Administrasjonsutvalget Utkast til referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 21. mai 2014 Tilstede: Medlemmer Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, Norges Handelshøyskole (nestleder) Direktør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet Ass.direktør Britt Elin Steinveg, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen 30/14 Godkjenning av innkalling og sakliste (Vedtakssak) Sak 30/14 Godkjenning av innkalling og saksliste (Vedtakssak) Sak 31/14 Sak 32/14 Sak 33/14 Sak 34/14 Sak 35/14 Sak 36/14 Sak 37/14 Sak 38/14 Sak 39/14 Referat fra forrige møte i utvalget (Orienteringssak) Møte med Riksrevisjonen og KD (Diskusjonssak) Målstruktur for universitetene og høgskolene (Diskusjons- og vedtakssak) Godkjenning av mål for administrasjonsutvalget i 2014 og 2015 og underutvalg under administrasjonsutvalget (Diskusjons- og vedtakssak) Arkitekturrådet-IKT (Diskusjons- og vedtakssak) Møte og tettere samarbeid med Uninett (Diskusjonssak) Direktørsamling høsten 2014 (Orienteringssak) Orienteringssaker Eventuelt Innkalling og saksliste godkjennes. 1
31/14 Referat fra forrige møte i administrasjonsutvalget (Orienteringsssak) Møtereferatet er godkjent som sirkulasjonssak, ingen vedtak. 32/14 Møte med Riksrevisjonen og KD (Diskusjonssak) Tilstede fra Riksrevisjonen: Ekspedisjonssjef Per Engseth og avdelingsdirektørene Bernt Normark og Terje Ottesen. Fra KD: Avdelingsdirektør Arne Lunde. Riksrevisjonen har vært gjennom en omorganisering (fra 01.05.14) og er nå organisert gjennom tre regnskapsrevisjonsavdelinger. Det er tillagt ansvar for fire/fem departementer til hver avdeling. Avdelingen som KD sorterer under består av to seksjoner, Bernt Normark leder den ene, Thorgunn Norstrand den andre. Det vil bli behov for en del opplæring i tiden fremover, ettersom mange har fått nye arbeidsområder som følge av omorganiseringen. På regnskapssiden meldte Riksrevisjonen om en positiv utvikling for UH-institusjonene. De ser færre og færre alvorlige feil og kun en institusjon får i år brev med modifisering (merknad). Utfordringene dreier seg fortsatt hovedsakelig om anskaffelse og lønn. Det er litt ulik kompetanse på institusjonene når det gjelder anskaffelser, og Riksrevisjonen opplever gjerne at de må involveres før det blir tatt ordentlig tak i f.eks. internkontroll, sårbare områder, dokumenter som bare blir liggende, m.m. For lønn oppleves det ofte utfordringer knyttet til dokumentasjon av variable tillegg, dokumentasjon, overtid, honorar til næringsdrivende. Store institusjoner har en administrasjon av en viss størrelse og det er naturlig at de fleste feil finnes hos mindre institusjoner. De som har færrest anskaffelse har kanskje også flest feil. En annen utfordring er når større institusjoner delegerer ansvar for anskaffelser ut på fakulteter og institutter, hva skjer da med kompetansen? Mer samarbeid/sentralisering ville kunne avhjelpe noen av utfordringene. Når det gjelder å forholde seg til anskaffelsesregelverket, så oppleves det i blant at institusjonen ikke har tydeliggjort de kriteriene det velges ut fra på en god nok måte. Da kan man fort få klager i ettertid. For BOA er fortsatt kostnadsbelastning og indirekte kostnader de største utfordringene. Det råder ofte usikkerhet knyttet til klassifisering av prosjekt, eks. etter- og videreutdanning hvor skal dette føres? Det viser seg iblant at det er utfordrende å få avsluttet forskningsprosjekt på en ordentlig måte. Noen avslutter f.eks. med budsjettall, og ikke med regnskapstall. Samfunnssikkerhet og beredskap: Riksrevisjonen har vært inne og sett på beredskapsplaner og krisehåndtering ved en rekke av UH-institusjonene. Også her er det store forskjeller mellom institusjonene, men de fleste har gode dokumenter her. Det som mangler er gjerne 2
