IVT-L 1/06: REFERAT FRA MØTET Møtereferatet var utsendt på forhånd. Ingen merknader.

Transkript

1 NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Møtereferat Til stede: Ingvald Strømmen, Marvin Rausand, Øystein Vennesland, Stig Berge, Asbjørn Hovd, Johan E. Hustad, Jon Kleppe, Terje Malvik, Svein N. Remseth, Asbjørn Rolstadås, Johannes Sigurjonsson, Sigurd Støren, Helge Brattebø, Sindre Balas, Åge Halvorsen, Anne Rossvoll og Erik Lund. Dessuten møtte Torbjørn Digernes, Julie Feilberg, Astrid Lægreid, Per Ivar Maudal, Thor Bjørn Arlov og Lise Sagdahl Forfall: Kopi til: Gjelder: IVT-FAKULTETETS LEDERGRUPPE Møtetid: Mandag kl Møtested: Rom 268, Geologen Referent: Erik Lund Dato: Signatur: Arkiv: Sak 3/06 ble diskutert først i møtet IVT-L 1/06: REFERAT FRA MØTET Møtereferatet var utsendt på forhånd. Ingen merknader. IVT-L 2/06: ORIENTERINGSSAKER A. Dekanmøtesaker Dekanus orienterte om aktuelle saker på siste dekanmøte. Han la særlig vekt på den systematiske kvalitetssikringen som nå skal igangsettes. Opplæring i systemet ble etterlyst. Rektor er åpen for tilbakemeldinger med hensyn til virkningene av inntekstfordelingsmodellen. I denne sammenheng kan også styringsparametrene kommenteres. B. Utdanningskomiteen Øystein Vennesland understreket at kvalitetssikringssystemet vil bli en viktig sak i neste møte i studieprogramledergruppa i tillegg til arbeidet med oppfølging av strategiplanen og utvikling av handlingsplanen. C. Forskningskomiteen Marvin Rausand fortalte at arbeidet med fagplanen etter NFR-evalueringen skal være ferdig i løpet av januar. Dessuten understreket han behovet for at publisering blir rapportert til Frida innen 20. januar. Det er også viktig at registreringen gjøres riktig. Det viser seg at svært mye blir glemt eller lagt inn feil. Feilregistreringer er særlig hyppige når det gjelder konferansebidrag. Postadresse Telefon Besøksadresse Side 1 av 5 NO-7491 Trondheim Telefaks Høgskoleringen 6

2 D. Lederopplæring Det ble minnet om lederopplæringen (modul 2) som skal gjennomføres med IVT-fakultetets ledergruppe 9. og 10. februar på Bårdshaug. Det forventes at alle instituttlederne og dekanatet deltar her. Nærmere program vil komme senere. E. Medarbeidersamtaler Dekanus vil gjennomføre medarbeidersamtaler med alle instituttlederne i perioden I neste ledermøte vil innholdet i samtalene bli nærmere diskutert, og det vil bli avklart hvem som forventes å ha medarbeidersamtale med hvem. IVT-L 3/06: STRATEGIUTVIKLINGSARBEIDET VED NTNU. DIALOGMØTE MED REKTORATET Fra sentraladministrasjonen ved NTNU stilte rektor, de to prorektorene, universitetsdirektøren samt Lise Sagdahl og Thor Bjørn Arlov i forbindelse med denne saken. Innledninger Det ble først en kort presentasjonsrunde før dekanus ga en presentasjon av IVT-fakultetet gjennom en del faktaopplysninger samt at han viste hvordan fakultetet nå arbeider med å utvikle handlingsplaner i tilknytning til fakultetets strategiplan. Et godt grunnlag for dette arbeidet er skaffet fram gjennom fakultetsledelsens besøksrunde til instituttene i novemberdesember samt fakultetets strategisamling på Hell i begynnelsen av desember De ulike komiteene ved fakultetet er utfordret med tanke på å presentere sine handlingsplaner for ledergruppen i løpet av våren. Handlingsplanene skal vedtas i løpet av første halvår Rektoratet fortalte deretter om den forestående strategirevisjonen. Det ble understreket at man denne gang ikke skal ha noen ny strategirunde med start fra scratch, men at det nå vil bli fokus på å operasjonalisere det som ligger i NTNUs strategiplan og ambisjonene om å bli blant Europas 10 beste universiteter innenfor hovedprofilen innen Det blir derfor fokus på handling og målstyring. Det er sentralt etablert en strategigruppe ledet av Astrid Lægreid og med Thor Bjørn Arlov som sekretær. Gruppen skal legge fram sitt produkt for Styret i august. Etter dette ser man for seg at man får på plass et målstyringssystem som kan implementeres utover høsten og være operativt fra Når det gjelder spørsmålet om samlokalisering, skal det framlegges et foreløpig beslutningsunderlag til 1. mars. Dette materialet skal så legges ut på intern høring hvoretter det skal legges fram et samlet beslutningsunderlag for Styret til 11. mai. Dersom man kommer til at prosessen skal føres videre må sannsynligvis saken også opp i Stortinget. I løpet av 2006 skal stabsavdelingene evalueres med tanke på å komme fram til rolleavklaringer og hvilke arbeidsprosesser som det skal legges opp til for å få en mest mulig effektiv organisasjon. Det tas sikte på å innføre et system med reell internleie med virkning fra Dette betyr i så fall at en eventuell frigjøring av arealer kan medføre frigjøring av økonomiske ressurser. Astrid Lægreid gikk så nærmere inn på det som ligger i strategiprosjektet NTNU 2020 hvor visjonen er at NTNU skal bli internasjonalt fremragende. Strategiske målstyringsprosesser Side 2 av 5

