1 av 6 Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi 11.1.2010 Møtereferat Til stede: Ingvald Strømmen, Harald Ellingsen, Jon Kleppe, Rolf Arne Kleiv (for Mai Britt Mørk), Jon H. Rismoen, Ole Ivar Sivertsen, Marit Støre Valen, Olav Bolland, Per Schjølberg, Geir Walsø og Erik Lund Dessuten møtte Line Husberg og Hege Lid. Forfall: Asbjørn Rolstadås, Svein N. Remseth, Karl Vincent Høiseth, Mai Britt Mørk, Anders Ulvestad, Åsa S. Hoem og Hilde Lysne Kopi til: Gjelder: Møte i IVT-fakultetets ledergruppe Møtetid: Mandag 11.1.2010 kl. 1015-1215 Møtested: Rom 268 i Geologen Signatur: EL Innledningsvis i møtet ble det gjennomført en presentasjonsrunde av hensyn til nyansatt instituttleder Geir Walsø. Han fikk anledning til å presentere seg selv før de øvrige gjorde det samme. Dekanus understreket deretter at strategiprosessen blir svært viktig utover våren. Instituttlederne ble også utfordret til kort å antyde hva som var de største utfordringene ved instituttet i 2010: BAT: Oppfølging av SFI-søknaden. Plassbehov i forbindelse med nyrekruttering og implementering av Fremtidens byggstudium. EPT: Etablering av FME og dekning av plassbehov til ESFRI og ECCSEL. IGB: Fornyingsprosesser knyttet til generasjonsskifte og oppfølging av Fremtidens bergstudium. IMT: Visjonsprosjektet den 3. bølgen. IPD: Nyansettelser. IPK: Administrativt apparat for å følge opp LØF-prosessen, økt studentmasse, nye ansettelser og arbeid med ny SFI-søknad. IPM: Gruppestrukturen ved instituttet. IPT: Nytilsetting og overlappbehov. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 6 + 47 73 59 45 01 postmottak@ivt.ntnu.no Gløshaugen Telefaks http://www.ivt.ntnu.no/ + 47 73 59 45 06 Tlf: + 47 73594509 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 IVT-L 1/10: REFERAT FRA MØTET 14.12.2009 Møtereferatet var utsendt på forhånd. Godkjent uten merknader. IVT-L 2/10: ORGANISERING AV NIVÅ 4 Dekanus viste til rektors bestilling og den diskusjonen som var i ledermøtet 14.12.09. Kun ett institutt har kommet med skriftlig innspill etter møtet. Dekanus trakk fram følgende hovedområder hvor nivå 4 kan eller bør ha en rolle: Sikring av medvirkning Gjennomføring av medarbeidersamtaler Faglig fellesskap for utvikling av faglige strategier Sikring av gjennomføring for ph.d.-kandidatene I den etterfølgende diskusjonen kom følgende fram: Nødvendig størrelse for å ha tilstrekkelig robusthet synes å være ca 10 faste vitenskapelige personer. Stipendiater etc. kommer i tillegg De administrative ressursene bør være knyttet til instituttnivået (nivå 3) Begrenset økonomisk råderett på nivå 4 Det er vanskelig å få en effektiv faggruppe dersom den faglige spredningen er for stor Faggruppene representerer en fare for å sementere tidligere organisatoriske enheter Uformelle grupper er etablert ved flere av instituttene Fakultetet utarbeider innen 15.1.10 et notat til rektor på grunnlag av de innspillene som er kommet. For øvrig behandles temaet i samsvar med fakultetets handlingsplan. IVT-L 3/10: STRATEGIPLAN 2011-2015. VIDERE PROSESS Dekanus understreket betydningen av en god strategiprosess utover våren. Det er lagt opp til en bottom up prosess hvor instituttene innen 20.2.10 skal komme med innspill til fakultetets handlingsplan innen de forskning, utdanning, formidling og organisasjon. Saken skal diskuteres på nytt i ledermøtet 1.3.10 og i ledersamlingen 16.-17.3.10. Tanken er at fakultetsstyret skal fatte vedtak om den endelige strategiplanen 1.6.10. Dekanus trakk fram følgende punkter som han mener vil være sentrale i den nye strategiplanen innen de utpekte områdene:
3 av 6 Forskning Vurdere behovet for nye fagplaner. I denne sammenheng ble det også presentert en skisse til ny forskningsplan for fakultetet. Det forutsettes at slike fagplaner utvikles på tvers av instituttgrensene og gjerne koblet opp mot TSO Vurdere og eventuelt forberede søknader om nye SFF Økt EU-innsats Videreutvikling av eksellense Utdanning Bedre utdanningskvalitet blant annet gjennom prosjektene fremtidens studier i. Laboratorie- og forskningsbasert utdanning Utvikling av internasjonalt samarbeid Organisasjon Utvikling av strategiske personalplaner for fagområdene Likestilling Samspillet med eksterne aktører (for eksempel gjennom næringslivsringer) IVT-L 4/10: HANDLINGSPLAN 2010. OPPFØLGING Dekanus understreket at den vedtatte handlingsplanen for 2010 ikke er altomfattende, men at den omfatter 9 sentrale kulepunkter. En rekke andre forhold betraktes som en del av den løpende aktiviteten. Også for disse aktivitetene er det til dels stilt klare mål til resultater. I oppfølgingen av handlingsplanen vil komiteene ha en sentral plass som et oppfølgende og saksforberedende organ for dekanus. Det er ønskelig at de enkelte komiteen jevnlig presenterer framdriften i ledermøtene. Også fakultetsstyret og sentraladministrasjonen ved NTNU vil følge opp framdriften og oppnådde resultater. IVT-L 5/10: ALLMØTER OG STYRINGSDIALOG MED INSTITUTTENE. GJENNOMFØRINGSPLAN Dekanus presenterte gjennomføringsplanen for de forestående allmøtene og styringsdialogene med instituttene. Følgende skisse til program for møtene ble presentert: Del 1: Allmøte (Deltagere: Flest mulig av de instituttansatte) Dekanus: Status og utfordringer Instituttleder: Instituttets utfordringer og oppfølging av handlingsplanen Diskusjon i allmøte
