REFERAT FRA TILBUDSKONFERANSE FOR OPPGRADERT IT INFRASTRUKTUR VESTBY RÅDHUS 9. MARS 2010 kl. 9:00 ERIK FJORNES PRESENTERER UTDRAG FRA ANBUDSDOKUMENTASJONEN: Følgende relevante informasjoner ble gitt utover det som kan leses ut av den publiserte powerpoint presentasjonen: (Se egen fil) Slide 4: IT infrastrukturen i Vestby kommune har gjennomgått en gradvis modernisering gjennom flere år som ikke er komplett. Slide 5: Det er ikke alt som omfattes av anbudskonferansen som er relevant mht. omfang for en avtale om vedlikehold. Derfor et estimat på 0,5MNOK Slide 6: Dersom det er forbundet med ekstra kost for å kunne velge kun deler av tilbudt omfang fra en leverandør, må dette spesifiseres spesifikt Slide 7: Gjennomføringstiden i den tentative og foreløpige tidsplanen er satt til et så langt forløp for at neste leverandør skal ha mulighet til å være med å godkjenne forrige leverandørs leveranser før neste leverandør kan starte sin leveranse. Slide 8: Den lille kjøpsavtalen er valgt for arbeidspakke 1 da kabling og elektrisitet er enkelt nok til at den er tilstrekkelig. Slide 11: Endringer til fremdriftsplan vil evt. bli initiert hvis prosessen blir mer kompleks enn planlagt Slide 13: De interne kostnadene som tas inn i kostbildet for den enkelte tilbyder vil i det minste være å kontrollere, være med i testene samt godkjenne. Ytterligere forberedelser som den enkelte leverandør forutsetter at vi gjør og som vil dra ressurser internt i kommunen, vil bli estimert og lagt til den leverandørens kostnadsbilde. Slide 14: Vi ønsker ikke å være pilot på noen nye løsninger. For oss må dere gjerne foreslå å bytte ut eksisterende teknologi. Vi forholder oss til våre tildelingskriterier hvor kvalitet/pris vil være avgjørende, ikke omfanget av hva som må byttes ut. Slide 16: Vi ønsker pris pr. type komponent for å kunne regne på prisen for opsjonene. Slide 17: Milepælen forslag til testopplegg utarbeidet gjøres av leverandøren. Krav til endringer av testopplegg er det kunden som skal utføre Slide 18: En leverandør som er avhengig av en leveranse fra en annen leverandør må være med å godkjenne den andre leverandørens leveranse som en del av godkjennelse av kundens forberedelse Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 1
Slide 23: Dersom dere foreslår å ikke bytte ut all relevant eksisterende teknologi hos kunden, må dere ta ansvaret for at det dere foreslår å installere fungerer sammen med den relevante eksisterende teknologien. Slide 24: En del av opsjonene er ikke en gang arkitekttegnet enda. Slide 26: Det er slik vi i utgangspunktet ønsker at den oppgraderte nettverkskomponentene skal se ut. Men vi er åpne for forslag som inneholder bedre strukturer enn her er illustrert. Slide 28: Deler av kravene til telefonisystemene er god ønsker. Men vi kan ikke forvente løsning på alt. Men det er spennende å se hvor mye av kravene som kan løses med dagens løsninger. Slide 29: I dag har ikke Vestby kommune noe system for besøkshåndtering. Og det er ikke veldig konkret tenkt rundt hvordan et evt. besøkssystem skal fungere sammen med telefonisystemet. Så i den grad det er integrert i telefonisystemet er det positivt, men det er ikke det mest sentrale kravet i kravspesifikasjonen av telefonisystemet Kravet om interne subnett er fra sykehjemmet. Det er slik at det for eksempel på dagen er to korridorer med hver sin sykepleier. Alle innkommende telefoner til den enkelte korridoren er knyttet opp mot telefonen til den sykepleieren som er på korridoren. Om natten er det bare en sykepleier på vakt, og da ønsker man bare å ha en syklus hvor alle telefoner inn går til den ene. Det er det som ligger i det begrepet internt subnet. Slide 30: Dette var ikke noen uttømmende gjennomgang. Hvis motstrid mellom hva jeg har sagt og hva som står i dokumentet, så gjelder dokumentet. Jeg har bare forsøkt på og gjengi det vi finner er veldig viktig. Slide 24: En del av opsjonene er ikke en gang arkitekttegnet enda. Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 2