3 skal utvikles til høsten 2006, og det ble vist eksempler på mulig tilnærming i denne prosessen fra DMF. I strategiprosessen er det viktig at å finne ut hvor våre fagmiljøer eventuelt er unike. Disse områdene må så utvikles med gode støttesystemer. Utfordringene kan være knyttet til for eksempel kvalitet og SINTEF-samarbeid. Dette vil være aktuelle temaer til diskusjon under Røros-seminaret i slutten av januar. Før møtet gikk over i en ren diskusjonsfase presenterte Marvin Rausand noen hovedpunkter innen forskningskomiteens arbeid. Et aktuelt tema her er en avklaring av hva vi trenger for å være godt nok rustet i relasjon til EUs 7. rammeprogram. Tilsvarende presenterte Øystein Vennesland hovedpunktene som utdanningskomiteen nå er opptatt av, og som er kommet opp gjennom møtene med instituttene. Anne Rossvold avsluttet denne runden med å beskrive status innenfor arbeidet med organisasjonsutvikling og verdigrunnlag hvor aktuelle stikkord er eldrebølgen, det å bry seg og det å jobbe sammen. Diskusjon og synspunkter Etter disse innledningene ble ordet gitt fritt, og ledergruppens medlemmer ble oppfordret til å komme med kommentarer til det videre strategiarbeidet og tanker om valg av styringsparametere. Følgende kulepunkter representerer et knippe av de synspunkter som fremkom: Det ble konstatert en positiv holdning til at rektoratet kontakter fakultetenes ledergrupper på denne måten. Hva skaper kvalitet, og hvorfor faller vi på den internasjonale rankingen? Det å være blant de 10 beste betyr blant annet at vi må være attraktive for internasjonale studenter. Vi har for lite fokus på de nye mulighetene og er svært opphengt i å videreføre det som allerede er etablert. Materialteknologi, og særlig nanoteknologien, må få en helt annen fokus! Folk må brukes til det de er gode til for å ivareta mangfoldet. En stram felles mal for målstyring av enkeltindivider er derfor ikke å anbefale. Flere opplever problemer i samarbeidet med Internasjonal seksjon. Dette må avklares for at man skal komme fram internasjonalt. Miljøene trenger fokus på større langsiktige forskningsprogrammer. NTNU har et bra sentralt støtteapparat som kan hjelpe fagmiljøene ved internasjonal virksomhet (særlig med tanke på EU-finansiert forskning). Vi må få inn systemer som gir bedre kvalitetssikring ved tilsetting av nye medarbeidere. Mer tid til forskning betyr mindre tid til undervisning. Organisasjonen må gjøres mer styringseffektiv. Overgang til mer teamarbeid krever endringer i kontorløsningene for å oppnå gode arbeidsmiljøer. De mange endringene i støttesystemene har slitt sterkt på de ansatte - spesielt i administrative stillinger. Det er behov for spissing av visse fagområder ut fra nasjonale behov selv om kandidatbehovet er beskjedent. Det er en sammenheng mellom kvalitet og tilgjengelige ressurser, og de budsjettrammer vi nå har, gir ingen mulighet for å heve kvaliteten. Side 3 av 5

