Vedlegg 2: KRAVSPESIFIKASJON

Vedlegg 2: KRAVSPESIFIKASJON 1. Beskrivelse av dagens løsning 1.1. Generelt Nasjonalbiblioteket har i løpet av de siste seks årene utviklet og etablert digitaliseringsløyper for en rekke medietyper. Vår erfaring er at ikke noe digitaliseringsutstyr egner seg best til alt. Objektene som skal digitaliseres har ulike egenskaper som gjør at vi har foretrukket et variert utvalg av digitaliseringsutstyr. Digitaliseringsutstyret vi bruker i dag for billedlige, skrevne og trykte medietyper, har enten skanner- eller kamerateknologi. Flere av digitaliseringsløypene har robotiserte løsninger i tillegg til manuelle løsninger for digitalisering av objekter som har dårlig tilstand. Vi har i dag digitaliseringsutstyr fra 4DigitalBooks, Canon, Hasselblad, i2s, Qidenus og Treventus. 1.2. Format Digitalisering, OCR-behandling og strukturanalyse foregår i TIFF-format. Etter OCR-behandling og strukturanalyse konverteres digitale bilder av trykt materiale til JPEG2000 format for bevaring og tilgjengeliggjøring. For digitalisering av fotografisk materiale benyttes TIFF-format i 16bit fargedybde for svart-hvitt og 32bit fargedybde for fargebilder. 1.3. OS I dag benytter vi hovedsakelig Windows OS baserte PC-er knyttet opp mot skanneprosessen, og Linux Servere i videre behandling av digitale filer. 1.4. Lagring Vi lagrer til lokal disk og data blir etter hvert overført til sentrale disksystem 1.5. Kommunikasjon Informasjon om produksjonsprosessen, fra skanning til ferdig lagrede digitale objekter, registreres i en MySql produksjonsbase. Kommunikasjonen foregår gjennom direkte SQL-kall. 1.6. Metadataproduksjon Vi tar vare på så mye metadata som mulig om selve skanneprosessen og legger den inn i TIFF-filene som EXIF-metadata. Dette gjelder spesielt informasjon om skannerens innstillinger som har innvirkning på kvaliteten til det som produseres. 1

1.7. OCR- og strukturanalyse Nasjonalbiblioteket bruker i dag docworks (fra CCS - Content Conversion Specialists) til OCR- og strukturanalyse av alle typer tekst basert materiale. DocWorks er i dag en sentral og integrert del av produksjonsløypene. Pr i dag er det TIFF-filene som brukes som utgangspunkt for denne prosessen. 2. Generelle krav til digitaliseringsutstyr Nasjonalbiblioteket ønsker å digitalisere effektivt, i god kvalitet og uten å ødelegge til dels skjøre originaler. Så langt har vi erfart at ikke noe digitaliseringsutstyr egner seg best til alle formål. Dermed er vi på utkikk etter et variert spekter med digitaliseringsutstyr som totalt sett vil kunne gjøre oss stand til velge den best egnede metode, med utgangspunkt i originaltype, format og tilstand. Gjennom rammeavtaler for kjøp av digitaliseringsutstyr ønsker Nasjonalbiblioteket å komplettere og/eller bytte ut eksisterende digitaliseringsutstyr over den neste fireårsperioden. I denne kravspesifikasjonens punkt 3 har vi gitt en oversikt over utstyrskategorier vi legger opp til å kjøpe inn utstyr i. I tillegg til utstyr for egen digitaliseringsproduksjon er det aktuelt å kjøpe inn lesesalskannere som vårt publikum selv kan betjene der dette faller inn under beskrivelsen av den enkelte rammeavtale. Hver utstyrskategori har fått et eget nummer. Denne nummereringen er også brukt i Vedlegg 3 Tilbudsskjema, hvilket er det skjemaet leverandøren skal fylle ut ved tilbud på de ulike rammeavtalene, se Konkurransegrunnlagets pkt 4. Vi ber leverandørene bruke den samme nummereringen ved referanse til en utstyrskategori i tilbudet, herunder i datablad og lignende. En leverandør kan tilby flere typer digitaliseringsutstyr innenfor hver kategori. Konkrete tilbud på utstyr skjer gjennom minikonkurranser, se Konkurransegrunnlagets pkt 5.2. 2.1. Kvalitet Våre digitale kopier skal i stor grad erstatte vårt publikums behov for å ha tilgang til originaler som er lagret i våre sikringsmagasin. Vi ønsker derfor å digitalisere i så god kvalitet at den digitale kopien representerer original på en autentisk måte. Nasjonalbiblioteket ønsker å digitalisere samlingene sine i minimum opptakskvalitet på 400 dpi TIFF. For enkelte medietyper og formater ønsker vi langt høyere opptakskvalitet. Et eksempel er fotografiske format som dias og negativer, som vi vanligvis skanner i minimum 3500 dpi. Det er også aktuelt med høyere opptakskvalitet for ikke-trykt materiale, som håndskrifter og tegninger. For å sikre digitale reproduksjoner av høy og jevn kvalitet bør digitaliseringsutstyret og dens tilhørende programvare ha nødvendige kalibreringsmuligheter. I den grad egne profileringsrutiner optimaliserer digitaliseringsutstyret og bildekvaliteten, må behov, nødvendig tilleggsutstyr og 2

