Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks: 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Anne Solstad 73 19 92 65 27.09.2016 2016/1508-521.0 Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Osen kommune 7740 STEINSDALEN Rapport etter forvaltningskontroll - Osen kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Osen kommune 14.4.2016 og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført etter planen jf. varsel om kontroll av 4.3.2016. Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 8 avvik og 15 merknader. Ved en inkurie har rapporten dessverre ikke blitt sendt ut fra oss, vi beklager at den kommer så sent. Vi ber om en redegjørelse innen 1. november d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert blir kommentert. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Osen kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) ass. landbruksdirektør Anne Solstad fylkesagronom Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Ordfører og Kontrollutvalg E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Osen kommune Dato rapport : 27.09.2016 Kontroll avholdt dato: 14.4.2016 Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Laila Marie Sorte, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad. Gaute Arnekleiv gjennomførte forvaltningsdialog om ordningene på skog pr. telefon 15.4.2016 Til stede fra kommunen: Ivar Dybdahl, Hanne Skjæggestad, Roar Leirset Kontrollert(e) ordning(er): Regionalt Miljøtilskudd (RMP), Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Produksjonstilskudd, Tilskudd til drenering, Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), Skogfond, Skogbrukslov med forskrifter. 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte 14.4.2016 en forvaltningskontroll i Osen kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 8 avvik og 15 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Saksbehandler har god oversikt over ordningene med tilhørende regelverk og retningslinjer. Det utvises stor grad av ryddighet og det blir utført et gjennomgående grundig arbeid med tilskuddsforvaltningen. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV dokumentkontroll Avvik 1 Det er ikke lagt ved kvitteringer for innbetalt arbeidsgiveravgift og skattetrekk. Dokumentasjon av dette er et krav. Avvik fra Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10 Rundskriv 2015-43 kap. 1.5.3 under Dokumentasjon generelle vilkår Endring av praksis umiddelbart.
3 Avvik 2 Avvik fra Merknad 1 Merknad 2 Merknad 3 En søker har ikke søkt sykepenger. Skal derfor i utgangpunktet ikke ha avløsertilskudd for den perioden det ikke er søkt sykepenger for. Alternativt kunne en bedt NAV regne ut hva søker ville ha fått om det hadde blitt søkt om sykepenger. I dette tilfellet har Osen kommune stipulert dagsats sykepenger ved hjelp av opplysninger om næringsinntekt tidligere år. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 4 og 10 og rundskriv 2015-43 kap. 2.3.1 og 2.4.1. Endring av praksis umiddelbart. Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning» for de aktuelle årene. Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 3 Rundskriv 2015-43 kap. 1.3.2 Det skal legges ved søknaden dokumentasjon for utbetalinger fra NAV. Det er Osen kommune som innhenter opplysninger fra NAV, men kravet er at det er søkers utskrift fra «Dine utbetalinger» som skal legges ved og brukes. Dersom Osen kommune fortsetter å innhente opplysningene er «utbetalingshistorikk» det beste. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10 Rundskriv 2015-43 kap. 1.5.3 under Dokumentasjon generelle vilkår Der det er bruka privat avløser så skal brutto lønn og underskrift fra avløser om at denne lønna er mottatt føres i felt 5. Dette mangler i enkelte søknader. REGIONALT MILJØTILSKUDD (RMP) Avvik 3 Det er godkjent tilskudd for sau under «bevaringsverdige husdyrraser» uten at disse er «rasegodkjent» i liste fra Animalia. Individene skal være registrert med låst rasekode, noe som ikke er oppfylt. Avvik fra RMP-forskriften 5 Frist for å sjekke opp dette ble på kontrolldagen satt til 30.04.2016. Krav om tilbakebetaling bør vurderes om kravet ikke er oppfylt. Avvik 4 En 2015-søknad er avslått i estil og foretaket har ikke fått avslagsbrev. I henhold til forvaltningsloven er dette et enkeltvedtak, som kan påklages, og søkerne må få skriftlig svar på søknadene med opplysning om klageadgang. Avvik fra Forvaltningsloven 23
