Konkurransegrunnlag - Rammeavtale Frakttjenester Landsdekkende program Vedlegg 1: Utfyllingsskjema
INNHOLD 1 INNLEDNING 3 2 GENERELL BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER 3 3 ADMINISTRATIV INFORMASJON I FBM KONKURRANSEN 3 3.1 KUNNGJØRING 3 3.2 TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON 3 3.3 REGLER FOR KONKURRANSEN 3 4 KRAV TIL LEVERANDØREN 4 4.1 INNBETALTE SKATTER OG AVGIFTER 4 4.2 FAGLIGE OG TEKNISKE KRAV 4 4.3 ØKONOMISKE KRAV 4 5 KRAV TIL TILBUDET 4 5.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 4 5.2 TILBUDSFRIST 4 5.3 VEDSTÅELSESFRIST 4 5.4 LEVERINGSADRESSE 4 5.5 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV: 5 5.6 TILDELINGSKRITERIER 5 6 GENERELL BESKRIVELSE AV BEHOV 5 6.1 TYPISKE OPPDRAG 5 6.2 TYPE TJENESTER 5 6.3 GEOGRAFISKE OMRÅDER 6 7 OMFANG 6 8 KRAV TIL HÅNDTERING OG OPPFØLGING AV OPPDRAG 6 8.1 GENERELLE KRAV 6 8.2 KRAV TIL PERSONELL 6 8.2.1 Sjåfører/fraktmannskap 6 8.2.2 Koordinator/kontaktperson 6 8.3 KRAV TIL KUNSTTRANSPORT MED BIL 6 8.4 KRAV TIL SIKKERHET 7 8.5 MILJØKRAV 7 9 GENERELLE KONTRAKTSBETINGELSER 7 9.1 GENERELT 7 9.2 LEVERINGSFORSINKELSE 8 9.3 ENDRINGER 8 9.4 TILLEGGSKOSTNADER 8 9.5 VARIGHET PÅ AVTALEN 8 9.6 KONTAKTPERSON 8 9.7 FAKTURERING OG BETALINGSBETINGELSER 8 9.8 PANTERETT, ARREST 8 9.9 LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD 9 9.10 LOVVALG, TVISTER MV 9 Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 2
1 Innledning Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (heretter kalt Nasjonalmuseet) ønsker å inngå rammeavtale med leverandør av frakttjenester og relaterte tjenester for Nasjonalmuseets Landsdekkende program. 2 Generell beskrivelse av oppdragsgiver Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst (org. nr. 985 686 092) er Norges største museum for kunst, arkitektur og design. Det ble etablert 28. april 2003 ved fusjon av de to statlige museer Nasjonalgalleriet og Museet for Samtidskunst samt de to privateide museer Kunstindustrimuseet og Arkitekturmuseet. Den 1.7.2005 ble Riksutstillinger integrert i Nasjonalmuseet. Nasjonalmuseet er 90 % finansiert over statsbudsjettet, eier ikke egne samlinger, men forvalter statens kunstsamlinger samt samlingene til Stiftelsen Kunstindustrimuseet i Oslo og Stiftelsen Arkitekturmuseet. Museet forvalter, samler, bevarer, stiller ut og lager formidlingsprogrammer om samlingene. Museet har et omfattende utstillingsprogram som også inkluderer vandreutstillinger i inn- og utland. Over 500.000 besøker årlig Nasjonalmuseets utstillinger i Oslo, mens nesten 100.000 besøker våre utstillinger andre steder i landet. 3 Administrativ informasjon i fbm konkurransen 3.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 3.2 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger fra Nasjonalmuseet ved: Ole Henrik Brinchmann-Hansen Ole.henrik.b-hansen@nasjonalmuseet.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Slike svar registreres i DOFFIN og sendes automatisk til alle som har registrert seg som interessenter for konkurransen. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger og sendes oppdragsgivers kontaktperson (over). 3.3 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I (alminnelige bestemmelser) og III (Anskaffelser over EØS-terskelverdiene). Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 3
Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 4 Krav til leverandøren 4.1 Innbetalte skatter og avgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser mht innbetaling av skatter og avgifter. Norske leverandører skal dokumentere dette med skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.2 Faglige og tekniske krav Det kreves at leverandør har erfaring med tilsvarende leveranser. Dette dokumenteres med eksempler fra tilsvarende oppdrag fra de siste tre år med navn på oppdragsgiver og en kort beskrivelse av oppdragene. 4.3 Økonomiske krav Det kreves tilfredsstillende økonomisk kapasitet og soliditet. Dette dokumenteres med sammendrag av årsregnskap fra de siste 3 år. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet 2. Tilbudet skal være merket: Anbud - frakttjenester 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet og all dokumentasjon skal leveres på norsk eller engelsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 5.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 16. desember 2015 kl 12.00 Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 5.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder fra tilbudsfristen 5.4 Leveringsadresse Postadresse: Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 4