ekstremtilfellene. Det viste seg at studentinvolvering gjennomgående var relativt begrenset og informasjonen fantes stort sett på norsk. Mange har gjort ulike øvelser. Riksrevisjonen har et stort prosjekt som omfatter kvaliteten av høyere utdanning, de vil beslutte hva prosjektet skal hete etter hvert. Det gjelder omfang av utdanningstilbud og innsats. Bruk av falske vitnemål omfang og behandling institusjonene er pålagt å rapportere til Riksrevisjonen her. Det er indikasjoner på feilrapportering til DBH. Det vil bli gjort en konkret vurdering knyttet til dette. IKT-systemer og tilgangsrettigheter. Det vil bli gjennomført en undersøkelse ila høsten på dette området. Loggføring av hvem som har tilgang, og tilganger som ikke er i bruk. Regnskapsrevisjonsdelen er ganske omfattende og Riksrevisjonen bruker store ressurser på å bekrefte regnskapene. Må følge opp en del av punktene for 2014, som BOA, anskaffelse og lønn. Når disse er gjennomgått, er erfaringsmessig store deler av regnskapet på plass. Riksrevisjonen bruker ca. 26 revisjonsårsverk på revisjonene nå brukte 32 i 2013. Det ble stilt spørsmål til Riksrevisjonen om innsynskrav fra dagspressen knyttet til sidegjøremål. Er informasjon som rapporteres inn til arbeidsgiver offentlig for allmennheten? Riksrevisjonen svarte at det må foretas en vurdering mellom offentlighetsloven på den ene siden og lov om personvern på den andre. Når det gjelder styrets beretning, har det kommet brev fra Finansdepartementet om struktur for beretningen. Riksrevisjonen regner med at dette blir kommunisert fra KD til sektoren. 15. februar er fristen for å levere regnskap. Da har ikke Riksrevisjonene revidert regnskapet. Det har kommet spørsmål knyttet til at styret skal signere regnskapet før det er endelig revidert. Tidshjulet er utfordringen her revisjonen er jo styrets utstrakte arm inn i organisasjonen. KD opplyste at det har vært svært få avvik og de som har vært har vært mer kosmetisk enn noe annet det har vært endringer som kan tas ifm årsoppgjøret. Tallene KD leverer til Finansdepartementet legges til grunn for statsregnskapet. Det blir kanskje en annen type logikk her, sammenlignet med et privat selskap. KD ønsker at alle skal signere fordi det signaliserer at styremedlemmene har satt seg inn i beretningen. Riksrevisjonen påpekte at dette er noe mer komplisert i statlig enn i privat virksomhet. Tallene skal inn i statsregnskapet. Det er veldig sjelden at tallene er feil, det som oftest kritiseres er systemene rundt, som anskaffelser, lønn og BOA, som nesten aldri får noen regnskapsmessige konsekvenser. Riksrevisjonen vil diskutere dette videre. UH-institusjonene mener det er en utfordring å be styremedlemmene om å signere et regnskap som ikke er revidert. Det bør i den forbindelse også tydeliggjøres hva som menes med ansvarliggjøring av styremedlemmene. KD ønsket også å diskutere Uninetts rapport «UH-sektorens administrative systemer forslag til tilpasninger i perioden 2014-2016». Elin Olsen fra Uninett deltok på denne saken. KD mener UH-institusjonene er inne i en positiv trend, men at det er mye som gjenstår når det gjelder digitalisering. Det har blitt sett på hovedprosessene, innkjøp og lønn oppfølging og 3
