Tilstede Anita Lindam Hilde Byklum Gro Irene Lien Gunnhild Emmerhoff Grethe Følstad Lund Torunn Vigdal Monica Syvertsen Brynhild Forbord Ingunn Åmot Åshild Erikstad Camilla Løvall (referent) Fravær Grete Samuelsen Katrine Vinje Kleiven REFERAT STYREMØTE I NSFs FAGGRUPPE AV SYKEPLEIERE I STOMIOMSORG, SiS Dato: 22. mai 2013 Sted for møtet: Sykepleiernes hus, Tollbugt. 22, Oslo (møterom 454) Tid for møtet: kl. 09.30 kl. 16.30 Dette er første møte til det nye styret og avtroppende styret er også tilstede for opplæring og erfaringsutveksling. Ny leder Monica Syvertsen ønsker velkommen og vi tar en presentasjonsrunde av alle. Saksliste Sak 1/2013 Kommentarer til sakslisten Når Åshild Erikstad kommer, ta saken om bladet SiS`te nytt, slik at Ingunn Åmot, Åshild Erikstad og Brynhild Forbord kan jobbe videre for seg selv i et annet grupperom. Ønske om mer aktiv bruk av nettsiden. Hva med å legge abstrakt ut på nettsiden? Legge bladet ut på nettsiden? Legge ut foredrag? Sak 2/2013 Referatet er godkjent. Godkjenning av referat fra siste styremøte
Håndboken er ferdig og ligger ute på stomisykepleier.no. Den må leses igjennom av alle i nytt styre. Vedtektene står først i håndboken. Denne må oppdateres jevnlig. Søknadsskjema og kriterier for søknader og søknadsfrister må jobbes med. Handlingsplanen er gjeldende til 2015. Faggruppen trenger en ny Roll Up. Frist 1. desember. Det er fortsatt mulighet til å lage en ny Roll Up. Info ligger på facebook med link til nettsiden og motsatt. Det må oppdateres på facebook og nettsiden at det fortsatt er mulighet for å lage Roll Up. Web ansvarlig Hilde Byklum tar seg av dette. Monica sender ut forslag som har kommet inn på Roll Up til alle på e-post. NSF sin e-post (medlemmer) er oppdatert, SIS e-post (medlemmer) er ikke oppdatert. Det har styret ansvar for. Facebook bør brukes mer aktivt. Nettsiden må være oppdatert med link til facebook. Bør funksjonsbeskrivelsen ligge på nettsiden? Innkallelse til SIS- seminar, spres via medlemmer. Sist SIS seminar var det ikke anbefalt å ha annonse i bladet Sykepleien. Hvordan nå alle sykehus, både gastro og urologisk avdeling? Hva med kommunehelsetjenesten? Hvem tar ansvar? Sak 7/2013 Konstituering av nytt styre Via e-post kunne medlemmene i styret komme med ønsker for hvilket verv de ønsket. Slik ser det nye styret ut; Monica Syvertsen Leder Torunn Vigdal Nestleder Gro Irene Lien Kasserer Camilla Løvall Sekretær Hilde Byklum Styremedlem, webansvarlig Anita Bjerke Vararepresentant Anita Husteli Vararepresentant Anita Lindam Ingunn Åmot Brynhild Forbord Koordinator Redaktør SiS`te nytt Redaktør SiS`te nytt
Opplæring og erfaringsutveksling nytt og gammelt styre. Sak 10/2013 SiS`te nytt og nettsiden Det jobbes mye med å få inn innlegg til fagbladet. Det er organisert i Vestlandet, Sørlandet, Østlandet osv. Metode for å få inn stoff; kontakter fra stomispl. nytt, tre på stomien for å bli bedre kjent med alle medlemmene. Det går an å ta en tlf. så kan du skrive det selv. Men mer jobb for redaktørene. Annonse: Går greit å få inn annonsene, litt purring for å få inn til riktig tid. Grafiker: Brukt lang tid, vanskelig å få kontakt med. Annonser legges i Dropp boks når man har fått det inn, slik at grafiker kan jobbe med bladet etter hvert. Nåværende grafiker ble valgt fordi det var billig kr 3200, trykking kr 13.000, posten kr 2000. Redaktøransvaret har vært delt i to. En har hatt ansvar for alt stoffet, den andre har hatt annonsør ansvaret. Grafiker har ikke tatt korrektur bestandig, for eksempel at midtannonse ikke har kommet der den skulle. Det har vært vanskeligheter i forhold til grafiker. Det kan resultere i at annonsører ikke lenger ønsker å annonsere pga. mye feil. Brynhild Forbord tar kontakt med grafiker. Skriver ned konkrete ting man er misfornøyd med. Hva er avtalen med nåværende grafiker? Monica Syvertsen sjekker ut dette med Yngve Toften. Skal det sendes ut en ny anbudsrunde for å få ny grafiker? Torunn Vigdal hører med en kamerat som er grafisk designer. Hva kan han evt. tilby og pris? Torunn sender så en e-post til Brynhild om dette. Plan og ansvar for neste utgivelser: Trøndelag september 2013 Nord Norge desember 2013 Østlandet mars 2014 Vestlandet osv. Utgivelse x3/år. Monica Syvertsen blir kontakten til redaktørene. Lurt å ha klart dato for utgivelser 2år frem i tid. Må også informere om stipend og program for kongresser/fagseminarer i bladet. Verdenskongresser er også lurt å informere om.