Stiftelsen Nasjonalmuseet for kunst Postboks 7014, St. Olavs plass, 0130 Oslo Leveringsadresse: Kristian Augusts gate 23, Oslo 5.5 Komplett tilbud skal bestå av: - Tilbudsbrev, datert og signert. - Dokumentasjon på kvalifikasjoner, se punkt 4 - Komplett utfylt tilbudsskjema, vedlegg 1 5.6 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier og vekting: Kvalitet (60 %), herunder o Utstyr og fasiliteter o Kompetanse o Rutiner og kvalitetssikring Pris (40 %) 6 Generell beskrivelse av behov 6.1 Typiske oppdrag Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design, avdeling landsdekkende program gjennomfører årlig et antall vandreutstillinger gjennom Nettverk skole og Nettverk galleri. Lokale visningssteder vil være skoler, kulturhus, kunstforeninger, gallerier, muséer og lignende i alle fylker i landet. Typiske transportoppdrag vil innebære transport av hele utstillinger fra Oslo, til og mellom utstillingssteder og retur til Oslo, tilrettelegging og kontakt med lokale visningssteder og tett oppfølging av disse for å gjøre avtaler om levering og henting. Ved turnéstart og ved transport mellom visningsstedene hentes utstillingene ferdig pakket, med nødvendig emballasje og kasser. Transportør må stille med 2 personer ved henting og levering av utstillinger i Nasjonalmuseets verksted i Oslo sentrum. I de fleste tilfellene vil det være krav om at utstillingene går som egen transport, men samlast er aktuelt i noen tilfeller etter avtale med museet. 6.2 Type tjenester Oppdrag for Nasjonalmuseet kan omfatte en eller flere av følgende tjenester: Lasting/lossing, bærehjelp Pakking/emballering Frakt Mellomlagring Prosjektledelse, koordinering, kontakt med visningssteder Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 5
En del av oppdragene gjelder frakt av verdifulle, unike og/eller skjøre gjenstander og kunstverk og stiller særlige krav til håndtering og sikkerhet. 6.3 Geografiske områder Følgende fraktstrekk vil være aktuelle: 7 Omfang Til/fra Oslo og lokasjoner i Norge Mellom øvrige lokasjoner i Norge Omfang for 2015 gir et ikke forpliktende anslag på omfang. I 2015 er det ca 70 fraktoppdrag fra 0,5 til 29 m3. Lengden på fraktstrekningene kan variere fra under 50 km til over 1500 km. 8 Krav til håndtering og oppfølging av oppdrag 8.1 Generelle krav Nasjonalmuseet skal til enhver tid holdes oppdatert om alle avtaler knyttet til henting, levering og transport. Det bør være sporbarhet i alle ledd, slik at leverandør til enhver tid har oversikt over hvilket mannskap som benyttes på den enkelte fraktstrekning. Leverandør er ansvarlig for at alle krav til transport og håndtering blir gitt videre til sjåføren og de som håndterer godset. Leverandør må ha gode rutiner for å sikre at krav til håndtering av godset blir videreformidlet til mannskapet. 8.2 Krav til personell 8.2.1 Sjåfører/fraktmannskap Nasjonalmuseet ønsker i størst mulig grad faste sjåfører med erfaring innen kunsttransport og mannskap med kunnskap og erfaring med håndtering av kunst. 8.2.2 Koordinator/kontaktperson Leverandør skal ha faste, navngitte kontaktpersoner for Nasjonalmuseet som skal ha full oversikt over de pågående oppdragene og som skal ta imot henvendelser fra Nasjonalmuseet og eventuelt formidle informasjon videre til fraktmannskap. Kontaktperson skal ha kontakt med visningsstedene. Kontaktperson må beherske norsk. 8.3 Krav til kunsttransport med bil Nasjonalmuseet stiller følgende krav til kunsttransport med bil: Krav til transport og bil Kunsttransport skal gå som egen forsendelse. Det skal ikke være samkjøring med annen last. Kun i særskilte tilfeller, på forhånd godkjent av museet, kan samkjøring likevel gjennomføres. Museets forsendelse skal i disse tilfeller alltid holdes samlet. Museet skal også på forhånd godkjenne hvilken type last museets forsendelse kan lastes sammen med. Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 6