styringsoppfølging prosjekt/boa. Dette ligger til grunn for rapportforslaget. Rapporten har ikke vært til behandling i Uninetts styre. Rapporten er mest av alt ment som et diskusjonsgrunnlag knyttet til hvilke alternativer vi har. De ulike prioriteringsrådene og Uninett vil jobbe videre med dette. Uninett har innleid folk fra sektoren som har god kjennskap til ulike utfordringer og på bakgrunn av dette forsøker å gjøre systemene bedre. Rapporten er tenkt som et skritt på den veien. Regjeringen har gitt signaler om at de ønsker mer fellesløsninger og felleskomponenter, og en bedre ressursutnyttelse. Det er ønskelig at de som henvender seg til sektoren skal kunne gjøre dette gjennom et digitalt førstevalg. Fra KDs side jobbes det mer overordnet. Det er et håp å få på plass en digitaliseringsstrategi for KD og for sektoren og at dette skal inn i den kommende strukturmeldingen som et ledd i effektiviserings moderniseringsdiskusjonen der. Administrasjonsutvalget takker for møtet, og vil bidra til at relevant informasjon fra Riksrevisjonen og KD sendes videre til UH-sektoren. 33/14 Målstruktur for universitetetene og høgskolene (Vedtakssak) KD har bedt om tilbakemelding på utkast til mål for høyere utdanning og forskning 2015. Administrasjonsutvalget diskuterte det fremlagte forslaget og vil gi tilbakemeldinger særlig knyttet til: Det må være god forutsigbarhet for institusjonene om hva som skal rapporteres og man må påse at det ikke innføres indikatorer som medfører økt rapporteringsbehov. Det etterlyses noe om grunnforskning, forskningsbasert utdanning, innovasjon og utviklingsarbeid/ kunstnerisk utviklingsarbeid må inkluderes igjen. Samfunnsoppdraget knyttet til formidling er fraværende. Videre foreslo administrasjonsutvalget noen presiseringer og endring av rekkefølge for et par punkter. Det er også et spørsmål knyttet til samordning av indikatorene, målstruktur, ekspertutvalget, langtidsplanen m.m. Administrasjonsutvalgets kommentarer til KDs utkast til målstruktur sendes til KD, og til orientering til UHRs styre. 34/14 Godkjenning av mål for administrasjonsutvalget i 2014 og 2015, og underutvalg under administrasjonsutvalget (Diskusjons- og vedtakssak) På forrige møte ble det gitt tilslutning til et notat fra utvalgsleder som skisserte mål for administrasjonsutvalgets arbeid i 2014 og 2015. Også UHRs styre har gitt tilslutning til notatet. Det er behov for å få et mer helhetlig overblikk over utfordringene. Vi undervurderer ofte behovet for og kompleksiteten knyttet til endring og ledelse. Ledelse av endring er noe helt 4
annet enn ledelse i driftssituasjon. Vi må regne med at det blir flere institusjonssammenslåinger. Hvordan kan vi best ruste oss til å møte disse? Hva er det fornuftig å be KD om støtte til, og hva bør sektoren selv finansiere? Hva jobbes det med og hvordan jobber institusjonene? Vi kunne ha samlet inn informasjon om dette og lage et overordnet bilde for sektoren. Hva med å samle de personene i sektoren som arbeider med effektivisering, identifisering av tidstyver, standardiseringer og digitaliseringsprosjekt i tilknytning til dette, til en erfaringsutveksling? Det videre arbeidet med dette bør forankres i direktørsamlingen i september. Vedtaksforslag: Saken settes opp på direktørsamlingen i september. 