Oslo universitetssykehus HF, Aker Prosjektplan og mandat Prosjektnummer: Prosjektplan og mandat for Etablering av rusakutt Godkjent av oppdragsansvarlig: Navn Rolle Stilling Dato Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 1 av 16
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 1.1 KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 4 2 PROJEKTPLAN...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 2.1 HENSIKT MED PROSJEKTPLAN OG MANDAT... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 2.2 DOUKMENTETS MÅLGRUPPE 3 MÅL OG FORMÅL...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 3.1 PROSJEKTETS MÅL... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 3.2 PROSJEKTETS FORMÅL... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 3.3 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 4 ORGANISERING AV PROSJEKTET...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 4.1 PROSJEKTORGANISERINGEN 4.2 PROSJEKTEIER 4.3 STYRINGSGRUPPE OG LEDER FOR STYRINGSGRUPPEN 4.4 PROSJEKTLEDER 4.5 PROSJEKTARKIV 4.6 PROSJEKTETS FORHOLD TIL LINJEN 5 MILEPÆLE- / FREMDRIFTSPLAN...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.1 MILEPÆL... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.2 AVVIK FRA MILEPÆLSPLAN... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 6 USIKKERHETSBETRAKTNINGER... 11 7 GEVINSTREALISERING... 13 8 BUDSJETT / ØKONOMI / ØKONOMISK RAPPORTERING... 14 8.1 BUDSJETT... 14 8.2 PERIODISERT BUDSJETT... 14 9 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON... 15 10 REFERANSER Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 2 av 16
DISTRIBUSJON Prosjektdirektivet distribueres til oppdragsansvarlig, styringsgruppen, prosjektgruppen, referansegruppen, tillitsvalgte, vernetjeneste, andre... Navn Rolle Stilling Enhet Mail / telefon Programstyret Styringsgruppe Prosjekteier v/ Sektreteriatet Klinikksjef ENDRINGSLOGG Versj. Dato: Kapittel Endring Produsent: Godkjent av: Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 3 av 16
1. Innledning Bakgrunn Oslo Universitetssykehus, Aker Klinikk rus og avhengighet skal etablere rusakutt. Styret i Aker universitetssykehus HF vedtok i 2006 Strategisk plan for Rus og avhengighetsbehandling, Aker Universitetssykehus HF 2006-2010. Tverrfaglig spesialisert rusbehandling et nytt tjenesteområde i spesialisthelsetjenesten og det var i denne planen at idèskissen til en rusakutt første gang tok form. Klinikk rus og avhengighet har etter dette vedtaket utarbeidet ulike forslag til organisering og lokalisering av akutt- og avgiftningstilbudet i klinikken. Som ledd i hovedstadsprosessen vedtok styret i Helse Sør-Øst RHF 20. november 2008 at det skulle arbeides videre med etablering av en rusakutt i Oslo i samarbeid med Oslo kommune. En arbeidsgruppe med representanter fra Helse Sør-Øst og Oslo kommunen ble nedsatt. Arbeidsgruppen overleverte sluttrapport på sitt arbeid 1. april. Styret i Helse Sør-Øst RHF vil få rapporten til orientering i sitt møte i mai, og videre forankring i foretaksgruppen i Helse Sør-Øst vil skje gjennom direktørmøtet. I Helse Sør-Øst RHSs bestilling av spesialisthelsetjenester fremkommer det i avtale inngått 17. 