4 Det er et klart behov for omstillinger, men hvilke krav skal vi egentlig stille til de ansatte. Årets budsjettramme er så liten at effekten av styringsparametrene elimineres. Miljøer som burde gis god uttelling for sin produksjon, kan ikke gis dette uten at det blir uholdbart for andre fagmiljøer. Vi trenger et mangfold av relevante utdanninger. Vi må ha bedre innblikk i fordelingsmodellen da detaljene i dag er for utilgjengelige. Det er viktig at vi er synlige internasjonalt, men vi må også være godt synlige nasjonalt. Vi må sette oss i førersetet og trekke de andre universitetene med oss innen våre fagområder. Vi må legge mer vekt på å skape identitet for våre studenter. Samlokalisering I siste del av møtet ble spørsmålet om eventuell samlokalisering tatt opp til diskusjon. Innledningsvis redegjorde rektor for prosessen. Når det gjelder effektene av en eventuell samlokalisering, mener rektor at de mange flytteprosessene som da blir aktuelle, gir store muligheter for revurdering av etablerte konstellasjoner, og betydelige ressurser kan frigjøres. Rektor ba om innspill, og han antydet at rektoratet ville komme tilbake for å følge opp diskusjonen i mars. Det kom fram en rekke kommentarer i denne sammenheng: Det er viktig at man har bevissthet rundt hva som gir kvalitet når eventuell samlokalisering skal vurderes. Hvordan skal arealene utnyttes best mulig? Jobbing i prosjekter må være mulig. Undervisning i laboratoriene er vesentlig. Samlokalisering hjelper ikke dersom det ikke er grunnlag for og vilje til samarbeid. Samlokalisering er eventuelt et middel ikke et mål. Fysisk avstand er ikke avgjørende for om samarbeid lar seg gjennomføre. Samlokaliseringsdiskusjonene og eventuelle flytteprosesser tar tid fra primærvirksomheten. Er det verd pengene? Det synes foreløpig få synergimuligheter mot Dragvoll-miljøene. Det er viktig at vi legger forholdene til rette for god studentrekruttering. Samarbeidet innen NTNU må kunne tilpasses de vekslende utdanningsbehovene. Nærhet til samarbeidende SINTEF-miljøer er viktigere enn samlokalisering med resten av NTNU. Universitetet er en del av byen og samfunnet, og vi må også lytte til hva våre omgivelser signaliserer. Det vil bli mer studentaktivitet ved hele universitetet dersom det blir en sentrumsnær samlokalisering. Det marine miljøet vil for alltid bli boende på Tyholt, og det vil derfor aldri bli en del av samlokaliseringen. Oppsummering I sin oppsummering understreket dekanus at det var hyggelig å få besøk av rektoratet. Han understreket at IVT-fakultetets strategiprosess synes å være i god harmoni med den sentrale strategirevisjonen. De fleste av de oppsatte styringsparametrene synes ok med unntak av definisjonen av gjennomstrømning hvor IVT heller vil vektlegge det å følge opp studentene Side 4 av 5

5 slik at de ikke slutter. Han understreket også at kraften i styringsparametrene er avhengig av tilstrekkelige ressurser til oppfølging. Når det gjelder samlokaliseringsspørsmålet, må man vektlegge hensynet til kvalitet og faglige synergier. Koblingen mot ingeniørhøgskolene må vies spesiell oppmerksomhet. Rektoratet understreket i sin oppsummering at det må benyttes ulike fordelingsmodeller for fordelingen av rammebevilgningen på alle nivåer. Det vil også bli vurdert om enkelte fagmiljøer må fredes for omfattende budsjettkutt ut fra klare nasjonale roller. Videre ble det understreket at nanoteknologi er et område som vi må gi økt fokus i tiden framover. Vi ble utfordret med tanke på å utvikle felles doktorgradsprogrammer for å øke internasjonal rekruttering. Rekrutteringsinnsatsen må økes. Det er nå på plass et opplegg for å kunne starte Alumni. Rektoratet har intensjoner om å besøke fakultetene 1-2 ganger per år. IVT-L 4/06: BUDSJETT 2006 Det var på forhånd utsendt et budsjettnotat (datert ) vedlagt diverse Excel-ark som viser hvordan budsjettet er fordelt mellom ulike fellesposter og instituttildelinger. Fellespostene er satt opp etter samme mønster som for 2005, men viser en viss økning. Dette skyldes først og fremst at lønn til dekanus nå dekkes ved fakultetsadministrasjonen, og at en del flere datalisenser nå tenkes dekket på fellesregning for fakultetet. Når det gjelder instituttenes rammer, så er det denne gang forsøkt utregnet med basis i NTNUs sentrale inntektsfordelingsmodell (IFM). Etter anbefaling fra budsjettkomiteen er det også trukket inn 50 % av lønnsmidlene for en del ubesatte vitenskapelige stillinger. En del av disse midlene er holdt tilbake ved fakultetet, mens resten er fordelt ut som en del av den totale rammetildelingen. Denne fordelingen gir naturlig nok til dels store utslag for de ulike fagmiljøene, og for å sikre at alle instituttene har midler til å dekke sine lønnskostnader samt litt til drift og investeringer, så er beregningene lukket ved å innføre maksimalgrenser for endringene i forhold til budsjettet. Maksimale endringer er i utgangspunktet satt til +/- 3 %. Gjennom den endelige lukkingen blir utslagene i realiteten mellom +2 % og -4 %. På grunn av denne lukkingen får det i realiteten ingen reelle økonomiske konsekvenser for de instituttene som har fått trukket inn deler av sine lønnsmidler. Ledergruppen syntes å akseptere det framlagte som grunnlag for fordelingen av rammen. Budsjettkomiteen vil fortsette arbeidet med å utvikle beregningsgrunnlaget og modellen i tiden framover med tanke på å få fram en endelig modell for Neste møte mandag 16. januar kl Side 5 av 5