35/14 Arkitekturrådet-IKT (Diskusjons- og vedtakssak) Arkitekturrådet-IKT har lagt frem et saknotat der det foreslås at finansiering av arkitekturrådet-ikt gjøres gjennom et spleiselag i sektoren. Saken ble behandlet i UHRs representantskapsmøte 13. mai. Det ble ikke gitt tilslutning til arkitekturrådet-ikt sitt fremlagte forslag. Saken ble derfor sendt tilbake til administrasjonsutvalget til ny behandling. Administrasjonsutvalget har fått tydelig signal fra representantskapet om at de ønsker saken tilbake til behandling, dette er en mulighet vi må bruke. Utgangspunktet må være hva sektoren trenger. Saken har nå blitt relativt kompleks, noe som gjør at det er vanskelig å finne ut hvor det er best å starte. Det foregår masse arkitekturarbeid i sektoren som vi ikke klarer å samordne. IT-direktørene ved universitetene har f.eks. satt ned en arbeidsgruppe som tenker arkitektur. Vi må gjøre dette enklere, og gå tilbake til det som opprinnelig var tenkt de ulike systemene må kunne kommunisere med hverandre. UHR sender brev til KD der det bes om at ansvaret for arkitekturrådet-ikt overføres til UHR v/administrasjonsutvalget fra 15. juni 2014. Basert på diskusjon og vedtak fattet i administrasjonsutvalget, utarbeider leder for administrasjonsutvalget et utkast til mandat for det videre arbeidet i arkitekturrådet-ikt. Det må sikres en sammensetning av arkitekturrådet-ikt som gjør at det ivaretar de oppgavene som tillegges rådet. Mandatet bør sikre at det nyopprettede arkitekturrådet-ikt får et særlig ansvar for å samarbeide med Uninett, det nyopprettede FS/SO/SUN og være et bindeledd til UHRs øvrige organ. Både sammensetning og revidert mandat sendes på sirkulasjon blant administrasjonsutvalgets medlemmer før det godkjennes. Det må søkes finansiering fra Kunnskapsdepartementet for videre utvikling og drift. Dette kommer administrasjonsutvalget tilbake til når vi har kommet videre i prosessen, spesifisert hva det skal søkes om, og synliggjort hvilke effektiviseringsgevinster vi ser. 5
36/14 Tettere kontakt med Uninett (Diskusjonssak) Det antas å være mye å hente på å etablere flere møteplasser, kanskje særlig på ledelsesnivå, for å diskutere og planlegge samarbeid og utvikling for UH-sektoren innenfor Uninetts arbeidsfelt. Det er også viktig med tydelig rolleavklaring mellom KD, Uninett og UHsektoren. Styret i Uninett er klar over at kommunikasjonen ikke har vært helt optimal. Uninrett ble opprinnelig opprettet for å ivareta forskningsnettet, noe som fungerer veldig godt. Etter hvert som utviklingen innen IKT-området har strømmet på, har kanskje ikke Uninett vært organisert slik at sektorkontakten har blitt godt nok ivaretatt. Dette er søkt bedret gjennom omorganisering, arbeid med målgruppe, kundebegrepet osv. Det er bra og en ønsket utvikling. Administrasjonsutvalget ønsker å bidra til at kontakten mellom Uninett og UH-sektoren styrkes. Til neste møte inviteres direktør for Uninett, Petter Kongshaug, for å diskutere hvordan et slikt tettere samarbeid kan organiseres. 37/14 Direktørsamling høsten 2014 (Diskusjonssak) Programmet for den første dagen av direktørsamlingen i september, er fastsatt. Den andre dagen (kl. 09.00-13.00) skal det være en intern samling for direktørene. Arkitekturrådet-IKT er allerede besluttet tatt opp som sak. Ekspertutvalget og strukturmeldingen er også mulige tema. En 1-2 timers økt om ledelse av endringsprosesser ble også diskutert. Administrasjonsutvalget tar informasjonen til etterretning 38/14 Orienteringssaker (Diskusjons- og vedtakssak) Det ble orientert om saker iht oversikten i utsendte sakpapirer. Administrasjonsutvalget tar informasjonen til orientering 39/14 Eventuelt Ingen saker 6