Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED HOMANSBYEN FAMILIEVERNKONTOR

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED HOMANSBYEN FAMILIEVERNKONTOR Dato for tilsynsbesøk: Tilsynet ble utført av Berit Roll Elgsaas og Mary Jonassen. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Yvonne Severinsen, Thor Christiansen, Synnøve Anmarksrud og Oddrun A. Elstad Eriksen. Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet. Fylkesmannen utførte tilsyn ved Homansbyen familievernkontor sist

2 Kontorets beliggenhet og tilgjengelighet. Homansbyen familievernkontor ble opprettet i juni 2010 etter sammenslåingen av familievernkontorene i Oslo. Kontoret dekker bydelene Alna, Grorud, Ullern, Sagene og Vestre Aker og har lokaler i Oscars gate 20. Kontoret har åpent mandag til fredag med telefontid fra kl Etter omorganisering i 2013 i ekspedisjonen er tilgjengeligheten på telefonen mye bedre. Kontoret er organisert i 2 team. Det er 2 faste møter for ansatte pr. uke. Det er godt samarbeid og oppfølging av Bufetat. Lederne ved familievernkontorene møtes i Bufetat en gang i måneden. Når Bufetat kontaktes får kontoret god tilbakemelding. Kontoret dekker bydelene Alna, Grorud, Ullern, Sagene og Vestre Aker. Bemanning: Familievernkontoret har ifølge innsendt liste 17 ansatte. Daglig leder er Yvonne Severinsen og kontoret har terapeutstillinger og 2.46 kontorfagstillinger. Terapeutenes faglige sammensetning er to sosionomer, to barnevernpedagoger, en spesialistsykepleier, en miljøterapeut og seks psykologer. I tillegg er det ansatt tre personer i kontorfagstillingene. To ansatte jobber 50% og en jobber 70% stilling. Det er ansatt fire vikarer - to på deltid og to på full tid. En terapeut er sykemeldt i et år. Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til informasjon og til å bli hørt Journalføring og føring av meklingsprotokoll Ressurssituasjonen: Ved Fylkesmannens tilsyn i 2011 fremkom i intervju med de ansatte at ressurssituasjonen ikke var tilfredsstillende ved kontoret i forhold til folketall og Bufetats norm. Personalgruppen er stabil og består av erfarne terapeuter og

3 kontoransatte med god kompetanse. De siste 3 år er det ansatt en psykologspesialist og en barnevernpedagog samt ny leder for kontoret. Ressurssituasjonen anses som tilfredsstillende ut i fra normen16000 innbyggere pr. terapeut. Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven (fvkl.) 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven, (meklingsforskriften), 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51, slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til bestemmelsen uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Kontoret gir tilbud om mekling i 98% av sakene i løpet av 3 uker. I rådgivingssaker er ventetiden 1-2 uker. Saker med barn prioriteres. Kontorfaglig setter opp time direkte og 2 terapeuter har særlig ansvar til å besvare henvendelsen. Sakene fordeles etter kapasitet hos terapeutene og i klinisk møte. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt system for fordeling av nye saker. Utadrettet virksomhet er en børoppgave ved kontoret. De fleste av terapeutene driver noe utadrettet virksomhet. Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl. 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt. Det fremkom i intervjuene at alle er kjent med sin taushetsplikt og at det er høy bevisshet om dette. Nyansatte gis rutiner og skriver under taushetsplikterklæring. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er godt kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og helse- og omsorgstjenesten, jf. fvkl. 9 og 10. Etter fvkl. 9 andre ledd skal ansatte ved familievernkontorer av eget tiltak gi opplysninger til helse- og omsorgstjenesten når det er grunn til å tro at en gravid

4 kvinne misbruker rusmidler på en slik måte at det er overveiende sannsynlig at barnet vil bli født med skade. Videre skal de ansatte etter fvkl. 10 andre ledd å gi opplysninger av eget tiltak til barneverntjenesten (sende bekymringsmelding) når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker. I tillegg skal de ansatte etter disse bestemmelsene gi opplysninger etter pålegg fra helse- og omsorgstjenesten og barneverntjenesten. De ansatte uttalte på spørsmål om meldeplikten til barneverntjenesten og sosialtjenesten at de er kjent med reglene om dette. Saker meldes når terapeutene finner grunn til dette. Antall saker som meldes er økende. Kontorets leder skriver under i saken. Kontoret får mange henvendelser fra barneverntjenesten i saker og har et godt samarbeid med tjenesten. Fylkesmannen vurderer at kontoret har rutiner for å melde til barneverntjenesten og at regelverket følges. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikrer at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling. Det fremkom i intervjuene at det informeres om barns rett til å bli hørt når foreldre møter til mekling. Terapeut spør foreldre om de har snakket med barna. Normen er at de skal ha samtale med 10% av barna. Det er utarbeidet ny brosjyre fra Bufetat til foreldre om dette emne. Fylkesmannen vurderer at terapeutene er godt kjent med regelverket om barns rett til å bli hørt. Det er en rettighet for barna at de høres da det gjelder deres personlige forhold for fremtiden. Kontoret bes fortsatt ha høyt fokus på å høre flere barn i mekling og samværssaker. Journalføring og føring av meklingsprotokoll: Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journal og meklingsarkiv, hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal og hvordan arkiv, terminaler og skriver er sikret mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. I henhold til journalforskriften 7 og 14 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal og meklingsprotokoll. Den enkelte ansatte skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt

5 med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Plikten til å føre klientjournal gjelder ikke ved mekling, jf. journalforskriften 12. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler og hele meklingsarkivet. Arkivet, terminaler og skriver skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke finner sted. Klientjournal og meklingsprotokoller skal oppbevares i tre år, jf. journalforskriften 15. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne. Innsyn i opplysninger ut over dette forutsetter samtykke fra den opplysningene gjelder. Dette følger av fvkl. 12. Behandler/mekler plikter å opplyse om at journalopplysningene og opplysninger i meklingsprotokollen kan knyttes til utarbeidelse av statistikk, jf. journalforskriften 6 og 11. Familievernkontoret fører både elektronisk og manuell journal og meklingsprotokoll som makuleres etter 3 år. Leder og merkantil har tilgang til alle sakene. Terapeut har bare tilgang til egne saker. Det fremkom at de ansatte informerer klientene om at det føres journal og meklingsprotokoll og at det kan bes om innsyn i journalen. Videre at opplysningene i journal og meklingsprotokoll kan knyttes til utarbeidelse av statistikk. Kontoret har rutiner dersom klienter ber om innsyn i journal. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er kjent med reglene i journalforskriften og innsyn i journal. Avslutningsvis gikk tilsynet gjennom plassering av arkivet, skriver og terminaler. Tilsynet vurderer at plasseringen av terminaler, arkiv og skriver er betryggende og i tråd med 4-9 i forskrift 11.desember 1998 nr om offentlige arkiv. Avsluttende merknader: Fylkesmannen har ingen bemerkninger til de prioriteringer kontoret foretar. Etter Fylkesmannens vurdering utfører familievernkontoret lovpålagte oppgaver etter gjeldende regelverk på de områdene som tilsynet omfattet. Utover dette har Fylkesmannen ingen ytterligere merknader til familievernkontorets arbeid. Oslo, 24.oktober 2014 Berit Roll Elgsaas Mary Jonassen Rapporten er sendt til: Homansbyen familievernkontor v/leder Yvonne Severinsen, Oscars gate 20, 0352 Oslo og Bufetat, Region Øst, Postboks 2233, 3103 Tønsberg