12.2008 mellom Aker Universitetssykehus HF og Helse Sør-Øst RHF at Aker Unviersitetssykehus HF skal ha en særskilt oppgave i 2009 ved å ta ansvar for videre planlegging av rusakutt i Oslo. I regjeringens tiltakspakke for økt sysselsetting, lagt fram i januar 2009, ble det avsatt rundt 50 millioner kroner til rehabilitering av bygningsmasse for å klargjøre for etablering av rusakutt. To-delt rusakutt En rusakutt ved Oslo universitetssykehus, Aker og en styrking av legevakten vil ha stor betydning for behandlingsforløpet og behandlingslinjene for pasienter. Rusakutt vil bidra til å sikre tilgjengelige og helhetlige akuttjenester til pasienter med alle former for rusrelaterte problemer, skader og lidelser. Forslaget som er oversendt til styret i Helse Sør-Øst innebærer en to-delt rusakutt: Etablering av et rusakuttmottak ved Oslo universitetssykehus, Aker, nært knyttet til øvrig somatisk og psykiatrisk akuttfunksjon Legevaktens tilbud til pasienter med rusmiddelproblemer styrkes både kapasitets- og kompetansemessig. En viktig del av rusakuttens tilbud vil være en døgnbasert observasjonsenhet med 12 senger. I tillegg vil det være et tverrfaglig team som kan gjøre vurderinger døgnet rundt. Teamet skal ha en ambulant funksjon, dvs de skal reiser ut der det er behov. Teamet skal ha en vurderingsog rådgivningsfunksjon (liaison). Prosjektnavn: Etablering av Rusakutt prosjektets kortnavn i omtale er Rusakutt Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 4 av 16
2. Prosjektplan og mandat 2.1 Hensikt med prosjektplan og mandat Prosjektplanens hensikt er å beskrive bakgrunn, mål, formål og fremdrift i prosjektet. Videre skal dokumentet beskrive ansvars- og rolleavklaring for prosjektets deltakere. Prosjektplanen skal beskrive hvordan det skal arbeides, hvem som skal delta og hvilke rammer (tid, kost og kvalitet) prosjektet skal forholde seg til. Prosjektplanen skal gi anvisninger for hvordan resultater skal dokumenteres og hvordan prosjektet ved avslutning skal evalueres. Prosjektplanen skal bidra til å : Etablere grunnlag for styring og ledelse av prosjektet Skape forståelse for oppgaver som skal løses Samordne og fordele arbeidsoppgaver, herunder ressursallokering Prosjektplanen er prosjektets sentrale styringsdokument. For at planen skal være et egnet styringsverktøy og for å oppnå prosjektsuksess må planen være et levende verktøy. Planen må revideres når relevant informasjon gjøres tilgjngelig. Prosjektleder har ansvar for oppdatering av prosjektplaen. 2.1 Dokumentets målgrupper Målgruppen for dokumentet Prosjektplane og mandat er: Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Øvrige aktører knyttet til prosjektet 3. Mål og Formål Prosjektmål må være klare og retningsgivende for å være funksjonelle å styre etter: Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 5 av 16
Spesifikke, målbare, aksepterte, realistiske og tidsavgrensede (SMART- kriterier) Prioriterte: tid, kost og kvalitet (spesielt sentralt hvis dette ikke er sammenfallende) 3.1 Prosjektmål Prosjekt etablering av rusakutt er et to-delt prosjekt: 1. det faglige grunnlag for behandling skal defineres med kompetansebehov, faglig grunnlagsforståelse, bemanningsplan, beskrivelse av pasientforløp 2. ombygging og rehabilitering av bygningsmasse Det utpekes 1 prosjektleder og 1 byggeleder. For å oppnå prosjektsuksess må de to del-prosjektene koordineres og sees i sammenheng. Instruks for prosjektleder og byggeleder må utarbeides slik at de samlet dekker oppgaver og ansvarsområder for å sikre etablering av rusakutt innenfor de gitte rammer og behov. Prosjektets hovedmål er å sørge for at Rusakutt etableres innenfor faglige og økonomiske rammer som stilles til rådighet. Operasjonelt er prosjektetsmål følgende: Rusakutt skal være etablert og drift iverksatt innen 1. oktober 2010. Det må vurderes om del-tjenester av rusakutt kan iverksettes før