rutiner for bruk av dette beskrives spesielt. Dette vil komme inn som en del av evalueringen i minikonkurransene ifm. vurderingstemaet «funksjonalitet». I forbindelse med minikonkurransene kommer vi til å be om at det redegjøres for bildekvalitet på tilbudt utstyr, se også Konkurransegrunnlagets pkt 5.2. I vår daglige digitaliseringsproduksjon benytter vi Golden Thread tm System for å analysere produsert bildekvalitet. Med dette kan vi analysere oppløsning, toneskala, digital støy og artefakter, jevnhet over opptaksflate, fargenøytralitet og fargegjengivelse. Vi ser for oss å benytte det samme systemet for bildekvalitetsevalueringene i minikonkurransene. 2.2. Holdbarhet og ergonomi Leverandøren skal i sitt tilbud på rammeavtalen oppgi forventet levetid i både kalendertid og antall eksponeringer/skann, som gjelder for utstyret i den aktuelle kategori. Videre skal den tilbudte tilgangen til reservedeler beskrives for hver kategori leverandøren inngir tilbud, merk i den forbindelse minstekrav til miljø, se pkt. 2.5. I tillegg til dette ber vi om at leverandøren inngir dokumentasjon som er egnet til å si noe om produktenes ergonomi i hver tilbudte produktkategori. Disse beskrivelsene skal fylles ut i Vedlegg 3 Tilbudsskjema. Se også Konkurransegrunnlagets pkt 4. 2.3. Service/vedlikeholdsavtale Nasjonalbiblioteket har som mål å utnytte innkjøpt digitaliseringsutstyr på en mest mulig effektiv måte. En av de viktigste utnyttelsesfaktorene er å bemanne innkjøpt utstyr med dedikerte skanneroperatører. I tillegg er det av stor betydning å unngå at innkjøpt utstyr blir stående ubrukt på grunn av tekniske feilsituasjoner. Feilsituasjoner oppstår likevel, enten som en konsekvens av brukerfeil eller som en konsekvens av feil på selve digitaliseringsutstyret. Brukerfeil ønsker vi å unngå igjennom god brukerveiledning og opplæring. Feil på utstyr ønsker vi å unngå igjennom godt og planmessig vedlikehold av digitaliseringsutstyret. Når feilsituasjoner likevel oppstår er det helt avgjørende å ha etablerte rutiner for hvordan disse håndteres, særlig mht. responstid, feilsøking og feilretting i Oslo og Mo i Rana. Leverandører må kunne tilby service- og vedlikeholdsavtale for digitaliseringsutstyret for perioden de anser som forventet levetid på utstyret. Evaluering av tilbudte service- og vedlikeholdsavtaler finner sted ved hver minikonkurranse, se Konkurransegrunnlagets pkt 5.2. 3

2.4. Produksjonsomgivelser I våre produksjonsmiljø bruker vi i dag Windows og Linux OS. Med mindre det foreligger tungtveiende grunner, ønsker vi ikke å innføre andre OS plattformer. Det er ønskelig at digitaliseringsutstyr er utstyrt med lokal lagringskapasitet tilstrekkelig for å lagre opptil en ukes produksjon. Lagringen bør gjøres på speilede disker av OS og data i raid1, eller eventuelt raid0+1 på datadisk. Vi forventer kontinuerlig parallell skanning og dataoverføring til lokal disk under skanning. Det er også ønskelig å kunne overføre data fra lokal disk til nettverk samtidig som skanning pågår uten betydelig redusert digitaliseringsytelse. Det er ønskelig at kommunikasjonen mellom digitaliseringsutstyr og produksjonsdatabasen benytter REST http-kall. Det vil derfor være en fordel om skanneprogramvare har mulighet for å konfigureres til å utføre http GET- og POST-kommandoer. Støtte for gammel fremgangsmåte med direkte MySql kall vil være et akseptabelt alternativ. Digitaliseringsutstyrets fargeprofiler må være ICC kompatible, og det skal fins meget gode algoritmer for konvertering til ADOBE RGB og srgb. De fordelene og ønskene som her oppfylles vil inngå som en del av funksjonalitetsevalueringen i de ulike minikonkurransene. Se også Konkurransegrunnlagets pkt 5.2. 2.5. Miljøkrav I henhold til pålagte krav til innkjøp av IT-utstyr i staten stiller Nasjonalbiblioteket følgende krav til alle tilbudte produkter: 1. Produktet skal oppfylle gjeldende energisparekravene for dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) ihht. ENERGY STAR 2. Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er produsert. 2.6. Krav til dokumentasjon Der det går fram av oversikten nedenfor skal leverandøren dokumentere at ulike krav er oppfylt. Slik dokumentasjon kan være datablad, testbilder gjort på digitaliseringsutstyret eller lignende. Ut over den dokumentasjon som skal fylles ut i Vedlegg 3 «Tilbudsskjema» skal dokumentasjonen inngis i forbindelse med hver minikonkurranse. Ved inngåelsen av rammeavtalen er det tilstrekkelig at leverandøren oppgir at han kan levere utstyr som oppfyller de krav som følger av hver rammeavtalekategori nedenfor. 3. Utstyrskategorier Gruppene 3.1 til 3.4 nedenfor er de utstyrskategoriene vi ønsker tilbud på. 4