4 Merknad 4 Merknad 5 Merknad 6 Kommunen sender avslagsbrev til søker innen frist fastsatt på kontrolldagen til 30.04.2016. Fylkesmannen melder tilbake til Landbruksdirektoratet at det gjennom estil bør kunne gå ut avslagsbrev, og ikke bare brev for innvilgning/delvis innvilgning. Kommunen har ikke trukket ut noen RMP-søknader til stedlig kontroll i 2013-2015. I følge Rundskriv 1/2015 retningslinjer for saksbehandling fra Fylkesmannen skal det gjennomføres stikkprøvekontroll av 5 % av søknadene. I 2015 var det kun 4 innvilga RMP-søknader, dvs. at 0,2 % søknader skulle vært kontrollert i 2015. Det er forståelig at man da dropper kontroll et år, men vi vil oppfordre til å se RMP-søknadene i sammenheng med PTsøknadene, slik at det hvert år blir noe kontroll av RMP. Kommunen må ha en journal som oppfyller de krav som stilles, jfr. Rundskriv 2015-14 fra Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere og som kan bevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. Dette må følges opp framover. Alt på en sak bør være samla, dvs. at også papirsøknad, vedlegg til saken eller avslagsbrev bør scannes og legges i estil, alternativt at alt ligger samla i kommunens arkiv. Men det enkleste vil være å ha alt i estil (går jo også an å diskutere slike ting med kommunens arkivpersonell). Merknad 7 Et foretak har fått tilskudd til beite av kystlynghei. 38 dyreenheter på 377 daa tyder på mye tilleggsfôr, vanlig å regne at en sau trenger 20 daa, noe som ville tilsvart 760 daa. Vurder nærmere framover det som står i RMPforskriften 5 om at «det kreves at sauene går ute hele året og tar opp det vesentligste av næringsbehovet fra beite, så fremt de klimamessige og dyreetiske forholdene tillater det». Dette for å sikre at det faktisk skjer beiting av kystlynghei. PRODUKSJONSTILSKUDD (søknader pr 01.01 og 31.07.2015) Avvik 5 Søkere som driver økologisk skal sjekkes om er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på www.debio.no før økologisk tilskudd godkjennes. Dette blir ikke gjort i Osen kommune i dag. Avvik fra Avvik 6 Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3 og 4 samt Veiledningshefte august 2015 kap. 3.8, Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.7 og kap. 14. Endring av praksis framover. Kalvingsintervall skal være på maksimalt 15 måneder for å
5 få tilskudd til melkeku. Ved stikkprøvekontroll skal dette kravet gjennomgås noe som ikke Osen kommune har gjort så langt. Avvik fra Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 3 samt Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.4. Merknad 8 Merknad 9 Merknad 10 Endring av praksis framover PT-1050 Rune Sæther. Har ført lammeslakt som beste kvalitet i sine søknader men slakteri har andre tal som er langt lavere for beste kvalitet. Her burde det vært vurdert avkorting samt at foretaka burde vært kontrollert med tanke på vanlig jordbruksproduksjon. Mulig i dialog med Mattilsynet. Komplett søkerliste for produksjonstilskudd bør journalføres og det bør skrives en merknad i Ephorte om hvor permene er å finne. Rundskriv 2014-30 kap. 5.1.1 En søknad om produksjonstilskudd januar 2015 er underskrevet av en annen enn søker. Søknad skal underskrives av den som forplikter foretaket. Veiledningsheftet søknadsomgang januar 2015 kap 3.11.3. Annet Annet Lite risikobasert kontroll av produksjonstilskudd da saksbehandler er ny og ønsker å gjøre seg kjent med foretakene i kommunen ved blant annet besøk i forbindelse med kontroll. Fylkesmannen vil allikevel forslå at en tenker for eksempel temabasert kontroll f.eks. med tanke på om det blir ført areal i søknad om produksjonstilskudd når det faktisk er luftig og ikke beiting/ stor buskap og lite dyr på beite, for å få kontrollene noe risikobasert. Rundskriv 2014-30 kap. 6.1 Vanlig jordbruksdrift når det gjelder utegangersau. Dette kan vurderes ut fra liste PT-1050 som viser klassifisering av lammeslakt og PT-1001a-c som viser varsel for lammeprosent pr. søye/vanlig jordbruksproduksjon.. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 2 Spesielle miljøtiltak i jordbrukets kulturlandskap (SMIL) Avvik 7 Plan der miljøtiltaket beskrives og der det redegjøres for