4 av 6 Del 2: Styringsdialog (Deltagere: Instituttledelsen + evt. studieprogramleder, dekanatet og referent) Utfordringer og handlingsplan Instituttets måltall Oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen IVT-L 6/10: POPULÆRVITENSKAPELIG FORMIDLING I 2010 Dekanus presenterte ideen om en populærvitenskapelig foredragsserie. Ideen ble godt mottatt i ledergruppen, og flere fagmiljøer synes å ha materiale for slike presentasjoner klart allerede. Tiltaket vil kunne gi bra PR for fagmiljøene og fakultetet. Det var enighet i ledergruppen om at materialet og foredragene denne gang må være på norsk. Det er naturlig at Christine Sæthre koordinerer dette opplegget. IVT-L 7/10: SAMLING 19.1. OM SINTEF-SAMARBEIDET Dekanus og Erik Lund presenterte bakgrunnen og opplegget for det lederseminaret som er planlagt tirsdag 19.1.10. Et viktig grunnlag er den nye rammeavtalen mellom NTNU og SINTEF og styrets vedtak om at de økonomiske relasjonene normalt skal være institusjonelt. Aktuelle deltagere er instituttlederne, dekanatet og organisasjons- og budsjettkomiteen. Opplegget for seminaret er tenkt slik: 1. Dekanus innleder med å beskrive en del sentrale problemstillinger 2. Fakultetsdirektøren gir en oversikt over eksisterende ordninger samt resultatet fra det tidligere utvalget 3. Fire instituttledere får oppgaven med å innlede på hvert sitt av fire valgte problemstillinger Aktuelle problemstillinger som er satt opp er i utgangspunktet følgende: 1. Gjennomfør en SWOT-analyse sett fra instituttets synsvinkel (Innleder: Olav Bolland) 2. Hva slags organisatoriske modeller trenger vi i samvirket med SINTEF for å oppnå ett tett strategisk samarbeid og samtidig håndtere oppdrag? (Innleder: Karl Vincent Høiseth) 3. Hva slags prinsipper bør vi ha for honorering av de som deltar i SINTEF-samarbeidet? Hvilke regler skal gjelde for fordeling av de inntekter som skapes. Hvordan skal vi håndtere den formelle prosessen rundt oppdrag og rådgivning (inklusive prosjektsalg) overfor SINTEF? (Innleder: Harald Ellingsen) 4. Hva slags overgangsordninger trenger vi? (Innleder: Per Schjølberg) Disse problemstillingene er så tenkt fulgt opp gjennom gruppearbeider med etterfølgende presentasjon fra gruppene og plenumsdiskusjon. Hensikten med seminaret og den videre prosessen er å komme fram til ordninger som gir best mulig resultat for NTNU. I så måte vil det være aktuelt også å trekke inn forholdet til andre eksterne samarbeidspartnere.
5 av 6 IVT-L 8/10: VIKTIGE HENDELSER I 2009. INNSPILL TIL BLÅBOKA Erik Lund etterlyste tips om betydningsfulle hendelser i 2009 som fortjener å bli trukket fram i blåboka. Følgende ble nevnt: Fremtidens byggstudium Eco-marathon 2009 Rapportene fra rasutredningene for Løsberga (Steinkjer) og Kattmarka (Namsos) Flere understreket ønsket om å få fram mer faglige aktiviteter i denne sammenheng. IVT-L 9/09: ORIENTERINGSSAKER A Dekanmøte (Dokumenter til dekanmøtene i 2010 finnes i ephorte under sak 2010/83) Dekanus orienterte om aktuelle saker for dagens dekanmøte: Den 3. bølgen (visjonsprosjektet for det marine området ved NTNU og Marintek) EU handlingsplan 2010 EU Code and Charter Dekanus mente at EU-sakene var godt beskrevet, men han vil stille spørsmål om prosessen og forankringen ved utarbeidelsen av dem. B Møte med DnV 12.1. Dekanus orienterte om at det skal være statusmøte for oppfølging av samarbeidet med DnV 12.1.10. I dette inngår studentaktiviteter, historieskriving og oppfølging av Marin teknologi og Arktisk teknologi. Dekanus er interessert i innspill med tanke på nye samarbeidsaktiviteter som kan legges inn i avtalen. Instituttene ble her invitert til å komme med kreative innspill. Sikkerhet ble da nevnt som et aktuelt område for IPK. Eventuelt A Arbeidsmiljøundersøkelsen 2009 De instituttvise resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen høsten 2009 vil bli klar i løpet av ca 1 uke. Resultatene vil da bli sendt til de enkelte instituttene. Det vil bli en presentasjon av resultatene i ledermøtet 1.2.10.
6 av 6 B SO-pott 2010 Erik Lund understreket at Organisasjonskomiteen snart ville komme opp med et forslag til hvordan fakultetets interne SO-pott for 2010 kan benyttes. Neste møte i ledergruppen er fastsatt til mandag 1. februar kl. 1015-1200