Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED ENERHAUGEN FAMILIEVERNKONTOR Dato for tilsynsbesøk: 23.10.2014. Tilsynet ble utført av Berit Roll Elgsaas, Hanne Kristiansen Valle og Mary Jonassen. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Trine Eikrem, Kirsti Foss, Pål Erik Carlin og Siv Nordang. Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet. Fylkesmannen utførte tilsyn ved Enerhaugen familievernkontor sist 24.05.2011
Kontorets beliggenhet og tilgjengelighet. Familievernkontoret har en sentral beliggenhet på Tøyen Smedgaten 49. Kontoret dekker bydelene St. Hanshaugen, Gamle Oslo, Østensjø, Nordre Aker og Bjerke. Kontoret har åpent for publikum fra 08.30 mandag til fredag og telefontid 08.30 15.30. I lunsjen 11.30-12.00 stenges telefonen. Telefonen fungerer bra dersom alle tre kontoransatte er til stede og besvarer den. Det er også en del henvendelser på mail. Terapeutene er generalister og ikke organisert i faste team. Det mottas mye midler til prosjekter og det er i forbindelse med dette et voldsteam som jobber med voldssaker. Alle terapeutene møtes annen hver uke. Det er godt samarbeid og oppfølging av Bufetat. Bufetat gir god tilbakemelding når kontoret kontakter dem. Lederne ved familievernkontorene møtes i Bufetat en gang i måneden. Bemanning: Familievernkontoret har ifølge innsendt liste 21 ansatte, fordelt på 11.9 terapeutstillinger og 2.4 kontorfagstillinger. Daglig leder er Trine Eikrem. Terapeutenes faglige sammensetning er 3 sosionomer, 1 vernepleier og 14 psykologer. 8 av terapeutene jobber noe deltid. I tillegg er det ansatt 3 personer i kontorfagstillingene der en jobber 100 prosent og de to andre deltid. Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til informasjon og til å bli hørt Journalføring og føring av meklingsprotokoll
Ressurssituasjonen: Ved Fylkesmannens tilsyn i 2011 fremkom at ressurssituasjonen ved kontoret ikke var tilfredsstillende i forhold til folketall og Bufetats norm. Det fremkom ved dette tilsynet at ressurssituasjonen ikke er forbedret. Ifølge leder er kontoret lovet flere midler fra Bufetat i løpet av neste 3-årsperiode. Det satses mye på prosjektarbeid og kontoret har fått 2,5 millioner i prosjektmidler fra Bufdir. De ansatte opplever at det er positivt å få satt fokus på utvalgte områder/tema, men dette kan gå på bekostning av det mer langsiktige arbeidet. Det er ansatt 9 nye personer siden tilsynet i 2011. 2 personer er pensjonert og en er langtidssykemeldt. Kontorets leder opplever at hun bruker en god del av sine ressurser i kontakt med Bufetat - uten at dette kompenseres på noen måte. Dette går på bekostning av tilstedeværelse og tilgjengelighet på familievernkontoret. Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven (fvkl.) 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven, (meklingsforskriften), 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51, slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til bestemmelsen uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Kontoret prioriterer mekling og gir tilbud om mekling i løpet av tre uker i 96 prosent av sakene. Saker med barn prioriteres. Ektepar uten barn henvises til private meklere. I rådgivingssaker er ventetiden seks uker. Etter de ansattes mening kan ventetiden oppleves for lang. Nå fordeler de kontorfaglige nye saker etter ledig kapasitet hos terapeutene. Det skal opprettes inntaksteam der to av terapeutene skal bistå i fordelingen av saker. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt system for fordeling av nye saker. Kontoret driver en del utadrettet virksomhet, anslagsvis i ti prosent av tiden. En av terapeutene jobber mye utadrettet blant minoritetsbefolkningen. Det holdes også kurs i vold og sinnemestring, parterapi og barneoppdragelse. Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl. 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt.
