VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Torsdag 27. august 2009 Tid: Kl. 09.00 Sted: Verran Servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/09 Referatsaker 019/09 Kommunens bruk av engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering (tiltakspakken) 020/09 Rutiner for varsling 021/09 Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger oppsummering 022/09 Tilsynsrapporter oppfølging av avvik 023/09 Orientering fra revisjonen 024/09 Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Verran kommune Steinkjer 19.08.2009 Torgeir Skevik leder Per Helge Genberg Kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 018/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 018/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Kopi av brev til KomRev Trøndelag IKS: Innspel til prioritering av selskapskontrollar 2 Fylkesmannen i Nord- Trøndelag 3 Verran kommune, rådmannen 4 Verran kommune, rådmannen Svar fra Kommunal- og regionaldepartementet: Behandling av årsbudsjett i formannskap og kommunestyre Svar på henvendelse fra kontrollutvalgets sekretær Brev stilet til KomSek IKS, men sendt til oppdragsansvarlig revisor i KomRev Trøndelag IKS: Forespørsel om bistand til gjennomgang av avvik 5 KomSek Trøndelag IKS Brev til Verran kommune om budsjettjustering 2009 KomSek Trøndelag IKS 6 Verran kommune Melding om vedtak i kommunestyret: Verran kommunes årsregnskap for 2008 7 Verran kommune Melding om vedtak i kommunestyret: Verran kommunes årsmelding for 2008 SAK 019/09 KOMMUNENS BRUK AV ENGANGSTILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING (TILTAKSPAKKEN) Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 019/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. 1. Norges Kommunerevisorforbund: einfo 09/13 Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering
2. Kommunal- og regionaldepartementet: Rundskriv H-03/09 18.02.2009 Kommunedelen av tiltakspakken, s 1-3 (Ingen) Regjeringens tiltakspakke for vedlikehold, rehabilitering og oppgradering av kommunal infrastruktur ble vedtatt av Stortinget i februar 2009. Tilskuddet på i alt 4 mrd kr (3,2 mrd til kommunene og 0,8 mrd til fylkeskommunene) er fordelt etter innbyggertall, og har klart definerte vilkår. Midlene skal brukes til vedlikeholdsprosjekt på bygg, veier og anlegg der tiltakene kommer i tillegg til allerede vedtatte prosjekt. Engangstilskuddet gjelder for 2009 og arbeidet må være satt i gang dette året. Etter melding fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet om en særlig hasteprosedyre for offentlige anskaffelser kan anbudsprosessen nå reduseres til en måned. Sjøl om engangstilskuddet i utgangspunktet er ment å fullfinansiere vedlikeholdstiltak, kan tiltakspakken f.eks kombineres med rentekompensasjonsordningene for kirkebygg og skolebygg/svømmebasseng. Det er ikke anledning til å bruke tilskuddet til investeringer i nye bygg og anlegg. Kommunene plikter å rapportere til fylkesmannen om bruken av midlene, og revisor skal attestere. Ved brudd på kriteriene skal tilskuddet tilbakebetales. Vurdering Det vil være naturlig at kontrollutvalget ber administrasjonen i kommunen orientere om bruken av midlene og hvor langt tiltakene er kommet. SAK 020/09 RUTINER FOR VARSLING Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 020/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. (Ingen) (Ingen)
Kontrollutvalget har etterlyst kommunens rutiner for varsling (jfr. Arbeidsmiljøloven) flere ganger; som sak 018/08 (02.07.2008), sak 034/08 (21.11.2008) og ved forespørsler til kommunen fra sekretariatet. Verran kommune v/rådmannen svarte slik i brev datert 03.06.2009: Når det gjelder felles rutiner og systemer mht. varsling (jfr. AML) i regi av INVESTsamarbeidet, fremmet arbeidsgruppen sin rapport ovenfor styringsgruppen i sitt møte den 15.5.2009. Styringsgruppen behandlet denne, og vedtok at den skal sendes ut på høring blant arbeidstakerorganisasjonene i INVEST-kommunene. Dette pågår i disse dager, og saken vil bli endelig behandlet i styringsgruppen på sitt møte medio juni 2009. En slik fremdrift tilsier trolig at saken bringes frem for kommunestyrets behandling på sitt junimøte. Saken ble ikke lagt fram for kommunestyret i juni. Rådmannen er bedt om å gi en muntlig orientering til kontrollutvalget i møtet. SAK 021/09 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/AVDELINGER OPPSUMMERING Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 021/09 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket ved Verran helsetun til orientering. Ingen. Ingen Kontrollutvalget vedtok i sak 011/09 å besøke Verran helsetun, og i sak 16/09 ble besøket vedtatt tidfestet til 05.06.2009. Dette ble gjennomført som fastsatt. Fra Verran kontrollutvalg deltok Torgeir Skevik og Helen Fines; Asbjørn Ekmann meldte forfall. Per Helge Genberg fra KomSek Trøndelag IKS og Svein Arne Stornes fra KomRev Trøndelag IKS var også til stede. Besøket var delt inn i tre sekvenser: 1. Møte med kommunalsjef Helse Lisbeth Ystmark, driftsleder Merethe Bartnes og fung. driftsleder Tone Holmvik.
