Rapport om MTM høst 2009 medarbeider-tilfredshets-monitorering

Rapport om MTM høst 2009 medarbeider-tilfredshets-monitorering 1. Hensikt med rapport... 2 2. MTM og HMS-arbeidet... 2 3. De viktigste resultater og anbefalinger... 2 3.1. Resultatene og HiST-tiltak... 2 3.2. Ivaretar MTM-opplegget HiST sine forpliktelser?... 3 3.2.1. Er MTM en god metode for å ivareta HiST sitt ansvar for utvikling av psykososiale arbeidsmiljøet?... 3 3.2.2. Opplevde alle tilsatte MTM-opplegget?... 3 3.2.3. Bør vi fortsette med MTM-opplegget?... 3 4. Verktøyet, organiseringen av arbeidet og gjennomføring av opplegget... 4 4.1. Verktøyet MTM... 4 4.2. Organisering av MTM-arbeidet... 4 4.3. Gjennomføringen av MTM-undersøkelsen... 5 4.3.1. Mål med gjennomføringen... 5 4.3.2. Forarbeid... 5 4.3.3. Spørreundersøkelsen... 5 4.3.4. Svarrapporter til enhetene... 6 4.4. Tilbakemeldingsmøtene... 7 5. Oppfølging framover av MTMh09... 7 6. Momenter og anbefalinger om MTM-opplegget... 7 6.1. MTM-oppleggets plass i HMS-arbeidet... 7 6.2. Enhetsnivået kontra HiST-nivået... 7 6.3. Undersøkelsens ledelsesdimensjon... 8 6.4. MTM-spørsmålenes generelle karakter... 8 6.5. Egendefinerte spørsmål... 9 6.6. Det praktiske opplegget og framdrift... 10 7. Vedleggsliste... 10 7.1. vedlegg 1 MTMh09 HiST hovedrapport... 10 7.2. vedlegg 2 MTMh09 enhetsorganisering... 10 7.3. vedlegg 3 MTMh09 Tilbakemeldingsmøte - mal... 10 7.4. vedlegg 4 MTMh09 Rapporter fra avdelingene og seksjonene... 10 HiST/SPO april 2010

1. Hensikt med rapport Hensikten med denne rapport er å beskrive gjennomføringen av den psykososiale arbeidsmiljøundersøkelsen høsten 2009, og oppfølgingen av denne. Rapporten vedlegg inneholder også resultatene aggregert til HiST-nivå, rapportene fra avdelingene/seksjonene om prosessen, gjennomgående resultater og kommentarer. I tillegg er noen resultater, momenter og anbefalinger drøftet. Det er ikke denne rapports hensikt å gjøre en fullverdig analyse av resultatene og på det grunnlag foreslå HiST-overgripende tiltak. MTMh09 er konsentrert om bevaring/forbedring/tiltak på det laveste organisasjonsnivå, slik at det er unaturlig å aggregere og generalisere. 2. MTM og HMS-arbeidet MTM-undersøkelsen og påfølgende tilbakemeldingsmøter er en del av høgskolens HMSarbeid (se HMS-rapporten), og rettet mot å videreutvikle det psykososiale arbeidsmiljøet i relasjon til de tilsatte og deres nærmeste leder. MTM sitt fokus er enhetene på laveste organisasjonsnivå og ikke rettet mot avdelings-, seksjons- eller HiST-nivået. MTM er heller ikke en lederevaluering. HiST gjennomførte sin første psykososiale arbeidsmiljøundersøkelse ved hjelp av MTMverktøyet i 2007. Det ble da bestemt at denne undersøkelsen skulle repeteres hvert annet år. 3. De viktigste resultater og anbefalinger 3.1. Resultatene og HiST-tiltak MTM-oppleggets viktigste resultat er de oversikter over bevarings- og forbedringsområder, samt tiltakslister, den enkelte leder på laveste organisasjonsnivå har fått tilgjengelig. En oppfølging og implementering av disse tiltaksplanene vil utvikle det psykososiale arbeidsmiljøet i en positiv retning. De tilsattes opplevelse av en deltakende og inkluderende MTM-prosess er i seg selv verdigfull. Siden de enkelte tiltakslister er rettet mot de lokale forhold, er det unaturlig å aggregere dem til et høyere organisasjonsnivå. I sine tilbakemeldinger har derimot avdelingene og seksjonene pekt i sine aktivitetsrapporter på noen gjennomgående bevarings- og