hovedprosjektmål kan realiseres. Del-mål for prosjektet: Sikre forankring og fagkompetanse til etablering av nytt behandlingstiltak ved å nedsette en arbeidsgruppe som inkluderer medarbeidere med realkompetanse innen fagområdet rus- og avhengighetsbehandling. Arbeidsgruppen må videre bestå av fagpersoner fra de del-tjenester i et behandlingsforløp som berøres av de endringer etablering av rusakutt vil få Det faglige grunnlag for behandling skal være definert og skriftliggjort. Rutiner og prosedyrer skal dokumenteres i EK. Utarbeide kompetanseplan Bemanningsplan skal være godkjent i henhold til definert behov og driftsramme. Plan for rekruteringsprosess skal utarbeides og godkjennes Opplæring i henhold til godkjent opplæringsplan skal være gjennomført for alle ansatte før inntak av pasienter iverksettes 3.2 Prosjektets formål Formålet med etablering av rusakutt er å bidra til tilgjengelige akutt-tjenester for pasienter med rusrelaterte problemer, skader og lidelser for Oslo befolkning og mennesker som oppholder seg i Oslo. Organisering og dimensjonering av rusakutt skal bidra til sammenhengende pasientforløp uten brudd i behandlingsforløpet. Tilbudet som etableres skal tilpasses brukergruppens behov, samtidig som det er et uttalt mål at de ulike deltjenestene i pasientforløpet skal være integrert i det øvrige tjenesteapparatet innenfor spesialisthelsetjenesten og i kommunen. Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 6 av 16
Prosjektets formål er forankret i styrevedtak i tidligere Aker universitetssykehus HF med bakgrunn i Strategisk utviklingsplan for Rus og avhengighetsbehandling, 2006-2010: Tverrfaglig spesialisert rusbehandling et nytt tjenesteområde i spesialisthelsetjenesten. 3.3 Kritiske suksessfaktorer De kritiske suksessfaktorene er satt opp ut ifra en helhetsvurdering av prosjektet med tanke på ulike faser i gjennomføring. Generelt kan vi si at hvis situasjonen for de kristiske suksessfaktorer er tilfredsstillende, så er sannsynlighetsn stor for at prosjektet kan oppnå gode resultater. Og motsatt: hvis situasjonen for de kristiske suksessfaktorer ikke er tilfredsstillende så kan dette være et varsel på mulige problemer i prosjektets gjennomføring. Følgende faktorer er de mest kritiske for at prosjektets leveranse skal være vellykket: Avklart tidsplan for prosjektperiode Sikre forankring og aksept hos interne og eksterne samhandlingsparter Driftsmessig budsjettavklaring Rekrutering av personell til nystartet virksomhet Informasjon til berørte parter At støtteressurser er tilgjengelige og utfører avtalt arbeid til avtalt tid 4. Organisering av prosjektet Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 7 av 16
4.1 Prosjektorganisering Prosjektet skal ha et organisasjonsperspektiv og vil få konsekvenser for utvikling innenfor områdene person, system og organisasjon (PSO) i Klinikk rus og avhengighet spesielt og videre for de øvrige klinikker og del-tjenster som pasientene har behov for tjenester fra ved Oslo universitetssykehus Aker og øvrige samarbeidspartnere i spesialisthelsetjenesten i Oslo og Oslo kommune. Prosjektet opprettes på bakgrunn av behov i basisorganisasjonen, skal ha tidsavgrenset varighet og avsluttes når prosjektet har avlevert sitt produkt; rusakutt, til basisorganisasjonen. Ved prosjektets slutt gjennomføres evaluering av prosjektgjennomføring for å kartlegge og ivareta kompetanse og læring tilegnet gjennom prosjektperioden for enkeltindivider og organisasjonen som helhet. 