Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

Transkript

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med Familiekontora for Sunnfjord og Sogn Adressa til verksemda: Storehagen 1 B Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Dagleg leiar Liv Sæbø Samandrag Rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om familiekontoret tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Tema for tilsynet var journalføring og mekling. Tilsynet gjekk igjennom rutinar for oppretting av saker, oppbevaring og sletting av journal og protokoll. Vidare såg vi på om innhald og føring av journal er i samsvar med krav i forskrift. Vi fann ingen avvik. Dato: 28. november 2013 Astrid Tveit Hanne Sæbø revisjonsleiar revisor

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet... 6

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter revisjon ved Familiekontora for Sunnfjord og Sogn i perioden Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Ifølgje retningslinjer frå Barne- og likestillingsdepartementet datert skal det gjennomførast tilsynsbesøk kvart tredje år, eventuelt oftare om vi meiner dette er nødvendig. Departementet tilrår at tilsynet vert gjennomført etter metode for systemrevisjon. Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med familievernkontora, jf. lov om familievernkontorer 3 Tilsyn. Fylkesmannen fører tilsyn med virksomheten ved familievernkontorene i fylket. Fylkesmannen har rett til innsyn i nødvendige opplysninger i forbindelse med utøvelsen av tilsynet. Formålet med revisjonen er å vurdere om familievernkontora tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav i lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av Familiekontora for Sunnfjord og Sogn Familiekontora for Sunnfjord og Sogn vart slått saman til eitt kontor med felles dagleg leiar frå Ansvaret for familievernet er lagt til den regionale Barne,- Ungdoms- og Familieetaten (Bufetat) Vest med regionskontor i Bergen. Kontora har tilsett dagleg leiar i 100 % stilling og 4,55 årsverk for terapeutar. Vidare er det 1,8 årsverk for merkantilt personale fordelt i Førde og Sogndal. Ei merkantil stilling i 20 % er knytt til prosjektet «Hva med oss». Alle terapeutane er godkjente meklarar.

4 Dagleg leiar reiser frå Førde til Sogndal og deltek ved inntaksmøte og personalmøte. Kontora har også felles personalmøte med jamne mellomrom. Merkantilt personale samarbeider på den måten at telefonar kan takast av det andre kontoret ved fråvær. Merkantilt personale opprettar saksmappe, men terapeutane fører journalnotat sjølve. Kontora brukar elektronisk journal. Kontora har ikkje ventetid, men dei ligg lågt på statistikken for sak per terapeut. Kontora klarer likevel å oppfylle måltal frå Bufetat. Barns rett til å bli høyrde er ei intern satsing (prosjekt) for å bli betre til å ha samtale med barn. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel vart sendt ut Oversikt over dokument vi fekk tilsendt i forkant av tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Vi fekk tilsendt dokumentasjon Opningsmøte blei halde Intervju Fem personar blei intervjua. Sluttmøte blei halde Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta journalføring etter lov om familievernkontorer 11, jf. forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontor m.v. Kontora brukar elektronisk journal (FADO). Journalsaker og meklingssaker vert oppbevart separat. Det går fram av journal kven som har ført journalnotat. Tilsynet gjekk igjennom rutinar for oppretting av saker, oppbevaring og sletting av journal og protokoll. Vi såg vidare på om innhald og føring av journal og protokoll er i samsvar med krav i forskrift. 5. Funn Vi fann ingen avvik.

5 6. Regelverk LOV nr 62: Lov om familievernkontorer FOR nr 1763: Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv. FOR nr 1478: Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven 7. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå familiekontora som vart sendt til Fylkesmannen i samband med førebuing av tilsynet : Oversikt over tilsette per Oversikt over rapporteringskrav, Bufetat Tildelingsbrev til Bufdir, Virksomhetsplan for Bufetat region Vest for 2013 Taushetserklæring for ansatte ved familievernkontor Samtykkeerklæring ved oppheving av taushetsplikt/ utveksling av opplysningar Samtykkje til video og lyd-opptak Samtykkje til utlevering av journalopplysningar (1) Samtykkje til utlevering av journalopplysningar (2) Samtykkje til samtale med barn Prosedyre for sletting av journal for klientar som ikkje møter til 1. avtale Prosedyre for låsing av arkivskåp og dører Prosedyre ved inntak Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Standardbrev for innkalling til mekling Standardbrev for invitasjon til samtale ved familiekontoret Informasjonsskriv til foreldre; tilbod om samtale med barn Tilbakemeldingsskjema for foreldre Inntaksskjema for nye saker Inntaksskjema (protokoll) for meklingssaker Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Brev med varsel om tilsyn frå Fylkesmannen, Dokumentasjon frå Familiekontora til Fylkesmannen, E-post med dagsorden for tilsynet frå Fylkesmannen,

6 8. Deltakarar ved tilsynet Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Frode Schanke Eikum familieterapeut X X Anne Berit Yndestad merkantil konsulent X X Liv Sæbø dagleg leiar X X X Signy Amundsen psykologspesialist X X Anne Margrethe Svanøe psykologspesialist X X X Kristin Eimhjellen familieterapeut X Beathe Monica Solheim merkantil konsulent X X X Frå Fylkesmannen deltok: Astrid Tveit, rådgjevar, revisjonsleiar Hanne Sæbø, seksjonsleiar, revisor