forbedringsområder (se vedlegg 4 for detaljer). Tilbakemeldingene fra avdelingene og seksjonene er ikke en oppsummering av alle tiltakslister i avdelingene/seksjonene. I avdelingene og seksjonene sine tilbakemeldinger pekes det på følgende fellestrekk: Positive utfordringer i arbeidet, egenkontroll over arbeidet, medbestemmelse og sosial støtte nevnes som gjennomgående bevaringsområder, mens engasjement i organisasjonen og bedre sosial støtte nevnes som forbedringsområder. Avdelingene nevner i tillegg bedre administrativ støtte, nye undervisningsformer, FoU-satsning og bedre ledelse som forbedringsområder, mens seksjonene nevner rolleavklaring, bedre samhandling, kultur og bedre ledelse. HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 2 av 10

Betyr dette at det bør utarbeides og iverksettes spesielle felles tiltak for hele HiST for å oppnå et bedre psykososialt arbeidsmiljø? Direkte HiST-normerte tiltak med dette som hovedmål vurderes som lite aktuelle, men HiST ønsker at det psykososiale arbeidsmiljø er med i vurderingen på alle nivå når beslutninger tas og aktiviteter og prosesser iverksettes. Det psykososiale arbeidsmiljø hører naturlig med som tema i lederopplæring. 3.2. Ivaretar MTM-opplegget HiST sine forpliktelser? 3.2.1. Er MTM en god metode for å ivareta HiST sitt ansvar for utvikling av psykososiale arbeidsmiljøet? HiST er forpliktet til å ivareta og videreutvikle arbeidsmiljøet, så spørsmålet blir om alternative former kan gjøre det på minst like god måte som MTM-opplegget. Det er to grunnleggende former denne forpliktelse kan ivaretas gjennom, enten via et felles opplegg for hele høgskolen eller gjennom at ledere selv ivaretar forpliktelsen som en del av sitt lederansvar. Hvis hver leder iverksetter sitt eget opplegg kan oppleggene bedre skreddersys til den enkelte enhets behov, men tilsatte i høgskolen vil oppleve større forskjeller enheter i mellom. Et felles opplegg vil ivareta alle tilsatte på samme måte. Antakelig bør HiST satse noe på begge former, da det er viktig å presisere at et felles opplegg hvert annet år ikke eliminerer behovet og forpliktelsen for at enhver leder å fortløpende ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet. Et fast MTM-tidspunkt er mer et tidspunkt hvor det psykososiale arbeidsmiljø spesielt settes på agendaen. 3.2.2. Opplevde alle tilsatte MTM-opplegget? Det har vært en stor aktivitet med gjennomføring av mange tilbakemeldingsmøter, hvor nesten samtlige enheter på laveste nivå har gjennomført sitt møte. Unntakene er for noen små grupperinger hvor svarantallet var så lavt at egen svarrapport ikke ble laget. Vårt mål, både denne gang og for framtiden, er at alle enheter skal gjennomføre tilbakemeldingsmøte, da diskusjonen i og resultatet av disse møtene er det som vil bidra til utvikling av arbeidsmiljøet. De enheter som ikke har fått generert svarrapport anbefales å benytte svarrapport for enhet på organisasjonsnivået over. Konklusjonen er at de tilsatte ved HiST gjennomgående har fått anledning til å delta i tilbakemeldingsmøter og derigjennom påvirket tiltakslistene for bevaring og bedring av sitt psykososiale arbeidsmiljø. Selve deltakelsen i møtene er noe varierende, men god. 3.2.3. Bør vi fortsette med MTM-opplegget? Anbefalingen er at HiST forsetter å gjennomføre et tilsvarende opplegg som MTMh09 hvert annet år, i tillegg til ledernes fortløpende arbeid med arbeidsmiljøet. HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 3 av 10