Karen har fått stipend til Frankrike fra SIS og hun må skrive referat fra kongressen som skal inn i neste utgave av SiS`te nytt. Bladet er nå 2 mnd. på etterskudd. Neste blad kommer i september. Lurt å skrive kontrakt med annonsører for 2 år om gangen. Hvis de skal gjøre om på annonsen så må de gi beskjed om plassering, størrelse osv. 1 måned i forkant av tidsfrist har redaktør sendt e-post til annonsører for påminnelse. Man må ha beskjed 1 måned i forkant hvis annonsører skal forandre annonse. I forhold til faktura som skal ut til annonsører så har kasserer gått igjennom bladet og sendt faktura i etterkant. Regningene for de som skriver innlegg i bladet ordner også kasserer med. Eget skjema skal legges ved. Sats for innlegg: (usikkert, men Gunnhild skal undersøke dette nærmere) 500 kr per side 250 kr for case Priser må informeres om i bladet. Det er et fast sidetall i bladet: pluss minus 30 sider. Brynhild skal ta seg av alt stoffet artikler osv. til bladet og Ingunn tar seg av annonser og faste spalter, også annonser fra styret i forhold til fagseminaret. Redaktører må ha kontakt med nettansvarlig som er Hilde Byklum. F.eks kan dette gjelde stoff som ikke skal inn i bladet men ut på nettsiden. Går det an å kopiere artikler fra Norilco bladet inn i Sis`te nytt? Sak 11/2013 Innkomne saker og orienteringssaker Nestleder er kontaktperson for nye medlemmer og holder kontakten med lokallaga. Referat fra styremøte: Redigert utgave legges ut på nettet. Tilgang til å gjøre dette fås fra medlemsservice. Perm fra styret med tidligere referater og innkallinger samt håndboken får Camilla Løvall fra Monica Syvertsen på neste styremøte. Vi går over til ny saksnummeroversikt ved neste styremøte. Camilla Løvall lager en ny saksliste. Signering av referat fra GF 7.3.2013 Thon Hotell Arena har ikke gått knirkefritt. Referatet må signeres av valgte medlemmer; Anne Karine Andersen, Rita Frøyen og Anne Viola Fjelde. Referatet har vært ute på signering, men Monica Syvertsen har ikke fått dette i retur. Før
referatet er signert kan ikke nytt styre meldes inn i Brønnøysundregisteret. Monica Syvertsen sender ut nytt referat til signering til representantene per post med ferdig frankerte konvolutter til retur. Referatet skal også signeres av Mette Hammer og Ingunn Aamodt som var referenter. Korrigeringer i budsjettet er ikke gjort. Dette skal Gunnhild Emmerhoff gjøre. Det er feil i forhold til fagbladet. Det skal være 120.000 ikke 200.000. 55.000 til å trykke opp standarder. Det må settes av midler til stomisykepleiermøte. Stomisykepleierkoordinator skal finne ut hva det koster å arrangere stomisykepleiermøte. Yngve Toften har opprette facebookside. Monica Syvertsen sjekker opp i forhold til at Hilde Byklum må ha tilgang til denne siden. Mobiltlf. nr evt. jobbtlf. nr. ligger ute på nettsiden til SIS. (Styret) Honorarer er økt til styremedlemmer fra kr 8000 til kr 10.000 og nestleder fra kr. 8000 til 14.000 Styret skal utarbeide avtaler til ad hoc grupper. For eksempel dekke utgifter til tidsskrifter, kjøpe artikler med mer. Helfo kontakter: Torill Faye Schjøll og Anita Lindam Hvem er leder av valgkomiteen? Katrine Vinje Kleiven, Grethe Følstad Lund og Gunnhild Emmerhoff er valgt inn i valgkomiteen på GF 07.03.13. Karen Marie Flaaten og Harriet Olsen fortsetter i komiteen. Leder av valgkomiteen får dekket SIS-seminaret. Alle er valgt for 2 år. Medlemmene i valgkomiteen avgjør selv hvem som skal være leder. Grethe Følstad Lund sender ut en e-post til alle i valgkomiteen. Sak 14/2013 Oppsummering GF og fagseminar 2013 Fått avregning for fagseminaret 2013 2013 100.237,50 2012 298.669,50 Ca. 200.000 mindre enn 2012. Utgifter til forelesere og div. gaver må trekkes ifra. Ca. 50.000 i overskudd i 2013. Vi gikk i minus for medlemmene da medlemmene ble sponset av SIS i år. 500 kr. for stomisykepleiermøte, det har vært 750 kr. tidligere.