4.2 Prosjekteier Prosjekteier er administrerende direktør Stein-Are Agledal. Prosjekteier har delegert ansvar og oppfølging av prosjektet i fht fullmakt datert 23.06 2009 til leder av styringsgruppen. 4.3 Styringsgruppe og leder for styringsgruppe Leder for styringsgruppen har ansvar for å iverksette, endre eller avbryte prosjektet dersom forutsetningene endrer seg. Leder for styringsgruppen fatter beslutninger knyttet til de sentrale beslutningene i prosjektet og er økonmisk ansvarlig for alle aktivitetet innen prosjektet. Leder for styringsgruppen undertegner avtaler med leverandører til prosjektet og godkjenner utbetalinger innenfor rammer av inngåtte avtaler. Leder av styringsgruppen er klinikksjef Helle D. Gjetrang. For øvrig består styringsgruppen av: Ellen Hagemo klinikksjef, Klinikk for psykisk helse Lena Gjevert klinikksjef, Kirurgisk klinikk Morten Mowe fung. klinikksjef, Medisinsk klinikk Arne Kvale eiendomsdirektør Stein-Erik Hegerberg pers.- og organisasjonsdirektør En hovedtillitsvalgt (valgt blant de tillitsvalgte) Hovedverneombud Prosjektleder møter i styringsgruppen og er gruppens sekretær. Styringsgruppen har som oppgave å: Godkjenne prosjektmandat og prosjektplan (herunder rapporteringsrutiner, milepælsplan, kommunikasjonsplan og ansvarsmatrise) Bistå leder av styringsgruppen med å styre prosjektet herunder knyttet til sentrale beslutningspunkter i prosjektet Sikre at de av Oslo universitetssykehus, Aker sine ansatte som skal bidra i prosjektet får tilstrekkelig med tid frigjort fra andre oppgaver og aktiviteter Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 8 av 16
Navn Roller % Stilling Tilhørighet Stein-Are Prosjekteier direktør Oslo Agledal universitetssykehus, Helle D. Gjetrang Anne Beate Sætrang Aker Styringsgruppeleder klinikksjef Oslo universitetssykehus, Aker - KRA Styringsgruppemedlem Styringsgruppemedlem Prosjektleder 100 Fra stilling som avdelingsleder til prosjektleder i prosjektperioden Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker KRA, Klinikk rus og avhengighet 4.4 Prosjektleder Prosjektleder er Anne Beate Sætrang Ansvar for prosjektleder er definert i egen instruks. Styringsgruppens leder innkaller til første møte i styringsgruppen. Prosjektleder skriver innkalling til øvrige møter i styringsgruppen og har ansvar for å fremskaffe nødvendige dokumenter. Prosjektleder skriver referat fra møter i styringsgruppen. 4.5 Prosjektarkiv Prosjektleder har ansvaret for at det etableres et prosjektarkiv. 4.6 Prosjektets forhold til linjen Prosjektleder er frikjøpt fra avdelingsleder stilling i Klinikk rus og avhengighet i perioden 14. april til 31. desember 2009. Prosjektleder sitter i klinikksjefens lederteam i prosjektperioden. Prosjektleder stiller til møter og redegjør for ulike prosesser i henhold til lederteamets behov. Definer og beskriv ansvarsfordeling mellom linjen og prosjektet og beskrive hvordan kommunikasjon mellom prosjektet og linjen skal foregå. Det bør beskrives hva prosjektet forutsetter fra linjen og hva linjen krever av prosjektet. Planer for håndtering av overgang fra prosjekt til linjen bør inkluderes som en oppgave i prosjektet der det er relevant. Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 9 av 16