4. Verktøyet, organiseringen av arbeidet og gjennomføring av opplegget 4.1. Verktøyet MTM Verktøyet er utviklet av Makesense (www.makesense.no), og anskaffet via Hjelp24 (www.hjelp24.no) Gjennomføringen av MTM skjer hvert annet år, første gang var i 2007, og består av følgende: Alle tilsatte svarer på en elektronisk undersøkelse angående det psykososiale arbeidsmiljøet. Hver leder presenterer resultatene for sin enhet, og gjennom en diskusjon med de tilsatte definerer bevarings- og forbedringsområder og tiltakslister for disse (tilbakemeldingsmøtene) Iverksetting av tiltakene er deretter ledernes ansvar. Undersøkelsen bygger på QPS Nordic (General Nordic Quenstionnaire for Psychological and Sosial Factors at Work). QPS Nordic er utviklet i perioden 1994-2000 som et nordisk forskningsprosjekt iverksatt av Nordisk Ministerråd, med forskere fra Danmark, Finland, Sverige og Norge. Forskningsprosjektet både utviklet spørreskjemaet og gjennomførte en grundig test av det. MTM består av et utvalg av tema, indekser og spørsmål fra QPS Nordic. Utvalget har mest fokus på individ, oppgave og gruppenivået, og mindre fokus på organisasjonsnivået. Med andre ord hvordan den enkelte tilsatte opplever sin nære arbeidssituasjon, og ikke så mye om hvordan organisasjonen totalt fungerer. I MTM-undersøkelsen spørres det om det psykososiale arbeidsmiljøet gjennom temaene jobbkrav, rolleforventninger, kontroll i arbeidet, utfordringer i arbeidet, sosiale samspill, forholdet til din leder, arbeidsglede, engasjement, mestring og utmattelse. I tillegg la HiST til egendefinerte spørsmål om styringskvalitet (sentral og avdeling/seksjons ledelse), behov for endring av faglig styring / forskningsadministrasjon / administrative rutiner, samt et fritt kommentarfelt. For nærmere beskrivelse av MTM ved HiST se ansattportalen: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=29987 4.2. Organisering av MTM-arbeidet Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling (SPO) er ansvarlig for gjennomføringen av opplegget. I tillegg til sentral SPO-medarbeider, har hver avdeling/seksjon hatt en egen MTM-medarbeider som ressurs i arbeidet. MTM-medarbeiderene er Gunnhild Oftedal AFT, Erik Lunde AHS, Siri Wære Lien AITeL, Sigmund Grimstad ALT, Arve Sletten ASP, Greta Aasen TØH, Hege B. Jacobsen SFS og Børre Melsom SPO/SØR. Børre Melsom har vært SPO sentrale saksbehandler. Hovedverneombud og verneombudene har blitt invitert med i prosessen. Deres deltakelse har vært i samråd med den enkelte leder og de tilsatte. Opplegget har vært behandlet i IDF-møte med tjenestemannsorganisasjonene og i ledermøtet. HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 4 av 10

4.3. Gjennomføringen av MTM-undersøkelsen 4.3.1. Mål med gjennomføringen Fra start av var oppleggets hovedmål å iverksette tiltak for å bedre arbeidsmiljøet, ikke å være en ren undersøkelse av status. Det ble derfor tidlig fokusert på at opplegget var mer enn en klassisk spørreundersøkelse med etterfølgende analyse av resultatet, ved at oppfølgingsarbeidet ved hver enhet gjennom tilbakemeldingsmøter og tiltakslister var primærmålet med MTM-undersøkelsen. 