Det ble bestemt på GF i 2012 at overskuddet skulle komme medlemmene til gode, derfor ble medlemmene sponset i år. På stand over 200.000 i inntekt. Deltakerinntekten i overkant av kr 100.000 Utgifter til stomisykepleiermøte kr 60.000 Lokal leie for GF kr 7000 Tekniker skulle ha betalt for 8 timer à kr 680/time. Vi hadde ikke tekniker i 8 timer. Det må tas opp med firma. Monica Syvertsen tar seg av dette. Underholdning/DJ: 50.000 pluss moms. GF må styres bedre. Må ikke lese opp alt, men forutsetter at papirer er lest på forhånd. Vi skal kun vedta. Kommentarer/innspill må forberedes på forhånd. Betaling for foredragsholdere ca. 2000 kr. Hvis ingen krever noe så brukes legeforeningens takst. Dansac har tidligere bekostet foredragsholdere. Generell evaluering: Bra program og faglig innhold. Mange positive tilbakemeldinger som: Det beste fagseminaret jeg har vært på! Det har vært gode generelle tilbakemeldinger. Gode lokaler God tråd i programmet. Utstillere var også fornøyde samlet på et sted. Viktig at stedet for fagseminaret er sentralt og lett å komme seg til og fra. Sette påmeldingsfristen til slutten av januar. Mye tid er brukt til fagseminaret på styremøte, kanskje det kan fordeles annerledes til neste gang? Programmet skal være ferdig i november/desember. De som er i styret må være aktive hele tiden. Planlegge litt utenom styremøter. Kommentarer bør sendes til alle. Møte blir mer effektivt hvis alle har tenkt på forhånd. Er du på et godt seminar, tenk over forelesere! Fjord og Fjell konferansefirma er benyttet. Vi var godt fornøyd det første året disse ble benyttet, mindre fornøyd i år. Vi har gjort mye jobb selv og fulgt opp underveis. Påmelding og regnskap har fungert fint.
Representant fra Fjord og Fjell konferansefirma var lite synlig under fagseminaret (Line). Avtale om kun den 07.03.13. Hun skulle ha ansvar for å kalle inn mellom møtene. Det ble byttet lokale til stomisykepleiermøte uten at konferansefirma hadde fått beskjed om det. Vi fikk kompensasjon pga. dette. Skal vi bruke konferansefirma for stomisykepleiermøte neste år 2014? Firma tar kr 370 per person. Det er ønskelig med mer diskusjonsfora på stomisykepleiermøte 2014. Ta med flere case til neste år. Sak 5/2013 Eventuelt Søknader: 1. Søknad fra Anne Bente Tvenge: Søknad om støtte til SIS seminar, 1000 kr. Innvilges støtte på 1000 kr mot kvittering/dokumentasjon på utlegg. Reiseutgifter dekkes ikke. 2. Søknad fra Anne Marie Hovland: Søknad om støtte til videreutdanning. Hun er medlem i NSF/SIS. Innvilges støtte på 10.000 kr. SiS har fått kvitteringer. Hun tilsendes honnorarskjema. Gunnhild Emmerhoff ordner med skjema. Monica Syvertsen sender Gunnhild e-post adressen til Anne Marie Hovland. Det må jobbes videre med kriterier for å få støtte. Penge potten til støtte er på 100.000, til nå brukt 47.000 kr. Tilslutt går vi raskt igjennom handlingsplanen for 2012-2015 Det må utarbeides ny velkomstbrosjyre til SIS-medlemmer. Vi er nå totalt 156 medlemmer. Hilsen på e-post og link på e-post til nettsiden/facebooksiden. Tidligere fikk man stomistandaren og et velkomstbrev per post. Det må jobbes med å kartlegge aktiviteten til lokallagene. Ny økonomimodell hvor alt etter hvert skal felles. (Nå fører hvert lokallag sitt eget regnskap.) Torunn undersøker aktiviteten til lokallagene og har dette klart til neste styremøte. Stomisykepleiekoordinator skal automatisk være Helfokontakt. Dette må inn i håndboka.
Anita Lindam skal jobbe med samhandlingsreformen og stomisykepleie. Det skal utformes et brev og sendes ut. Samarbeide med kommunehelsetjenesten vedrørende samhandlingsreformen. Hva gjøres med oversikten over antall stillingshjemler? %? Det må jobbes med at stomisykepleiere avlønnes som spesialsykepleiere. Det tas bilde av alle i styret som skal legges ut på SIS sin facebook side. Alle kvitteringer for reiseutlegg til SIS styremøter sammen med reiseregning skal sendes til Gunnhild Emmerhoff Midgardtunet 41 4028 STAVANGER inntil Gro Irene får tilganger, da skal dette sendes til; Gro Irene Lien Bøhlehøgda 35 3746 SKIEN OBS!! TA MED SKATTEKORT PÅ NESTE STYREMØTE. Planlegge neste styremøte: Monica Syvertsen sender ut forslag på datoer for neste styremøte etter hvert.