Det bør beskrives hvilke andre pågående prosjekter eller linjeoppgaver som prosjektet må forholde seg til og hvordan en slik koordinering skal ivaretas. 5. Milepæl- / fremdriftsplan 5.1 Milepæl En milepæl er en beskrivelse av en tilstand som skal nås og som er ønsket som en tilstand på veien til en full realisering av prosjektets målsetting. Milepælene skal være indikatorer på: tilstander i prosjektet i forhold til resultater/leveranser tilstander i prosjektet i forhold til fremdrift kontrollpunkter (milepæler) som skal passeres før videre aktiviteter startes planlagt oppstart og sluttdato Vedlagt er milepælsplan uten tidsfastsettelse, utarbeidet i ppt. Programstyrets sekreteriat ved Oslo universitetssykehus, Aker bidrar med å sette opp milepæleplan i MS Project, og å sette opp en økonomisk milepælekalkyle for hvert av milepælene som det skal rapporteres på. Det skal rapporteres på et utvalg av milepælspunktene, styringsgruppen avklarer hvilke. 5.2 Avvik fra milepælsplanen Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 10 av
Prosjektleder skal rapportere til leder av styringsgruppen ved avvik av oppsatt milepæleplan. Rapporten skal inneholde alle forhold som har forårsaket endringer i henhold til oppsatt plan, og en ny milepæleplan skal fremlegges for leder av styringsgruppen for vurdering og eventuell godkjenning. 6. Usikkerhetsbetraktninger I prosjektmandatet er det første versjon av en overordnet risikoanalyse som skal beskrives. Risikoene er nært knyttet til suksesskriteriene (se kap. Feil! Fant ikke referansekilden.). I prosjektdirektivet suppleres risikoanalysen dersom det er flere risiko som oppdages i løpet av planleggingsprosessen. Risikostyring er en løpende oppgave, og skal vurderes ved statusrapportering til styringsgruppen. Sannsynlighet, kode S: Aktuell bedømmelse av sannsynligheten for at hendelsen Konsekvens, kode K: Bedømmelse av konsekvensene om hendelsen inntreffer: inntreffer dersom planlagte tiltak ikke gjennomføres 5 Svært stor (> 90 % sannsynlighet) 5 Svært alvorlig Hele (del)prosjektet er i fare 4 Stor (60 90 %) 4 Alvorlig Hele (del)prosjektets planer må gjøres om 3 Moderat (30 60 %) 3 Moderat Hele (del)prosjektets planer påvirkes, men totalrammen for prosjektet kan holdes 2 Liten (10 30 %) 2 Lav Planer for (del)prosjektet påvirkes, men totalrammen holdes 1 Meget liten (< 10 %) 1 Ubetydelig Begrenset virkning, kan innhentes 0 Ingen Risikon er bortfalt eller eliminert 0 Ingen Ingen konsekvens Nr Risiko/problem/hende lse 1 Linjeledelsen har ikke tid S K S K Konsekve ns 3 5 15 Prosjektet stopper opp Garderin g /tiltak Møte med ledelse Kommenta r Få hjelp av Steinar Risiko forventet eliminert Risiko elimin ert Status Ans. 20.09.06 PL 2 Prosjektet krev 3 2 6 Vil ikke Finne Høy 12.08.06 PL Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 11 av
nøkkel ressurser 3 Forsinkelse, glemte helligdag Eksempel på risikobetraktning kunne starte opp til avtalt dato 2 3 6 Blir forsinket med rapport, 2 dag alternativ leverandø r Jobbe overtid prioritet 08.07.06 11.07.0 6 OK TL Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 12 av
7. Gevinstrealisering Helse Sør-Øst sin gevinstraliseringsmodell skal benyttes, og følge prosjektplanen som eget vedlegg. Målet med en gevinstalalyse er å gi styringsgruppen/oppdragsansvarlig grunnlag for å kunne avgjøre om prosjektet bør gjennomføres og hvor stor gevinsten er i forhold til andre prosjekter. Gevinstrealiseringsmodellen finnes på Akerportalen og er et frittstående Excel dokument. Under finnes er bilde av forsiden. Eksempel fra Helse Sør-Øst sin gevinstrealiseringsmodell Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 13 av