Transportbilen må være lukket (skapbil). Kassene skal ikke fraktes på åpent eller delvis lukket plan. Kunsten må ikke utsettes for fuktighet. For transporter for Nettverk galleri må skapet ha klimaanlegg, slik at kunstverkene ikke utsettes for store temperaturendringer. Bilene må ha luftfjæring. Bilen må ha løftelem. Ved større utstillinger kan kunstkassene være både store og tunge, og da må det være jekketralle på bilen. Transportør skal ha et system for satellittsporing eller annen type sporing. Håndtering av transportkassene Kassene håndteres på en skånsom måte og slik symbolene på kassene viser. Enkelte kasser har sjokk- eller vippeindikatorer montert på; indikatorene slår ut ved feilhåndtering. Under transport må kassene stroppes fast til bilen og sikres best mulig mot støt og vibrasjoner. Kassene bør håndteres manuelt. Kun ved særskilt tunge kasser kan truck benyttes. Fraktbrev/transportkasseliste skal alltid benyttes til å kvittere på for kassene, både ved henting og levering. Kvittert fraktbrev/transportkasseliste skal ved forespørsel umiddelbart sendes museet. Transportrute Transporten skal gå direkte uten omlasting. Kun i særskilte tilfeller, på forhånd godkjent av museet, kan omlasting gjennomføres. Eventuell mellomlagring/overnatting må skje forsvarlig på et oppvarmet og sikkert sted og kun etter avtale med Nasjonalmuseet. Kassene må aldri oppbevares utendørs. Ved bruk av underleverandør må museet gis beskjed og godkjenne dette. Hovedtransportør plikter alltid å informere underleverandør om våre transportkrav. Transportør er ansvarlig for at disse kravene blir gitt videre til sjåføren og de som håndterer transportkassene. 8.4 Krav til sikkerhet Enkelte oppdrag krever spesielle sikkerhetstiltak, for eksempel to sjåfører, eskorte o.a. 8.5 Miljøkrav Alle sjåfører skal læres opp i miljøvennlig kjørestil. Det skal være rutiner og ordninger for oppfølging av drivstoffbruk. 9 Generelle kontraktsbetingelser 9.1 Generelt Med mindre det er tatt eksplisitt forbehold vil betingelser i anbudsforespørselen ved motstrid ha forrang foran anbudsbesvarelse og eventuelle standardbetingelser fra leverandør. Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 7
9.2 Leveringsforsinkelse Leverandør er ansvarlig for at utstillingene blir levert til avtalt tid. Hvis det oppstår uforutsette hendelser eller forhold som tilbyder er ansvarlig for må leverandøren selv bære eventuelle ekstrakostnader for å få leveransen frem i rett tid. Nasjonalmuseet vil holde leverandør ansvarlig for følgekostnader og eventuelle erstatningskrav ved forsinket leveranse. 9.3 Endringer Nasjonalmuseet tar forbehold om at strekninger og tidspunkt for visning av de ulike utstillingene kan endres. Dette vil varsles i rimelig tid. På de punkter der vi har bedt om spesifiserte priser forbeholder Nasjonalmuseet seg retten til å ta tjenesten ut av tilbudet og redusere totalprisen tilsvarende. Ved endringer av transportrute, mål, vekt eller andre forhold, skal prisen justeres forholdsmessig med utgangspunkt i opprinnelig tilbud. 9.4 Tilleggskostnader Eventuelle endringer som medfører tilleggskostnader skal avtales skriftlig med Nasjonalmuseet før gjennomføring og skal dokumenteres. Leverandør viderefakturerer faktisk kost uten påslag. 9.5 Varighet på avtalen Rammeavtalen vil ha varighet på inntil fire år. Nasjonalmuseet kan si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 9.6 Kontaktperson Nasjonalmuseet skal ha en fast, navngitt kontaktperson som skal ha det overordnede ansvaret for rammeavtalen. 9.7 Fakturering og betalingsbetingelser Leverandør fakturerer etterskuddsvis etter hvert gjennomførte fraktoppdrag. Faktura skal spesifiseres og eventuelle tilleggskostnader skal dokumenteres. Det skal gis 30 dagers betalingsfrist etter mottak av korrekt faktura. Det skal ikke beregnes noen former for påslag eller gebyrer. 9.8 Panterett, arrest Leverandør kan ikke under noen omstendighet ta panterett eller arrest i transportert gods. Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 8
9.9 Lønns- og arbeidsforhold Det er et krav til at ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandør og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra oppdragsgiver dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, kan oppdragsgiver iverksette følgende sanksjoner: Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake betalingen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Beløpet som kan holdes tilbake er begrenset oppad til 2 ganger innsparingen for leverandøren. Dersom forholdet ikke er brakt i orden i løpet av 14 dager, er dette å betrakte som vesentlig mislighold. 9.10 Lovvalg, tvister mv Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Tvister mellom partene om kontraktsforholdet bør søkes løst i minnelighet. Hver av partene kan kreve enhver tvist mellom partene om kontraktsforholdet som ikke blir løst i minnelighet, avgjort ved ordinær rettergang med mindre partene blir enige om å la tvisten avgjøres ved voldgift. Ved ordinær rettergang skal Oslo tingrett være verneting for alle søksmål som måtte utspringe av kontrakten. Konkurransegrunnlag Rammeavtale frakttjenester Landsdekkende program 9