SPØRSMÅL FRA SALEN: SPØRSMÅL 1: Er det er opp til leverandøren å definere om hvor vidt han vil bytte ut komponenter? I nettverket for eksempel? Du spør om er om det finnes noen føringer i å bytte komponenter. Og det er det for så vidt ikke. Hvis dere ønsker å bytte ut komponenter, så er det absolutt fullt mulig. Vi evaluerer med basis i kriteriene 50 % pris/50 % kvalitet. Om du ender med å blande komponenter med det gamle, så må det fungerer sammen. Hvis det er rett og slett å ta bort noe gammelt og sette dit noe nytt isteden, så det ikke blir noe igjen av det gamle, blir det en ren kost nytte vurdering. Det er noe i kravspeken også som sier at det er noen komponenter som uansett må byttes da disse komponentene ikke oppfyller de kravene vi har til systemet. SPØRSMÅL 2: Plantegning av byggene, kan man få det? Det eksisterer en del plantegninger, men det er et spørsmål om de gis ut. Det er ikke vurdert å levere ut tegninger her i denne fasen. Vi har brukt et ingeniørfirma til å utarbeide en oversikt over antall punkt pr bygg og forespørselen er mer basert på en pris pr punkt enn pr. meter. Dette er en metode de ofte har brukt i slike saker. Så vil den som får oppdraget få de tilgjengelige plantegningene for nøyaktig planlegging og beskrivelse av arbeidet i tråd med de krav som står i anbudsbeskrivelsen. Vi vil vurdere nærmere hva vi gjør med tilgjengelige tegninger, og komme tilbake til den saken i forbindelse med distribusjonen av referatet. For øvrig kan man gå inn på Vestby kommunes hjemmeside og åpne kartportalen. Da kommer man inn i det åpne kartverkt og der kan man finne alle bygningers utvendig form og størrelse bare man setter rett målestokk. SPØRSMÅL 3: Spørsmålet gjelder kravet om support innen 24 timer. Er det leverandøren som skal sitte med alle komponenter på lager til enhver tid eller hva ser man for seg? Saken er vel at der vet vi ikke vet hvor vi havner. Dette er delvis avhengig av hva dere foreslår. Men en ide har vært at kommunen har de rimelige komponentene liggende på lager, mens det for de dyrere komponentene er etablert en supportavtale med leverandøren med garanti om leveranse innen 24 timer. Når det gjelder support i form av arbeid vil, hva vi går for, være avhengig av hva dere tilbyr. Vi er ikke firkantet. Hvor mye slik support vi ønsker å avtale om, er avhengig av kost og responstid. Når det gjelder kommunen, så er det ved større avbrudd at det er ønske om at man skal være opp innen 24 timer igjen. Det er derfor de 24 timene kommer. Når det er en enkel switch og sånt, så skal man kunne løse det på rimelig kort tid og da må man ha utstyret i nærheten. Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 3
REFERAT FRA BEFARING PÅ BYGG I VESTBY KOMMUNE TIRSDAG 9.MARS 2010 Avgang med buss fra Vestby rådhus kl 10:30. Følgende bygg ble besøkt og deltakerne fikk anledning til å se : BREVIK SKOLE: Besiktiget datarom, noen klasserom, bibliotek, gymsal og ungdomsklubb, samt hovedtavle og undertavler. ØSTÅSEN BARNEHAGE: Besiktiget hovedtavle, datarom og kontorer. RISIL UNGDOMSSKOLE: Besiktiget hovedtavle, 2 underfordelinger, datarom, datafordelinger og noen klasserom. BJØRLIEN SKOLE: Besiktiget datarom og hovedtavle i administrasjonsbygget, underfordelinger og dataskap i undervisningsbyggene. VESTBYHALLEN: Besiktiget kontor med dataskap og selve hallen. VESTBY SYKEHJEM: Besiktiget datarom og korridor med pasientalarmsystem. TREFFSENTER NORD: Besiktiget dataskap og hovedtavle JET STASJONEN: Besiktiget dataskap og automatikkskap. ØSTBYDAMMEN BARNEHAGE: Besiktiget dataskap og hovedtavle. RÅDHUSET: Besiktiget data fordelingsskap og underfordeler strøm i 2.etg tilbygg nord, serverrommet med hovedtavle i kjelleren, data fordelingsskap 1. etg tilbygg syd og hovedtavle kjeller tilbygg syd. Befaringen avslutt og man gikk til kommunestyresalen for avsluttende spørsmålsrunde. Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 4