6 målene med prosjektet er ikke vedlagt i enkelte søknader om SMIL-tilskudd. Avvik fra SMIL-forskriften 6. Endring av praksis fremover. Avvik 8 Det er gitt SMIL-tilskudd til investering i radiobjeller for å lette tilsyn med dyr på beite og kjøp av kalvehytter for å bedre tilvekst og trivsel for kalv og frigjøre plass inne i fjøs. Begge tiltakene kan være positive for skjøtsel av kulturlandskap, men er innenfor det en kan forvente gjennom vanlig jordbruksdrift. Avvik fra SMIL-forskriften 1 Merknad 11 Merknad 12 Endring av praksis fremover. Tilskudd til radiobjeller kan omsøkes gjennom ordningen for tiltak i beiteområder. I områder der tap av sau til rovdyr kan være et problem kan det også søkes om tilskudd til radiobjeller for å avdekke tapsårsak gjennom ordningen for forebyggende og konfliktdempende tiltak. SMIL-forskriften setter 70 % tilskudd som øvre ramme for tilskudd til tiltak jf. 5, men Osen kommune har lagt seg på en linje med lav tilskuddssats for å fordele midler på flest mulig tiltak. Fylkesmannen anbefaler kommunen å vurdere en sterkere prioritering av de viktigste miljøtiltakene gjennom å øke tilskuddssatsen til tiltak med stor miljøeffekt. Satsene bør tas inn i kommunens tiltaksstrategi. Vedtak om SMIL tilskudd behandles politisk i hovedutvalg for Utvikling og miljø i Osen kommune. I saksfremlegget til utvalget bør det fremgå at tiltaket er sjekket ut med hensyn til miljøverdier (kunnskapsgrunnlaget jf. miljøprinsippene i naturmangfoldloven). Vurderingene av miljøprinsippene i NML skal også fremgå av vedtaket om tilskudd. KONTINUERLIG AJOURHOLD AV AR5 OG FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NÆRINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK) Merknad 13 Kommunen mangler rutiner for innsending av kontinuerlig ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronisk jordregister. Kommunen bør innen kort tid etablere slike rutiner. Merknad 14 Kommunen har ikke revidert overordna retningslinjer for prioritering av NMSK søknader i.h.t. forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket jf. 3 2.ledd. Disse
7 Merknad 15 Fylkesmannen bes om å få tilsendt revidert eksemplar av retningslinjene Kontroll av 10 % av søknader om NMSK tilskudd. Kommunen har i henhold til ØKS i 2014 kontrollert 12,5 % av sakene og 0 % i 2015. Kommunen må etablere rutiner slik at 10 % av sakene kontrolleres og dokumentere resultatet. Dokumentasjon enten gjennom opplastet vedlegg i WEBSKAS eller som dokument lagt på sak i bilagsperm. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom sitt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post 24.2 og 4.3.2016. Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Dokumenter for kontroll av sykdomsavløsning mv. ble bedt innsendt på forhånd og ble levert til avtalt frist. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med aktuell saksbehandler og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 5 Generelt om kommunen Forrige gang Fylkesmannen gjennomførte en forvaltningskontroll på landbruk i Osen var i 2009. Da ble produksjonstilskudd, tilskudd til avløsning ved sykdom mv, NMSK og skogsbilveier kontrollert. Det ble den gang avdekket 3 avvik. Osen kommune er den minste landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Innen skogbruk er kommunen den 4. minste når det gjelder produktivt skogareal og avvirkning. I 2015 forvaltet Osen kommune kr 12.279.051 gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandler har god oversikt over ordningene med tilhørende regelverk. Gårdbrukerne i Osen ser ut til å bli godt i varetatt og servicegraden er langt over det som kan forventes. Det er stor grad av ryddighet og saksbehandlingen blir i
stor grad godt dokumentert. Det er et bredt sakskompleks og det krever en del å holde seg oppdatert på alle detaljer. 8