3.1. Digitaliseringsutstyr for innbundet materiale I denne kategorien er vi på utkikk etter digitaliseringsutstyr som effektivt kan digitalisere innbundet materiale, som kan være enten bøker, aviser eller tidsskrifter. Digitaliseringsutstyret som tilbys kan enten være manuelle, semi-automatiske eller helautomatiske skannere. Utstyret må ha mulighet for kropping og oppretting av skjeve sider, enten under selve digitaliseringen eller som en batchjobb i etterkant. 3.1.1. Spesifikasjoner Bildeoppløsning i minimum 400 dpi Filformatet ukomprimert TIFF 3.1.2. Levering Leverandøren skal tilby en maksimal leveringstid for alle produkter i en kategori ved tilbud på rammeavtalen, se Vedlegg 3. Deretter vil det bli anledning til å gi en ytterligere spesifikk og kortere leveringstid for produkter som tilbys gjennom en konkret minikonkurranse. En hovedvekt av leveransene vil skje til Mo i Rana. Leveringsvilkårene er fri frakt og DDP iht. Incoterms 2000, med mindre oppdragsgiver angir i den enkelte minikonkurranse at dette kan fravikes. 3.1.3. Ytelse I forbindelse med minikonkurransene skal leverandøren oppgi reell digitaliseringshastighet for innbundet materiale i 400 dpi RGB. Hastigheten oppgis i sider pr minutt for innbundet materiale, fortrinnsvis i A4. 3.1.4. Materiale Det innbundne materiale som skal digitaliseres fins i mange ulike formater og tilstanden kan være veldig varierende. Det meste av materiale som skal digitaliseres vil være i formatene mellom A5 og A2. En liten prosentandel av samlingen vår er i A6 og mindre eller A1 og større. Materialets tilstand vil variere avhengig av type, alder, bruk og hvilke arkivforhold det har hatt. Her fins alt fra gammelt gulnet papir, til moderne glanset papir. Papirtykkelse vil variere mye. Nasjonalbiblioteket ønsker digitaliseringsutstyr som dekker ett eller flere av formatene. I tillegg må det oppgis om digitaliseringsutstyret egner seg til materiale i god kvalitet eller for skjørt materiale. I dag ligger den årlige produksjonen på ca. 150 000 objekter og ca. 7 000 000 sider. 5

3.2. Digitaliseringsutstyr for enkeltobjekt/enkeltark store format I denne kategorien er vi ute etter digitaliseringsutstyr for enkeltark eller enkeltobjekt som er større enn A3. Materiale som skal digitaliseres kan være bøker og evt. aviser som er demontert i enkeltark, kart, plakater eller andre trykksaker. Digitaliseringsutstyret som tilbys kan enten være manuelle, semi-automatiske eller helautomatiske skannere. Utstyret må ha mulighet for kropping og oppretting av skjeve sider, enten under selve digitaliseringen eller som en batchjobb i etterkant. En leverandør kan tilby flere typer digitaliseringsutstyr innenfor denne kategorien. 3.2.1. Spesifikasjoner Bildeoppløsning i minimum 400 dpi Filformatet ukomprimert TIFF 3.2.2. Levering Leverandøren skal tilby en maksimal leveringstid for alle produkter i en kategori ved tilbud på rammeavtalen, se Vedlegg 3. Deretter vil det bli anledning til å gi en ytterligere spesifikk og kortere leveringstid for produkter som tilbys gjennom en konkret minikonkurranse. En hovedvekt av leveransene vil skje til Mo i Rana. Leveringsvilkårene er fri frakt og DDP iht. Incoterms 2000, med mindre oppdragsgiver angir i den enkelte minikonkurranse at dette kan fravikes. 3.2.3. Ytelse I forbindelse med mini konkurransene skal leverandøren oppgi digitaliseringshastighet for ulike enkeltobjekter i 400 dpi og RGB. Størrelse på objektet må også oppgis. 3.2.4. Materiale Det meste av materiale som skal digitaliseres vil være i formatene mellom A3 og A0. En liten prosentandel av samlingen vår er større enn A0. For mindre størrelser, se kategori iii. Materialets tilstand vil variere avhengig av type, alder, bruk og hvilke arkivforhold det har hatt. Her fins alt fra gammelt gulnet papir, til moderne glanset papir. Papirtykkelse vil variere mye. I dag ligger den årlige produksjonen på ca. 20 000 objekter. 6