4.3.2. Forarbeid Forarbeidet var konsentrert om fastsetting av tidsplan, egendefinerte spørsmål, opplærings av MTM-medarbeidere, utarbeidelse av detaljert inndeling i enheter og hvem som tilhører hvilken enhet. I tilegg ble informasjon om undersøkelsen lagt ut på ansattportalen (https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=29987 ) Tidsplanen var i hovedsak: Oktober 2009: Forarbeid 09.11.09 27.11.09: Svar på den elektroniske undersøkelsen 07-12-09 18.12.09: Rapporter over svarfordelinger etc. distribueres til lederne Januar februar 2010: Gjennomføring av tilbakemeldingsmøter ved enhetene. Ekstra spørsmål (HiST-bestemte spørsmål) ble debattert i ledermøtet og besluttet. For nærmere detaljer om spørsmålene, se Vedlegg 1 MTMh09 HiST hovedrapport Forut for undersøkelsen i 2007 fikk MTM-medarbeiderne en grundig opplæring i MTMmetoden av Hjelp24, som gjennomførte et oppfriskningskurs med årets MTM-medarbeidere. Et tema i spørreundersøkelsen er om ledelse. Når spørsmålene om ledelse skal besvares vises navn på leder som opplysning til den tilsatte. Det naturlige er at hver tilsatt opplever ledernavnet er den som har personalansvaret for vedkommende. Regelen for inndeling i enheter ble derfor, som i 2007, at HiST måtte deles inn i henhold til ledere med personalansvar på laveste nivå, noe som resulterte i totalt 68 enheter på dette nivå. Denne organisatoriske inndelingen er også fulgt i tilbakemeldingsmøtene se vedlegg 2 MTMh09 enhetsorganisering En slik organisatorisk inndeling setter fokus på det nære arbeidsmiljøet og ikke organisasjonen som helhet. 4.3.3. Spørreundersøkelsen Spørreskjemaet inneholdt totalt 58 standard spørsmål pluss 5 egendefinerte spørsmål, og ble sendt ut til alle med et tilsattforhold til HiST, totalt 779 tilsatte. HiST ønsket denne gang ikke å ekskludere noen, så både faste og midlertidige tilsatte, for eksempel prof II og midlertidige vikarer, fikk spørreskjemaet. I 2007 fikk i hovedsak faste tilsatte skjemaet. Totalt svarte 519 personer, så svarprosenten ble 65,9%. Mellom avdelinger/seksjoner varierer denne noe: HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 5 av 10

AFT 71 % AHS 62 % AITeL 77 % ALT 68 % ASP 63 % TØH 47 % SFS 76 % SPO 75 % SØR 50 % I 2007 var svarprosenten 76%. Hovedårsaken til nedgangen i svarprosent er antakelig at vi i 2009 inkluderte alle midlertidige tilsatte, som erfaringsmessig har en lav svarprosent. Nedenstående tabell gir et justert sammenlikningsgrunnlag for 2007 og 2009: 2007 2009 Antall utsendte skjema 708 779 Anttal besvarte skjema 538 513 Svarprosent 76,0 % 65,9 % Antall årsverk (DBH) 701,3 685,6 Antalll utsendte skjema pr. årsverk 1,0096 1,1362 Svarprosent i forhold til årsverk 76,7 % 74,8 % Det er viktig for HiST at undersøkelsen er anonym, og oppleves som det. Anonymitet for svarskjemaene ble ivaretatt gjennom: Når en tilsatt svarer på en undersøkelse i MakeSense avmerkes det at personen har svart, men det lagres ingen knytting mellom persondata og den tilsattes (respondentens) svarskjema i databasen. Svarskjema knyttes kun opp mot organisasjonsdel. Saksbehandler som administrerer undersøkelsen får kun en oversikt over hvilke koder (hver tilsatt automatisk tildeles en kode) som er knyttet til de ulike organisasjonsenheter, ikke hvilken kode den enkelte respondent er tildelt. 