Ledelsen orienterte om helsetunet, hadde en dialog med kontrollutvalget om utfordringer for institusjonen og svarte på spørsmål. 2. Møte med verneombud Liv Beate Elnan Garnvik og tillitsvalgt for Sykepleierforbundet, Tone Årbogen. (De andre fagforeningene var også invitert, med møtte ikke.) Verneombud og tillitsvalgt orienterte, hadde en dialog med kontrollutvalget om utfordringer for helsetunet og svarte på spørsmål. 3. Møte med leder i pårørendeforeningen ved helsetunet, Bjørg Stavrum og leder i Verran eldreråd, Georg Lyngseth. Stavrum og Lyngseth orienterte, hadde en dialog med kontrollutvalget om utfordringer for helsetunet sett fra brukersynspunkt, og svarte på spørsmål. Lederen i kontrollutvalget gjorde ved starten av hver møtedel oppmerksom på at det ikke ville bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket. Vurdering Kontrollutvalgets besøk ved Verran helsetun fungerte svært godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene for de ulike gruppene (ledelse, tilltisvalgte og brukere). Gjennom slike møter vil både kontrollutvalget og sekretariatet få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. SAK 022/09 TILSYNSRAPPORTER OPPFØLGING AV AVVIK Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 022/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar den mottatte dokumentasjonen til orientering, og forutsetter at manglende dokumentasjon blir oversendt så snart den foreligger. Ingen. 1. Brev fra Arbeidstilsynet til Verran kommune, datert 02.04.2008: Påleggspunkt 1 anses oppfylt Vedtak om nytt pålegg hjemmetjenesten 2. Brev fra Verran kommune til Arbeidstilsynet, datert 02.10.2008: Vedrørende vedtak om pålegg Verran Helsetun 3. Brev fra Inn-Trøndelag Brannvesen til Verran kommune, datert 25.09.2008: Tilsynsrapport Follafoss omsorgsboliger
4. Brev fra Inn-Trøndelag Brannvesen til Verran kommune, datert 25.09.2008: Tilsynsrapport Malm skole I sak 028/08 i møte 25.09.2008 vedtok kontrollutvalget: Kontrollutvalget ber om dokumentasjon på hvordan kommunen har lukket avvik i følgende tilsynsrapporter: - Fylkesmannens rapport om barnevernstjenesten, datert 29.06.07 - Fylkesmannens rapport om tiltak etter Sosialtjenestelovens 4 a, datert 28.03.08 - Arbeidstilsynets rapport om heimetjenesten, datert 23.05.07 - Arbeidstilsynets rapport om Verran helsetun, datert 08.07.08 - Tilsyn fra Inn-Trøndelag Brannvesen: Follafoss omsorgsboliger, 16.10.07 - Tilsyn fra Inn-Trøndelag Brannvesen: Malm skole, 15.10.07 I brev datert 03.06.2009 har Verran kommune oversendt en del av denne dokumentasjonen, og opplyst at driftslederne har fått skriftlig påminnelse om oversendelse av det som nå mangler. Av svaret fra kommunen går det fram at for tre av de seks rapportene er avvikene lukket. Dette gjelder Arbeidstilsynets rapport om Verran helsetun og de to bygningstilsynene fra Inn- Trøndelag Brannvesen. For Arbeidstilsynets rapport om heimetjenesten, er deler av påleggene utført, mens andre tiltak fortsatt mangler. De to rapportene fra fylkesmannen (om barnevernstjenesten og tiltak etter Sosialtjenesteloven) mangler kontrollutvalget svar på. SAK 023/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 023/09 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Ingen. KomRev Trøndelag IKS vil gi en orientering i møtet.
SAK 024/09 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2010 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget 27.08.2009 Per Helge Genberg 024/09 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr. 570.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 2. Regnskapsoversikt pr 31.07.2009 for kontroll og tilsyn Verran kommune (Ingen) : Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Revidert Budsjett og budsjett økonomiplan ( KU-forsl. i parentes) Forslag Anslag * 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013
Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 22 100 (43 000) 45 000 45 000 45 000 45 000 Kjøp av sekretariatstjenester (135 360) 127 000 127 000 127 000 127 000 462 400 Kjøp av revisjonstjenester (364 000) 398 000 398 000 398 000 398 000 Total ramme kontrollutvalget 484 500 (542 360) 570 000 570 000 570 000 570 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. Budsjettene for 2010 og økonomiplanene for 2010 2013 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 7.mai 2009. Forslaget til budsjett er i 2010-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,5 % fra 2009 til 2010. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Med virkning fra mai 2009 vedtok representantskapene å overflytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra KomSek Trøndelag IKS til KomRev Trøndelag IKS. Dette fører til at budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester blir redusert, parallelt med en budsjettøkning i kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, men foretar sjøl den endelige interne fordelingen når kommunestyret har fastsatt den totale rammen. Vurdering Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Generelt bør det legges større vekt på internkontrollen i kommunene. Et eventuelt sterkere fokus på internkontroll kan f.eks gjøres ved å omprioritere innenfor den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon eller ved å be kommunestyret om en økt ramme. Budsjettforslaget bygger på erfaring og regnskapstall, og det er gjort noen mindre endringer i forhold til forrige år. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2010 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår.
Sak 024/09 vedlegg 1 FORSLAG TIL SPESIFISERT DRIFTSBUDSJETT FOR 2010 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN Post Tekst Beløp 1081 Ledergodtgjørelse 3.000 1083 Møtegodtgjørelse 3.600 1084 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 6.000 1099 Arbeidsgiveravgift 1.000 1101 Faglitteratur/tidsskrifter (3 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren) 1.400 1115 Bevertning 3.000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 23.000 1160 Kjøregodtgjørelse 2.000 (Kjøregodtgjørelse til møter) 1170 Reiseutgifter 2 000 (Andre reiseutgifter) 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 127.000 1376 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 398.000 Sum 570.000