3.3. Digitaliseringsutstyr for enkeltobjekt/enkeltark små format I denne kategorien er vi ute etter digitaliseringsutstyr for enkeltark eller enkeltobjekt som er mindre enn A3. Materiale som skal digitaliseres kan være håndskrevne notater, mindre kart, bøker som er demontert i enkeltark, postkort eller andre mindre trykksaker. Digitaliseringsløsningene som tilbys kan må enten være manuelle skannere, skannere med arkmater, semi-automatiske eller helautomatiske skannere. Utstyret må ha mulighet for kropping og oppretting av skjeve sider, enten under selve digitaliseringen eller som en batchjobb i etterkant. 3.3.1. Spesifikasjoner Bildeoppløsning i minimum 400 dpi Filformatet ukomprimert TIFF 3.3.2. Levering Leverandøren skal tilby en maksimal leveringstid for alle produkter i en kategori ved tilbud på rammeavtalen, se Vedlegg 3. Deretter vil det bli anledning til å gi en ytterligere spesifikk og kortere leveringstid for produkter som tilbys gjennom en konkret minikonkurranse. En hovedvekt av leveransene vil skje til Mo i Rana. Leveringsvilkårene er fri frakt og DDP iht. Incoterms 2000, med mindre oppdragsgiver angir i den enkelte minikonkurranse at dette kan fravikes. 3.3.3. Ytelse I forbindelse med minikonkurransene skal leverandøren oppgi digitaliseringshastighet enkeltobjekter i 400 dpi og RGB. Størrelse på objektet må også oppgis. 3.3.4. Materiale Materialets tilstand vil variere avhengig av type, alder, bruk og hvilke arkivforhold det har hatt. Her fins alt fra gammelt gulnet papir, til moderne glanset papir. Papirtykkelse vil variere mye. I dag ligger den årlige produksjonen på 150 000 objekter og 4 000 000 sider. Demonterte bøker og tidsskrift utgjør en betydelig andel av sideantallet. 7

3.4. Digitaliseringsutstyr for fotografisk materiale I denne kategorien er vi ute etter digitaliseringsutstyr for fotografi og andre billedlige teknikker. Digitaliseringsløsningene som tilbys kan enten være skannere eller kameraløsninger med tilhørende lyskilder, objekt holdere og programvare for evt. etterbehandling. 3.4.1. Spesifikasjoner Bildeoppløsning i minimum 400 dpi for refleksjonsbilder Bildeoppløsning i minimum 4000 dpi for negativer og dias Filformat ukomprimert TIFF Mulighet for seriebehandling av bilder 3.4.2. Levering Leverandøren skal tilby en maksimal leveringstid for alle produkter i en kategori ved tilbud på rammeavtalen, se Vedlegg 3. Deretter vil det bli anledning til å gi en ytterligere spesifikk og kortere leveringstid for produkter som tilbys gjennom en konkret minikonkurranse. En hovedvekt av leveransene vil skje til Mo i Rana. Leveringsvilkårene er fri frakt og DDP iht. Incoterms 2000, med mindre oppdragsgiver angir i den enkelte minikonkurranse at dette kan fravikes. 3.4.3. Ytelse I forbindelse med minikonkurransene skal leverandøren oppgi eksempler på reell digitaliseringshastighet av ulike typer fotografisk materiale. 3.4.4. Materiale Materialet som skal digitaliseres er alt fra større fotosamlinger til enkeltobjekt. Her fins det meste av teknikker og formater som fins innenfor fotohistorien. Større samlinger kan for eksempel være en fotografs samlede arkiv som består av både negativ og positiv, i sort/hvit og farge. Materialets tilstand kan variere mye avhengig av type, alder og hvilke arkivforhold det har hatt. 8