4.3.4. Svarrapporter til enhetene I denne fasen i opplegget genererte SPO sentralt, ved hjelp av verktøyet, svarrapporter til alle enhetene. I tillegg ble det laget aggregerte rapporter på faglig/administrativ del av avdelingene, hovedinndelingen i hver seksjon, for avdelingene og seksjonene og for HiST totalt. Som eksempel på en rapport, se vedlegg 1 MTMh09 HiST hovedrapport De enkelte rapportene for enhetene ble distribuert til hver leder, enten direkte eller via avdelingens/seksjonens MTM-medarbeider/leder, som gjorde rapportene tilgjengelig for de tilsatte i tilbakemeldingsmøtene. Aggregerte rapporter ble distribuert til ansvarlig leder for nivået. Alle svar på det åpne kommentarfeltet ble kun distribuert til dekanene og direktørene. Det ble totalt generert 85 rapporter til enhetene, plus ca. 10 spesialbestillinger fra dekaner/direktører. En viktig begrensning i rapportgenereringen er at ingen enkeltperson skal kunne identifiseres gjennom rapportene. Anonymiteten ble ivaretatt gjennom: Alle rapporter som ble tatt ut var statistiske rapporter med beregnede verdier for gjennomsnitt, variasjon, frekvenser etc. Rapportgeneratoren i MakeSense har en sperre som gjør det umulig å ta ut rapporter for enheter med mindre enn fire personsvar. Derimot vil alle svarskjema være med i aggregeringen mot et høyere organisasjonsnivå. Ansvarlig saksbehandler for systemet har mulighet til å ta ut en datadump av svarene i alle svarskjema (husk at ingen persondata er knyttet til svarskjemaene). Uansett vil en slik datadump ikke bli gjort tilgjengelig for noen, da en kombinasjon av bakgrunnsdata (f.eks. kjønn, alder, etc.) kan danne et utvalg på mindre enn 4 skjema og dermed kanskje indirekte identifisere enkeltpersoner. HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 6 av 10

Rapporter, f.eks. frekvenstabeller, hvor det opptrer antaller på mindre enn 5 i enkeltkategorier vil ikke bli produsert. 4.4. Tilbakemeldingsmøtene Tilbakemeldingsmøtene var den viktigste aktiviteten i opplegget. Det var i disse møtene mellom ledere og de tilsatte, at arbeidsmiljøet ble diskutert og tiltakene for bevaring/bedring av arbeidsmiljøet ble utarbeidet. Det var en egen veiledning om hvordan tilbakemeldingsmøtene kunne gjennomføres, og skjemamaler for beskrivelse av bevarings- og forbedringsområder, og tiltak se vedlegg 3 MTMh09 Tilbakemeldingsmøte - mal Hver leder hadde ansvar å innkalle til og gjennomføre tilbakemeldingsmøtene. Sentral og lokal MTM-medarbeider kunne brukes som ressurs i møtene. I tillegg deltok verneombud i samråd med leder/tilsatte på noen møter. Noen av dekanene og direktørene avholdt i tillegg allmøter for orientering og diskusjon. 5. Oppfølging framover av MTMh09 Oppfølgingen og gjennomføringen av tiltaksplanene fra tilbakemeldingsmøtene er den enkelte leders ansvar (linjeansvaret). Hele MTM-opplegget bygger på at tiltakslistene følges opp på en god måte ved alle enhetene, både på laveste nivå og oppover i linjen. Uten rask, god og innsynsbar oppfølgning av resultatet/tiltakene er en psykososial undersøkelse i seg selv destruktivt. SPO vil mot slutten av vårsemesteret 2010 minne dekanene og direktørene om hvor viktig det er for arbeidsmiljøet at de tilsatte ikke bare opplevde tilbakemeldingsmøter, men også opplever at tiltaksplanene vurderes, gjennomføres og kommuniseres 6. Momenter og anbefalinger om MTM-opplegget 6.1. MTM-oppleggets plass i HMS-arbeidet Hensikten med MTM h09 var å bidra til utvikling av det psykososiale arbeidsmiljøet, ikke å være et totalt HMS-arbeid. Viktige dimensjoner i HMS-arbeidet så som fysisk arbeidsmiljø, farlige situasjoner, kriseberedskap, vernerunder, etc. ivaretas ikke av MTM-opplegget. Arbeidsmiljøloven pålegger ikke HiST å gjennomføre en undersøkelse, men å vite hvordan arbeidsmiljøet er, og iverksette tiltak for bevaring/bedring mot et tilfredsstillende miljø. Det er derfor viktig at MTM og opplegget rundt undersøkelsen