REFERAT FRA SPØRRERUNDE i KOMMUNESTYRESALEN ETTER BEFARINGEN: SPØRSMÅL 1: Under punkt 2.38 i beskrivelsen så står det at AT&T paneler skal byttes til RJ45? Ja, alle AT&T paneler skal byttes ut til RJ45 SPØRSMÅL 2: På rådhuset står det 1 AT&T panel. Er det riktig? Det er en feil der i oversikten. Dette skal vi rette opp. Det riktige antallet vil bli oppgitt i besvarelsen til alle senere. Det finnes AT&T paneler på Rådhuset på følgende steder: I fordelingsskapet 2. etg tilbygg nord I serverrommet i kjelleren I fordelingsskapet 1. etg tilbygg syd. Samtlige paneler her skal skiftes ut i den grad de er nødvendig etter omlegging / oppgradering av kablingen på Rådhuset.. SPØRSMÅL 3: Hvor mange paneler skal du ha? Det kommer fram av oversiktstabellen hvor mange stikk du skal ha i hvert bygg. SPØRSMÅL 4: Punkt 3.3 Alle routere og switcher skal kunne kobles sammen med fiber og samtlige skal ha 10Gbit uplink? Det er til WAN tilkobling og backbone. Samtlige forbindelser mellom hovedswich og underfordelere ute i bygget skal ha fiber og ethernett og kablet i stjerne. Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 5
SPØRSMÅL 5: Risil Ungdomsskole har en rekke underfordelere. Finnes det noe fiber mellom hovedswich og underfordelere? Vi forventer forslag fra dere hvordan dere mener det er best å løse dette. Vi er ikke bundet av eksisterende løsning i byggene. Det er opp til dere å vurdere om dere kan bruke Ethernet eller fiber som er i byggene i dag. Dere må vurdere hva dere mener er beste løsning i det enkelte tilfelle. Vi ser for oss stjernenett og fiber og Ethernet kabling mellom hoved og kantswich. SPØRSMÅL 6: Telefonsystemet på sykehjemmet. Vedrørende det trådløse, hva er brukt der i dag? Er det Cisco? Nei Cisco er brukt i de andre bygningene, der er ca 75 trådløse enheter. På sykehjemmet er det i dag en Alcatel IP telefonsentral med Kirk DECT trådløse enheter sammen med Siemens trådløse telefoner. Denne løsningen er litt spesiell da man må ha en sammenkobling med pasientalarmen slik at denne blir distribuert til de bærbare telefonene i tillegg til den informasjonen man får på alarmpanelene i gangen. Vi ønsker tilbud på å bytte ut dette med samme system som velges for resten av kommunen, forutsatt at man kan løse problematikken med pasientalarmen. Dekningen på sykehjemmet ser ut til å være grei i dag, men det er funksjonaliteten som sykehjemmet ønsker forbedringer på. SPØRSMÅL 7: Det gjelder punkt 3.5 Brannmurer. Det gjelder 2 brannmurer. Vi ser for oss 10 GB backbone. SPØRSMÅL 8: Hva med kabelen mellom Risil Ungdomsskole og Vestbyhallen. Den fiberen har 100 Mbit uplink. Kan den greie 10 Gbit? Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 6
Fiberkabling er mellom byggene og ikke en del av denne anbudskonkurransen. Den vil inngå i en egen konkurranse som vil komme senere. Det er tilkoblingen på selve swichen som skal kunne ta opp til 10 Gbit. SPØRSMÅL 9: Hvordan skal vi tolke kolonnene i skjemaet? Ytterligere forklaring på betydning og bruk av kolonnene vil vi komme sammen med svar på spørsmål som vi har mottar på nettet. Prinsippet er beskrevet i innbydelsen med hvor mange datapunkter og strømkontakter det skal være for hver arbeidsplass osv. SPØRSMÅL 10: Brystningskanaler, det som er oppført i tabellen, finnes det noe tegningsunderlag for hvor dette skal stå hen?? Vi har ikke et slikt underlag å gi ut på dette tidspunktet. Det oppgitte antall meter er ca. det som konsulenten har beregnet ut fra befaring på stedet. Tegninger vil vi komme tilbake til når leverandør er valgt. SPØRSMÅL 11: Tegninger som viser topografien på det enkelte stedet så vi kan kalkulere underfordelere osv. Som sagt, det har vi ikke til utdeling nå. Vi ønsker enhetspriser og tegninger vil bli skaffet til veie når leverandør er valgt. Når det gjelder antall underfordelere skal det fremgå av oversikten. SPØRSMÅL 12: Punkt 3.6 Alle fordelingsswicher skal være lag 3 og alle kantswicher lag 2. Skal det alltid være en stk lag 3 swich på hver lokasjon? Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 7
Det må man vurdere ut fra hvor lokasjonen er i forhold til andre i nærheten. Det er opp til dere å vurdere og så foreslå ut fra hva dere mener er bra. Er det flere swicher på en lokasjon må det vel være en stk lag tre swich der og er det kun en swich kan det kanskje være ok med en lag 2 hvis det er i nærheten av andre bygg. Dette må dere vurdere og komme med forslag. Det må være lagt opp til et nødvendig antall POE utganger på hver lokasjon. Da var det ikke flere spørsmål. Vi avslutter referatet og legger det ut på Doffin slik at alle kan få se det. Vestby Kommune referattilbudskonferanse_total.doc Side 8