Det fremkom i intervjuene at alle er kjent med sin taushetsplikt og at det er høy bevissthet om dette. Taushetsplikten er ofte oppe som tema. Det finnes en perm for nyansatte om taushetsplikt. Nyansatte skriver også under taushetsplikterklæring. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er godt kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og helse- og omsorgstjenesten, jf. fvkl. 9 og 10. Etter fvkl. 9 andre ledd skal ansatte ved familievernkontorer av eget tiltak gi opplysninger til helse- og omsorgstjenesten når det er grunn til å tro at en gravid kvinne misbruker rusmidler på en slik måte at det er overveiende sannsynlig at barnet vil bli født med skade. Videre skal de ansatte etter fvkl. 10 andre ledd å gi opplysninger av eget tiltak til barneverntjenesten (sende bekymringsmelding) når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker. I tillegg skal de ansatte etter disse bestemmelsene gi opplysninger etter pålegg fra helse- og omsorgstjenesten og barneverntjenesten. De ansatte uttalte på spørsmål om meldeplikten til barneverntjenesten og sosialtjenesten at de er kjent med reglene om dette. Dette er ofte oppe som tema i møter. Saker meldes når terapeutene finner grunn til dette. Kontorets leder og terapeut skriver under på meldinger til barnevernet. Kontoret får også ofte henvendelser fra barneverntjenesten, skriver uttalelser til dem og har møter i enkeltsaker. Meldinger og uttalelser til barnevernet blir samlet i en egen perm som står innelåst. Ut over denne oppbevaringen av meldinger og uttalelser til barnevernet, vurderer Fylkesmannen at kontoret har gode rutiner for å melde til barneverntjenesten og at regelverket følges. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikrer at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling. Det fremkom i intervjuene at det informeres om barns rett til å bli hørt når foreldre møter til mekling. Det sendes informasjon med meklingsinnkalling hvordan mekler forholder seg til dette. Det tas opp med foreldre om de har snakket med barna. Normen er at de skal ha samtale med 10 prosent av barna. Det snakkes med knapt
seks prosent av barna i meklingssaker og i rådgivingssaker er det over ti prosent. Det snakkes med flere barn nå enn tidligere. Fylkesmannen vurderer at terapeutene er godt kjent med regelverket om barns rett til å bli hørt, og at barna høres i tråd med regelverket. Journalføring og føring av meklingsprotokoll: Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journal og meklingsarkiv, hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal og hvordan arkiv, terminaler og skriver er sikret mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. I henhold til journalforskriften 7 og 14 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal og meklingsprotokoll. Den enkelte ansatte skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Plikten til å føre klientjournal gjelder ikke ved mekling, jf. journalforskriften 12. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler og hele meklingsarkivet. Arkivet, terminaler og skriver skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke finner sted. Klientjournal og meklingsprotokoller skal oppbevares i tre år, jf. journalforskriften 15. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne. Innsyn i opplysninger ut over dette forutsetter samtykke fra den opplysningene gjelder. Dette følger av fvkl. 12. Behandler/mekler plikter å opplyse om at journalopplysningene og opplysninger i meklingsprotokollen kan knyttes til utarbeidelse av statistikk, jf. journalforskriften 6 og 11. Familievernkontoret fører både elektronisk og manuell journal og meklingsprotokoll som makuleres etter 3 år. Leder og kontoransatt har tilgang til alle sakene. Terapeut har bare tilgang til egne saker. Det fremkom at de ansatte informerer klientene om at det føres journal og meklingsprotokoll og at det kan bes om innsyn i journalen. Kontoret har rutiner dersom klienter ber om innsyn i journal. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er kjent med reglene i journalforskriften og innsyn i journal. Som del av tilsynsbesøket fikk vi en kort omvisning i lokalene. Vi så blant annet på plassering av arkivet, skriver og terminaler. Fylkesmannen vurderer at plasseringen av terminaler, arkiv og skriver er tilfredsstillende og i tråd med 4-9 i forskrift 11.desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv. Under tilsynsbesøket observerte vi at døra til ett av kontorene sto åpen og at det fra venterommet var mulig å overhøre telefonsamtaler den ansatte hadde. Leder opplyste av glassveggen mellom dette kontoret og venterommet er lydtett. Så dersom døra er lukket, skal det ikke være mulig å overhøre hva som blir sagt i telefonen. Leder har i forbindelse med tilbakemelding på den foreløpige rapporten opplyst at det er innkjøpt radio til venterommet for å skape motstøy i forhold til å overhøre telefonsamtaler på dette kontoret.
Fylkesmannen ber kontoret om å sikre at døra mellom det aktuelle kontoret og venterommet alltid er lukket når den ansatte har telefonsamtaler. Avsluttende vurdering Familievernkontoret Enerhaugen har fremdeles en stram ressurssituasjon. Dette blir kompensert til en viss grad gjennom ulike prosjekter som finansieres med eksterne midler. Dette er likevel kortsiktige løsninger som kan gå på bekostning av det mer langsiktige arbeidet. Bufetat har ansvaret for at det finnes et kvalifisert meklingsapparat slike at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid, jf. forskriftens 3. Dersom kontoret blir tilført mer ressurser fra Bufetat slik det ligger an til, vil dette gi en mer tilfredsstillende situasjon. Fylkesmannen ber Familievernkontoret om å gå igjennom rutinene sine på nytt når det gjelder lukking av kontordør inn til venterommet. Radio på venterommet kan gi noe motstøy, men erstatter ikke lukking av kontordøra. Utover dette har Fylkesmannen ingen ytterligere merknader til familievernkontorets arbeid. Etter Fylkesmannens vurdering utfører familievernkontoret lovpålagte oppgaver etter gjeldende regelverk på de områdene som tilsynet omfattet. Fylkesmannen har ingen bemerkninger til de prioriteringer kontoret foretar. Oslo, 13.11.2014 Berit Roll Elgsaas Mary Jonassen