fortløpende vurderes, både i form og fokus, og i forhold til det totale HMS-arbeidet ved HiST 6.2. Enhetsnivået kontra HiST-nivået Slik undersøkelsen ble gjennomført konsentrerte den seg om det nære arbeidsmiljøet til hver tilsatt enhetene var inndelt etter laveste ledernivå med personalansvar. Dette er både en styrke og en svakhet. MTM-opplegget ble da relevant og konkret for den enkelte tilsatte, og tiltakene blir tilpasset de endringsbehov de enkelte grupper har i hverdagen. Tiltakene ble ikke generelle for HiST, HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 7 av 10

men spesifikke tiltak mot den tilsattes hverdaglige arbeidsmiljø. De enkelte grupper kunne også konsentrere seg om sine spesielle behov. Derimot har det kommet reaksjoner på at opplegget ikke gir noen mulighet til å si noe om hvordan den tilsatte mener hele HiSTs sitt arbeidsmiljø utvikler seg, eller noe om avdelingseller seksjonsnivået. Dette er forsøkt kompensert med egendefinerte spørsmål om lokal avdelingsledelses/sentral ledelses godhet, men er ingen hoveddimensjon i opplegget Både det nære og HiST-nivået kan ikke ivaretas godt i samme opplegget. Hvis HiST ønsker å undersøke de tilsattes oppfatning og holdninger til HiST sitt arbeidsmiljø, sentral ledelse, avdelingsledelse og lignende, bør dette gjøres gjennom egne undersøkelser. Vår anbefaling er at MTM-opplegget også i framtiden rettes mot det nære arbeidsmiljøet med hovedfokus mot å utarbeide tiltak for bevaring og bedring gjennom gode tilbakemeldingsmøter, og at selve spørreundersøkelsen er en støtte i dette arbeidet 6.3. Undersøkelsens ledelsesdimensjon Et av temaene i undersøkelsen var ledelse. Når den enkelte tilsatte svarte på spørsmålene om ledelse ble leders navn opplyst. Dette reiste noen utfordringer og muligheter. Er dette en lederevaluering? Spørsmålene er ikke ment som en evaluering av leder men av de tilsattes oppfatning av hvordan de opplever ledelsesprosessene i enheten. At disse prosessene fungerer godt er et ansvar både leder og de tilsatte har, da ledelse er et samspill mellom alle aktører. Lav skår på ledelse i undersøkelsen betyr et behov for å bedre samspill og kommunikasjonen mellom leder og tilsatte, samt de tilsatte seg i mellom, ikke at leder har lav kompetanse og manglende de riktige egenskaper. MTM-undersøkelsen kan derfor ikke brukes som en lederevaluering, kun som et innsyn i oppfatningen av ledelse. Skal HiST gjennomføre en lederevaluering bør det benyttes en helt annen metode, for eksempel 360-graders evaluering hvor overordnet leder, sidestilte ledere og underordnede ledere/tilsatte evaluerer vedkommende leder. Utfordring for lederne For noen ledere var det en utfordring å lede tilbakemeldingsmøtet og vise resultater som bekreftet at de tilsatte har gitt ledelse lav skår. Vår opplevelse er at de fleste lederne så på dette som en mulighet til å bedre ledelsen av enheten og ikke som en trussel mot seg selv. Derimot ble ved enkelte enheter MTMh09 en ny anledning til å profilere allerede eksisterende konflikter mellom tilsatte og ledere. 6.4. MTM-spørsmålenes generelle karakter Det har kommet tilbakemeldinger om at undersøkelsens spørsmål ble opplevd som lite relevante for den tilsattes situasjon, særlig fra tilsatte så som driftspersonalet, renhold og lignende. Siden MTM-spørsmålene er ment å kunne brukes i alle typer organisasjoner mot alle typer tilsatte, er disse reaksjonene ikke til å unngå. HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 8 av 10

