsk. Følgende informasjon skal være med: Entydig navn/ produktummer Beskrivelse av produkt Veiledning for korrekt bruk (inkl. kobling mot samband) Miljøegenskaper; minimum laveste og høyeste brukstemperatur og tetthetsgrad ovenfor regn/fuktighet. Beskrivelse av rengjøring og vedlikehold, inkludert eventuelle krav til rengjøringsmidler. Støyprofil Bilder Minst ett digitalt høyoppløselig bilde/ illustrasjon av løsningen som kan brukes av oppdragsgiver for intern promotering og dokumentasjon av produktet. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert/testet dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og minstekravene iht. kravspesifikasjonen. Følgende tilbudsprøver skal leveres sammen med tilbudet innen tilbudsfristen: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
Delområde Vare Antall Delområde 1 Støydempende ørepropper - universelle 1 par/ komplett system Delområde 2 Støydempende ørepropper - formstøpte 1 par/ komplett system Delområde 3 Passivt støydempende øreklokker 1 stk/komplett system Delområde 4 Aktivt støydempende øreklokker 1 stk/ komplett system Dersom tilbudte produkt finnes i ulike størrelser, er det vilkårlig hvilken størrelse som leveres som tilbudsprøve. Tilbudsprøver og produkter benyttet under testing vil bli returnert dersom tilbyder krever dette. Retur kan tidligst skje etter kontraktsignering med valgt leverandør. PFT stiller ingen garantier på at tilbudsprøver og prøver benyttet til testing ikke kan være skadet. Tilbudsprøver fra vinnende tilbud blir beholdt hos PFT som mulig plomberingsprøve. 8 PRODUKTER TIL BRUKERTEST Dersom tilbyder kvalifiseres og tilbudsprøvene oppfyller alle minstekrav, vil tilbudet gå videre til brukertest. Det er valgfritt om prøver til bruk i test sendes med tilbudet innen tilbudsfristen eller om disse sendes når tilbyder vet om de er kvalifisert til brukertest. Tilbudsprøver MÅ sendes med tilbudet. Følgende produkter til brukertest skal leveres med tilbudet eller etter kvalifisering: Delområde Vare Antall Delområde 1 Støydempende ørepropper - universelle 15 par/komplette systemer Delområde 2 Støydempende ørepropper - formstøpte 15 par/komplette systemer Delområde 3 Passivt støydempende øreklokker 5 stk/komplette systemer(*) Delområde 4 Aktivt støydempende øreklokker 5 stk/komplette systemer(*) (*)Produkter som sendes inn til brukertest skal ha inkludert hygienesett eller rengjøringsmiddel ihht. krav K.0.4. i Vedlegg A Kravspesifikasjonen. Delområde 1: Dersom produktet kommer i ulike størrelser, skal antallet fordeles mellom størrelsene på en hensiktsmessig måte. Tilbyder forplikter seg til å ha testprodukter tilgjengelig hos PFT maksimum Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9
4 virkedager etter at beslutningen om deltakelse i brukertest er meddelt. Manglende leveranse innen tidsfrist kan føre til avvisning av tilbud. Delområde 2: Tilbydere som er kvalifisert forplikter seg til å stille i PFT sine lokaler for å ta avstøp av testpersoner til brukertesten. Det vil bli satt opp en egen dag til dette, og det anslås at dette vil være ca 1-2 uker etter tilbudsfrist. Det er inntil 15 personer i testgruppen som det skal tas avstøp av. De formstøpte proppene må leveres testpersonene senest 14 dager etter at avstøp er foretatt. Manglende leveranse innen tidsfrist kan føre til avvisning av tilbud. Delområde 3 og 4: Tilbyder forplikter seg til å ha testprodukter tilgjengelig hos PFT maksimum 4 virkedager etter at beslutningen om deltakelse i brukertest er meddelt. Manglende leveranse innen tidsfrist kan føre til avvisning av tilbud. 9 FRISTER 9.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til tirsdag 01.03.201 kl.12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 9.2 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 04.07.2016 kl 09.00. 9.3 Fremdriftsplan Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktsignering. Det kan være ulik fremdriftsplan for ulike delområder. 10 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Delområde 1 og 2: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet 65-75 % Se vedlegg A Kravspesifikasjon Pris 25-35 % Se vedlegg B Priser og leveringstider Delområde 3: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet 50 % Se vedlegg A Kravspesifikasjon Pris 50 % Se vedlegg B Priser og leveringstider Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10
Delområde 4: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet 60-70 % Se vedlegg A Kravspesifikasjon Pris 30-40 % Se vedlegg B Priser og leveringstider 11 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 11