8. Budsjett / Økonomi / Økonomisk rapportering Dette kapittelet beskriver de økonomiske betingelsene som prosjektet må styres innenfor. Det må avklares med oppdragsgiver om budsjettet skal gjelde hele prosjektperioden eller bare det første året. Dette av hensyn til fordeling av budsjettmidler. Budsjett Dette er utgangspunktet, det første budsjettet som lages for prosjektet, og det lages før planene er laget. Det betyr at den er en ramme for planleggingen, men kan justeres avhengig av om dette prosjektdirektiv sier noe om en økonomisk toleranseramme. Normalt kan en slik toleransramme være +/- 15 %. Dette er en forhandling som gjøres mellom prosjektet og oppdragsgiver/- styringsgruppen. Det er flere måter å sette opp et budsjett, f. eks periodisert eller en listing av kost og inntekt (se under). Driftsinntekter/driftsutgifter Budsjett (i 1000 kr.) Offentlig tilskudd/refusjon Andre inntekter/overføringer/effektivisering Sum inntekter Lønn, feriepenger, honorarer, arbeidsgiveravgift Utstyr m.v. Vedlikehold Andre driftsutgifter Overføringsutgifter Sum utgifter Anslag over ressursbruk i antall timer, som kommer i tillegg egen klinikk Anslag over ressursbruk i antall timer, som kommer i tillegg andre klinikker Eksempel på budsjett Periodisert budsjett Budsjettet skal periodiseres på enkelte milepæler etter avtale med Programstyret. Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 14 av
9. Kommunikasjon og informasjon Det er viktig at ved prosjektoppstart og ved gjennomføringen at en har en god formening om hvem som skal informeres, om hva, av hvem og når. Konkret og detaljert kommunikasjonsplani prosjekt Etablering av rusakutt utarbeides når milepælsplan er endelig godkjent av prosjekteier og styringsgruppe. Kommunikasjonsplan må innholde beskrivelse av: Målgruppe: Hvem berøres av prosjektet? Herunder bør tilgrensende prosjekter, tillitsvalgte, grupper av ansatte, brukerrepresentanter og øvrige aktører tilknyttet prosjektet særlig inkluderes. Tiltak: Hva er kommunikasjonsutfordringene i prosjektet? Hva vil gjøre dette prosjektets beslutninger vanskelig å få gjennomført og hvilke budskap og kanaler er klokt å velge for inkludering og eierskap? Tid: Når skal målgruppen informeres? Skal det kommunikasjonen ha sammenheng med styringsgruppemøtene og milepælene? Skal det utgis et fast nyhetsskriv? Vær så konkret som mulig. Før gjerne opp tidspunkter. Ansvar: Hvem har ansvar for informasjonen om prosjektet? Målgruppe Tiltak/kanal Tid Ansvar Klinikksjefer Eks info på ledermøte Jmf milepæler Avdelingsledere Eks info på interne ledermøter, brev, workshops Alle ansatte Eks intranett, internett, media, info gjennom nærmeste leder fra topp Tillitsvalgte Eks Kontaktforum, brev, eget møte Verneombud Eks Kontaktforum, brev, eget møte Media Pressemelding, direkte kontakt, Akerjournalen Helse Sør-Øst (eier) Eks Direktørmøtet, brev, Akerjournalen Fastleger Akersaker Kommuner/bydeler Møter/brev Etc. Eksempel på kommunikasjonsplan Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 15 av
10. Referanser Tverrfaglig spesialisert rusbehandling et nytt tjenesteområde i spesialisthelsetjenesten: Strategisk plan for Rus og avhengighetsbehandling, Aker Universitetssykehus HF 2006-2010 Sammenlægning af Akutinstitutionerne Montebello og Storgata. Forprosjekt Aker Universitetssykehus HF Helse Sør-Øst: Styresak 108-2008: vedtak om etablering av rusakutt Fremtidens Storbylegevakt i Oslo. Hovedprosjektrapport 6. november 2008 Etablering av enhet for akutt rusbehandling og samorganisering/samlokalisering av avgiftningsavdelinger i Klinikk rus og avhengighet. Sintef 12/2008 Rusakutt i Oslo. Sluttrapport fra arbeidsgruppe. Helse Sør-Øst og Oslo kommune 1. april 2009 Utskrift kun gyldig på utskriftsdato: 29.06.09 Side 16 av