Vårt primære fokus var på tilbakemeldingsmøtene, som skulle diskutere det totale psykososiale arbeidsmiljøet ved hver enhet med støtte i undersøkelsens resultat, med det mål å konkretisere bevarings- og forbedringsområder og tiltakslister. I et slikt fokus betyr undersøkelsens generelle karakter mindre. Et alternativ ville vært at HiST selv utviklet skreddersydde spørreundersøkelser mot de forskjellige grupper tilsatte. Dette vil være et formidabelt arbeid, hvor nødvendig spisskompetanse innen måling av psykososialt arbeidsmiljø og metodisk oppfølging er en kritisk suksessfaktor. Prosessen med utarbeidelse av målemodell, spørreskjema og testing, er en krevende prosess. Vår anbefaling er at HiST ikke gjør dette. Et annet alternativ er at HiST ivaretar utviklingen av det psykososiale arbeidsmiljøet gjennom å overlate opplegg og gjennomføring til den enkelte leder. Dette vil resultere i bedre skreddersøm, men antakelig at noen grupperinger ikke vil oppleve at området ivaretas. 6.5. Egendefinerte spørsmål I undersøkelsen var det flere egendefinerte spørsmål i tillegg til standard MTMtema/spørsmål. De egendefinerte var ment å dekke organisasjonsnivå så som avdeling og HiST, og var (her illustrert med resultatet aggregert til HiST-nivå): Erfaringen er at de egendefinerte spørsmål bidrar lite til både den lokale diskusjon i tilbakemeldingsmøtene og til ny informasjon om avdelings- og HiST-nivået. Ønsker HiST nærmere innsyn i de tilsattes oppfatningen av avdelings-, seksjons- og HiST-nivået, bør det skje gjennom egne undersøkelser. Vår anbefaling er derfor at det i framtidige MTM-undersøkelser ikke tas med slike egendefinerte spørsmål. Derimot er kommentarspørsmålet viktig og nyttig: HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 9 av 10

HiST ønsker i framtidige undersøkelser, som i dag, å benytte en restriktiv spredning av kommentarene, kun til dekaner og direktører som selv vurderer videre spredning til sine ledere. Svarene på kommentarspørsmålet bør aldri distribueres til de tilsatte. 6.6. Det praktiske opplegget og framdrift Opplegget og framdriften har i hovedsak vært styrt av SPO, med god hjelp av linjeledere og MTM-medarbeidere. Ekstern innsats (Hjelp24) har vært brukt til et halvdags oppfriskingskurs for MTM-medarbeidere, og til framlegging av resultater på allmøte ved ALT. Tilbakemeldingsmøtene har vært ledernes ansvar å gjennomføre. Tilbakemeldingene gir det inntrykk at opplegget har fungert bra, og at HiST sin gjennomføringskompetanse er god. HiST/SPO vil ta initiativ til at det gjennomføres en evalueringsrunde av opplegget og gjennomføringen, med etterfølgende rapport til ledelsen ved HiST. Naturlig bør denne også drøftes med tjenestemannsorganisasjonene, AMU, vernetjenesten og avdelingene/seksjonene. Med de erfaringer vi nå har fra gjennomføringen i 2007 og 2009, er HiST i stand til å gjennomføre en repetisjon av opplegget på en god og strømlinjeformet måte. Likevel ser vi at det er noen forbedringsområder: Bedre involvering av vernetjenesten Avstemming med spekteret av andre HMS-aktiviteter Bedre orientering av lederne på alle nivå Bedre forståelse av hensikt og forventning til opplegget hos ledere/tilsatte 7. Vedleggsliste 7.1. vedlegg 1 MTMh09 HiST hovedrapport 7.2. vedlegg 2 MTMh09 enhetsorganisering 7.3. vedlegg 3 MTMh09 Tilbakemeldingsmøte - mal 7.4. vedlegg 4 MTMh09 Rapporter fra avdelingene og seksjonene HiST/SPO april 2010 Rapport om MTM h09 side 10 av 10